第二章 公文文體的寫作(一)

第二章

公文文體的寫作（一）1/11/20231《應(yīng)用寫作》第二章行政公文第一節(jié)公文的概念和作用一、公文的概念行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。（引自《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》）1/11/20232《應(yīng)用寫作》第二章行政公文二、公文的作用（一）領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用（二）傳達(dá)與教育作用（三）橋梁與紐帶作用（四）憑證與依據(jù)作用（教材第14-15頁）1/11/20233《應(yīng)用寫作》第二章行政公文第二節(jié)公文的分類和格式一、公文的分類（一）按適用范圍分（黨政不同，有交叉）行政機(jī)關(guān)：按《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，共計(jì)13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函和會議紀(jì)要。黨委系統(tǒng)：無上述的紅色字體的種類，有“決議”、“指示”、“公報(bào)”、“條例”、“規(guī)定”1/11/20234《應(yīng)用寫作》第二章行政公文公文的分類（2）（二）按行文方向分——上行、下行、平行（公文的運(yùn)行方向、發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)的關(guān)系）上行——請示、報(bào)告下行——命令（令）、決定、通知、通報(bào)、批復(fù)平行——函、議案（個(gè)別的通知、通報(bào)、紀(jì)要）1/11/20235《應(yīng)用寫作》第二章行政公文公文的分類（3）（三）按保密級別分分為秘密公文和非秘密公文沒有密級的公文可在報(bào)刊上公布以實(shí)現(xiàn)宣傳教育等功用；秘密公文的等級又分為三級：絕密、機(jī)密、秘密；不同的密級，傳達(dá)范圍、保密期限不同；絕密、機(jī)密級公文，須在版頭標(biāo)注密級與份數(shù)序號。（秘密可不注明份數(shù)序號）1/11/20236《應(yīng)用寫作》第二章行政公文公文的分類（4）（四）根據(jù)使用范圍分通用公文和專用公文：“通用”——各行業(yè)系統(tǒng)均可使用，如通知、報(bào)告等；“專用”——各行業(yè)內(nèi)部常用，如，司法、金融、軍事等（五）按緩急程度分（補(bǔ)充教材）特急（辦理時(shí)限：1日內(nèi)）、急（辦理時(shí)限：3日內(nèi)）、一般；1/11/20237《應(yīng)用寫作》第二章行政公文公文的分類（5）這里的分類只是按不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的，而任何一份公文都是兼類的！例如：《國務(wù)院關(guān)于授予巴金“人民作家”榮譽(yù)稱號的決定》按行文關(guān)系（公文運(yùn)行方向），這是下行文；按使用范圍，這是通用公文；按適用范圍，這是行政公文而非黨委公文┄┄這就兼有三類性質(zhì)。1/11/20238《應(yīng)用寫作》第二章行政公文補(bǔ)充：行政公文的特點(diǎn)（一）法定作者（依法成立、依法行使權(quán)利和承擔(dān)責(zé)任、義務(wù)的機(jī)關(guān)、組織）（二）制發(fā)的程序性（制作、發(fā)出都有規(guī)定的程序）（三）公文的法定效力（權(quán)威性、約束性）（四）公文的規(guī)范體式（1.現(xiàn)代漢語語體；2.文件的格式。）（教材無）1/11/20239《應(yīng)用寫作》第二章行政公文二、公文的格式行政公文的格式體現(xiàn)了國家機(jī)關(guān)行政公文的權(quán)威性。擬制和發(fā)布公文必須遵守格式規(guī)定。

公文的書面格式是指公文的數(shù)據(jù)項(xiàng)目在公文文面上所處的位置和書寫的形式。（各部分的字號、字體使用規(guī)定）

組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。眉首又稱文頭、版頭；版記又稱文尾。1/11/202310《應(yīng)用寫作》第二章行政公文(一)眉首部分

包括公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（zhì）（又稱公文名稱）、發(fā)文字號、簽發(fā)人等項(xiàng)。注意：各部分有自己的具備條件；各部分有自己的位置和要素。要求掌握，能根據(jù)行文要求來擬制。（圖見下頁）

1/11/202311《應(yīng)用寫作》第二章行政公文眉首（文頭）部份圖示：No.001機(jī)密★××年急件

××市人民政府文件

×政發(fā)〔××××〕××號————————★—————————1/11/202312《應(yīng)用寫作》第二章行政公文1.公文份數(shù)序號（1）作用：便于清退、查找公文，對公文進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理。（2）使用規(guī)則：主要用于機(jī)密、絕密級公文。（3）標(biāo)注位置：版心（版頭）左上角第1行。（4）標(biāo)注方法：頂格直接寫；用英文№帶上份數(shù)序碼。（注意與“發(fā)文字號”的區(qū)別）1/11/202313《應(yīng)用寫作》第二章行政公文2.秘密等級和保密期限

（1）秘密等級：絕密、機(jī)密、秘密三級

（2）標(biāo)注位置與方式：版心右上角（最后一字對齊右邊沿）；兩字之間空一字距；與保密期限之間用“★”隔開；

3號黑體字。（保密期限為：標(biāo)期限和不標(biāo)明期限；不標(biāo)明的則執(zhí)行*）1/11/202314《應(yīng)用寫作》第二章行政公文3.緊急程度（1）緊急程度分級：

公文類：特急、急（標(biāo)注時(shí)“急”標(biāo)為“急件”）

電報(bào)類：特提、特急、加急、平急（2）標(biāo)注位置與方式：版心右上角（最后一字對齊邊沿，兩字之間空一字距；如已標(biāo)注秘密等級，標(biāo)在秘密等級的下一行。）3號黑體字。1/11/202315《應(yīng)用寫作》第二章行政公文4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（1）

（1）組成內(nèi)容和標(biāo)注方式：

大版頭：發(fā)文機(jī)關(guān)全稱╫文件發(fā)文機(jī)關(guān)的規(guī)范簡稱╫文件

中版頭：發(fā)文機(jī)關(guān)全稱（文種）發(fā)文機(jī)關(guān)的規(guī)范簡稱（文種）

小版頭：發(fā)文機(jī)關(guān)全稱發(fā)文機(jī)關(guān)的規(guī)范簡稱1/11/202316《應(yīng)用寫作》第二章行政公文

4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（2）（2）作用：文件歸屬；顯示權(quán)威性和莊重性；表明公文性質(zhì)和行文方向。（3）聯(lián)合行文的標(biāo)注方式*主辦機(jī)關(guān)的名字在第一排；*黨政聯(lián)合行文，黨委機(jī)關(guān)的名字在前；*只用一個(gè)“文件”字樣，放在上下排列的機(jī)關(guān)名稱右側(cè)；*保證首頁顯示正文！4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（1）1/11/202317《應(yīng)用寫作》第二章行政公文聯(lián)合行文的眉首標(biāo)示圖：四川大學(xué)西南財(cái)經(jīng)大學(xué)文件西南交通大學(xué)

川大〔2005〕╳

號——————————————————

關(guān)于┄┅┄┅的┄┅1/11/202318《應(yīng)用寫作》第二章行政公文5.發(fā)文字號

（1）組成要素：三要素（除命令外，缺一不可）——機(jī)關(guān)代字、年份、序號

（2）位置：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行，一般居中，如有簽發(fā)人一項(xiàng)，則靠左。

（3）作用：為檢索和引用公文提供專指性代號，便于統(tǒng)計(jì)和管理。

（4）聯(lián)合行文：只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。1/11/202319《應(yīng)用寫作》第二章行政公文6.簽發(fā)人（1）標(biāo)注的條件：上行公文（2）標(biāo)注的位置：發(fā)文字號的右側(cè)（3）聯(lián)合行文的簽發(fā)人標(biāo)注法：發(fā)文字號的右側(cè)；多個(gè)簽發(fā)人上下行排列，主辦單位簽發(fā)人排在第一排；（4）標(biāo)注簽發(fā)人的作用：擔(dān)負(fù)責(zé)任；易于聯(lián)系。1/11/202320《應(yīng)用寫作》第二章行政公文（二）主體部分

包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時(shí)間、印章、附注等項(xiàng)。

注意：各項(xiàng)目的組成要素、書寫位置（圖見下頁）1/11/202321《應(yīng)用寫作》第二章行政公文主體部分的圖示（1）：

××市人民政府關(guān)于×××××的通知各區(qū)、縣人民政府、市政府各委、辦、各市屬機(jī)構(gòu)：

×××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××××××2.×××××××1/11/202322《應(yīng)用寫作》第二章行政公文主體部分的圖示（2）：

（說明：特殊情況下，如果正文結(jié)束后該頁的空白不夠蓋章和署成文時(shí)間，要通過調(diào)整行距來保證印章與正文結(jié)尾文字在同一頁，不得標(biāo)注“此頁無正文”）

××市人民政府（?。┒柀査哪晔露眨ù思傻菆?bào)）1/11/202323《應(yīng)用寫作》第二章行政公文1.公文標(biāo)題（1）組成要素：

*三要素式標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)、（關(guān)于）事由、文種*兩要素式標(biāo)題：（關(guān)于）事由、文種（2）標(biāo)點(diǎn)符號問題公文標(biāo)題中提到一部法規(guī)規(guī)章文書的標(biāo)題時(shí)，法規(guī)規(guī)章文書的標(biāo)題加書名號!一般情況下不使用標(biāo)點(diǎn)符號！1/11/202324《應(yīng)用寫作》第二章行政公文公文標(biāo)題中的書名號問題：教材例文

：第42頁：中共中央關(guān)于印發(fā)《中國共產(chǎn)黨紀(jì)律處分條例》的通知（此例為黨委系統(tǒng)文件！“條例”既是法規(guī)類文書，也是黨委系統(tǒng)的公文。易混淆?。┑?3頁：國務(wù)院批轉(zhuǎn)環(huán)保總局關(guān)于三峽庫區(qū)水面漂浮物清理方案的通知（方案是計(jì)劃類事務(wù)文書?。?/11/202325《應(yīng)用寫作》第二章行政公文公文標(biāo)題的書寫問題：同一般文章的標(biāo)題要求，如：居中；回行（一行排不下需排兩到三行時(shí)）注意詞義完整，排列對稱，間距適當(dāng)。使用2號小標(biāo)仿宋體字。1/11/202326《應(yīng)用寫作》第二章行政公文公文標(biāo)題書寫示例（見教材相應(yīng)處）：教材第42-43頁的公文均采用上下兩行，上長下短或者上短下長，居中勻稱；教材第42頁的公文標(biāo)題采用二行標(biāo)題，上大下小，呈倒金字塔形；教材第43頁的兩份公文標(biāo)題采用上下兩行，上小下大，上面一行居于下面一行的中間位置；1/11/202327《應(yīng)用寫作》第二章行政公文2.主送機(jī)關(guān)（1）公文的受理機(jī)關(guān)（2）書寫位置及要求：標(biāo)題下空一行；頂格書寫，回行仍頂格（如果一行排不下）；

3號仿宋體字；最后一個(gè)字后加冒號。1/11/202328《應(yīng)用寫作》第二章行政公文3.公文正文（1）書寫位置：主送機(jī)關(guān)下面一行，空兩字距開始正文寫作；（2）書寫要求：每一自然段左空兩字距，回行頂格；數(shù)字、年份不回行。（3）作用：公文的核心，寫作意圖的載體。1/11/202329《應(yīng)用寫作》第二章行政公文4.附件說明

（1）什么是公文的附件

關(guān)于附件的認(rèn)識，有兩種：一種認(rèn)為，被發(fā)布被批轉(zhuǎn)的文件是附件；一種認(rèn)識為被發(fā)布被批轉(zhuǎn)的文件不是附件，而是與發(fā)布批轉(zhuǎn)的文件一起是正件；附件只能是對正件起補(bǔ)充作用的。1/11/202330《應(yīng)用寫作》第二章行政公文（2）如何標(biāo)注附件說明*位置：正文下一行，左空兩字距，*書寫要求：3號仿宋字，直接寫：附件：************附件如有多份，列出序號*附件名稱（附件的標(biāo)題）后不加標(biāo)點(diǎn)符號*附件首頁左上角注明“附件”*附件與正件裝訂在一起。1/11/202331《應(yīng)用寫作》第二章行政公文5.印章（1）作用：公文生效的標(biāo)志，除會議紀(jì)要和電報(bào)形式的公文外，都應(yīng)加蓋公章。（2）要求：兩個(gè)以下的印章，騎年蓋月，成文時(shí)間拉開；不要蓋住正文（距正文2—4cm）。

三個(gè)以上的印章，蓋在正文之下，成文時(shí)間之上；署名問題：單一機(jī)關(guān)發(fā)文，標(biāo)題中已有發(fā)文機(jī)關(guān)，可只在成文時(shí)間上加蓋公章；兩個(gè)以上機(jī)關(guān)行文應(yīng)一一排列署名；章與章不交切。1/11/202332《應(yīng)用寫作》第二章行政公文6.成文時(shí)間（1）標(biāo)注時(shí)間的依據(jù)：

負(fù)責(zé)人簽發(fā)的時(shí)間；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人簽字的時(shí)間為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。（2）成文時(shí)間的寫作要求：

行政公文用漢字序碼；年月日要寫全；“零”寫作“〇”；距右邊邊緣4字距。1/11/202333《應(yīng)用寫作》第二章行政公文7.附注（1）附注的內(nèi)容：正文需要說明的地方，對文件的說明，如，請示這一文種，需要注明聯(lián)系人姓名、電話等，再如，說明文件的發(fā)送范圍、方式等：此件可登報(bào)、此件發(fā)至縣團(tuán)級。（2）書寫位置及要求：成文時(shí)間下一行，左側(cè)空兩字距，加圓括號，3號仿宋字體。1/11/202334《應(yīng)用寫作》第二章行政公文（三）版記

包括主題詞、抄送單位、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等項(xiàng)。注意：各項(xiàng)目書寫位置和要素要求。1/11/202335《應(yīng)用寫作》第二章行政公文版記（文尾）部分的圖示：

主題詞：××××××通知————————————————————

抄送：××××××，×××××?！痢潦腥嗣裾k公廳2007年9月28日印發(fā)————————————————————

共印××份

1/11/202336《應(yīng)用寫作》第二章行政公文1.主題詞（1）主題詞表上行文依照各類主題詞表來標(biāo)注（2）主題詞的寫作要求*數(shù)量：2---5個(gè)*性質(zhì)：詞、詞組*寫法：左頂格3號小標(biāo)宋體字寫“主題詞：”，后面的詞（詞組）與詞（詞組）之間空一字距。1/11/202337《應(yīng)用寫作》第二章行政公文2.抄送機(jī)關(guān)（抄送欄）（1）抄送機(jī)關(guān)哪些機(jī)關(guān)需要設(shè)置成抄送機(jī)關(guān)（2）書寫要求：左空一字距直接書寫—抄送：后面寫上需要抄送的機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范簡稱。如需回行，與冒號后的抄送機(jī)關(guān)名稱對齊。在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后加句號。1/11/202338《應(yīng)用寫作》第二章行政公文3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間（印發(fā)說明欄）

（1）位置：主題詞下，或抄送欄下一行，占一行。

（2）寫法：*印發(fā)機(jī)關(guān)：公文的印制機(jī)關(guān)，一般文發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公廳（室），左空一字距，3號仿宋體；

*印發(fā)時(shí)間：公文的實(shí)際付印時(shí)間，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，寫全年月日。右空一字距。（印發(fā)說明欄下可用圓括號注明：“共印**份”）1/11/202339《應(yīng)用寫作》第二章行政公文補(bǔ)充：公文的特定格式

包括：信函格式、命令格式、會議紀(jì)要格式。例如本課前言提到的2004年3月31日《新民晚報(bào)》上一篇關(guān)于人才招聘會的報(bào)道（也見徐中玉主編《應(yīng)用文寫作》“第二版前言”）：一個(gè)“高材生”寫出來的“邀請函”格式不對、要素不完備。1/11/202340《應(yīng)用寫作》第二章行政公文補(bǔ)充：公文的排版規(guī)格與印制裝訂要求

1.排版規(guī)格：正文使用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。2.用紙要求：公文用紙采用A4型，幅面尺寸為210mm×297mm。3.裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。1/11/202341《應(yīng)用寫作》第二章行政公文第三節(jié)公文的規(guī)范用語與常用句式教材第19頁分為九類：稱謂用語經(jīng)辦用語引敘用語期請（祈請）用語表態(tài)用語征詢用語期復(fù)用語綜述過渡用語結(jié)尾用語1/11/202342《應(yīng)用寫作》第二章行政公文

（一）稱謂用語即表示稱謂關(guān)系的詞在應(yīng)用文中，涉及機(jī)關(guān)或個(gè)人時(shí)，一般應(yīng)直呼機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化的簡稱，以及對方的職務(wù)或“××同志”、“××先生”。在表述指代關(guān)系的稱謂時(shí)，一般用下列專門用語：1/11/202343《應(yīng)用寫作》第二章行政公文稱謂用語第一人稱：“本”、“我”，后面加上所代表的單位簡稱。如：部、委、辦、廳、局、廠或所等。第二人稱：“貴”、“你”，后面加上所代表的單位簡稱。一般用于平行文或涉外公文。第三人稱：“該”，在應(yīng)用文中使用廣泛，可用于指代人、單位或事物。如：“該廠”、“該部”、“該同志”、“該產(chǎn)品”等?！霸摗弊衷谖募姓_使用，可以使應(yīng)用文簡明、語氣莊重。1/11/202344《應(yīng)用寫作》第二章行政公文（二）經(jīng)辦用語

是用以引出被追敘事實(shí)的詞。應(yīng)用文中有時(shí)需要簡要追敘一下有關(guān)事件的辦理過程，為使追敘的內(nèi)容出現(xiàn)得自然，常常要使用一些追敘的詞語。如：業(yè)經(jīng)前經(jīng)均經(jīng)即經(jīng)復(fù)經(jīng)迭經(jīng)在使用時(shí)，要注意上述詞語在表述次數(shù)和時(shí)態(tài)方面的差異，以便有選擇地使用。1/11/202345《應(yīng)用寫作》第二章行政公文（三）引敘用語領(lǐng)敘詞是用以引出應(yīng)用文撰寫的根據(jù)、理由或應(yīng)用文的具體內(nèi)容的詞。領(lǐng)敘詞在應(yīng)用文中出現(xiàn)的頻率較高，一般借助領(lǐng)敘詞使應(yīng)用文寫得開宗明義。常用的有：根據(jù)按照為了接……前接（近接）……遵照敬悉驚悉……收悉……查為……特…………現(xiàn)……如下應(yīng)用文的領(lǐng)敘詞的位置和作用：多用于文章開端，引出法律、法規(guī)以及政策，指示的根據(jù)或事實(shí)根據(jù)，也有的用于文章中間，起前后過渡、銜接的作用。1/11/202346《應(yīng)用寫作》第二章行政公文（四）期請用語

又稱祈請?jiān)~、請示詞，用于向受文者表示請求與希望。主要有：希即希敬希請望敬請煩請懇請希望要求使用祈請?jiān)~的目的在于造成機(jī)關(guān)之間相互敬重、和諧與協(xié)作的氣氛，從而建立正常的工作聯(lián)系。1/11/202347《應(yīng)用寫作》第二章行政公文（五）表態(tài)用語又稱回復(fù)用語，即針對對方的請示、問函，表示明確意見時(shí)使用的詞語。如：應(yīng)應(yīng)當(dāng)同意不同意準(zhǔn)予備案特此批準(zhǔn)請即試行按照執(zhí)行可行不可行迅即辦理在使用上述詞語時(shí)應(yīng)對公文中的下行文和平行文嚴(yán)加區(qū)別。

1/11/202348《應(yīng)用寫作》第二章行政公文（六）征詢用語又稱商洽詞。用于征詢對方意見和反映，具有探詢語氣。有：是否可行妥否當(dāng)否是否妥當(dāng)是否可以是否同意意見如何這類詞語一般在公文的上行文、平行文中使用，在使用時(shí)要注意確有實(shí)際的針對性，即在確需征詢對方的意見時(shí)使用。1/11/202349《應(yīng)用寫作》第二章行政公文（八）綜述過渡用語

即承接上文轉(zhuǎn)入下文時(shí)使用的關(guān)聯(lián)、過渡詞語，用于陳述理由及事實(shí)之后引出作者的意見和方案等。這種詞語不僅有利于文辭簡明，而且起到前后照應(yīng)的作用，有：為此據(jù)此故此鑒此綜上所述總而言之總之1/11/202350《應(yīng)用寫作》第二章行政公文（九）結(jié)尾用語

結(jié)尾詞即置于正文最后，表示正文結(jié)束的詞語。

1.用以結(jié)束上文的詞語。如：此布特此報(bào)告通知批復(fù)函復(fù)函告特予公布此致謹(jǐn)此此令此復(fù)特此1/11/202351《應(yīng)用寫作》第二章行政公文（九）結(jié)尾用語2.再次明確行文的具體目的與要求。如：

……為要……為盼……是荷……為荷3.表示敬意、謝意、希望。如：敬禮致以謝意謹(jǐn)致謝忱

使用這些詞語，可以使文章表述簡練、嚴(yán)謹(jǐn)并富有節(jié)奏感，從而賦予莊重、嚴(yán)肅的色彩。1/11/202352《應(yīng)用寫作》第二章行政公文二、公文的常用句式陳述句為主，祈使句次之，疑問句、感嘆句再次之；公文語句中大量使用介詞結(jié)構(gòu)（教材第24頁）：表目的——為、為了表原因——由于表對象、范圍——對、對于、關(guān)于、將表根據(jù)、方式——根據(jù)、依據(jù)、遵照1/11/202353《應(yīng)用寫作》第二章行政公文三、公文的修辭（一）引用（二）借代（三）排比（四）反復(fù)（舉例見教材第24-25頁）1/11/202354《應(yīng)用寫作》第二章行政公文第四節(jié)公文的行文方式與規(guī)則

為了確保公文迅速而準(zhǔn)確地傳遞，避免行文紊亂，《辦法》第13條、第14條指出：“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定?！?/11/202355《應(yīng)用寫作》第二章行政公文一、公文的行文方式（一）逐級行文（二）多級行文（主要見于向下運(yùn)行的普發(fā)性公文，一般不用抬頭稱呼，即不寫主送）（三）直達(dá)行文（直達(dá)基層，面向所有機(jī)關(guān)、組織、群眾，多通過大眾傳媒公開發(fā)布）（注意“多級行文”與“直達(dá)行文”的區(qū)別）1/11/202356《應(yīng)用寫作》第二章行政公文二、公文的行文規(guī)則（教材此處較亂，作了整理）

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