學院實物檔案管理辦法

學院實物檔案管理辦法實物檔案是我校師生員工在學校教學、科研、管理等各項活動中形成的、具有保存價值的物品，它與紙質(zhì)、聲像等其他載體的檔案一樣，是學校廣大師生員工辛勤勞動的結(jié)晶,是學校各項活動真實、形象的記錄。它的保存與展示，為學校教育和歷史研究提供了珍貴史料，也是學校對廣大師生員工進行教育，對外交流的窗口之一。為了將具有保存價值的實物能夠完整、準確、系統(tǒng)地歸檔保存，更好地向全校師生以及社會提供利用，使已歸檔的實物檔案能反映學校各項重大活動的面貌，特對實物檔案的歸檔范圍和歸檔辦法作如下規(guī)定：一、歸檔范圍（一）上級領(lǐng)導來校視察、指導工作的題詞、贈言手跡。（-）在我校召開的各種重要國際、國內(nèi)學術(shù)會議的有關(guān)領(lǐng)導及國外友人的題詞、贈言及簽名簿。（三）我校團體和師生員工在校內(nèi)外獲得的各級各類獎杯、獎章、獎狀及榮譽證書。（四）兄弟單位或個人贈送給我校的反映重要活動的錦旗、贈匾等紀念品。（五）國際友人和校友贈送給我校的禮品、紀念品。（六）學校不同時期的證件和徽章，如工作證、學生證、畢業(yè)證、借書證、校徽、紀念章等。（七）學校師生員工勤工儉學的各種制作實物及模型。二、歸檔要求實物檔案的歸檔必須完整、準確、系統(tǒng)，各有關(guān)單位應及時將反映學校性質(zhì)的重大活動和重大事件的實物檔案向校檔案館移交。（一）凡屬上級領(lǐng)導來?；顒赢a(chǎn)生的實物檔案由校辦歸口，在形成后三個月內(nèi)向校檔案館歸檔。歸檔時要附有說明詞，包括：活動的主題、時間、地點、人物等。（二）反映學校及校際間各項活動的實物檔案，由各職能部門歸口，在形成半年后向校檔案館歸檔。（三）反映學校外事活動的實物檔案由外事處歸口，在形成后半年內(nèi)向校檔案館歸檔。（四）反映個人活動的重要實物檔案，隨時向校檔案館移交。三、實物檔案的保管（一）學校的實物檔案，一律由校檔案館集中統(tǒng)一管理。（二）實物檔案由校檔案館登記、編目后，集中存放在校檔案館。（三）校史館應做到防水、防強光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防蟲等，珍貴紀念品應放在專用陳列柜內(nèi)。四、實物檔案的開放利用（-）校檔案館建立實物檔案管理、開放利用制度，利用實物檔案需嚴格審批手續(xù)，實物檔案一般不外借。（二）校檔案館要根據(jù)需要，編制必要的檔案檢索工具,以便查找利用。（三）實物檔案的開放利用一般按校史陳列室的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）為保證實物