設(shè)備檔案整理方法講義

設(shè)備檔案整理

方法講義荔灣區(qū)檔案局監(jiān)督指導(dǎo)科：鄒紅一、歸檔范圍及保管期限1、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位：辦公設(shè)備、電梯、車輛等采購申請與批復(fù)、協(xié)議書、合同來往函電（或招標(biāo)、中標(biāo)方面的材料）；開箱的隨機(jī)文件材料（包括說明書、圖冊、合格證、裝箱單、安裝規(guī)程、發(fā)票復(fù)印件等）。一、歸檔范圍及保管期限2、企業(yè)：

①自制設(shè)備的歸檔材料（包括設(shè)備的設(shè)計(jì)、研制、試驗(yàn)和制造過程中形成的文件材料，以及該項(xiàng)設(shè)備在安裝、使用、維護(hù)檢修、改造過程中形成的文件材料）。②購置設(shè)備的歸檔材料（包括購置申請報告、批復(fù)、訂購協(xié)議、合同等購置文件、開箱隨機(jī)文件、線路安裝、保養(yǎng)、維修及使用后形成的文件材料）。一、歸檔范圍及保管期限3、保管期限：

以辦公設(shè)備和交通設(shè)備為主的單位（如機(jī)關(guān)、團(tuán)體、街道、管理性的企業(yè)和事業(yè)單位等），這些設(shè)備檔案的保管期限一般以“短期”為主；機(jī)關(guān)保管期限

序號類目名稱保管期限1申請報告、計(jì)劃、請示與復(fù)。短期

2上級或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示。短期

3進(jìn)口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件。長期

4開箱記錄及裝箱單。短期

5安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件保單。

短期

6驗(yàn)收、報告及材料。短期

7索賠來往函件及結(jié)果文件。長期

8設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件材料。短期

9使用、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履書）短期

10重大事故的調(diào)查分析及處理意見。短期

11技術(shù)改造和開發(fā)過程形成的技術(shù)文件材料。

長期

國有企業(yè)保管期限序號

類目名稱保管期限

1自制設(shè)備、儀器的申請報告、計(jì)劃、批復(fù)和任務(wù)書；設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)說明書、設(shè)計(jì)圖、設(shè)計(jì)中的計(jì)算數(shù)據(jù)等。

長期

2引進(jìn)設(shè)備的申請報告及批復(fù)、合同、協(xié)議等談判資料、來往信函、圖紙或招標(biāo)材料等：

①重要的

長期

②一般的

短期

國有企業(yè)保管期限序號

類目名稱保管期限

3引進(jìn)設(shè)備的隨機(jī)資料清單、裝箱單、出廠合格證、驗(yàn)收單；地基安裝圖、原理圖、附件圖；磁盤和光盤（另存）；使用維護(hù)說明書等。

長期

4安裝調(diào)試運(yùn)行記錄和檢測報告

長期

5設(shè)備操作規(guī)程和履歷表

長期

6大、中修記錄，故障分析處理文件

長期

7報廢申請、鑒定材料、批復(fù)（或處理結(jié)果）

短期

二、歸檔時間1、外購設(shè)備在投入使用之后，將開箱隨機(jī)文件材料交給本單位檔案員歸檔立卷。2、自制設(shè)備在設(shè)備鑒定驗(yàn)收并交付使用后一個月內(nèi)由主管部門系統(tǒng)整理后歸檔；3、維修方面的文件材料，維修結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。三、歸檔要求歸檔的設(shè)備文件材料,必須完整，系統(tǒng)地反映設(shè)備從設(shè)計(jì)制造或申購到改造的全過程，文字及圖樣的表述與設(shè)備實(shí)體一致。相同型號的設(shè)備，只歸檔一套即可。四、整理方法1、組卷及卷內(nèi)文件排列①按設(shè)備的臺（套）為單位進(jìn)行組卷。一臺（套）設(shè)備可組成一卷或若干卷。每一個案卷均由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)備考表組成。②文字材料按問題、時間或重要程度來排列。批復(fù)在前、請示在后；正文在前、底稿在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，圖樣在后。四、整理理方法2、編目目①編頁碼碼：設(shè)備備檔案的的卷內(nèi)文文件頁碼碼的編制制有三種種情況：：▲卷內(nèi)材材料多數(shù)數(shù)是單頁頁或幾頁頁組成案案卷的，，用號碼碼機(jī)將頁頁碼打在在文件材材料正面面的右下下角、背背面的左左下角，，頁號從從“1””開始。?！鴰妆緸闉橐痪?，，每本有有統(tǒng)一頁頁號的案案卷，可可以不用用打頁碼碼，將每每一份材材料起止止頁號填填在卷內(nèi)內(nèi)文件目目錄各份份材料的的頁號欄欄?！鴨畏莳?dú)獨(dú)立材料料為一卷卷（說明明書、圖圖冊等）），每份份有統(tǒng)一一頁號的的可以不不用另外外打頁碼碼?！撎柛臅r““劃改””或“蓋蓋改”，，不要用用涂改液液。四、整理理方法②卷內(nèi)目目錄和編編制將歸檔的的案卷內(nèi)內(nèi)文件材材料填寫寫卷內(nèi)目目錄。卷內(nèi)目錄錄檔檔號號：C——1序號科技文件材料題名責(zé)任者文件日期文件編號頁次備注1SAMSUNG20用戶指南三星電子公司2003.07.230012四、整理理方法卷內(nèi)文件件目錄必必須用森森藍(lán)文檔檔管理軟軟件進(jìn)行行著錄管管理，并并打印一一式二份份，一份份隨卷內(nèi)內(nèi)文件材材料一同同裝訂組組卷，一一份與科科技檔案案分類目目錄一起起裝訂成成檢索目目錄。四、整理理方法③分類與與編號★機(jī)關(guān)設(shè)設(shè)備檔案案代號：：“C””檔號的編編制：機(jī)機(jī)關(guān)設(shè)備備檔案可可不設(shè)二二級類目目，直接接在一級級類目下下每臺設(shè)設(shè)備編號號歸檔，，如：C——1～n案卷順序序號設(shè)備檔案案代號每臺設(shè)備備案卷號號按時間間順序編編一個流流水號,滿三位位數(shù)斷號號。四、整理理方法★企業(yè)設(shè)設(shè)備檔案案代號：：“1””檔號的編編制：相相對來講講，企業(yè)業(yè)的設(shè)備備檔案復(fù)復(fù)雜一些些，需要要按照設(shè)設(shè)備的““性質(zhì)””分一級級屬類，，每個一一級屬類類再按照照設(shè)備型型號分二二級屬類類，二級級屬類下下按階段段材料組組卷，如如：1.1專專用設(shè)備備1.1.1CXXXX車車床1.1.2XXXXXXXX……1.2通通用設(shè)備備1.2.1XXXXXXXX11.2.2XXXXXXXX2……四、整理理方法④案卷封封面、卷卷內(nèi)備考考表的編編制案卷封面面的編制制★案卷題題名要求簡明明、準(zhǔn)確確揭示卷卷內(nèi)科技技文件材材料的內(nèi)內(nèi)容。結(jié)構(gòu)：案案卷題名名=項(xiàng)項(xiàng)目名名稱+內(nèi)容容特征+文文件名稱稱例：SAMSUNG牌牌06ST筆記記本電腦腦的用戶戶指南、、修證書書★立卷單單位填寫負(fù)責(zé)責(zé)科技文文件材料料組卷的的部門或或項(xiàng)目負(fù)負(fù)責(zé)部門門。四、整理理方法④案卷封封面、卷卷內(nèi)備考考表的編編制案卷封面面的編制制★起止日日期可只填寫寫起止年年月如：2000年年3月至至2000年8月或2000.3~2000.8★保管期期限、密密級★卷內(nèi)備備考表編編制案卷封面面模式C-1SAMSUNG牌06ST筆筆記本電電腦用戶戶指南、、修證書書荔灣區(qū)檔檔案局2004.3.31長期卷內(nèi)備考考表模式式張三四、整理理方法3、裝訂訂入盒設(shè)備文件件材料可可分為裝裝訂和不不裝訂兩兩種:①凡是幾幾份文件件材料組組合成案案卷的一一般都要要裝訂，，采用““三孔一一線”辦辦法裝訂訂，裝訂訂前要除除掉材料料上的金金屬物，，按A4規(guī)格裝裝訂。如如是小冊冊子、卡卡片形式式的材料料可自制制紙袋裝裝好，并并在材料料右上角角蓋上檔檔號章。。模式:全宗號檔號55C-1四、整理理方法②凡單本本材料為為一卷，，材料本本身有頁頁碼的可可以不用用裝訂，，只在材材料右上上角上蓋蓋上檔號號章。③將裝訂訂好的案案卷以檔檔號排列列順序入入盒，盒盒面不需需要填寫寫。只填填寫脊背背的內(nèi)容容。C-1～～４四、整理理方法4、科技檔案案分類目目錄及目目錄號編編制①科技分分類目錄錄：按目目錄格式式照實(shí)抄抄錄，用用森藍(lán)文文檔管理理軟件進(jìn)進(jìn)行著錄錄，打印印一份與與相應(yīng)的的卷內(nèi)目目錄一起起裝訂成成檢索目目錄?？萍紮n案案分類目目錄類別：C檔案號總登記號案卷題名頁數(shù)份數(shù)立卷單位起止時間保管期限密級變更情況C-1SAMSUNG牌06ST筆記本電腦的用戶指南、修證書999荔灣區(qū)檔案局2004.3.31長期四、整理理方法②目錄號號編制：：將已裝裝訂好的的檢索目目錄冊編編號，每每冊目錄錄編一個個目錄號號：C——1~n（機(jī)關(guān)關(guān)適用））或1——1~n（企業(yè)業(yè)適用）），每滿滿一冊斷