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文檔簡介
第第頁,共7頁場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm;存放磁帶最好不用鐵皮柜。第五十四條對(duì)庫存的照片檔案,要兩年檢查一次。第五十五條歸檔保存的聲像檔案,任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改;銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定,征得歸檔單位同意,報(bào)經(jīng)技術(shù)總監(jiān)審批,登記造冊(cè)。第五十六條建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度,做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。第四節(jié)聲像檔案的開發(fā)利用第五十七條編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具,為利用提供方便條件。第五十八條建立聲像檔案借閱、利用制度,嚴(yán)格審批手續(xù),根據(jù)聲像檔案的秘密程度,確定利用范圍。第五十九條具有專利的聲像檔案,外單位利用時(shí),應(yīng)按《中華人民共和國專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。第六十條聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要,經(jīng)技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借;外單位借用或復(fù)制聲像檔案,由技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn),檔案員具體辦理,并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi),實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞,借用單位負(fù)賠償責(zé)任。第六十一條在不影響保密的前提下,各部門可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì),編輯綜合性或?qū)n}性畫冊(cè)、資料片等,積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。第四章附則第六十二條本制度由技術(shù)總監(jiān)組織檔案室制訂并由檔案室負(fù)責(zé)解釋,報(bào)公司董事會(huì)批準(zhǔn)后施行,修改時(shí)亦同。第六十三條本制度施行后凡既有的類似規(guī)章制度自行終止,與本制度有抵觸的規(guī)定以本制度為準(zhǔn)。第六十四條本制度自頒布之日起施行。1.1為加強(qiáng)部門的檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司的合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》,制定本制度。1.2本部門檔案指本部門過去和現(xiàn)在從事招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利管理等人事工作中,產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像、電子文檔等不同載體形式的記錄,是人事部門全部檔案的組成部份。1.3歸檔的文件材料必須按年度立卷,本部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。4部門歸檔工作由部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo),按檔案的分類指定人員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀本部門檔案分為:招聘類檔案、考核類檔案、培訓(xùn)類檔案、薪酬福利類檔案、員工檔案、電子文檔、凡屬本制度第二章歸檔范圍中產(chǎn)生的音像、證件、證書、光盤、軟件等特殊載體檔案,以所含內(nèi)容歸屬其相應(yīng)類目。各類檔案的歸檔范圍:員工檔案、人事異動(dòng)表、勞動(dòng)合同、簡歷(書面、電子)、面試者資料、考勤記錄、考勤表、簽到簿、工資表、傭金表、餐費(fèi)發(fā)放表、交通費(fèi)發(fā)放表、過節(jié)費(fèi)發(fā)放表、慰問品發(fā)放表、保險(xiǎn)申報(bào)表公司發(fā)文、各類批示、請(qǐng)示、批復(fù)、培訓(xùn)資料電子文檔聲像資料購買的資料簡報(bào)、工作計(jì)劃各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表為員工開具的各類證明:考試、收入證明、職工身份證明、婚育證明、情況說明員工社保轉(zhuǎn)移單、入職體檢單、健康體檢結(jié)果借據(jù)考核類:考核表1.歸檔要求、時(shí)間和手續(xù)3.1公司各部門應(yīng)根據(jù)本部門職責(zé)和文件材料歸檔范圍的規(guī)定,對(duì)歸檔前的文件材料妥善保管。3.2公司各部門應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)文件材料的收集、積累工作,并根據(jù)文件材料的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行預(yù)立卷。3.3凡屬歸檔的文件材料一律用鋼筆或毛筆書寫,不得用圓珠筆、鉛筆或復(fù)寫紙復(fù)寫,文件材料的紙張整齊、紙質(zhì)優(yōu)良,無污物、無撕裂。3.4歸檔文件材料必須完整、準(zhǔn)確地反映本公司生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。3.5照片檔案必須連同底片一起歸檔,做到底片、正片相附;錄音、錄像、磁盤、光盤檔案應(yīng)填寫其相應(yīng)的技術(shù)內(nèi)容和著錄項(xiàng)。3.6案卷裝訂前,檔案部門應(yīng)協(xié)同立卷單位對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行一次認(rèn)真地檢查。(二)文件材料的收集管理第四條堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員,負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。.本公司召開會(huì)議,由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。第七條各部門專(兼)職文書的職責(zé):.了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷,每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。.承辦人員借用文件材料時(shí),應(yīng)積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。(三)歸檔范圍〖HT〗第八條重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。第九條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。第十條本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。第十一條本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。第十二條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。第十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。第十四條信訪工作材料。第壹拾伍條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第壹拾陸條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。第十七條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。(四)平時(shí)歸卷第十九條各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。第二十條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切,并編上條款號(hào)。第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。第二十二條專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照"案卷類目"條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)"對(duì)號(hào)入座",并在收發(fā)文登記薄上注明。(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)〖HT〗第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十六條在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年,其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序,依次編寫頁號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號(hào)。第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。第三十二條案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。第三十三
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