交付及售后服務(wù)管理程序ISO9001

1D交付及售后服務(wù)管理程序文件類別受控文件文件編號生效日期1編制審核批準1

第3頁共6頁編制質(zhì)量工程部文件名稱交付及售后服務(wù)管理程序文件編號日期目的為規(guī)范售后服務(wù)工作，滿足用戶的的需求，保證用戶在使用我公司產(chǎn)品時，能發(fā)揮最大的效益，提高用戶對產(chǎn)品的滿意度和信任度，提高產(chǎn)品的市場占有率，制定本程序。范圍適用于售后服務(wù)工作，滿足用戶的的需求定義無職責(zé)業(yè)務(wù)部：作為公司外部顧客的代表，是公司產(chǎn)品售后服務(wù)管理的唯一聯(lián)絡(luò)窗口。質(zhì)量部：回復(fù)產(chǎn)品的顧客抱怨。生產(chǎn)部：作為內(nèi)部客戶調(diào)查之主導(dǎo)單位。在公司內(nèi)部，下一道工序為上道工序的顧客，各道工序的主管負責(zé)日常的工作處理，并要求及時準確地向上一級主管匯報。在確定所要求的交付后活動的覆蓋范圍和程度時，組織應(yīng)考慮：a）法律法規(guī)要求；b）與產(chǎn)品和服務(wù)相關(guān)的潛在不良的后果；c）產(chǎn)品和服務(wù)的性質(zhì)、使用和預(yù)期壽命；d）顧客要求；e）顧客反饋。程序交付前的準備產(chǎn)品終檢合格后，由物流員與顧客聯(lián)系，落實交付事宜。業(yè)務(wù)員根據(jù)聯(lián)系情況作出交付安排，并通知倉庫辦理出庫手續(xù)。如為他方代運，應(yīng)和代運方簽訂合同協(xié)議，明確質(zhì)量職責(zé)。發(fā)運前，憑業(yè)務(wù)出具的《發(fā)貨單》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后方可辦理成品出庫。倉庫保管員必須按《發(fā)貨單》逐一核實，如發(fā)現(xiàn)錯、漏裝等問題時，應(yīng)重新按清單要求調(diào)整，直至確認無誤。交付顧客自提如合同規(guī)定或經(jīng)商定由顧客自己提貨,則由銷售內(nèi)勤和成品倉庫保管員與對方來人共同按《成品發(fā)貨單》核對,如發(fā)現(xiàn)清單與實物不符,銷售內(nèi)勤應(yīng)查明原因,經(jīng)公司營銷部經(jīng)理同意,顧客再次確認無誤后,重新裝箱，并在公司提供的《發(fā)貨單》上簽明收貨人的姓名后方可交付。供方送貨合同規(guī)定，由供方負責(zé)送貨，應(yīng)視運輸可能和經(jīng)濟性，采用公司車隊送貨或委托外部運輸兩種方式；當需要委托外部運輸時，由業(yè)務(wù)員負責(zé)聯(lián)系運輸單位，并對其運輸質(zhì)量保證能力進行驗證。在出運時，由司機點收數(shù)量，并在《出庫單》或《送貨單》上簽名，交付車隊。產(chǎn)品運抵目的地后,由顧客按照《發(fā)貨清單》內(nèi)容開箱核對,如發(fā)現(xiàn)清單與實物不符或其它質(zhì)量問題時，由顧客直接與業(yè)務(wù)人員聯(lián)系,經(jīng)供貨方確認,同意后卸貨或退貨。最后顧客在《送貨單》上簽收實收數(shù)量，由委托運輸方司機帶回交給供貨方。根據(jù)協(xié)議規(guī)定，途中發(fā)生短少、受潮等損失,一切責(zé)任由委托運輸方全部負責(zé)。第4頁共6頁編制質(zhì)量工程部文件名稱交付及售后服務(wù)管理程序文件編號日期外部顧客反饋：需求、投訴、抱怨業(yè)務(wù)部在接到顧客抱怨后，根據(jù)抱怨內(nèi)容填寫《售后服務(wù)及反饋記錄》，若客戶有特殊格式要求即按客戶的格式填寫，并附相關(guān)資料，交由品管部進行調(diào)查或研判，業(yè)務(wù)部登記下發(fā)及收回的記錄。質(zhì)量部研判原因后，若為本公司責(zé)任時，則召集相關(guān)單位研擬對策，并由相關(guān)單位進行改善；若非屬本公司之責(zé)任，則直接轉(zhuǎn)營銷部通知顧客。對未及時回復(fù)營銷部，品管部應(yīng)于月底前提出說明報告。根據(jù)合同及技術(shù)協(xié)議的要求，對保修期內(nèi)，因產(chǎn)品的制造，裝配及材料等質(zhì)量問題造成各類故障或零件損壞，無償為用戶維修或更換相應(yīng)零配件。對保修期外的產(chǎn)品，通過銷售報價（包括零配件，人員出差等）費用迅速，果斷排除故障，讓用戶滿意。外部信息的收集處理業(yè)務(wù)部應(yīng)不定期以電話、傳真及顧客訪談等方式搜集、匯總訪談內(nèi)容，如為抱怨內(nèi)容，依3.1執(zhí)行；如為建議或要求，業(yè)務(wù)部召集相關(guān)單位開評審會，若判斷可以滿足要求時，即確定權(quán)責(zé)及實施日期并執(zhí)行，由營銷部回復(fù)顧客。若不可行時，由業(yè)務(wù)部與顧客協(xié)調(diào)，取得顧客同意。定期組織人員對重點銷售區(qū)域和重點客戶進行走訪，了解產(chǎn)品的使用情況，征求用戶對產(chǎn)品在設(shè)計，裝配，工藝等方面的意見，對合同中要求進行安裝調(diào)試的，在規(guī)定的時間內(nèi)，組織人員對產(chǎn)品進行安裝調(diào)試及對用戶工作人員進行培訓(xùn)外部顧客不良退貨和拒收產(chǎn)品：對于顧客的不良退貨，由業(yè)務(wù)部與客戶以郵件或去客戶現(xiàn)場確認的形式確認不良的狀況，若屬合約范圍內(nèi)的不良則由營銷部通知相關(guān)部門商討解決方案，并將結(jié)果匯報管理代表；若超出合約范圍或?qū)︻櫩驮斐芍卮笥绊懙牟涣?，則按顧客抱怨5.1執(zhí)行；若由品管確認該批退貨已在之前依5.1進行處理，則不再重復(fù)處理。以上工作確認全部完成后，不良品做報廢處理并由品管部開據(jù)報廢申請單。質(zhì)量部與業(yè)務(wù)部每月統(tǒng)計顧客退貨率，并分析與改進（或可采用QC手法）。當出現(xiàn)顧客拒收產(chǎn)品并對顧客的生產(chǎn)造成或即將造成停產(chǎn)等重大影響時，應(yīng)由業(yè)務(wù)部召集，立即組成由經(jīng)理級以上主管任組長的調(diào)查組，全權(quán)負責(zé)處理該事件，并隨時向總經(jīng)理匯報進展情況。待該事件完全處理完成后，將整個處理過程以報告書的形式報請總經(jīng)理。售后服務(wù)的標準及要求售后服務(wù)人員必須樹立用戶滿意是檢驗服務(wù)工作標準的理念，要竭盡全力為用戶服務(wù)，覺不允許頂撞用戶和與用戶發(fā)生口角在服務(wù)中積極，熱情，耐心的解答用戶提出的各種問題，傳授維修保養(yǎng)常識，用戶問題無法解答時，應(yīng)耐心解釋，并及時報告售后服務(wù)總部協(xié)助解決服務(wù)人員應(yīng)舉止文明，禮貌待人，主動服務(wù)，和用戶監(jiān)理良好的關(guān)系接到服務(wù)信息，應(yīng)在24小時內(nèi)答復(fù)，需現(xiàn)場服務(wù)，在規(guī)定時間內(nèi)到達現(xiàn)場，履行對客戶的承諾。決不允許服務(wù)人員向用戶索要財務(wù)或變相提出無理要求服務(wù)人員對產(chǎn)品發(fā)生故障，要判斷準確，及時修復(fù)，不允許同一問題重復(fù)修理的情況服務(wù)人員完成工作任務(wù)后，要認真填寫“售后服務(wù)報告單”，必須讓用戶填寫售后服務(wù)滿意調(diào)查表對于外調(diào)產(chǎn)品，或配套件的質(zhì)量問題，原則上由售后服務(wù)總部協(xié)調(diào)采購部由外協(xié)廠家解決重大質(zhì)量問題，反饋公司有關(guān)部門予以解決建立售后服務(wù)來電來函的登記，做好售后服務(wù)派遣記錄，以及費用等各項報表管理考核投訴方式：用戶以來電、來函、來人方式反應(yīng)服務(wù)人員工作中表現(xiàn)不良即為投訴

第5頁共6頁編制質(zhì)量工程部文件名稱交付及售后服務(wù)管理程序文件編號日期因以下原因造成用戶投訴的，一經(jīng)查實，記大過一次，并采取有效措施挽回影響和用戶發(fā)生口角，頂撞用戶;對用戶索要財物，并提出無理要求的;因個人原因未及時為用戶服務(wù)的;因個人原因造成同一問題重復(fù)修理的.實事求是按公司財務(wù)制度和銷售中心的有關(guān)規(guī)定報銷，提交報銷的各種票據(jù)應(yīng)真實、合法、有效，出差的票據(jù)與出差地應(yīng)相符，否則不予報銷，一旦發(fā)現(xiàn)弄虛作假的行為，視情節(jié)給予記過、記大過、辭退直至追究法律責(zé)任每次服務(wù)結(jié)束，未來電總部擅自離開的，罰款50元/次因個人原因未按規(guī)定時間到達用戶現(xiàn)場的，罰款50元/次用戶服務(wù)報告書未詳盡記載（如故障原因，解決辦法、更換零件名稱等），罰款20元/次6.2用戶服務(wù)售后配件生產(chǎn)計劃、發(fā)貨流程

6.3用戶服務(wù)資料歸檔流程相關(guān)文件每月統(tǒng)計售后服務(wù)數(shù)據(jù)（每月4號前報公司企管室），包括：.安