人本軸承新學員公文寫作培訓

人本軸承新學員公文寫作培訓TIMEWAYNECONSULTING文書溝通—文字溝通分析

三個問題一、文字溝通的類型？二、有效文字溝通的特點？三、文字溝通首要重點？信涵、備忘錄、報告、提議、記錄、和約、指示、議程、通知、規(guī)章、筆記、計劃、討論文件A。傳達必要的，精確的信息。B。文字的表述對特定的情況應是恰如其分的。第二頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING文書溝通—文字溝通分析明確目的------我想利用這份文書做什么？傳遞信息下達指示解釋事情事后補遺制定語氣和修辭策略第三頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING寫作過程寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容檢查細節(jié)，確認無誤，要與不要目的要明確信息要全面行文要簡短使用短句強調最重要的段落分明總結和結論盡量生動隨意開始寫寫停停被動句雙重否定長句無關信息錯別字過長文書溝通—文字溝通分析第四頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們在貴公司業(yè)務方面經(jīng)驗有限，曾經(jīng)為您服務過的人說我們能勝任此項工作。我是個非常熱請的人，對于與您相會的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因為……劉云端先生，您好：這是來自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊。你曾表示過貴公司對安裝新型計算機軟件感興趣，我相信我們的服務符合你的要求，會讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會面。此致敬禮比爾蓋茨

2002年10月1日

練習目標：判別兩封信的高下，并說明原因（5分鐘）形式：團隊討論、形成理由、代表陳述。（5分鐘）文書溝通—文字溝通分析第五頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING文書溝通—文字溝通分析親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們在貴公司業(yè)務方面經(jīng)驗有限，曾經(jīng)為您服務過的人說我們能勝任此項工作。我是個非常熱請的人，對于與您相會的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因為……劉云端先生，您好：這是來自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊。你曾表示過貴公司對安裝新型計算機軟件感興趣，我相信我們的服務符合你的要求，會讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會面。此致敬禮比爾蓋茨

2002年10月1日寫信者不原費神查明聯(lián)系人語意含糊語法錯誤與錯別字無關信息文書過長說明寫信原因暗示下一步應采取的行動知道此信發(fā)給誰表明積極的態(tài)度只寫了一頁表達不清，內(nèi)容缺乏全面考慮，錯別字和標點錯誤，廢話連篇。內(nèi)容清晰，態(tài)度樂觀，簡明扼要，切中要害，。判別兩封信的高下，并說明原因第六頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING文書溝通—技法概要寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容檢查細節(jié)，確認無誤重溫寫作過程準備準備再準備目標:who,what,why提綱：結構、策略整理：信息、需求寫作檢查

肯定、否定、指示刪減:無關信息、大幅度注意錯誤：語法、拼寫、描述細節(jié)：標點、日期、稱謂第七頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING文書溝通—技法概要1．

寫作準備階段：

思考：寫給誰？寫什么？為什么？提綱：主要點，使用索引卡整理：按邏輯排列各要點的位置，去掉無關信息。3．檢查①是否表述準確。②是否有不適當?shù)拿枋?。③有否文法、文字上的錯誤。關的和重復的內(nèi)容2．寫作過程文字溝通有三種主要類型：①

肯定型直接給出好的消息解釋好消息用好的祝愿結束②

否定型用"緩沖"式的自然敘述開頭在給出壞消息之前加以解釋告訴壞消息如果可能，建議某些可能的選擇用好的祝愿結尾③

指示型以一種具有吸引受信人注意力的敘述開始表述建議或要求，及可能的利益清楚地指示受信者應如何去做鼓勵克服困難，盡早完成工作。

第八頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—介紹信介紹信：介紹信是把自方的同事或業(yè)務關系介紹給對方，進行聯(lián)系和溝通的常用信函。格式：

１.稱謂。２.正文：被介紹人姓名及身份簡況；說明事由；后常用"望接洽為盼"等。３.署名、時間。練習：您代表公司前往**公司辦理回款事宜，請擬定一份介紹信。第九頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—介紹信例：介紹信ＸＸ公司：茲介紹我司ＸＸＸ等貳位同志前來你處辦理銷售回款等事宜，望接洽為盼！此致敬禮

ＸＸ公司（蓋章）

Ｘ年Ｘ月Ｘ日第十頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—賀信1、標題——通常由文件名構成，例如第一行正中寫“賀信”2、稱謂——定格寫被賀單位或個人的名稱和姓名，個人需要增加禮儀名稱，例如“先生、小姐、女士等”，加冒號；3、正文——賀信的正文要交待清楚以下幾項內(nèi)容：

3.1結合當前的形勢狀況，說明對方取得成績的大背景，或者某個重要會議召開的歷史條件。3.2概括說明對方都在哪些方面取得了成績分析其成功的主觀客觀原因賀壽的賀信，要概括說明對方的貢獻及他的寶貴品質。總之這一部分是賀信的中心部分，一定要交待清祝賀的原因。

3.3表示熱烈的祝賀。要寫出自己祝賀的心情，由衷地表達自己真誠的慰問和祝福。要寫些鼓勵的話，提出希望和共同理想。

3.4結尾——結尾要寫上祝愿的話。如“此致——敬禮”等。

3.5落款——寫明發(fā)文的單位或個人的姓名、名稱，并署上成文的時間。第十一頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—賀信例：賀信曼谷泰王國總理他信·西那瓦閣下:

在閣下就任泰王國總理之際，我謹向閣下表示熱烈的祝賀。

近年來，在我們兩國政府和人民的共同努力下，中泰友誼不斷加強，各領域的合作繼續(xù)深化。中泰友好關系符合兩國人民的利益，有助于地區(qū)和平、穩(wěn)定與繁榮。我相信，在閣下任期內(nèi)，在兩國二十一世紀合作計劃《聯(lián)合聲明》的指引下，中泰睦鄰互信的全方位友好合作關系必將取得更大發(fā)展。祝泰王國國家昌盛，人民幸福。中華人民共和國國務院總理朱镕基二○○一年二月九日于北京練習：浙江**電機有限公司專業(yè)生產(chǎn)高端工業(yè)電機，與人本集團合作已有16年歷史，今年該公司成立30周年，請擬定一份賀信。第十二頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—邀請函邀請函：邀請信是為了增進友誼，發(fā)展業(yè)務，邀請客人參加慶典、會議及各種活動的信函。其一般格式為：1、稱謂。2、開頭：向被邀請人簡單問候。3、交待時間、地點和活動內(nèi)容、邀請原因等。4、參加活動的細節(jié)安排。5、聯(lián)系人、電話、地址、落款、日期。第十三頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—邀請函例：邀請函尊敬的_________________：衷心感謝您長久以來的支持和信賴！值此春意盎然之日，第十二屆上海國際汽車工業(yè)展覽會（AutoShanghai2013）在申城隆重舉辦。作為向世界汽車及零部件企業(yè)提供最廣泛汽車軸承解決方案的C&U，也實時參加為增進與您的相互了解，特邀請貴公司前來參觀C&U展位?，F(xiàn)將相關信息敬告如下：展覽地點：上海新國際博覽中心（上海浦東龍陽路2345號）展覽時間：2013年4月22日－4月28日展覽時段：9：00～18：00C&U展位：上海新國際博覽中心E3館C010請您在4月10日之前填寫回執(zhí)傳真給我們，以便我們做好接待安排。人本集團上海軸承有限公司年月日回執(zhí)單

姓名性別職務到達時間第十四頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—邀請函練習：浙江**變速箱有限公司專業(yè)生產(chǎn)汽車變速箱，并與國內(nèi)各大汽車主機廠配套，客戶開發(fā)2年一直未有明顯進展，為了加快推進業(yè)務開發(fā)進度，特邀請該公司技術部王部長參考、考察上海泰耐工廠，請擬定邀請函。第十五頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—感謝信1、標題1.1單獨由發(fā)文文種名稱組成，如《感謝信》。

1.2由送達方和發(fā)文方構成，如《致XXX客戶單位的感謝信》。2、稱呼——感謝信的稱呼應放在開頭頂格寫清楚感謝機關、單位、團體的名稱，或個人的姓名。

3、正文——感謝信的正文通常由感謝事由，意義和感謝語構成。

3.1感謝事由。按照敘述要素，敘述所感謝事件的前因后果。

3.2意義評點：在敘事的基礎上特別要指出受文者的關心、支持、幫助對整個事件成功

的重要性以及他們所體現(xiàn)的可貴的精神，所產(chǎn)生的深遠影響。

3.3誠懇表示向對方致謝、向對方學習等愿望。最后用上“此致敬禮”結束用語。

3.4落款：感謝信的落款署上發(fā)文單位或個人的姓名，及成文日期。第十六頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—感謝信例：感謝信尊敬的李經(jīng)理：

感謝在訪問貴單位時，您騰出寶貴的時間給予接待。

那次確實是獲益匪淺且令人愉快的協(xié)商。希望在今后的合作事業(yè)能夠取得成功。再次對您的協(xié)助表示謝意，懇請今后能繼續(xù)給予支持。

期待再次與您見面。

此致敬禮！

人本集團：張三

2013年8月1日練習：浙江**變速箱有限公司專業(yè)生產(chǎn)汽車變速箱，并與國內(nèi)各大汽車主機廠配套，客戶開發(fā)2年一直未有明顯進展，經(jīng)過努力8月3日邀請了對方技術部王部長對我司上海園區(qū)泰耐工廠進行了參觀和審核，整體達到了供應商要求，也提出了一些需要改善的項目，針對這次考察請擬定一感謝信。第十七頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—催款函

催款信可以通過郵寄或傳真發(fā)送，目的是為了追回過期未付的款項。寫催款信要講究技巧，既要有分量，又要和客戶保持友好的業(yè)務關系。一封好的催款信不會冒犯對方，卻又能使他們感受到你的堅決態(tài)度。催款信的語氣應該堅決、有說服力，卻又親切、公正有理、不失禮貌；絕不能讓人覺得你咄咄逼人、粗魯無禮，也不要使用嘲諷或帶侮辱性的語言。

催款函要注意的幾個細節(jié)：

1、客戶所欠金額；

2、拖欠的時間；

3、客戶應采取的行動；

4、鼓勵對方迅速回復，與你取得聯(lián)系；

第十八頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—催款函例：催款函尊敬的

客戶：非常感謝貴公司給我公司的支持與幫助！截止

年

月份，貴公司所欠貨款

元，大寫

，我公司至今仍未收到。由于欠款時間已達1年以上，按我們雙方的協(xié)定現(xiàn)已嚴重超出了付款期限，財務不能結賬?；蛟S貴司領導由于工作繁忙，一時耽擱未付，請貴公司接到此通知后及時支付貨款。誠信是基石，雙贏是動力，望貴公司收到此函后能及時將所欠貨款匯至我公司賬戶。收款單位：人本集團上海軸承有限公司帳戶：賬號：順祝商褀！人本集團上海軸承有限公司2013年8月1日第十九頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—催款函練習：浙江**紡織機械有限公司合同約定交貨后第二月付款，但已連續(xù)5月未要貨和付款，5月為年度審計月，截止2013年4月，已累計欠款30萬元，你作為業(yè)務員針對該情況擬定一封催款函。第二十頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—報價函

1、報價函的概念：報價，是指賣方向買方提供商品的有關交易條件的信函。

2、報價函的結構及寫作方法。

報價應包括產(chǎn)品的價格、結算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運輸方式等內(nèi)容。報價不同于國際貿(mào)易中的報價。報價起通知買方價格的作用，對賣方?jīng)]有約束力可更改。第二十一頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—報價函第二十二頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—通知函

1、通知緣由：說明發(fā)通知的原因、目的或根據(jù)，不必寫的很詳細，一般以簡明扼要的文字寫發(fā)該通知的原因、必要性，然后用承啟用語“特作如下通知”“現(xiàn)將有關事項通知如下”等轉入通知事項部分。

2、通知事項：主要是部署工作任務，闡述工作意見、措施、辦法及需要注意的問題。一般以分段式或分條列項寫，要求寫得具體明確、條理清楚，以便通知對象或下級貫徹執(zhí)行。

3、執(zhí)行要求：是正文的尾。一般以“以上通知，望認真執(zhí)行”。第二十三頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—通知函第二十四頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—客戶參觀相關表單第二十五頁，共27頁。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書—歡迎詞

歡迎詞是在接待迎送賓客開始時對其光臨表示歡迎的致詞。格式：

１.稱謂。２.向出席者表示歡迎、感謝和問候