對(duì)圖書館檔案管理的思考-檔案管理論文

4/4對(duì)圖書館檔案管理的思考-檔案管理論文

[中圖分類號(hào)]G271[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]B[文章編號(hào)]1009-2234(2023)06-0132-02??

21世紀(jì)隨著社會(huì)的進(jìn)步知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的形成和社會(huì)信息化的迅猛發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化已成為現(xiàn)代圖書館的發(fā)展方向檔案管理作為圖書館管理的一部分,也同樣越來(lái)越依賴于電腦等數(shù)字化設(shè)備,同時(shí),數(shù)字化設(shè)備的管理也需要建立技術(shù)設(shè)備管理檔案,所以加強(qiáng)圖書館檔案管理問(wèn)題已迫在眉睫

一檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)和特點(diǎn)

1.檔案管理的內(nèi)容

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的,保存?zhèn)洳榈奈淖謭D像聲音及其它各種形式的原始紀(jì)錄檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容:一是對(duì)檔案資源的管理,也稱檔案實(shí)體管理;二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理,稱檔案信息管理檔案實(shí)體管理包括檔案的收集整理鑒定保管等內(nèi)容通過(guò)檔案資源建設(shè)來(lái)建立科學(xué)合理的資源體系,是對(duì)管理中各項(xiàng)工作紀(jì)錄的科學(xué)合理的管理,同時(shí)也是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)檔案信息組織是對(duì)檔案中包含的信息內(nèi)容進(jìn)行揭示加工和存貯,形成二次文獻(xiàn),便于檔案信息的開發(fā)和利用,它是為管理工作服務(wù)并對(duì)促進(jìn)管理工作的改進(jìn)提供一手材料

2.檔案管理的性質(zhì)和特點(diǎn)

檔案管理工作是一種管理活動(dòng)就圖書館來(lái)說(shuō),檔案管理是管理工作的一部分,又是圖書館各項(xiàng)管理工作的組成部分,如設(shè)備管理檔案是設(shè)備管理的一部分;人事檔案是人事管理的一部分;行政管理檔案是行政管理的一部分;技術(shù)檔案是技術(shù)設(shè)備管理的一部分

檔案管理工作包含了信息的輸入存貯加工輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程,是一種信息控制系統(tǒng)因?yàn)闄n案具有原始紀(jì)錄性的特點(diǎn),所以檔案管理具有檔案資源積累過(guò)程的緩慢性和檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性及檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)保密性

二檔案管理建設(shè)在圖書館管理中的必要性

檔案管理是一種信息控制系統(tǒng),檔案的建立需要圖書館各個(gè)部門的材料匯集材料是在管理工作中形成的,其形成和管理也就是各部門的管理工作之一搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過(guò)加工輸出又為管理工作服務(wù)提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)同時(shí),通過(guò)對(duì)檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進(jìn)管理工作的作用檔案管理是圖書館管理的一部分,同時(shí)又顯現(xiàn)和作用于整個(gè)圖書館管理當(dāng)中所以說(shuō)檔案管理不能簡(jiǎn)單的說(shuō)是圖書館管理的一部分以哈爾濱師范大學(xué)圖書館為例,根據(jù)機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分析檔案管理和圖書館管理的關(guān)系:?ジ?:圖書館管理與檔案管理關(guān)系圖(見下頁(yè))

利用這個(gè)關(guān)系圖不難看出檔案管理融合在各個(gè)管理層面當(dāng)中,又有自己相對(duì)獨(dú)立的管理,相對(duì)獨(dú)立的管理又作用于各個(gè)管理層面當(dāng)中因而加強(qiáng)檔案管理與建設(shè)對(duì)圖書館管理水平的提高有著重要意義

三圖書館檔案管理建設(shè)面臨的問(wèn)題

1.檔案管理建設(shè)工作的問(wèn)題

目前少數(shù)圖書館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案建設(shè)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足,長(zhǎng)期以來(lái)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)存在“檔案工作說(shuō)起來(lái)重要,做起來(lái)次要,忙起來(lái)不要”的工作作風(fēng),常常是做了好多工作都在腦子里裝著卻沒有及時(shí)建立完整的檔案,認(rèn)為部門檔案管理是額外負(fù)擔(dān),這樣就不能為今后工作的總結(jié)和改進(jìn)提供?ね際楣莨芾磧氳蛋腹芾砉叵低疾慰家讕?,也不能為自己的繼任者提供寶貴的管理經(jīng)驗(yàn),這是無(wú)形資產(chǎn)的流失,是資源的浪費(fèi)此外,有的在收集基層各部門歸檔材料時(shí),為了自己工作考查方便,也不愿意將文件材料送交檔案管理部門在基層部門文件材料立卷歸檔過(guò)程中,不是常常以種種理由進(jìn)行搪塞,就是采取漠然視之的態(tài)度,這樣就會(huì)造成檔案歸檔不全,使檔案管理工作很難有效的開展下去

2.圖書館管理中存在的問(wèn)題

(1)各項(xiàng)規(guī)章制度不完善,缺少檔案管理制度及管理工作中的建檔制度一人一個(gè)干法,缺少規(guī)范化,使檔案建設(shè)受阻

(2)隨著科技的發(fā)展以及各種電子儀器設(shè)備的劇增,這些設(shè)備的使用管理操作規(guī)程基本技術(shù)等缺少技術(shù)檔案的建立技術(shù)檔案建立后,不僅可以幫助管理者迅速完成各項(xiàng)維護(hù)工作,而且使后續(xù)專業(yè)技術(shù)人員能很快地熟悉整個(gè)圖書館的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)設(shè)備的配置運(yùn)行情況,盡快地投入工作只有這樣才能避免因?yàn)閭€(gè)別專業(yè)技術(shù)人員調(diào)離等原因,使圖書館的現(xiàn)代化管理工作處于被動(dòng)情況的出現(xiàn)

(3)人才隊(duì)伍不穩(wěn)定,人員流動(dòng)過(guò)于頻繁,工作缺少連續(xù)性,使檔案搜集和檔案管理缺少穩(wěn)定性和長(zhǎng)期性

3.在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

(1)電子檔案的原始紀(jì)錄性法律憑證性和保密安全性受到?jīng)_擊

(2)缺少數(shù)字環(huán)境下規(guī)范的管理辦法

四網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化信息化環(huán)境下檔案管理的對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè),提高檔案管理在管理工作中的地位,增加檔案管理建設(shè)的投入

為適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需求,提高檔案管理在管理中的地位,增加檔案管理建設(shè)的投入,首先應(yīng)當(dāng)?shù)玫筋I(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,這是做好檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)工作的前提和關(guān)鍵,其次是在檔案建設(shè)中加大設(shè)備才力的投入,為檔案現(xiàn)代化管理提供保障,這樣才能有效地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案收集整理鑒定保管和統(tǒng)計(jì)等日常管理工作,實(shí)行文檔一體化管理,促進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程

2.選用具有較高職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)的人才進(jìn)行檔案管理

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代是真正以人為本的時(shí)代知識(shí)經(jīng)濟(jì)的第一資源是智力資源,而擁有治理資源的是高素質(zhì)的人才,要想提高檔案管理水平,實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,更重要的是人的思想觀念和智力水平的現(xiàn)代化,這是檔案工作現(xiàn)代化的深層次的目標(biāo)檔案管理者是檔案建設(shè)的直接執(zhí)行人,他的執(zhí)行情況直接影響檔案現(xiàn)代化建設(shè)的成敗

3.強(qiáng)化檔案管理中各種激勵(lì)機(jī)制的運(yùn)用

保證部門立卷制度的順利貫徹,保證兼職檔案員切實(shí)認(rèn)真做好歸檔工作,保證歸檔案卷質(zhì)量,可以采取部門立卷評(píng)估與部門領(lǐng)導(dǎo)考評(píng)部門工作評(píng)優(yōu)評(píng)選先進(jìn)等相結(jié)合,使人的積極性得到充分的發(fā)揮,從而激發(fā)圖書館檔案建設(shè)的自覺性,推進(jìn)檔案建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)程,進(jìn)一步改進(jìn)圖書館管理水平只有如此,才能保證部門立卷工作的貫徹執(zhí)行,解決歸檔難歸檔案卷齊全率低及質(zhì)量差的問(wèn)題

4.建立標(biāo)準(zhǔn)