企業(yè)管理資料范本-崗位描述書培訓(xùn)問答及討論總結(jié)

崗位描述書培訓(xùn)問答及討論總結(jié)11月20日及21日，顧問組主持了4場如何填寫崗位描述書的培訓(xùn)，共有約200人參加。以下就現(xiàn)場提出的主要問題以及顧問組及人力資源部同事的解答作出總結(jié)。貴方可考慮將此文總結(jié)成“FAQ”放在CIS網(wǎng)上。主要問答.描述書是否專為崗位評估服務(wù)？不是。它是崗位評估的重要根據(jù)，但同時它為其他人力資源管理管控做鋪墊。就象我們在培訓(xùn)時講到的，企業(yè)招聘，晉升，培訓(xùn)等等各個環(huán)節(jié)都建立在完整的崗位信息基礎(chǔ)之上。人力資源部及電腦中心目前合作制作的“崗位描述書提交系統(tǒng)”就是建立完整崗位信息平臺的開端。.為什么崗位描述書有任職者代表填寫，而不是由主管填寫？如何保證描述書填寫的內(nèi)容真實？首先，在一個企業(yè)為建立崗位分析及評估系統(tǒng)而收集崗位信息時，市場的普遍作法都是從任職者那里獲取最原始資料，之后由主管審核。在這樣的過程中，上下級之間可以檢討是否在崗位職責(zé)方面有任何誤解，主管對企業(yè)員工的要求是否得到企業(yè)員工清晰的領(lǐng)會。同時這樣的作法也避免了有很多下屬的主管花費太多規(guī)定時間來填寫描述書。在系統(tǒng)建立起來之后，修正描述書或撰寫新崗位的描述書的工作通常由主管及人力資源部共同相關(guān)相關(guān)項目。其次，任職者代表參加培訓(xùn)，了解相關(guān)項目目的及描述書的填寫方法，這本身是一個非常好的溝通和培訓(xùn)的過程，是現(xiàn)代企業(yè)管理管控所推崇的。事實也證明，越多企業(yè)員工響應(yīng)，企業(yè)改革和進取的過程就越順利。關(guān)于如何保證任職者起草的崗位描述書內(nèi)容的準確性，我們可以回顧一下相關(guān)項目的相關(guān)流程。任職者填寫之后，需與主管討論，共同修正。之后所有描述書由人力資源部核實，如下級的崗位數(shù)及任職條件的統(tǒng)一標準等。然后顧問組根據(jù)描述書草案與主管進行面談，詳細了解每個基準崗位的內(nèi)容，從專業(yè)及客觀的角度就描述書內(nèi)容進行檢查，之后將描述書以標準格式進行整理。在這項工作之后，顧問組還要和評估小組一起展開討論，就每一個基準崗位的內(nèi)容再次進行驗證，含糊不清的會再與有關(guān)主管聯(lián)系。整理完成的描述書最終由部長批準。所以經(jīng)過這樣一個反復(fù)論證的過程，顧問公司根據(jù)他們的經(jīng)驗，認為描述書的準確性是可以保證的。.描述書收集的是“正在做的”，還是“應(yīng)該做的”？描述書收集的是“應(yīng)該做的”。這也是我們在培訓(xùn)中強調(diào)的“寫崗位，不寫人”。任職者在填寫時要謹記這個原則，主管也要用這個標準去審核。在之后的各層級審核過程中，這一項都會得到進一步核實及修正。.目前組織結(jié)構(gòu)還沒最終確定，如何填寫組織關(guān)系？在此階段，請按照現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)來填寫上下級關(guān)系。公司會統(tǒng)一標準并做必要的集體修正。.如果副職沒有組織關(guān)系上的下級，但其實協(xié)助正職管理管控所有正職的下屬，這樣的情況如何填寫上下級關(guān)系？只要組織關(guān)系中不是上下級關(guān)系，在描述書中就不應(yīng)該以上下級關(guān)系填寫。該副職的此類工作職責(zé)應(yīng)該在“主要崗位職責(zé)”以及“上下級關(guān)系”中關(guān)于團隊的督導(dǎo)中體現(xiàn)。.如果沒有下級，但經(jīng)常要組織一些組隊一起工作并做領(lǐng)頭人，這種情況算不算有下級？不算。這里收集的是正式的組織關(guān)系上的上下級。對于以臨時團隊形式工作的情況，應(yīng)該在描述書中“上下級關(guān)系”一項下面的空格中填寫。.督導(dǎo)企業(yè)員工數(shù)會不會作為崗位評估時考慮的因素？不會。.我們有很多現(xiàn)有的程序，有些詳細到崗，可不可以抄過來？這些“程序”如果仍適用，都可以作為崗位描述書的參考，而且是很好的參考。但是由于崗位描述書收集信息的格式和目的與其他“程序”不同，所以仍要嚴格按照描述書的要求來填寫。.如果有些崗目前在做幾個崗的工作，如何填寫？原則上來講，每一個崗都獨立存在，臨時性的崗位職責(zé)不應(yīng)包括在描述書的內(nèi)容中。如遇到一崗多職而難以分辨時，請與您的上級主管討論。.為什么“主要崗位取責(zé)”的每一條一定要寫“目的”？面位價值中一個重要的體現(xiàn)就是崗位責(zé)任，即責(zé)任的性質(zhì)及范圍。所以房位所承擔(dān)的每一項任務(wù)都有它的責(zé)任，清晰了解這些責(zé)任和工作目的是合理評估崗位的基礎(chǔ)。另外，崗位信息的收集要為今后其他人力資源的系統(tǒng)和相關(guān)流程服務(wù)，崗位職責(zé)中的“目的”是設(shè)定績效指標的重要參考。最后，企業(yè)員工在填寫職責(zé)和目的時的思考過程可以有效幫助本人整理自身工作過程及明確各項職責(zé)的重要性，也可將各職責(zé)的目的匯總后，檢討“崗位設(shè)置目的”是否全面準確。.如何填寫“主要崗位職責(zé)”中的“規(guī)定時間分配”？它與各項崗位職責(zé)的次序有什么關(guān)系？開會規(guī)定時間如何在“規(guī)定時間分配”中體現(xiàn)？首先，非常關(guān)鍵的一點，這里收集的是“職責(zé)”，而不是“工作正式正式生效”，開會及處理電子郵件等是”工作正式正式生效”。其次，職責(zé)各項的排列順序應(yīng)該是按照您認為的職責(zé)重要性來排，而“規(guī)定時間分配”應(yīng)在列出各項職責(zé)之后用100個百分點按規(guī)定時間的花費給各項職責(zé)分配一個比例?？倲?shù)應(yīng)該是100%。.填寫“崗位設(shè)置目的”及“主要崗位職責(zé)”時是否一定要使用“通過……以實現(xiàn)……”的格式？不一定。這個格式只是給大家舉個例子，只要填寫的內(nèi)容反映了“手段”和“目的”就可以了。請注意，“手段”和“目的”要寫清楚，清楚到非本崗位的任職者看到描述內(nèi)容都可以明白的程度。.如果2年以后崗位職責(zé)發(fā)生變更修改，描述書不適用了怎么辦？崗位描述書應(yīng)該是定期更新的。如果崗位職責(zé)發(fā)生重大變更修改時，有必要重新書寫。所以描述書不是一成不變的。.為什么不在崗位職責(zé)中加入量化的衡量目標值？主要崗位職責(zé)為今后的績效管理管控奠定基礎(chǔ)，但崗位描述書是靜態(tài)的，即如果崗位不變，描述書就不變；而考核的量化目標值是動態(tài)的，即根據(jù)企業(yè)不同階段的業(yè)務(wù)目標的變更修改而變更修改，應(yīng)在績效管理管控體系中體現(xiàn)。.如果崗位相關(guān)相關(guān)項目一些一次性的系統(tǒng)的開發(fā)，如何寫在崗位職責(zé)中？如果崗位相關(guān)相關(guān)項目不斷開發(fā)新相關(guān)項目，而每個相關(guān)項目日后的運行/維護/更新是其他崗位做的，那么該崗此項職責(zé)的重點就是要“不斷開發(fā)新相關(guān)項目”；如果該崗開發(fā)某相關(guān)項目之后要相關(guān)相關(guān)項目運行/維護/更新，那么該崗此項職責(zé)的重點是“開發(fā)及運行/維護/更新…系統(tǒng)”.一些委員會的運作算不算“臨時團隊”？在此階段請先填寫，顧問組會在核實具體內(nèi)容后統(tǒng)一處理。.為什么描述書中不包括“工作環(huán)境”？標準的及市場上普遍的描述書中都不包含“工作環(huán)境”一項。如果某些崗位需要處在惡劣的環(huán)境中工作，而這是該崗的難點之一，可以在“該崗位的工作難點”一項中說明。在作練習(xí)過程中發(fā)現(xiàn)的需要再次提醒的地方:.在使用專有名詞時，請用全稱及中文填寫，可用括號將中/英文簡寫括起。.在填寫主要職責(zé)時，切記要使用最恰當(dāng)?shù)膭釉~，“相關(guān)相關(guān)項目維修工作”這樣的表達不合格。一定要寫明是什么樣的“相關(guān)相關(guān)項目”，如“策劃”、“指揮”、“提供技術(shù)支持”、“實施”或“定期檢查”等。“維修工作”也太籠統(tǒng)，可以明確什么范圍的什么性質(zhì)的維修工作等。另外，動詞的選用也要考慮是否令大或減小了該崗位的職責(zé)，如是“制定”還是“協(xié)助上級制定”等。.在考慮職責(zé)時也可以參考崗位下一層的各個組隊或職能的工作，如生產(chǎn)部下面有5個處，相關(guān)相關(guān)項目生產(chǎn)的5個方面，那么生產(chǎn)部長的主要職責(zé)可以是圍繞這5個方面展開的。.“權(quán)限范圍”可參考公司一些現(xiàn)有的分級授權(quán)規(guī)章制度中的內(nèi)容，如校對、復(fù)核及批準某些程序或工作等。.“任職條件”中的“其他專業(yè)知識”是指該崗由于工作需要必須要掌握的跨部門機構(gòu)/組隊/科處工作的知識，它不是單純指其他部門機構(gòu)/組隊/科處的專業(yè)知識，它更強調(diào)的是相互運作關(guān)系的知識，如分工是什么，為什么這樣分才是最優(yōu)的等。比如說相關(guān)相關(guān)項目企業(yè)管理管控系統(tǒng)開發(fā)的崗要了解企業(yè)中主要部門機構(gòu)之間的運作關(guān)系及相關(guān)流程才可以設(shè)計最有效最優(yōu)的的管理管控系統(tǒng)。但該崗不需要了解財務(wù)、采購或生產(chǎn)的專業(yè)知識。又如，運行處處長需要深入了解生產(chǎn)部下其他各處與自身的運作關(guān)系及相關(guān)流程。該崗一定對其他處的專業(yè)有部分了解，但這些了解不能取代它所需的對各處間的運作及相關(guān)流程方面的知識。可以說，此項是了解崗位在管理管控方面所需的知識的不同程度。至于這個名詞“其他專業(yè)知識”如果容易引起混淆，顧問組可考慮用更好的說法替換。崗位描述書的審核相關(guān)人員可參考以下主要審核點:/檢查整個描述書應(yīng)該填寫的內(nèi)容是否填寫完整/上下級關(guān)系是否按照組織關(guān)系填寫的/“崗位設(shè)置目的”是否準確全面，且篇幅合理/“主要崗位職責(zé)”是否全面、清晰、準確，并有對“目的”的描述,“主要崗位職責(zé)”的書寫格式是否正確，規(guī)定時間分配是否合理/“內(nèi)外聯(lián)系”是否寫明聯(lián)系對象的層次，以及聯(lián)系目的的層次/“任職條件”是否是崗位的最低要求顧問組對于CIS網(wǎng)上“崗位