會議的組織課件

會議的組織和管理2009年11月會議的組織和管理1一、會議概述二、會前準(zhǔn)備三、會務(wù)實施四、會后總結(jié)和決算五、中小型會議的會務(wù)管理目錄一、會議概述目錄2會議是什么會議是一種圍繞特定目標(biāo)而開展的、組織有序的、以口頭交流為主要方式的群體性活動。會議概述

會議是什么會議是一種圍繞特定目標(biāo)而開展的、組織有序的、以口頭3會議活動的基本要素主辦者與會者會議議題會議的結(jié)果會議的時間會議的地點會議的方式會議活動的基本要素主辦者4會前準(zhǔn)備策劃案的內(nèi)容成立會務(wù)組

會場勘察

起草協(xié)議

會務(wù)分工制定會議費預(yù)算會前準(zhǔn)備策劃案的內(nèi)容5會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的目的、主題、時間、參會人員（類型、人數(shù)）、地點、會議日程、議程、人員分工、各項工作負(fù)責(zé)人、各項活動的推進(jìn)時間等策劃案的內(nèi)容會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的策劃案的內(nèi)容6會務(wù)工作要保證策劃案的順利實現(xiàn)會務(wù)工作要保證策劃案7組織落實，成立會務(wù)組組織落實，成立會務(wù)組8會場勘察會場院勘察俗稱“踩點”是會前必須要做的基礎(chǔ)性工作會場勘察會場院勘察俗稱“踩點”9原則勘察原則：會務(wù)工作為會議內(nèi)容服務(wù)以策劃案為依據(jù)，方便操作、節(jié)約資金，保證會議順利進(jìn)行原則勘察原則：10

注意事項會場方面賓館的軟硬件注意事項會場方面11

注意事項餐飲方面租車問題價格問題注意事項12起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項《協(xié)議》是會務(wù)組與賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)，要細(xì)致、全面、對等、漏洞。起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項《協(xié)議》是會務(wù)組與131、

會議日期2、

住房標(biāo)準(zhǔn)及費用3、

場地安排及費用內(nèi)容涉及1、會議日期內(nèi)容涉及144、

餐飲及費用5、

甲方對乙方的規(guī)定6、

乙方對甲方的規(guī)定7、

結(jié)算等內(nèi)容涉及4、餐飲及費用內(nèi)容涉及15實施組的分工實施組的分工16案例：2000年代理會邀請信內(nèi)容：1、前言2、會議日程3、注意事項4、入住賓館地點及電話5、回執(zhí)案例：2000年代理會17工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心

溝通協(xié)調(diào)能力強

任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)

服從分配協(xié)作意識好

原則性強

應(yīng)變能力強對會務(wù)人員的要求工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心對會務(wù)人員的要求18會議費預(yù)算的制定必須注意的問題年初有預(yù)算；全面、精細(xì)、節(jié)約；距開會日期前兩周，做出預(yù)算送審批；

會議費預(yù)算的制定必須注意的問題年初有預(yù)算；19會議費預(yù)算的制定必須注意的問題

距開會日期前一周，務(wù)必匯出所需款項；提前行文，寫明規(guī)則。

會議費預(yù)算的制定必須注意的問題20會務(wù)的實施會務(wù)組：出發(fā)時間及工作內(nèi)容

簽到注意事項

會議期間的工作會議結(jié)束的工作會務(wù)的會務(wù)組：出發(fā)時21會務(wù)組的工作提前兩天出發(fā)

熟悉環(huán)境檢查工作

熟悉各自接口人

購物及準(zhǔn)備工作

開預(yù)備會會務(wù)組的工作提前兩天出發(fā)22

注意事項關(guān)鍵點：住房鑰匙簽到臺住房分配其它注意事項關(guān)鍵點：住房鑰匙23開會期間的工作

與餐廳的聯(lián)系

與會場的聯(lián)系

與服務(wù)臺的聯(lián)系

與客房部的聯(lián)系

處理突發(fā)事件開會期間的工作與餐廳的聯(lián)系24會議結(jié)束的工作1退房；整理物品；結(jié)帳；回收問卷。會議結(jié)束的工作25總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，表彰先進(jìn)會后的總結(jié)和決算案例：匯款、99年總結(jié)、公務(wù)人員考核標(biāo)準(zhǔn)總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，表彰先進(jìn)會后的總結(jié)和決算案例：匯款、99年總結(jié)26統(tǒng)計分析參會情況會后的總結(jié)和決算案例：2000年代理會分析統(tǒng)計分析參會情況會后的總結(jié)和決算案例：2000年代理會分析27會議費的報銷、決算和分?jǐn)倳蟮目偨Y(jié)和決算案例：99決算會議費的報銷、決算和會后的總結(jié)和決算案例：99決算28中小型會議的會務(wù)實施會務(wù)工作程序會議準(zhǔn)備檢查表會議主持人自我檢查表中小型會議的會務(wù)實施會務(wù)工作程序29其它《會務(wù)指南》《會場安排一覽表》《各會場布置要求一覽表》其它《會務(wù)指南》30謝謝大家謝謝大家31演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！32會議的組織和管理2009年11月會議的組織和管理33一、會議概述二、會前準(zhǔn)備三、會務(wù)實施四、會后總結(jié)和決算五、中小型會議的會務(wù)管理目錄一、會議概述目錄34會議是什么會議是一種圍繞特定目標(biāo)而開展的、組織有序的、以口頭交流為主要方式的群體性活動。會議概述

會議是什么會議是一種圍繞特定目標(biāo)而開展的、組織有序的、以口頭35會議活動的基本要素主辦者與會者會議議題會議的結(jié)果會議的時間會議的地點會議的方式會議活動的基本要素主辦者36會前準(zhǔn)備策劃案的內(nèi)容成立會務(wù)組

會場勘察

起草協(xié)議

會務(wù)分工制定會議費預(yù)算會前準(zhǔn)備策劃案的內(nèi)容37會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的目的、主題、時間、參會人員（類型、人數(shù)）、地點、會議日程、議程、人員分工、各項工作負(fù)責(zé)人、各項活動的推進(jìn)時間等策劃案的內(nèi)容會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的策劃案的內(nèi)容38會務(wù)工作要保證策劃案的順利實現(xiàn)會務(wù)工作要保證策劃案39組織落實，成立會務(wù)組組織落實，成立會務(wù)組40會場勘察會場院勘察俗稱“踩點”是會前必須要做的基礎(chǔ)性工作會場勘察會場院勘察俗稱“踩點”41原則勘察原則：會務(wù)工作為會議內(nèi)容服務(wù)以策劃案為依據(jù)，方便操作、節(jié)約資金，保證會議順利進(jìn)行原則勘察原則：42

注意事項會場方面賓館的軟硬件注意事項會場方面43

注意事項餐飲方面租車問題價格問題注意事項44起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項《協(xié)議》是會務(wù)組與賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)，要細(xì)致、全面、對等、漏洞。起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項《協(xié)議》是會務(wù)組與451、

會議日期2、

住房標(biāo)準(zhǔn)及費用3、

場地安排及費用內(nèi)容涉及1、會議日期內(nèi)容涉及464、

餐飲及費用5、

甲方對乙方的規(guī)定6、

乙方對甲方的規(guī)定7、

結(jié)算等內(nèi)容涉及4、餐飲及費用內(nèi)容涉及47實施組的分工實施組的分工48案例：2000年代理會邀請信內(nèi)容：1、前言2、會議日程3、注意事項4、入住賓館地點及電話5、回執(zhí)案例：2000年代理會49工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心

溝通協(xié)調(diào)能力強

任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)

服從分配協(xié)作意識好

原則性強

應(yīng)變能力強對會務(wù)人員的要求工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心對會務(wù)人員的要求50會議費預(yù)算的制定必須注意的問題年初有預(yù)算；全面、精細(xì)、節(jié)約；距開會日期前兩周，做出預(yù)算送審批；

會議費預(yù)算的制定必須注意的問題年初有預(yù)算；51會議費預(yù)算的制定必須注意的問題

距開會日期前一周，務(wù)必匯出所需款項；提前行文，寫明規(guī)則。

會議費預(yù)算的制定必須注意的問題52會務(wù)的實施會務(wù)組：出發(fā)時間及工作內(nèi)容

簽到注意事項

會議期間的工作會議結(jié)束的工作會務(wù)的會務(wù)組：出發(fā)時53會務(wù)組的工作提前兩天出發(fā)

熟悉環(huán)境檢查工作

熟悉各自接口人

購物及準(zhǔn)備工作

開預(yù)備會會務(wù)組的工作提前兩天出發(fā)54

注意事項關(guān)鍵點：住房鑰匙簽到臺住房分配其它注意事項關(guān)鍵點：住房鑰匙55開會期間的工作

與餐廳的聯(lián)系

與會場的聯(lián)系

與服務(wù)臺的聯(lián)系

與客房部的聯(lián)系

處理突發(fā)事件開會期間的工作與餐廳的聯(lián)系56會議結(jié)束的工作1退房；整理物品；結(jié)帳；回收問卷。會議結(jié)束的工作57總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，表彰先進(jìn)會后的總結(jié)和決算案例：匯款、99年總結(jié)、公務(wù)人員考核標(biāo)準(zhǔn)總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，表彰先進(jìn)會后的總結(jié)和決算案例：匯款、99年總結(jié)58統(tǒng)計分析參會情況會后的總結(jié)和決算案例：2000年代理會分析統(tǒng)計分析參會情況會后的總結(jié)和決算案例：2000年代理會分析59會議費的報銷、決算