DCC文件管控作業(yè)培訓(xùn)教材PPTJH

ISO9001:2008、ISO14001:2015、TS16949:2009DCC文控中心文件管控作業(yè)培訓(xùn)教材YaoJun2023/1/311綱要文控職責(zé)文控范圍文件級(jí)別受控文件類型文件編制、審批權(quán)限文件編號(hào)文件發(fā)行、修訂、作廢、遺失處理流程文件分類整理、檢索、保存記錄的填寫(xiě)、整理、檢索、保存YaoJun2023/1/312文控職責(zé)

對(duì)公司/部門(mén)文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、保管、使用、更改、標(biāo)識(shí)、回收和作廢等全過(guò)程進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用的文件均為有效版本。按規(guī)章辦事；按文件控制程序處理文件,并按要求分發(fā)文件到每個(gè)部門(mén)；控制文件及編號(hào)；確保所有發(fā)出的受控文件均有“受控文件”印章，此印章復(fù)印無(wú)效；確?，F(xiàn)場(chǎng)所使用的文件均為有效版本，作廢文件撤出現(xiàn)場(chǎng)；對(duì)部門(mén)文件進(jìn)行分類整理、檢索、保存；YaoJun2023/1/313范圍APPLICATION申請(qǐng)/編制APPROVAL批準(zhǔn)ISSUANCE發(fā)行CANCEL取消RECALL回收UPDATE更新RETENTION保留CHECK檢查/審核文件控制范圍YaoJun2023/1/314需形成文件的信息&證據(jù)NO標(biāo)準(zhǔn)條款形成文件的信息14.3確定質(zhì)量管理體系的范圍質(zhì)量管理體系范圍：產(chǎn)品和服務(wù)、刪減的驗(yàn)證方法

24.4質(zhì)量管理體系及其過(guò)程必要的方式保留維護(hù)體系及過(guò)程的文件信息（原手冊(cè)程序文件）35.2質(zhì)量方針質(zhì)量方針46.2質(zhì)量目標(biāo)及其實(shí)施的策劃質(zhì)量目標(biāo)57.1.5監(jiān)視和測(cè)量資源提供監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備滿足使用要求的證據(jù)67.2能力

提供能力的證據(jù)78.1運(yùn)行策劃和控制確信過(guò)程按策劃的要求實(shí)施的證據(jù)88.2.3與產(chǎn)品和服務(wù)有關(guān)要求的評(píng)審評(píng)審與產(chǎn)品和服務(wù)有關(guān)的要求的結(jié)果98.3.5設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)的輸出

組織應(yīng)保留來(lái)源于設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)過(guò)程的文件信息

108.3.6設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)變更保留設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)過(guò)程用到的文件信息

118.4.1總則組織應(yīng)保留績(jī)效、外部供者再評(píng)估的測(cè)評(píng)和監(jiān)控結(jié)果的文件信息128.5.1產(chǎn)品生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制b)必要時(shí)，獲得表述活動(dòng)的實(shí)施及其結(jié)果138.5.2

標(biāo)識(shí)和可追溯性在有可追溯性要求的場(chǎng)合，控制產(chǎn)品的唯一性標(biāo)識(shí)，并保持形成文件的信息。148.5.6

變更控制變更的評(píng)價(jià)結(jié)果、變更的批準(zhǔn)和必要的措施158.6

產(chǎn)品和服務(wù)的放行在形成文件信息中指明有權(quán)放行產(chǎn)品以交付給顧客的人員168.7

不合格產(chǎn)品和服務(wù)不合格品的性質(zhì)以及所采取的任何措施的信息包括讓步179.1.1

總則提供“監(jiān)視和測(cè)量活動(dòng)結(jié)果”的證據(jù)。189.2

內(nèi)部審核提供審核方案實(shí)施和審核結(jié)果的證據(jù)”199.3

管理評(píng)審提供管理評(píng)審的結(jié)果及采取措施的證據(jù)。2010.2

不符合與糾正措施不符合的性質(zhì)及隨后采取的措施、糾正措施的結(jié)果YaoJun2023/1/315文件級(jí)別1)手冊(cè)(manual---MA)——質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康主要功能是將管理層的方針及目標(biāo)以文件形式告訴全體員工或顧客2)程序文件(procedure---PR)—文件控制程序是指導(dǎo)員工如何進(jìn)行及完成手冊(cè)內(nèi)容所表達(dá)的方針及目標(biāo)的文件3)支持文件(workinstruction---WI)——SOP，SIP，崗位要求詳細(xì)說(shuō)明特定作業(yè)是如何運(yùn)作的關(guān)系4)記錄表格(record---RE)

是用于證實(shí)產(chǎn)品或服務(wù)是如何依照所定要求運(yùn)作的文件YaoJun2023/1/316受控文件類型手冊(cè)程序文件操作規(guī)程作業(yè)指導(dǎo)書(shū)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)APQPFMEA表格年度質(zhì)量目標(biāo)目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案年度培訓(xùn)計(jì)劃崗位職責(zé)要求工程/工藝更改書(shū)外部客戶文件年度內(nèi)外審資料年度管理評(píng)審YaoJun2023/1/317文件編制、審批權(quán)限

具體參照本司《文件編制及管理實(shí)施辦法》規(guī)定執(zhí)行文件類型編制、修訂、廢止編號(hào)提供審核批準(zhǔn)備案部門(mén)文件分發(fā)、回收手冊(cè)文件手冊(cè)編寫(xiě)小組DCC文控中心管理者代表總經(jīng)理DCC文控中心DCC文控中心程序文件手冊(cè)編寫(xiě)小組/各部門(mén)DCC文控中心管理者代表總經(jīng)理DCC文控中心DCC文控中心標(biāo)準(zhǔn)化文件技術(shù)研究院技術(shù)工程部DCC文控中心職能部門(mén)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理師總工程師總部技術(shù)部長(zhǎng)總經(jīng)理DCC文控中心DCC文控中心公司管理類文件綜合管理部行政人力資源部DCC文控中心職能部門(mén)主管/部長(zhǎng)/廠長(zhǎng)/總經(jīng)理/主任會(huì)審管理者代表總經(jīng)理總裁辦主任總裁DCC文控中心DCC文控中心部門(mén)管理類文件權(quán)責(zé)部門(mén)經(jīng)辦人員DCC文控中心部門(mén)負(fù)責(zé)人管理者代表總經(jīng)理總裁辦主任總裁DCC文控中心DCC文控中心表單權(quán)責(zé)部門(mén)經(jīng)辦人員DCC文控中心部門(mén)負(fù)責(zé)人管理者代表DCC文控中心DCC文控中心YaoJun2023/1/318文件編號(hào)原則第一、二級(jí)文件編碼規(guī)則

YaoJun2023/1/319文件編號(hào)原則第一、二級(jí)文件編碼規(guī)則NO.文件類型公司總部代碼分公司代碼權(quán)責(zé)部門(mén)代碼,共同運(yùn)用的,則以PU(Publicuse)表示具體見(jiàn)<文件編制及管理實(shí)施辦法>第5.6.6系列條款順序號(hào)舉例1QEM手冊(cè)文件總部HM或浙江ZJ或珠海ZH或蘇州SZ或天津TJ或甘肅GS或等所在省、市的拼音,泰國(guó)TCPU公共運(yùn)用001-999QEM/HMPU–001/A1

質(zhì)量環(huán)境手冊(cè)2QEP程序文件DC001-999QEP/HMDC-001/A1

QEP/HMIM-014/A1文件與資料控制程序化學(xué)品管理程序YaoJun2023/1/3110文件編號(hào)原則第三級(jí)文件編碼規(guī)則具體參照本司《文件編制及管理實(shí)施辦法》規(guī)定執(zhí)行YaoJun2023/1/3111文件編號(hào)原則第三階文件編碼規(guī)則NO文件類型分公司/分廠與車間組織代碼分公司或車間代碼權(quán)責(zé)部門(mén)代碼組織職能特性代碼產(chǎn)品類型順序號(hào)例如/參考1技術(shù)指導(dǎo)類文件WICZJ/ZH/TJ/GS參照《文件編制及管理實(shí)施辦法》表5執(zhí)行網(wǎng)板WB網(wǎng)片WP超細(xì)過(guò)濾器CX貫流GL軸流ZL離心LX渦輪WL金屬風(fēng)輪FL縫制網(wǎng)板FZ硅芯管GX阻沙網(wǎng)ZS新材料CL001-999WIC/ZHJC-FL001/A1ZY/QC/JC/SC/JS2管理類文件MSC公司總部代碼分公司代碼分廠與車間組織代碼權(quán)責(zé)部門(mén)代碼組織職能特性代碼/001-999MSC/ZJIM-001/A1

廢水管理方案HM/ZJ/ZH/TJ/GSQC/HR/MF等第四階文件編碼規(guī)則NO文件類型公司總部代碼及各分公司和分廠與車間組織代碼權(quán)責(zé)部門(mén)代碼組織職能特性代碼,公用表單可用PU表示順序號(hào)例如/參考1

四級(jí)文件代碼HM/ZJ/ZH/TJ/GS具體參照5.6.4公司各職能管理部門(mén)和管理部門(mén)組織職能之特性代碼001-999FRC/ZJDC-001/A文件制定/修訂/廢止申請(qǐng)表FRCDC/HR/MF/MR/IA等YaoJun2023/1/3112文件發(fā)行、修訂、作廢、遺失處理流程流程圖具體參見(jiàn)文件與資料控制程序第8章職責(zé)權(quán)限相關(guān)說(shuō)明工作表單各部門(mén)各職責(zé)部門(mén)編制文件文件編制表格DCC文控中心管理類文件向企業(yè)辦索取編碼，技術(shù)類文件向知識(shí)產(chǎn)權(quán)部索取編碼/分管領(lǐng)導(dǎo)管理類文件提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核，體系類文件提交管代審核，技術(shù)類文件提交技術(shù)部/知識(shí)產(chǎn)權(quán)部審核/分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理管理類文件可由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)/總經(jīng)理批準(zhǔn)；體系類文件及技術(shù)類文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)；/CC文控中心管理類、體系類文到企業(yè)辦備案；技術(shù)類文件到知識(shí)產(chǎn)權(quán)部備案；受控文件需蓋受控印章后下發(fā)；/編制部門(mén)文件備案后，編制部門(mén)將批準(zhǔn)后文件下發(fā)到相關(guān)聯(lián)部門(mén)；有作廢文件的，同時(shí)收回作廢文件；《文件分發(fā)回收記錄》權(quán)責(zé)部門(mén)文件修訂由文件中涉及到的權(quán)責(zé)部門(mén)提出，并填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)通知單》說(shuō)明修訂原因；文件修訂原因得到編制部門(mén)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后進(jìn)行文件修訂；《文件更改申請(qǐng)通知單》編制部門(mén)2.1當(dāng)出現(xiàn)文件需作廢時(shí)，編制部門(mén)提出《文件/記錄銷毀申請(qǐng)表》，說(shuō)明原因，提交申請(qǐng)；《文件/記錄銷毀申請(qǐng)表》分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理2.2《文件/記錄銷毀申請(qǐng)表》提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核，上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；《文件/記錄銷毀申請(qǐng)表》編制部門(mén)DCC2.3各文件編制部門(mén)負(fù)責(zé)回收下發(fā)的作廢文件；技術(shù)類文件由知識(shí)產(chǎn)權(quán)部回收；公司管理類文件及體系文件由企業(yè)辦回收；《文件分發(fā)回收記錄》DCC文控中心2.4對(duì)回收后的作廢文件，DCC要及時(shí)銷毀，并注銷相應(yīng)文件編號(hào)；《文件/記錄銷毀申請(qǐng)表》使用部門(mén)3.1文件使用部門(mén)當(dāng)出現(xiàn)文件遺失時(shí)，可說(shuō)明原因，并提出申請(qǐng)；DCC文控中心3.2權(quán)責(zé)部門(mén)和人員負(fù)責(zé)審核，并提交申請(qǐng)；3.3根據(jù)申請(qǐng)重新發(fā)放文件，并做好發(fā)放登記；《文件分發(fā)回收記錄》YaoJun2023/1/3113記錄填寫(xiě)、整理、檢索記錄:

記錄是記載過(guò)程狀態(tài)和過(guò)程結(jié)果的文件，是質(zhì)量管理體系文件的一個(gè)重要組成部分.

所謂過(guò)程狀態(tài)主要針對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的形成過(guò)程和體系的運(yùn)行過(guò)程，而過(guò)程結(jié)果則是指體系運(yùn)行效果和產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求的程度。根據(jù)記錄的上述特性，記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。質(zhì)量記錄：質(zhì)量記錄是體系文件的組成部分。質(zhì)量記錄是對(duì)產(chǎn)品達(dá)到所要求的質(zhì)量和質(zhì)量體系有運(yùn)行的證實(shí)。對(duì)需要控制的質(zhì)量記錄，可分為下列兩種類型：

1)與質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)的記錄，包括：“質(zhì)量體系審核報(bào)告；質(zhì)量成本報(bào)告；設(shè)計(jì)評(píng)審報(bào)告；設(shè)計(jì)驗(yàn)證記錄；設(shè)計(jì)更改記錄；工藝更改記錄；合同評(píng)審記錄；質(zhì)量培訓(xùn)、考核記錄等等。

2)與產(chǎn)品有關(guān)的記錄，包括：產(chǎn)品鑒定報(bào)告；產(chǎn)品審核報(bào)告：產(chǎn)品驗(yàn)證報(bào)告；質(zhì)量檢驗(yàn)記錄；產(chǎn)品試驗(yàn)記錄；不合格品處置報(bào)告；產(chǎn)品讓步記錄，等等。

YaoJun2023/1/3114質(zhì)量記錄的作用：

A.質(zhì)量記錄是信息管理的重要內(nèi)容。離開(kāi)及時(shí)、真實(shí)的質(zhì)量記錄，信息管理就沒(méi)有實(shí)際義意。B.質(zhì)量記錄是記載過(guò)程狀態(tài)和過(guò)程結(jié)果的文件。C.質(zhì)量記錄是一種客觀證據(jù)，是一個(gè)組織質(zhì)量保證的證實(shí)文件。D.質(zhì)量記錄為采取預(yù)防措施和糾正措施提供了依據(jù)。E.質(zhì)量記錄有利于產(chǎn)品標(biāo)識(shí)和可追溯性。記錄填寫(xiě)：記錄的填寫(xiě)要求及時(shí),真實(shí),準(zhǔn)確,按規(guī)定進(jìn)行填寫(xiě).字跡清晰,不得涂改;若有填錯(cuò),用＝線或/線劃掉,在旁邊重新填寫(xiě)上正確數(shù)值,并簽上修改人名字,填寫(xiě)修改日期.當(dāng)出顯記錄空白欄目無(wú)內(nèi)容可填寫(xiě)時(shí),要求在空白的適中位置畫(huà)一橫線,表示記錄已被關(guān)注,只是無(wú)內(nèi)容可填.如何是縱向幾行均無(wú)內(nèi)容可填寫(xiě),用一斜線代之.記錄的簽署(檢測(cè)人,審核人,批準(zhǔn)人)均應(yīng)簽署全名,盡可能清晰易辨不允許有姓無(wú)名或有名無(wú)姓存在.YaoJun2023/1/3115記錄整理、保存、檢索：

記錄是一種特殊類型的文件。故記錄的整理、保存、檢索可按照文件要求進(jìn)行分級(jí)整理保存，按照《記錄控制程序》和《記錄控制一覽表》中規(guī)定的保存年限進(jìn)行保存。YaoJun2023/1/3116文件分類整理、檢索、保存YaoJun2023/1/3117YaoJun2023/1/3118整理（SEIRI）：區(qū)分必需與非必需品，把非必需品處理，在崗位上只放必須品。6S管理YaoJun2023/1/3119因缺乏整理造成的浪費(fèi)空間浪費(fèi)資金浪費(fèi)時(shí)間浪費(fèi)人力資源浪費(fèi)如何進(jìn)行整理？區(qū)分必需品與非必需品。將必需品的適量降到最低程度；處理非必需品；YaoJun2023/1/3120整頓（SEITON）：把區(qū)分好的東西分區(qū)作好標(biāo)識(shí)，必需品定置存放，在30秒內(nèi)找到要找的東西；YaoJun2023/1/3121整理不好造成的浪費(fèi)A.尋找時(shí)間的浪費(fèi)；B.停止和等待的浪費(fèi)；C.認(rèn)為本單位沒(méi)有而盲目購(gòu)買(mǎi)所造成的浪費(fèi)；D.計(jì)劃變更而產(chǎn)生的浪費(fèi)；E.交貨期延遲而產(chǎn)生的浪費(fèi)。YaoJun2023/1/3122尋找物料百態(tài)圖YaoJun2023/1/3123如何進(jìn)行整頓？徹底地進(jìn)行整理確定放置場(chǎng)所規(guī)定擺放方法進(jìn)行標(biāo)識(shí)色線的含義有以下幾種：①黃線，它是屬于那種可移動(dòng)的設(shè)置，也是一種臨時(shí)的擺設(shè)；②白線就是作業(yè)區(qū)；③紅線就是不良區(qū)跟不良品。③綠色：料區(qū)、成品區(qū)YaoJun2023/1/3124清掃（SEISO）：將崗位保持在無(wú)垃圾、無(wú)灰塵、干凈整潔的狀態(tài)；YaoJun2023/1/3125清潔（SEIKETSU）：將前3S進(jìn)行到底，并且制度化、管理透明化；素養(yǎng)（SHITSUKE）：對(duì)于規(guī)定的事，嚴(yán)格遵守、嚴(yán)格執(zhí)行；安全（SAFETY）：生產(chǎn)安全，人人有責(zé)；安全生產(chǎn)、預(yù)防為主。YaoJun2023/1/3126文件的分類整理原則和方法一級(jí)分類：按照各部門(mén)所產(chǎn)生的不同性質(zhì)的文件分部門(mén)來(lái)分類或以各部門(mén)的字母來(lái)代表（公司編號(hào)表）二級(jí)分類：按照文件類型來(lái)劃分；例如：通知，會(huì)議記錄，申請(qǐng)書(shū)，檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，檢驗(yàn)報(bào)告、培訓(xùn)計(jì)劃等等，按照不同的類目進(jìn)行分類；三級(jí)分類：按照文件年份來(lái)劃分，分月進(jìn)行分類整理；例如：2010年入庫(kù)記錄（1月份入庫(kù)記錄，2月份入庫(kù)記錄……）；2010年原材料檢驗(yàn)報(bào)告（1月份檢驗(yàn)報(bào)告，2月份檢驗(yàn)報(bào)告……或再細(xì)分：1月份油漆類檢驗(yàn)報(bào)告，1月份樹(shù)脂類檢驗(yàn)報(bào)告……）YaoJun2023/1/3127實(shí)施6S前后文件柜YaoJun2023/1/3128實(shí)施6S前后辦公桌YaoJun2023/1/3129YaoJun2023/1/3130五.文件控制程序1.掌握體系文件總體分類方針、目標(biāo)手冊(cè)程序文件作業(yè)指導(dǎo)書(shū)類文件相關(guān)記錄2.熟悉體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)規(guī)定手冊(cè)、程序文件------由管代組織編寫(xiě)，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)類文件------由各部門(mén)負(fù)責(zé)編制本部門(mén)相關(guān)的管理或作業(yè)指導(dǎo)文件，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。技術(shù)研發(fā)部負(fù)責(zé)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、崗位操作法、工藝作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)計(jì)劃等技術(shù)文件的編制，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，副總經(jīng)理批準(zhǔn)。YaoJun2023/1/31313.文件的發(fā)放和回收蓋有紅色“受控”印章的受控文件，未經(jīng)批準(zhǔn)不得私自借閱、復(fù)??；技術(shù)類文件由知識(shí)產(chǎn)權(quán)部統(tǒng)一發(fā)放和管理，其他體系運(yùn)行的相關(guān)文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放與管理；手冊(cè)、程序文件由總經(jīng)理確定發(fā)放范圍，技術(shù)類文件由副總經(jīng)理確定，其它支持性文件由編制部門(mén)確定發(fā)文部門(mén)填制《文件分發(fā)與回收記錄》，由部門(mén)接收人簽收并負(fù)責(zé)文件去向；各部門(mén)受到文件資料后編制并及時(shí)更新《部門(mén)受控文件記錄一覽表》，檢查部門(mén)文件的有效性，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用有效版本的文件；當(dāng)各部門(mén)有人員離崗時(shí)需辦理交接手續(xù)，保證文件順利交接、流通順暢；若部門(mén)或個(gè)人需要受控文件，需提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)權(quán)限范圍批準(zhǔn)后再由發(fā)文部門(mén)發(fā)放并登記。YaoJun2023/1/31324.文件的更改當(dāng)文件需要修改時(shí)，提出人需先填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)/通知單》，說(shuō)明更改原因，由原文件審批人進(jìn)行審批；文件更改后，需提交原審核、批準(zhǔn)人進(jìn)行審核批準(zhǔn)，并按原文件的《文件分發(fā)與回收記錄》進(jìn)行發(fā)放。同時(shí)需收回作廢文件，并告知文件使用人更改處；5.文件的管理各部門(mén)體系文件（新編或修訂）審核批準(zhǔn)后，原版文件交總經(jīng)辦存檔，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編制公司內(nèi)部《質(zhì)量環(huán)境體系文件一覽表》；各部門(mén)體系管理專員負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料的建檔、保管和收發(fā)工作，要防止文件受潮、損壞或丟失，確保文件整潔、完好和易于檢索查閱。YaoJun2023/1/3133六.記錄控制程序1.記錄的管理品管部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記公司體系《質(zhì)量環(huán)境體系記錄一覽表》，各部門(mén)分別登記《部門(mén)受控文件記錄一覽表》。部門(mén)若有記錄表格需要增加、減少或修改時(shí)，經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，需同時(shí)提交新的記錄表格到品管部備案并修訂《質(zhì)量環(huán)境體系記錄一覽表》。品管部對(duì)各部門(mén)記錄進(jìn)行不定期抽查，并填寫(xiě)《記錄檢查表》2.記錄的填寫(xiě)為保證記錄的真實(shí)、準(zhǔn)確和可追溯性，記錄一般不允許隨意涂改。如系筆誤或經(jīng)證實(shí)原始記錄有誤，需要修改記錄時(shí)應(yīng)按照程序規(guī)定執(zhí)行，即在錯(cuò)誤的內(nèi)容上平行劃兩條線（保證原始記錄可識(shí)別），并在其附近空白處填上正確的內(nèi)容并簽名，同時(shí)注明更改日期。YaoJun2023/1/31343.記錄的檢索、保存對(duì)入庫(kù)單、現(xiàn)場(chǎng)記錄表等發(fā)生頻次較多的原始記錄，部門(mén)可按月份整理匯總。其余發(fā)生頻次較少的記錄，各部門(mén)可安排每年進(jìn)行一次總的整理。對(duì)完善的記錄按時(shí)間先后順序裝訂成冊(cè)，并在其封面注明記錄全稱、部門(mén)別、記錄編號(hào)及發(fā)生時(shí)間段等。4.記錄的保存期限和處理記錄保存期限的規(guī)定內(nèi)審和管理評(píng)審記錄保存期限為三年以上，其它記錄：原始記錄為一年以上、報(bào)告為二年以上、臺(tái)賬為三年以上，其它文件另有規(guī)定者按照規(guī)定執(zhí)行。超過(guò)保存期限的記錄，由記錄保管人員填寫(xiě)《文件/銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)后方可進(jìn)行處理YaoJun2023/1/3135七.內(nèi)部審核控制程序1.目的：驗(yàn)證質(zhì)量環(huán)境管理體系是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，是否得到有效地保持、實(shí)施和改進(jìn)2.審核前準(zhǔn)備：由總經(jīng)理制定審核組長(zhǎng)。審核組長(zhǎng)在審核前召開(kāi)審核小組會(huì)議，編制本次《內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃》，并編制審核檢查表，交管理者代表批準(zhǔn)。《內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃》批準(zhǔn)后，至少提前一周發(fā)至審核員和審核部門(mén)，受審部門(mén)如有異議，應(yīng)在內(nèi)審前三天內(nèi)通知審核組長(zhǎng)調(diào)整。落實(shí)《管理評(píng)審報(bào)告》中與本部門(mén)相關(guān)的工作；制定本部門(mén)糾正與預(yù)防措施并組織實(shí)施。YaoJun2023/1/31363.首次會(huì)議參加會(huì)議人員：總經(jīng)理、管理者代表、內(nèi)審組長(zhǎng)及成員、各部門(mén)負(fù)責(zé)人。會(huì)議內(nèi)容：由內(nèi)審組長(zhǎng)闡明審核的目的、范圍、依據(jù)、方式、組員和內(nèi)審日程安排，以及其它相關(guān)的事宜4.現(xiàn)場(chǎng)審核內(nèi)審員根據(jù)《內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃》安排，通過(guò)看、問(wèn)、查的方式，客觀公正的檢查質(zhì)量環(huán)境體系運(yùn)行的符合性、有效性、適宜性，將體系運(yùn)行效果及不符合項(xiàng)詳細(xì)記錄在審核檢查表中，針對(duì)不符合情況具體開(kāi)具《不符合項(xiàng)報(bào)告》5.末次會(huì)議內(nèi)審組長(zhǎng)提交內(nèi)審報(bào)告，宣讀發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)，并就審核實(shí)施情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)價(jià)，就體系存在的問(wèn)題進(jìn)行解說(shuō)，提出相關(guān)改進(jìn)的意見(jiàn)和建議。YaoJun2023/1/3137八.管理評(píng)審控制程序1.目的：保證體系運(yùn)行的適宜性、充分性和有效性，并為體系持續(xù)改進(jìn)尋求機(jī)會(huì)。2.形式管理評(píng)審以召開(kāi)會(huì)議的形式進(jìn)行，由總經(jīng)理主持實(shí)施，管理者代表籌劃，各部門(mén)主要負(fù)責(zé)人參與匯報(bào)完成。總經(jīng)理對(duì)各部門(mén)提出的問(wèn)題提出解決方案，并明確責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人、完成時(shí)間等。會(huì)后由品管部根據(jù)會(huì)議精神發(fā)出《管理評(píng)審跟進(jìn)措施表》3.各部門(mén)主要職責(zé)：準(zhǔn)備與本部門(mén)相關(guān)的管理評(píng)審資料，匯報(bào)本部門(mén)工作；落實(shí)《管理評(píng)審報(bào)告》中與本部門(mén)相關(guān)的工作；制定本部門(mén)糾正與預(yù)防措施并組織實(shí)施。YaoJun2023/1/3138九.人力資源控制程序1.目的：通過(guò)對(duì)從事影響質(zhì)量環(huán)境工作的人員實(shí)施有效管理并提供適宜培訓(xùn)，確保其能勝任本職工作2.部門(mén)職責(zé)：人力資源部負(fù)責(zé)編制、完善《員工手冊(cè)》，并監(jiān)督實(shí)施；人力資源部負(fù)責(zé)制定《年度培訓(xùn)計(jì)劃》，并組織或監(jiān)督實(shí)施，負(fù)責(zé)對(duì)各類培訓(xùn)記錄進(jìn)行存檔、管理；人力資源部根據(jù)公司組織架構(gòu)情況，協(xié)同各部門(mén)編制并及時(shí)更新《崗位職責(zé)權(quán)限說(shuō)明書(shū)》；3.需注意的問(wèn)題：各部門(mén)針對(duì)各項(xiàng)培訓(xùn)，做好培訓(xùn)記錄及有效性評(píng)估后需及時(shí)反饋到人力資源部存檔管理；對(duì)于特殊工種人員需定期評(píng)定相關(guān)資質(zhì)，確