淺談如何提高辦公室文秘工作的質量和水平-秘書文秘論文

4/4淺談如何提高辦公室文秘工作的質量和水平-秘書文秘論文

實際工作中，文秘工作任務繁重，并且文秘工作種類較為復雜，其工作難度較大，具有一定的挑戰(zhàn)性。因此，辦公室領導應對文秘工作進行深入了解，清楚文秘本身的工作性質，在工作中給予支持。另外，文秘工在實際工作中應明確自身定位，遵守職業(yè)道德，在完成領導的要求時，不斷提升自身的專業(yè)素質，從而提高工作效率。除此之外，辦公室主導單位的內外聯(lián)動工作，文秘工扮演著較為重要的角色，在工作過程中，應通過合理的方式舒緩工作壓力，有利于提升工作質量和水平。

一、辦公室文秘工作的重要性及職責

（一）辦公室文秘工作的重要性。辦公室文秘工作主要是服務領導，幫助領導規(guī)劃日?；顒?，并且牢記領導每日應參與的活動。如領導有出差任務，文秘人員應提前安排相關活動流程，并合理安排領導辦公時間，選擇合適的交通出行方式。除此之外，辦公室文秘人員是領導的傳話筒，當領導下達相關指令時，文秘人員應采用合理的方式向各個部門進行傳遞。因此，辦公室文秘人員是上下級傳遞信息的紐帶，對辦公室工作及企業(yè)未來發(fā)展具有重要影響作用。

（二）辦公室文秘工作的主要職責。單位在實際發(fā)展過程中，行政部門及管理中心都隸屬于辦公室，因此辦公室工作較為復雜，具有多樣化的特點。辦公室需要對下級部門傳遞領導下達的任務，還需要向領導轉述下級部門工作實際情況。以上工作任務都屬于文秘工作范圍，不僅任務量較大，還需要關注工作中的各個細節(jié)部分。一旦文秘工作出現(xiàn)失誤，將給單位產(chǎn)生不良影響。

二、辦公室文秘工作存在的問題

（一）缺乏明確的工作目的。在當前辦公室文秘工作發(fā)展過程中，存在辦公室文秘工作缺乏明確工作目的等問題，由于辦公室文秘人員每天面臨著數(shù)量繁多、內容復雜的工作任務，需要通過明確的工作目的、目標，提升工作的質量和水平。同時，辦公室文秘人員要分析領導對于工作的相關意圖，進而避免出現(xiàn)領導意圖傳達錯誤和不及時的問題。目前，很多辦公室文秘人員在工作的過程中，缺乏對工作內容的統(tǒng)籌規(guī)劃與管理，也沒有通過完善各項工作內容之間的關系，充分分析領導工作意圖，提升辦公室文秘工作水平，甚至一些辦公室文秘人員在工作期間，缺乏對單位現(xiàn)狀的透徹理解和認知，給辦公室文秘工作的開展帶來不利影響。

（二）缺乏日常的工作能力。在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，各部門對于人才的需求逐漸增加，并且對于高校辦公室文秘專業(yè)學生培養(yǎng)工作提出新的要求。當前辦公室文秘人員在日常工作和發(fā)展中，存在缺乏工作能力、工作素養(yǎng)有待提升等問題。隨著單位各部門工作任務的增加，導致辦公室文秘工作難度增加，進而很容易導致文秘在日常工作和管理中出現(xiàn)消極問題。同時，部分企業(yè)在招收文秘人員的過程中，缺乏對工作能力、專業(yè)能力、文化素養(yǎng)的全面考慮，所招收的文秘人員，專業(yè)素質有待提升，在日常工作中不能準確了解工作流程，難以肩負起更多的工作任務，從而造成工作效率和質量下降。目前，還存在企業(yè)缺乏對原有文秘人員知識和能力培養(yǎng)力度的問題，沒有通過優(yōu)化文秘人員知識系統(tǒng)，提升現(xiàn)代化工作能力和文化素養(yǎng)，促進辦公室文秘工作有效進行，很容易出現(xiàn)誤解領導意圖，降低工作質量的問題，甚至還會引發(fā)失誤。

（三）創(chuàng)新的意識有待提升。在企業(yè)發(fā)展過程中，需要堅持與時俱進的發(fā)展理念，在優(yōu)化企業(yè)管理模式的基礎上，加強辦公室文秘工作模式優(yōu)化和創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。新時期，辦公室文秘工作還是以傳統(tǒng)工作方式為主，未能結合時代發(fā)展和企業(yè)面臨的市場環(huán)境，提升創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力。同時，以傳統(tǒng)文秘工作方式為主的相關工作，不僅出現(xiàn)落后趨勢，還會導致其工作效果不夠理想。在傳統(tǒng)管理模式的應用中，還會使文秘人員在工作安排、管理等方面面臨諸多阻礙，缺乏對相關工作模式和內容的有效布置?；ヂ?lián)網(wǎng)時代，需要單位內部提升對文秘工作的認識，采用加強對文秘人員創(chuàng)新意識的培養(yǎng)、創(chuàng)新能力的培養(yǎng)等形式，增強文秘人員在信息化技術應用、學習等方面的綜合能力，幫助文秘人員樹立正確的工作理念。部分單位缺乏對文秘人員創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，沒有通過強化其信息化管理能力、技術能力等形式，提升文秘工作人員的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力。

三、提高辦公室文秘工作質量和水平的路徑

（一）提升文秘工職業(yè)能力。在提升辦公室文秘工作質量與水平的過程中，需要強化文秘人員的職業(yè)能力，并通過促進文秘工作人員創(chuàng)新發(fā)展等形式，讓其更好地參與到企業(yè)發(fā)展和相關工作中。首先，需要加強對文秘工公文處理能力的培養(yǎng)，單位可以堅持統(tǒng)一管理的方式，引導文秘人員做好文件登記相關工作，還要在文件審核方面把好收文關口，最主要的是明確文秘工作的目的和目標，通過正確理解領導批示、加強公文內容傳遞分析等形式，更好地提升自身的職業(yè)能力和工作能力。文秘人員可以對收到的公文進行分類擺放，按照相應順序了解文件的緊急性和重要性，進而推動辦公室文秘工作規(guī)范化發(fā)展。文秘人員需要具有靈活的工作理念方式，堅持不拖延、不誤事的基本要求，加強管理觀念的轉變，還要靈活地把文件傳達至各部門。在日常工作中，需要認真仔細地做好文書歸檔工作，并通過明確文秘工作目標、有序擺放和加強公文電子備份等形式，促進公文管理能力和職業(yè)能力水平的提升。文秘人員要不斷強化自身在文件起草方面的職業(yè)能力，通過學習文書起草方式、靈活運用各種文書等形式，培養(yǎng)自身的思想修養(yǎng)和知識儲備，通過更加高質量的文件寫作內容和風格，準確把握領導的講話意圖和語言風格，促進職業(yè)能力的發(fā)展。

（二）提升文秘工的綜合素質。辦公室文秘人員在日常工作過程中，需要提升自我綜合素質與能力。單位需要加強對文秘人員綜合素質和整體素質的培養(yǎng)力度，可以定期對辦公室文秘人員進行培訓，增強文秘工作人員對文秘工作流程、內容的全面了解，還可以通過強化文秘人員表達能力、合作能力、溝通能力等形式，促進相關工作的合理開展。辦公室文秘人員要不斷鞏固自身的專業(yè)知識和溝通交流能力，通過與各部門之間有效溝通互動等形式，促進文秘工作順利開展。文秘人員需要強化自主學習能力，通過對現(xiàn)代化管理系統(tǒng)、知識系統(tǒng)進行學習等策略，提升自我政治素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)，運用現(xiàn)代化的管理理念和方式，推動自我管理能力與水平全面發(fā)展。在提升文秘人員綜合素質的過程中，單位可以采用定期開展文秘工作培訓活動、主題會議等形式，增強文秘人員的創(chuàng)新力和管理能力?；ヂ?lián)網(wǎng)時代，需要加強對文秘人員信息化素養(yǎng)、信息化意識的培養(yǎng)，并通過增強信息化管理能力、信息化管理素養(yǎng)等形式，推動辦公室文秘工作的合理開展，充分落實文秘相關工作。

（三）樹立文秘工大局意識。在辦公室文秘工作水平提升的過程中，需要引導文秘人員樹立大局意識，只有胸懷大局意識，才能推動單位健康發(fā)展。還要考慮單位整體利益，防止因貪圖小便宜而出現(xiàn)不良行為。在日常工作中，要以大局為重，推動各項工作有序開展。為了保障工作圓滿完成，文秘人員必須嚴格規(guī)范自身的行為舉止，并通過樹立大局意識，提高綜合能力水平。為提升工作效率，辦公室文秘人員在工作期間，要考慮待處理工作的整體性特征，并且結合最恰當?shù)牟僮鞣椒?，讓工作達到事半功倍的效果。除此之外，文秘人員還要加強與領導之間的溝通和互動，通過及時向上級部門遞送相關信息等形式，在最短的時間內解決問題，為推動后續(xù)工作的順利開展提供保障。

（四）要加強學習，不斷提高業(yè)務技能。當今時代，社會發(fā)展日新月異。文秘人員一定要樹立學習意識，不斷提高業(yè)務技能。首先，要認真學習黨的路線方針政策，做到政治意識明確，才能保證正確的工作方向；其次，要加強辦公室業(yè)務知識的學習，了解時代發(fā)展變化，努力學習文秘工作的經(jīng)驗和做法，提高自己的業(yè)務水平；最后，要掌握現(xiàn)代辦公設備和技術的應用，更加高效地做好