公文管理制度

第第頁共19頁公司文件的簽發(fā)：擬辦部門按本制度規(guī)定流程傳遞簽發(fā)后，由行政人事部制作成正式文本并蓋章印發(fā)。公司公文的簽發(fā)：有兩種形式，一種是蓋章，所有對外公文均按前述紅頭文件的簽發(fā)流程簽發(fā)后，蓋章發(fā)出。另一種是對內(nèi)部的公文，按前述流程傳遞后，由簽發(fā)人直接簽發(fā)，不需蓋章，正式文本中簽發(fā)人一欄用其簽名。各部門公文的簽發(fā)：各職能部門公文由其部門負(fù)責(zé)人直接簽發(fā)，不必蓋本公司公章，正式文本中簽發(fā)人一欄用其簽名，但主送一份行政人事部備案。公函的簽發(fā)：如以各部門名義行文，則由部門負(fù)責(zé)人同意后蓋部門公章，如以公司名義行文的，則依管理職責(zé)，由相應(yīng)副總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)同意后，蓋相應(yīng)公章發(fā)出。會議紀(jì)要的簽發(fā)：經(jīng)營性會議紀(jì)要由總經(jīng)理（或會議主持人）審定后，蓋章發(fā)出。傳真件的簽發(fā)：有關(guān)當(dāng)事人直接簽發(fā)傳真件，但如雙方有約定或?qū)Ψ揭?，可在“發(fā)件單位”處同時加蓋公章（須經(jīng)本公司正職或具有相應(yīng)權(quán)限的副職同意）。第十二條公文印發(fā)范圍公文印發(fā)范圍由擬辦部門擬定，行政人事部審核，公文簽發(fā)人或?qū)徟舜_定。各部門公文的印發(fā)范圍自行確定。第十三條公文分送本公司公文分送主要采用簽收、傳真、電報、郵遞、電子郵件等分送方式。一般情況下，分送公文應(yīng)采取簽收方式，對秘密及以上級公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送。采用其它方式分送公文，分送人應(yīng)做好跟蹤、記錄工作。收件工作人員應(yīng)對公文進(jìn)行信封、文件、文號、秘字等的核定。如其中一項不對口，應(yīng)立即通知發(fā)文機(jī)構(gòu)，并登記出錯文件。對封口被撕的公文應(yīng)拒絕簽收。第十四條公司領(lǐng)導(dǎo)收到公文后，根據(jù)《發(fā)文稿紙》、《公文審批表》或《文件審批（傳閱）》的提示作出處理意見（一般每人用時不宜超過兩個工作日，如確需延遲處理，應(yīng)及時知會相關(guān)部門。對“急”和“特急”件，一般應(yīng)按規(guī)定期限處理）。第十五條公文反饋與跟蹤行政人事部文員接到公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，應(yīng)及時將批示件和原件反饋給擬辦部門（一般不超過半個工作日，同時保存批示件及原件的復(fù)印件。）第十六條公文清理、存檔和銷毀各部門文員或相關(guān)工作人員應(yīng)對收發(fā)的公文每周進(jìn)行一次整理，對有存檔價值的第4頁共19頁公文應(yīng)按《檔案管理制度》規(guī)定期限向檔案管理部門整理移交；對各部門公文存檔價值的確定由本部門正職或具有相應(yīng)權(quán)限的副職按《檔案管理制度》規(guī)定確認(rèn)。各部門在每年第一季度內(nèi)，須對上年度形成的公文進(jìn)行清理，有存檔價值的須及時送檔案管理部門保存，對不具存檔價值的公文經(jīng)本部門正職或具有相應(yīng)權(quán)限的副職確認(rèn)后，用碎紙機(jī)或其它方式徹底銷毀。第十七條公文處理一般流程公文處理的四種方式對例行公文的處理：各部門月度工作報告（填寫表格用《部門月度工作報告》格式見附十）等例行公文，由各部門按規(guī)定期限交行政人事部分流。對擬發(fā)文件的處理流程：擬發(fā)公司文件（含公司文件和公司公文）時，首先由擬辦部門擬好文稿、填寫《發(fā)文稿紙》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后（如需部門會簽，則送各相關(guān)部門會簽），按職責(zé)權(quán)限送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會簽后送總經(jīng)理簽發(fā)，或直接送總經(jīng)理簽發(fā)（如超越總經(jīng)理權(quán)限，則在總經(jīng)理簽發(fā)后送董事長簽發(fā)），最后由行政人事部制作下發(fā)。擬發(fā)部門文件，由擬辦部門自行制作發(fā)出。對請示性公文的處理流程：各部門請示性公文由經(jīng)辦人填寫《公文審批表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后，按職責(zé)權(quán)限送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核審批。審批后的請示性公文如需以公司文件形式印發(fā)，且請示的主要內(nèi)容（人員、金額等）得到公司領(lǐng)導(dǎo)同意，可直接交行政人事部制成公司文件后發(fā)出；如請示的主要內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)批示相差較大，應(yīng)由擬辦部門按批示意見修改后按擬發(fā)文件的流程重新上報。審批后的請示性公文如需以部門文件形式印發(fā)，則參照本項流程，由擬辦部門制作發(fā)出。對其它來文（除例行公文、擬發(fā)文件和請示性公文外）的處理流程：行政人事部或各部門文員收到公文后，應(yīng)及時填寫《文件審批（傳閱）箋》，送本部門負(fù)責(zé)人閱處，再由文員根據(jù)閱處意見分送。公文處理流程圖表例行公文的處理流程：例行公文報送流程表：填寫部門例行公文報送時間及接收部門備注各部門月度工作報告每月第1個工作日內(nèi)送行政人事部（2）例行公文分流表:例行公文分流處理部門處理方式時間備注月度工作報告行政人事部行政人事部保存，復(fù)印件送相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)除2、4、10月外每月第4個工作日內(nèi)季度工作報告4月和10月11日內(nèi)員工情況月報表行政人事部原件行政人事部口保存，復(fù)印件送相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)每月第4個工作日內(nèi)財務(wù)報表設(shè)財務(wù)部原件財務(wù)部保存，復(fù)印件送相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)每季度首月17日內(nèi)注：半年和年度工作報告的上交時間臨時通知。2、擬發(fā)公司文件處理流程:2、擬發(fā)公司文件處理流程:3、請示性公文處理流程:經(jīng)擬辦部門負(fù)責(zé)人簽名的請示，

附《公文審批表》如需部門審核，則先會審經(jīng)擬辦部門負(fù)責(zé)人簽名的請示，

附《公文審批表》如需部門審核，則先會審（三）其它來文（除例行公文、擬發(fā)文件和請示性公文外）處理流程:第6頁共19頁其它來文行政人事部文員或各部門文員填

寫《文件審批（傳閱）箋》部門負(fù)責(zé)人閱處文員根據(jù)閱處意見分送第十八條罰則對不按規(guī)定程序傳遞公文，或超出規(guī)定時限傳遞公文，又不能作出合理解釋者，罰款50元—100元。對處理公文不注意保密，致使公司秘