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7/7鶴壁職業(yè)技術(shù)學(xué)院教案(續(xù)頁(yè))秘書(shū)人員的素養(yǎng)導(dǎo)入新課:一家公司招聘總經(jīng)理助理,經(jīng)過(guò)多次篩選淘汰,最后剩下5位競(jìng)聘者,決定勝出者的最后一輪考試,讓他們終生難忘.考場(chǎng)是座5層的辦公樓,最后進(jìn)入5樓時(shí),只見(jiàn)總經(jīng)理和主考人員已經(jīng)坐在辦公室等候。當(dāng)5位競(jìng)聘者坐下后,總經(jīng)理宣布,考試已經(jīng)結(jié)束,優(yōu)勝者已經(jīng)考出來(lái)了,就是走在最后面的這位先生。頓時(shí),5位競(jìng)聘者大惑不解,總經(jīng)理接著解釋道:你們進(jìn)入辦公室的過(guò)程就是考試。請(qǐng)看錄像,你們走到第二層樓的樓梯途中,地上有一枚一毛的硬幣,前四位先生無(wú)動(dòng)于衷,最后這位先生撿了起來(lái)。進(jìn)辦公室后,他就交給了我。在你們走到第三層樓的出入口時(shí),有位員工捧著一大摞資料出來(lái),不小心滑了一下,資料撒了一地,前四位先生視而不見(jiàn),還是最后這位先生幫助撿起來(lái)。這兩件事雖小,卻反映了一個(gè)人的修養(yǎng),別忘了,修養(yǎng)也是一種寶貴的財(cái)富,也是一種競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。修養(yǎng)與知識(shí)的關(guān)系,就如同舵與槳的關(guān)系,有了好的修養(yǎng)和品質(zhì),才能為行為把好舵,才能把知識(shí)、智慧和能力正確地發(fā)揮到極致。因此秘書(shū)人員必須有一定的修養(yǎng)。什么是修養(yǎng)呢?修養(yǎng):古代指通過(guò)內(nèi)心反省以培養(yǎng)完善人格。今天指?jìng)€(gè)人在理論、知識(shí)、藝術(shù)、思想方面達(dá)到的水平。有兩個(gè)顯著的特點(diǎn):后天性和長(zhǎng)期性。還有主觀能動(dòng)性。修養(yǎng)的途徑是學(xué)習(xí)和實(shí)踐.素質(zhì):指人的本質(zhì),如品格、作風(fēng),也指一個(gè)人的知識(shí)、技能等。雜家。博士。讀書(shū)破萬(wàn)卷,下筆如有神。上知天文中知人和下知地理。一、秘書(shū)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu):(一)秘書(shū)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的特征1。中心性與整體性2.廣博性與專(zhuān)業(yè)性。廣博性是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的主要特點(diǎn)。由于秘書(shū)工作涉及面廣,因此,秘書(shū)的知識(shí)包括文、史、哲、政、經(jīng)、法、數(shù)理化,相關(guān)工農(nóng)。相傳,在清朝某年間,皇帝派朝廷官員到南方招考官吏,但先后派了幾人均未能完成此任。何故?只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低,寫(xiě)詩(shī)做對(duì)皆不行.后皇帝派了一個(gè)叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對(duì)聯(lián)來(lái)試王的文化,上聯(lián)曰:江南千山千水千秀才,王爾烈即刻以此下聯(lián)對(duì)之:塞北一天一地一圣人。語(yǔ)出驚人,頓受青睞。江南秀才們進(jìn)而問(wèn)到,先生的學(xué)問(wèn)究竟有多大?王隨口吟到:天下文章屬三江三江文章屬吾鄉(xiāng)吾鄉(xiāng)文章屬吾弟吾為吾弟改文章.由此,一句對(duì)聯(lián),一首詩(shī)完成了招考工作.3.比例性與層次性4.動(dòng)態(tài)性與開(kāi)放性(二)秘書(shū)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的模式1.基礎(chǔ)知識(shí).社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)的基礎(chǔ)知識(shí),還應(yīng)懂一點(diǎn)工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和科技常識(shí)。高中,最低要求.2.專(zhuān)業(yè)知識(shí).(1)秘書(shū)業(yè)務(wù)知識(shí)。(2)所在單位和部門(mén)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)如行政管理知識(shí)、企業(yè)管理知識(shí)。3.輔助知識(shí)。進(jìn)修提高問(wèn)題:如經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等。二、秘書(shū)人員的能力要求三層次:基礎(chǔ)能力——智力,最重要的是觀察力和思維力.一般能力-—工作和生活能力。特殊能力——情報(bào)收集、檢索、繕寫(xiě)、速記、維修、編輯校對(duì)能力、統(tǒng)計(jì)計(jì)算能力.(一)秘書(shū)人員的智力要求1.思維力2。觀察力。一個(gè)好秘書(shū)必須具備良好的觀察能力,即秘書(shū)在工作中要時(shí)時(shí)、處處做有心人,不僅要善于觀察,而且要觀察全面與敏銳。如在接待工作中,領(lǐng)導(dǎo)已露出倦意,而來(lái)客依然在喋喋不休,這時(shí)秘書(shū)應(yīng)敏銳地覺(jué)察領(lǐng)導(dǎo)的意圖,巧妙地暗示來(lái)客,領(lǐng)導(dǎo)幾分鐘后還有一個(gè)重要活動(dòng),以結(jié)束會(huì)談。良好的觀察能力不是天生就有的,它是秘書(shū)人員不斷培養(yǎng)和鍛煉的結(jié)果.這天上午十點(diǎn)左右,李總正在主持一個(gè)小型會(huì)議,聽(tīng)取有關(guān)部門(mén)關(guān)于工廠污水處理設(shè)備運(yùn)行情況的匯報(bào)。這時(shí)秘書(shū)小王接到李總的一個(gè)電話,對(duì)方要求找李總接電話.按有關(guān)規(guī)定,公司領(lǐng)導(dǎo)人在開(kāi)會(huì)時(shí)原則上不得接電話,小王一看來(lái)電顯示發(fā)現(xiàn)是李總的一個(gè)老朋友,他突然想到這幾天李總跟這位老朋友聯(lián)系很密切的,于是他悄悄的告訴了李總,李總很是滿意的看了小王一眼然后暫停會(huì)議接電話【15】.通過(guò)小王的經(jīng)歷我們可以看出秘書(shū)人員必須做到“眼觀六路,耳聽(tīng)八方”,隨時(shí)隨地做一個(gè)“有心人”。當(dāng)然這里的有心人不是說(shuō)要文秘人員去關(guān)注那些公司的八卦或者涉及個(gè)人隱私的事情,而是去觀察領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的特點(diǎn)、規(guī)律和思考問(wèn)題的方式以及社交范圍,觀察公司的中心工作和工作中的“難點(diǎn)”.(1)要了解觀察的對(duì)象一是自己所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)。秘書(shū)應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性、工作作風(fēng)和興趣愛(ài)好等做深入細(xì)致的了解和觀察,秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)了解得越多,雙方工作的默契程度就越高。二是觀察業(yè)務(wù)過(guò)程.如所布置的工作,焉能是否已著手進(jìn)行,進(jìn)展程度如何,有何反饋信息等。三是觀察周?chē)h(huán)境.如當(dāng)天辦公室氣氛是否正常,同事之間關(guān)系是否融洽,迅速觀察和了解這些情況,有利于秘書(shū)掌握工作的主動(dòng)權(quán).(2)良好觀察能力的培養(yǎng).需秘書(shū)具備廣博的知識(shí)積累,并善于留心處處皆學(xué)問(wèn)3.注意力4.記憶力。秘書(shū)職能的要點(diǎn)是領(lǐng)導(dǎo)功能的延伸與補(bǔ)償,領(lǐng)導(dǎo)往往要求秘書(shū)能成為“信息庫(kù)”,提到某人某事某數(shù)據(jù)時(shí),總希望秘書(shū)能及時(shí)將此人此事此數(shù)據(jù)正確提供出來(lái).因此,要求秘書(shū)具有良好的記憶能力。記憶能力的特點(diǎn)就是要精確與持久。精確即準(zhǔn)確精細(xì)地反映對(duì)象而不出偏差,如領(lǐng)導(dǎo)向你詢(xún)問(wèn)某數(shù)據(jù)時(shí),要及時(shí)準(zhǔn)確地說(shuō)出。持久即對(duì)相關(guān)內(nèi)容長(zhǎng)久而牢固地記憶,以備領(lǐng)導(dǎo)不時(shí)之需,如接待來(lái)賓時(shí),領(lǐng)導(dǎo)一時(shí)記不起來(lái)客的姓名,秘書(shū)要及時(shí)告之。5.想象力(二)秘書(shū)人員的基本能力要求1.表達(dá)能力。包括口頭表達(dá)能力和書(shū)面表達(dá)能力,能說(shuō)會(huì)寫(xiě)是秘書(shū)的看家本領(lǐng)。秘書(shū)人員雖然很少去演說(shuō),但卻要經(jīng)常說(shuō)話。上傳下達(dá)要說(shuō)話,匯報(bào)情況要說(shuō)話,接待來(lái)訪要說(shuō)話,打電話要說(shuō)話,說(shuō)話機(jī)會(huì)很多,這就必須講究說(shuō)話藝術(shù),一要清楚明白,二要注意分寸,三要生動(dòng)文雅。寫(xiě)作能力主要指寫(xiě)各種應(yīng)用文的能力。除了寫(xiě)得好,還要寫(xiě)得快。這就要求秘書(shū)平時(shí)勤學(xué)苦練,練就出手成章的硬功夫.某地發(fā)生較大的地震后,我國(guó)南方的汛期即到。一日,南方某省領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的值班秘書(shū),接到國(guó)家防汛抗災(zāi)指揮部電話,要檢查了解該地區(qū)防汛抗災(zāi)準(zhǔn)備工作情況,要求盡快作一次匯報(bào),并指明要檢查大中型水庫(kù)壩基安全可靠程度如何。值班秘書(shū)接電話時(shí),聽(tīng)錯(cuò)為防震指揮部來(lái)的電話,當(dāng)時(shí)對(duì)地震驚恐的“余波”還影響著人們的心理,認(rèn)為“防震”也是理所當(dāng)然的,是可能的,而沒(méi)有對(duì)打來(lái)的電話認(rèn)真核對(duì),便將聽(tīng)錯(cuò)的電話,向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。當(dāng)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)班子幾個(gè)主要成員正在同兄弟省區(qū)來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)同志商討經(jīng)濟(jì)協(xié)作的事情,被迫中斷了商討,立即召集省直各有關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人開(kāi)會(huì),研究防震工作,并準(zhǔn)備按電話的要求向上級(jí)匯報(bào)。在研討中,預(yù)感到如此緊急的電話,是否是上級(jí)防震部門(mén)預(yù)測(cè)到本地區(qū)最近可能會(huì)發(fā)生地震,于是由辦公廳主任親自去電話詢(xún)問(wèn)上級(jí)防震部門(mén),得到的答復(fù)是,沒(méi)有預(yù)測(cè)到你們地區(qū)最近會(huì)發(fā)生地震,也沒(méi)有要你們匯報(bào)有關(guān)情況。經(jīng)再次查問(wèn),原來(lái)是防汛指揮部來(lái)的電話。一場(chǎng)虛驚總算放下了,但教訓(xùn)是應(yīng)該記取的.雖然未直接看到造成經(jīng)濟(jì)上有多么大的損失,但牽動(dòng)了領(lǐng)導(dǎo)一班人的行動(dòng),打亂了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作部署,影響了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作的決策,不能不說(shuō)是個(gè)較大的失誤.[簡(jiǎn)評(píng)]問(wèn)題就出在這位接電話的秘書(shū)身上.這位同志是講粵語(yǔ)和客家話長(zhǎng)大的,對(duì)普通話的語(yǔ)音辨別力差,別人講普通話的“汛",他聽(tīng)成是“震”?!把础薄ⅰ罢稹毕嗷祠[出了上述笑話和事故,可見(jiàn)語(yǔ)音是語(yǔ)言交流不可忽視的要素。語(yǔ)音聽(tīng)錯(cuò)了,語(yǔ)言的意思就變樣了,聽(tīng)者就可能作出有違說(shuō)者初宗的舉動(dòng),傳遞錯(cuò)信息,貽誤領(lǐng)導(dǎo)的決策,工作造成損失,上級(jí)的指示就會(huì)被歪曲弄成相反的意思.所以要講好普通話,這是秘書(shū)人員一項(xiàng)基本功。2。聽(tīng)知能力。要求秘書(shū)在工作中能準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖,接待來(lái)訪時(shí),能辨明對(duì)方來(lái)意。秘書(shū)不僅要能聽(tīng)清對(duì)方的話語(yǔ),還要能聽(tīng)出言外之意。3.組織管理能力:組織能力和協(xié)調(diào)能力.大學(xué)同窗王芳和要蘭幾乎同時(shí)應(yīng)聘在某農(nóng)產(chǎn)品超市當(dāng)辦公室文員。不久,李蘭受到了總經(jīng)理的青徠,一再被提升,很快就做到了部門(mén)經(jīng)理,可工作起來(lái)同樣肯吃苦的王芳卻一直做著文員.終于有一天王芳忍無(wú)忍,向總經(jīng)理提出辭呈,并痛斥總經(jīng)理用人不公.總經(jīng)理耐心地聽(tīng)著,若有所思,忽然他說(shuō):年輪人,別忙著辭職,先幫我到今天的集市上看看,有什么可賣(mài)的.王芳很快從集市上回來(lái)說(shuō):只有一個(gè)農(nóng)民拉了一車(chē)土豆在賣(mài).一車(chē)大約有多少袋,多少斤?總經(jīng)理又問(wèn),王芳又跑回去,回來(lái)說(shuō)有10袋。價(jià)格是多少?總經(jīng)理又問(wèn),王芳欲再次跑回集市,總經(jīng)理望著氣喘吁吁的她說(shuō):請(qǐng)休息一會(huì)兒吧,你可以看看李蘭是怎么做的。說(shuō)完,叫來(lái)李蘭對(duì)她說(shuō):請(qǐng)你馬上到集市上去看看,今天有什么可賣(mài)的.李蘭拫快從集市上回來(lái)了,匯報(bào)到現(xiàn)在為止,只有一個(gè)農(nóng)民在賣(mài)土豆,有10袋。價(jià)格適中,質(zhì)量很好,她帶回幾個(gè)讓總經(jīng)理看看,這個(gè)農(nóng)民過(guò)會(huì)兒還將弄幾筐西紅柿上市,據(jù)李蘭看價(jià)格還公道,這種價(jià)格的西紅柿總經(jīng)理可能會(huì)要,所以,她不僅帶回幾個(gè)西紅柿做樣品,還把那個(gè)農(nóng)民也帶來(lái)了,他現(xiàn)在正在外面等著回話呢。面對(duì)著這一切,王芳忽然明白了,李蘭比她多想了幾步,于是她在工作上總會(huì)取得成功。4。應(yīng)變能力。雖然井然有序、有條不紊地處理各項(xiàng)事務(wù)是秘書(shū)工作應(yīng)遵守的原則,但現(xiàn)代社會(huì)復(fù)雜動(dòng)蕩,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈,企業(yè)、事業(yè)單位各種突發(fā)事件隨時(shí)都會(huì)發(fā)生,如遇突發(fā)情況打亂原先的部署和條理,而領(lǐng)導(dǎo)一時(shí)無(wú)法聯(lián)絡(luò)到,秘書(shū)該如何處理,這是秘書(shū)必須隨時(shí)應(yīng)答的考題。所以現(xiàn)代社會(huì)要求秘書(shū)應(yīng)具備良好的應(yīng)變能力。應(yīng)變能力是種急智,是對(duì)秘書(shū)才智經(jīng)驗(yàn)的全面檢驗(yàn)。它要求秘書(shū)人員在處理危機(jī)事件時(shí),首先,不驚惶失措,而是根據(jù)實(shí)際情況,沉著冷靜,隨機(jī)應(yīng)變。其次,要具備廣博的知識(shí),這是進(jìn)行應(yīng)變的基礎(chǔ)?,F(xiàn)實(shí)生活中,許多突然而來(lái)的問(wèn)題會(huì)使人感到不知所措,往往令人無(wú)法回避而倍感尷尬.秘書(shū)工作也常常會(huì)遇到這種情況,有時(shí)候是外界的刁難和指責(zé);有時(shí)候是記者媒體的追問(wèn);有時(shí)候是與客戶談判時(shí)的僵局.這些都需要秘書(shū)人員機(jī)智巧妙的做出回應(yīng)化解尷尬、找回自信、維護(hù)公司形象、贏得外界的好感和尊重。那么秘書(shū)人員可以采取哪些策略來(lái)機(jī)智應(yīng)答呢?下面我們從案例入手來(lái)分析歸納一下:一個(gè)婦女經(jīng)常關(guān)顧一家古董店,但幾乎從不買(mǎi)東西,卻對(duì)商品的質(zhì)量和價(jià)格吹毛求疵。對(duì)于婦女的粗暴抱怨,經(jīng)理和她的店員總是默默地忍受,但是有一天那位婦女刁難說(shuō):“為什么在你們店我總是找不到我想要的東西?"店員臉上帶著微笑的回答道:“也許是因?yàn)槲覀兲Y貌了?!泵鎸?duì)婦女的無(wú)理抱怨和挑釁,店員雖面帶微笑的回答但是卻含蓄的批評(píng)了那位婦女,跳出了帶著敵意問(wèn)題的圈套.秘書(shū)在工作中外界的刁難時(shí),如果一味的遷就,只會(huì)讓事情朝著更不利于自己的方向發(fā)展,必要時(shí)采取非善意的應(yīng)答既可以刁難者有力的回?fù)粲志S護(hù)了公司的尊嚴(yán)【9】。在一次記者招待會(huì)上,一位外國(guó)記者問(wèn)陳毅外長(zhǎng):“外長(zhǎng)先生,貴國(guó)已爆炸了兩顆原子彈,請(qǐng)問(wèn)第三顆何時(shí)爆炸?”陳毅外長(zhǎng)幽默詼諧的回答:“第三顆何時(shí)爆炸,您等待看公告好了.”再這個(gè)事例中,外貨記者提出的問(wèn)題是很難回答的,因?yàn)槿粽f(shuō)“不知道”會(huì)有失大國(guó)外長(zhǎng)的身份;若說(shuō)“無(wú)可奉告”又顯露出我國(guó)外長(zhǎng)在辭令上的欠缺.陳毅外長(zhǎng)采用模糊回應(yīng)法,既顧全了提問(wèn)者的面子,又不失自己身份的保守了我國(guó)的真實(shí)秘密.秘書(shū)在工作中也會(huì)遇到記者的各種犀利的追問(wèn),這種時(shí)刻秘書(shū)就需要沉著的應(yīng)對(duì),如果是關(guān)乎公司機(jī)密的可以采用模糊回應(yīng)法,回應(yīng)記者的提問(wèn)還可以采用以問(wèn)質(zhì)問(wèn)法即同類(lèi)事物作類(lèi)比,針對(duì)對(duì)方提出的問(wèn)題進(jìn)行反問(wèn);巧妙反問(wèn)法即在不方便對(duì)方提出的問(wèn)題時(shí),用反問(wèn)問(wèn)題的方式把同一個(gè)問(wèn)題再還給提問(wèn)者讓其沒(méi)有理由再問(wèn)【10】;在一次面試中,主考人問(wèn):沒(méi)有工作經(jīng)驗(yàn),你認(rèn)為自己適合文秘的要求嗎?回答者甲:可是你們就是來(lái)招應(yīng)屆大學(xué)生的??!回答者乙:假若有一只幼虎沒(méi)有狩獵經(jīng)驗(yàn),而被拒絕在狩獵圈之外,你認(rèn)為它還有成長(zhǎng)的可能嗎?在這個(gè)例子中,面對(duì)主考官的提問(wèn)甲乙采取了不同的回答,很顯然乙的回答是非常巧妙的,給人耳目一新的感覺(jué),更容易給主考人留下深刻的印象【11】。秘書(shū)人員有時(shí)也會(huì)代替上司跟客戶進(jìn)行商務(wù)洽談,要給客戶留下深刻的印象那么秘書(shū)在跟客戶的交談中就要顯得沉著而自信,尤其在面對(duì)客戶的犀利提問(wèn)時(shí)更要隨機(jī)應(yīng)變,巧妙的回答。5。交際能力。為輔助領(lǐng)導(dǎo)擴(kuò)大社會(huì)聯(lián)系,秘書(shū)應(yīng)具備較強(qiáng)的社交與公關(guān)能力,懂得公關(guān)訣竅,熟悉人際關(guān)系,能夠獨(dú)擋一面,打開(kāi)工作局面。三、秘書(shū)人員的工作作風(fēng)修養(yǎng)1.工作雷厲風(fēng)行2.為政清正廉潔小康是北京國(guó)風(fēng)儀器貿(mào)易公司的總經(jīng)理的秘書(shū),她發(fā)現(xiàn)這些天總經(jīng)理心事重重。原來(lái),總經(jīng)理年初在公司董事會(huì)上立下軍令狀,今年要完成500萬(wàn)元的利潤(rùn),完不成他就主動(dòng)辭職.由于市場(chǎng)形勢(shì)變化太快,到了年底還差幾十萬(wàn)元的利潤(rùn)。怎么辦?總經(jīng)理冥思苦想了幾天,決定利用今年最后一批進(jìn)口的貨物的機(jī)會(huì),采用高值低的手法,偷逃幾十萬(wàn)元的關(guān)稅。他讓小康去辦這件事情。一開(kāi)始小康有些猶豫:如果不做,那么總經(jīng)理肯定不會(huì)放過(guò)自己;如果做了,那肯定會(huì)有風(fēng)險(xiǎn),但是自己也會(huì)有一大筆獎(jiǎng)金。思來(lái)想去,她還是做了,她想:“按總經(jīng)理的意思去做,即使有事,也有總經(jīng)理頂著。"由于總經(jīng)理在別的業(yè)務(wù)上也存在違法行為,終于被人告發(fā),小康也因此受到了牽連,差點(diǎn)身陷牢籠。被公司解雇那天,小康哀嘆自己運(yùn)氣不好……都說(shuō)天網(wǎng)恢恢疏而不漏,小康之所以被辭退,不是因?yàn)樗倪\(yùn)氣不好,而是因?yàn)樗隽诉`法的事.一個(gè)不合格的公民,自然不會(huì)是一個(gè)合格的職業(yè)秘書(shū)。一名合格的職業(yè)秘書(shū),必然會(huì)忠誠(chéng)于自己所在的企業(yè),自覺(jué)維護(hù)本企業(yè)的利益。但是其前提是他所在的企業(yè)必須是合法經(jīng)營(yíng)的。3.注重調(diào)查研究4.處處謙虛謹(jǐn)慎5。嚴(yán)格遵紀(jì)守法6。辦事一絲不茍四、秘書(shū)職業(yè)道德修養(yǎng)(一)守職。就是要秘書(shū)忠于自己的職責(zé),在自己的職責(zé)范圍內(nèi)盡力而為,對(duì)自己的輔助對(duì)象負(fù)責(zé)。(二)守實(shí).包含以下幾方面的內(nèi)容。1.秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和單位要忠誠(chéng)。任何領(lǐng)導(dǎo)都希望自己身邊的工作人員是忠實(shí)可靠的,尤其是秘書(shū)。無(wú)論事情大小,當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)詢(xún)問(wèn)時(shí),秘書(shū)都要如實(shí)相告,不欺騙和隱瞞。2做事要踏實(shí),辦事要認(rèn)真。(三)守信。就是要講信用.即通過(guò)遵守諾言,實(shí)踐成約來(lái)贏得他人的信賴(lài)和尊重。信用。對(duì)單位來(lái)說(shuō),是一種無(wú)形資產(chǎn),對(duì)個(gè)人而言,也是至關(guān)重要的。1.商定的事情不宜多變。切忌給人反復(fù)無(wú)常的感覺(jué)。一旦事情約定之后發(fā)生新的情況,應(yīng)盡力克服,不要輕易改變?cè)鹊募s定。若是實(shí)在萬(wàn)不得已,也要及早通知對(duì)方,說(shuō)明原委,以取得對(duì)方的諒解。2。工作中不要輕易許諾。作為秘書(shū),在日常工作中經(jīng)常會(huì)有人請(qǐng)你辦事,如是合情合理合法的,應(yīng)盡力幫助別人.但要注意由于地位特殊,不可隨意許諾.一旦答應(yīng),就要一諾千金,否則,就會(huì)造成失信。3.要守信就要做到守約。無(wú)故失約,是嚴(yán)重的喪失信用。為防止失約,有必要備一本備忘錄,隨時(shí)翻閱。對(duì)于單位和領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)簽定的契約和合約,要敦促有關(guān)部門(mén)和人員遵守和發(fā)行,以免失約,造成法律和經(jīng)濟(jì)上的損失.4.守信還要做到守時(shí)。遲到、早退是秘書(shū)的大忌.從秘書(shū)工作的特性來(lái)看,無(wú)論是上班還是開(kāi)會(huì),秘書(shū)都應(yīng)早于領(lǐng)導(dǎo)到場(chǎng),晚于領(lǐng)導(dǎo)退場(chǎng)。對(duì)于工作中時(shí)效性很強(qiáng)的事務(wù),必須及時(shí)處理,以免誤時(shí).(四)守禮.一是規(guī)范自身形象的禮,稱(chēng)為禮儀。二是規(guī)范他人態(tài)度和行為的禮,稱(chēng)為禮貌.1。要注意修飾自己的儀表。2。要學(xué)會(huì)待人接物的應(yīng)酬禮儀。如名片的遞接、稱(chēng)呼、握手、入座、上茶。3。要學(xué)習(xí)并掌握各種常見(jiàn)的儀式。如公務(wù)活動(dòng)中的簽約、奠基、剪彩、揭幕、頒獎(jiǎng)、開(kāi)業(yè)典禮和儀式。個(gè)人生活中的婚禮、喪禮、生日禮等.4。要能制作規(guī)范的禮儀類(lèi)文書(shū)。如賀電、賀信、感謝信、請(qǐng)柬等.5。要懂得迎來(lái)送往的禮節(jié).6.懂得對(duì)外交往的風(fēng)俗禮儀。五、秘書(shū)性格:成熟、完美性格表現(xiàn)為人對(duì)現(xiàn)實(shí)的態(tài)度和行為方式中的比較穩(wěn)定的、特定心理特征的總和.性格表現(xiàn)為態(tài)度特征:如對(duì)社會(huì)、集體、他人的關(guān)心或冷漠,同情或自私、誠(chéng)實(shí)或虛偽等;對(duì)勞動(dòng)和工作的勤勞或懶惰,認(rèn)真或馬虎,細(xì)致或粗心等;對(duì)自己謙虛或驕傲,自信或自卑,大方或羞怯等。性格表現(xiàn)為意志特征:如對(duì)行為目標(biāo)的目的性或沖動(dòng)性,獨(dú)立性或依附性;對(duì)行為方式的主動(dòng)性或被動(dòng)性,自制性或放縱性;在緊急或困難情況下勇敢或膽怯,果斷或猶豫,鎮(zhèn)定或驚慌等;在行為過(guò)程中堅(jiān)定或動(dòng)搖,始終如一或反復(fù)無(wú)常,善始善終還是虎頭蛇尾等.性格表現(xiàn)為情緒特征,如穩(wěn)定或波動(dòng),持久或短暫,抑郁低沉或開(kāi)朗飽滿,善于受意志支配或失去控制。性格還表現(xiàn)為思維特征,如敏感或遲鈍,精細(xì)或粗疏,善于獨(dú)立思考或喜歡拾人牙慧,富于想象或囿于直觀,善于分析概括或偏于就事論事等。成熟的性格表現(xiàn)為各個(gè)特征之間的相互關(guān)系、相互制約、相對(duì)穩(wěn)定;不成熟的性格表現(xiàn)為各個(gè)特征之間的相互矛盾和反復(fù)無(wú)常。性格又是隨著人的活動(dòng)的多樣性而表現(xiàn)出變化性,不同場(chǎng)合、不同情景中人的各種性格特征表現(xiàn)的程度不同,側(cè)面也不同.性格是在客觀環(huán)境中受客觀人、事、物的影響而形成的,一旦形成之后,便有相對(duì)的穩(wěn)定性,但仍可隨著客觀影響的變化而變化。一個(gè)走出校門(mén)踏上秘書(shū)工作崗位的學(xué)生完全可以在工作環(huán)境中或根據(jù)工作性質(zhì)要求改變自己的性格。隨著經(jīng)驗(yàn)的積累,知識(shí)的豐富,理想、信念的確立和強(qiáng)化對(duì)客觀世界認(rèn)識(shí)的加訊秘書(shū)人員能夠在意識(shí)的自我調(diào)節(jié)中發(fā)展、改造自己的性格。1.開(kāi)朗.具有樂(lè)觀飽滿的情緒(特征),善于接受復(fù)雜而艱巨的工作任務(wù)而無(wú)抱怨之心和牢騷之言。開(kāi)朗還表現(xiàn)為對(duì)同志的熱情、關(guān)心、樂(lè)于助人。遇到困難不垂頭喪氣,而是有勇氣去戰(zhàn)勝它。開(kāi)朗,還能給人以歡恭給人以勇氣,能以團(tuán)結(jié)同志共同奮斗。2.敏捷。思維特征.思想對(duì)事物敏感,易于接受,善于分析。動(dòng)作敏捷,做事干凈利落,不施泥帶九不拖遠(yuǎn)不推底筆頭敏捷,深思熟忠之后,旗稿打就,下筆千言,立馬可待。再字斟句酌,反復(fù)修改,使文章字字珠璣,無(wú)解可擊。小鋼是一家生產(chǎn)速凍蔬菜的民營(yíng)企業(yè)的總裁秘書(shū)??斓侥甑琢?老板一反常態(tài),既不是與財(cái)務(wù)經(jīng)理討論今年的決算,也沒(méi)與銷(xiāo)售部經(jīng)理多討論明年的市場(chǎng)銷(xiāo)毀問(wèn)題,與他們通電話也就三五分鐘的事;相反,他經(jīng)常帶著研發(fā)部的經(jīng)理與當(dāng)?shù)芈糜尉值娜撕染屏奶?,似乎一天到晚不?wù)正業(yè)。這到底是為什么?小鋼通過(guò)琢磨,終于理解老總已經(jīng)看到了生產(chǎn)速凍蔬菜難以形成新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn),因?yàn)槌隹跉W盟和日本的速凍蔬菜的技術(shù)壁壘越來(lái)越高,所以,決定利用本公司的傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì),開(kāi)發(fā)以觀光和休閑為特色的生態(tài)農(nóng)業(yè)……在了解了老板的意圖之后,于是他抓緊時(shí)間,搜集進(jìn)入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)的各種信息,特別是目前一些企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)及存在的問(wèn)題,趕在年初董事會(huì)召開(kāi)之前,把材料交給了老總。老總一看,大加贊賞,當(dāng)即指示負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目的籌備工作。秘書(shū)人員在平時(shí)要注重鍛煉自己的敏銳性,詳細(xì)而又準(zhǔn)確的捕捉變化著的新情況,新問(wèn)題。善于發(fā)現(xiàn)那些不易被發(fā)現(xiàn)或者容易被忽略的的東西,捕捉那些帶有傾向性的現(xiàn)象和具有價(jià)值性的問(wèn)題,及時(shí)提出帶有指導(dǎo)性和啟迪性的建議方案南方一四星級(jí)酒店三樓氣派豪華的宴會(huì)廳,正在舉辦規(guī)模盛大的宴會(huì)。席間,一切按計(jì)劃進(jìn)行,客人的歡聲笑語(yǔ)不斷。忽然,離主桌最遠(yuǎn)的一張桌前有位女客發(fā)出尖叫聲,總經(jīng)理助理王薔聞聲趕去,發(fā)現(xiàn)那位女客的一身套裝濕淋淋的,一個(gè)服務(wù)員手里托著傾翻的湯碗,臉色蒼白,呆立一旁,手足無(wú)措。王薔立即明白了一切。她一面安排另外幾名服務(wù)員收拾被女客帶落到地上的筷子、酒杯等雜物,一面用身體擋住女客,將其護(hù)送出宴會(huì)廳。一路上女客少不了埋怨聲。王薔關(guān)照酒店服務(wù)員先安排客人到房間里淋浴,壓壓驚,她自己到客房部暫借一套干凈的酒店制服請(qǐng)女客穿一穿。王薔又轉(zhuǎn)彎抹角問(wèn)清了女客內(nèi)衣的尺寸,接著一個(gè)電話打到公關(guān)部,請(qǐng)秘書(shū)小姐以最快的速度到附近的大商場(chǎng)購(gòu)買(mǎi)高檔內(nèi)衣。接著又派人將女客換下的臟衣送到洗衣房快洗。在這些工作完成后,王薔陪送梳妝完畢的女客到一樓餐廳單獨(dú)用餐,并代表酒店向她表示真切的歉意。女客很快便恢復(fù)了平靜.再說(shuō)三樓宴會(huì)廳,由于處理及時(shí),客人又開(kāi)懷暢飲,重現(xiàn)熱烈的氣氛。此時(shí)總經(jīng)理正好前來(lái)敬酒,王薔把事情經(jīng)過(guò)向他報(bào)告后,他隨即同王薔一起來(lái)到一樓餐廳,向女客鄭重致歉,后來(lái)又特地向女客的上司表示歉意.女客反而感到不好意思了,半小時(shí)后,洗衣房把女客的衣服洗凈燙平,公關(guān)部秘書(shū)早已買(mǎi)了內(nèi)衣。女客高高興興換上自己的套裝,還不時(shí)向王薔道謝.在這次的突發(fā)事件中助理王薔的表現(xiàn)可以說(shuō)是相當(dāng)不錯(cuò)的,她的冷靜果斷在贏得受害客人的諒解和好感的同時(shí)也維護(hù)了公司在公眾的形象【14】。從這件事情我們可以看出,當(dāng)意外事件發(fā)生時(shí),作為秘書(shū)人員首先要做的就是要保持冷靜,不能像無(wú)頭蒼蠅一樣不知所措,穩(wěn)定人心也是秘書(shū)人員必須做得,根據(jù)事態(tài)的大小輕重來(lái)決定要不要打擾上級(jí)讓其來(lái)處理,如果事情在自己的處理能力之內(nèi),就要先自處理最后再向上級(jí)匯報(bào).這樣不僅可以給上級(jí)留下好的印象,也會(huì)讓客戶感受到公司的實(shí)力為公司的發(fā)展贏得機(jī)遇。3.穩(wěn)健.事細(xì)心,觀察細(xì)致,老成周到。辦事穩(wěn)當(dāng)不冒失。不敷衍了事。待人穩(wěn)重溫和文雅.既不浮滑輕姚,也不冷漠.臨危不懼,從容處理。給人一種可信任感。望之而畏,即之而溫。4.堅(jiān)毅。意志特征.做事要有百折不回、堅(jiān)持到底的勇氣和毅力.堅(jiān)毅要求對(duì)工作能任勞任怨,工作不為人理解時(shí)仍能認(rèn)真去做。受到委屈時(shí)能忍辱負(fù)重。堅(jiān)毅還包括要努力克服自身的缺點(diǎn)。5.幽默.思維特征。幽默是智慧、機(jī)靈、學(xué)識(shí)、風(fēng)趣的綜合表現(xiàn),而不是油腔滑調(diào)或開(kāi)低級(jí)庸俗的玩笑,更不是對(duì)別人的作弄或嘲笑。幽默可以使自己交據(jù)機(jī)智、樂(lè)觀、大度;幽默可以給別人帶來(lái)愉悅;幽默可以使緊張的氣氛變得輕松。幽默也能幫助人從尷尬的境地中獲得解脫。美國(guó)前總統(tǒng)里根就曾理由幽默化解了一場(chǎng)尷尬:一次,他正在臺(tái)上演講,坐在他旁邊的里根夫人不慎一下子摔倒了臺(tái)下,臺(tái)下頓時(shí)一片嘩然.當(dāng)里根確定夫人并沒(méi)有摔傷時(shí),便笑著對(duì)她說(shuō):“親愛(ài)的,我不是告訴過(guò)你嗎?只有當(dāng)我的演講未贏得掌聲時(shí)你才應(yīng)這樣做!”【8】在這種特殊的情況下里根機(jī)智迅速的作出判斷,用輕松地自嘲和調(diào)侃突破了眾人看到這種情形通常會(huì)有的緊張心理,使原本的一場(chǎng)尷尬被輕松地幽默氣氛所取代。秘書(shū)人員在工作中特別是一些會(huì)議的主持等人員聚集的場(chǎng)合時(shí)常會(huì)遇到一些預(yù)料不到的情況。在會(huì)議中,常常會(huì)遇到老板不滿意某位同事的報(bào)告和觀點(diǎn),或在會(huì)議進(jìn)行到一半,同事應(yīng)意見(jiàn)不合而造成尷尬的氣氛,這是就需要秘書(shū)這個(gè)會(huì)議的維護(hù)者來(lái)打破僵局.一般這種情況下,秘書(shū)可采取暫停會(huì)議的方式來(lái)緩和緊張,在宣布暫停會(huì)議的時(shí)候加上一句幽默的話語(yǔ)如“如此緊張的氣氛應(yīng)該可以媲美國(guó)際談判了吧”,相信這句幽默的話語(yǔ)在緩和緊張上會(huì)有很大的幫助.秘書(shū)詼諧幽默語(yǔ)言的具體運(yùn)用要視具體情況而定,但是有一點(diǎn)我們可以肯定,在這種尷尬的時(shí)刻秘書(shū)的一句幽默的調(diào)和語(yǔ)一定勝過(guò)不帶感情的宣告。利用幽默的語(yǔ)言有時(shí)可以讓人在輕松地環(huán)境下接受你的觀點(diǎn)。秘書(shū)這個(gè)上級(jí)與同事的中間人,時(shí)常會(huì)遇到的一件事情就是當(dāng)上級(jí)的傳聲筒。當(dāng)然如果是好的消息肯定是皆大歡喜的,可是如果是員工不樂(lè)意接受的消息呢?例如加班趕進(jìn)度。秘書(shū)如果把上級(jí)的話赤裸裸的傳給員工,那效果是可想而知的,員工肯定會(huì)不滿和反對(duì)的,這樣做在出賣(mài)上級(jí)的同時(shí)也出賣(mài)了自己,因?yàn)橥ǔG闆r下員工會(huì)把怨氣撒在秘書(shū)這個(gè)中間人的身上。這是秘書(shū)就要?jiǎng)右幌履X筋了,試想一下秘書(shū)這樣跟員工說(shuō):同志們,有一個(gè)好消息要告訴大家。一般人們對(duì)好的消息都是很歡迎的,員工此刻的心情肯定不會(huì)是糟的,秘書(shū)接著說(shuō),我們公司的產(chǎn)品大賣(mài),這個(gè)月大家又有一次增加工資的機(jī)會(huì)了!不過(guò)今天要辛苦大家了!最后秘書(shū)還可以加上一句“革命尚未成功,戰(zhàn)士還需努力啊”通過(guò)這種幽默言語(yǔ)的運(yùn)用,既傳達(dá)了上級(jí)要求加班的意思,同時(shí)也活躍了氣氛,提醒了員工加班是有償?shù)摹T谶@種語(yǔ)境下員工就算有抱怨也會(huì)咽回去了。某局在春節(jié)前接待了兄弟單位和一個(gè)參觀團(tuán),在接待室就坐時(shí),一位客人不慎將沙發(fā)前的茶幾玻璃撞落地上,碎成一堆,頓時(shí),場(chǎng)面非常尷尬。接待的秘書(shū)立刻笑著說(shuō):春節(jié)將臨,要除舊迎新,客人為我們帶來(lái)了好兆頭,明年,看來(lái)我們一定會(huì)有新成就。一句話說(shuō)得全場(chǎng)一片歡笑,尷尬的場(chǎng)面被一句幽默話輕易化解了。6.自制。意志特征。要培養(yǎng)和提高自制力。在不同場(chǎng)合、不同情景、不同對(duì)象面前要善于選擇和控制自己的情緒和行為方式。不因情緒激動(dòng)而手舞足蹈,饒舌不止,也不因情緒低沉而緊鎖雙眉,哭喪著臉.任何時(shí)侯都要防止自己勃然大怒、暴跳如雷.當(dāng)然自制不是表面的強(qiáng)作笑容或硬壓怒火,自制力實(shí)際上是人的高度的思想道德修養(yǎng)和性格堅(jiān)強(qiáng)的表現(xiàn)。古代的張良是一個(gè)進(jìn)退自如的人,但張良當(dāng)初并非如此,秦滅韓后,身為韓國(guó)宰相之后的張良,年輕氣盛,雇請(qǐng)力士刺殺秦王,以報(bào)滅韓之仇。事未成功,遭秦兵搜捕,逃亡到下邳,在這里遇到黃石公,才改變了他的人格和人生道路.據(jù)《史記留侯世家》記載,張良散步到橋邊,遇見(jiàn)一老頭.這老頭衣著平常,貌不驚人,卻有點(diǎn)怪。他走到張良跟前,故意把鞋掉到橋下,然后轉(zhuǎn)身對(duì)張良說(shuō):小伙子,下去把鞋給我拾上來(lái)。張良既驚訝,又生氣,真想揍他一頓。后來(lái)想到他年紀(jì)大了,不必與之計(jì)較,便強(qiáng)忍住怒氣,把鞋撿了上來(lái),不料老頭又說(shuō):給我穿上,張良覺(jué)得既然把鞋拾來(lái)了,就好事做到底中以,跪下給老人把鞋穿上。老頭抬起腳讓張良穿了鞋,笑了一下,走了。張良覺(jué)得老人挺怪,目送他走去。老人走了約一里路,又折回來(lái),對(duì)張良說(shuō):年輕人還算是個(gè)可教之才,五天后天明時(shí),在這里與我相會(huì).張良心里有點(diǎn)納悶,不知何意,但還是跪下答應(yīng)說(shuō):好的。第五天天剛高,張良趕往橋邊,老人已先等在那里,很生氣地說(shuō):與老人相約,為何來(lái)得這么晚?說(shuō)完揚(yáng)長(zhǎng)而去,邊走邊說(shuō):過(guò)五天再來(lái).到第五天,雞剛叫,張良就去了,結(jié)果老人還先到,訓(xùn)了張良一頓,約他再過(guò)五天來(lái),這次張良過(guò)半夜就去了。等了一會(huì)兒,老人才來(lái),高興地說(shuō):年輕人就應(yīng)當(dāng)這樣。拿出一本書(shū),對(duì)張良說(shuō):你讀了這本書(shū),可成帝王之師。說(shuō)完離去,再未回來(lái)。送的書(shū)是《太公兵法》,張良熟讀此書(shū),后來(lái)幫助漢高祖劉邦平定天下.其實(shí)老人并非神怪,而是秦代的隱士,他看到張良有蓋世之才,卻缺乏深謀遠(yuǎn)慮,所以老人故意用傲慢無(wú)禮的行為來(lái)考驗(yàn)張良,如果張良難忍住,將來(lái)就可以成就大事。六、秘書(shū)心理世界最復(fù)雜的是心理,永遠(yuǎn)不能透析,只能更逼近地去認(rèn)識(shí).而人和人的活動(dòng),心理是根本原因。英國(guó)著名網(wǎng)球明星吉姆吉爾伯特的故事:這個(gè)小女孩小時(shí)候經(jīng)歷過(guò)一次意外.一天,她跟著媽媽去看牙醫(yī),這本來(lái)是個(gè)很小的事情,她以為一會(huì)兒就可以跟媽媽回家了.但是我們知道,牙病是會(huì)引發(fā)心臟病的。可能她的媽媽之前沒(méi)有檢查出來(lái)存在這種隱憂,結(jié)果她的媽媽竟然死在了牙科的手術(shù)臺(tái)上。這個(gè)陰影在她的心中一直存在著。也許她沒(méi)有想到要看心理醫(yī)生,她能做的就是回避,在牙痛的時(shí)候從來(lái)不敢去看牙醫(yī)。后來(lái)她成了著名的球星,過(guò)上了富足的生活.有一天她被牙病折磨得實(shí)在受不了了,家人都勸她,就請(qǐng)牙醫(yī)到家里來(lái)吧,這里有你的私人律師,還有所有親人陪著你,你還有什么可怕的呢,于是請(qǐng)來(lái)了醫(yī)生。意外的事情發(fā)生了,正當(dāng)牙醫(yī)在一旁整理手術(shù)器械準(zhǔn)備手術(shù)的時(shí)候,一回頭,她已經(jīng)死去。這是被四十年來(lái)的一個(gè)念頭殺死的。這就是心理暗示的力量。還有一個(gè)故事:故事的主人公是日本江戶時(shí)期的一個(gè)著名的茶師,這個(gè)茶師跟隨著一個(gè)顯赫的主人/有天主人要去京城辦事,舍不得離開(kāi)茶師,就說(shuō),你跟我去吧,好每天給我泡茶.那可是一個(gè)社會(huì)很不穩(wěn)定的時(shí)期,浪人,武士依恃強(qiáng)力橫行無(wú)忌。這個(gè)茶師很害怕,對(duì)主人說(shuō),您看我又沒(méi)有武藝,萬(wàn)一路上遇到點(diǎn)事可怎么辦?主人說(shuō),你不挎上一把劍,扮成武士的樣子吧,茶師只好換上武士的衣服,跟著主人去京城。一天,主人出去辦事,茶師就一個(gè)人在外面閑逛,這進(jìn)迎面走來(lái)一個(gè)浪,向茶師挑釁說(shuō),你也是武士,那咱倆比比劍吧。茶師說(shuō):我不懂武功,只是個(gè)茶師。浪人說(shuō),你不是一個(gè)武士而穿著武士的衣服,就是有辱尊嚴(yán),你就更應(yīng)該死在我的劍下.茶師一想,躲是躲不過(guò)了,就說(shuō),你容我?guī)讉€(gè)小時(shí),等我把主人交辦的事做完,今天下午我們?cè)诔靥吝呉?jiàn)。浪人想了想答應(yīng)了,說(shuō)那你一定來(lái)。這個(gè)茶師直奔城里面最著名的大武館,他看到武館外聚集著成群地隊(duì)的前來(lái)學(xué)武的人。茶師分開(kāi)人群,直接來(lái)到大武師的面前,對(duì)他說(shuō),求您教給我一種作為武士的最體面的死法吧。大武師非常吃驚,他說(shuō),來(lái)我這兒的所有人都是為了求生,你是第一個(gè)求死的,這是為什么?茶師把與浪人相遇的情形復(fù)述了一遍,然后說(shuō),我只會(huì)泡茶,但是今天不能不和人家決斗了,求你都我一個(gè)辦法,我只想死得有尊嚴(yán)一點(diǎn).大武師說(shuō),那好吧,你就再為我泡一遍茶,然后我再告訴你辦法。茶師很是傷感,他想,這可能是我在這個(gè)世界上泡的最后一遍茶了。他做得很用心,很從容地看著山泉水在小爐上燒開(kāi),然后把茶葉放進(jìn)去,洗茶,濾茶,再一點(diǎn)一點(diǎn)地把茶倒出來(lái),捧給大武師。大武師一直看著他泡茶的整個(gè)過(guò)程,他品了一口茶說(shuō),這是我有生以來(lái)喝以的最好的茶了,我可以告訴你,你已經(jīng)不必死了。茶師說(shuō),你要教給我什么嗎?大武師說(shuō),我不用教你,你只要記住用泡茶的心去面對(duì)那個(gè)浪人就行了
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