印章檔案管理制度

印章管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司日勺印章管理，避免不必要事件的發(fā)生,結(jié)合公司實際狀況，特制定本制度。第二條本制度合用于全公司范疇。第二章管理職責第三條印章保管人職責（一）印章原則上不得帶出辦公室，并應(yīng)存柜加鎖。特殊狀況確需帶章外出辦理公務(wù)，報經(jīng)總經(jīng)理或分管副總批準后,應(yīng)另有監(jiān)印人隨同用印人辦理；（二）印章保管人員需建立《印章使用登記表》，嚴格按印章使用程序蓋章，明確責任，保證印章的對的I使用和絕對安全,避免被濫用和盜用；（三）印章保管人員應(yīng)注意印章的平常保養(yǎng)，并定期清洗，保證印跡清晰。第三章印章的使用第四條印章是指公司印發(fā)或辦理的文獻、合同、憑證等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的書面材料上,因需以公司名稱或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用日勺具有法律效力日勺印章。第五條使用印章,一律實行審批制度。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后可蓋印，其權(quán)限分級掌握，使用哪級公章，由哪級領(lǐng)導(dǎo)批準，并由其負責。凡不符合用印規(guī)定，均應(yīng)回絕蓋印。領(lǐng)導(dǎo)在審核通過后，加蓋印章，印章使用申請人需填寫《印章使用記錄》。第六條使用印章時，一律實行登記制度，注明用章事由、數(shù)量、申請人、批準人、用印日期。保管人應(yīng)對蓋章歐I文書內(nèi)容、手續(xù)、格式把關(guān)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時請示領(lǐng)導(dǎo)，妥善解決。嚴禁在空白的信箋、簡介信、合同上用印，印章保管人長期外出時須將印章妥善移送，以免貽誤工作。第四章印章的保管第七條公司的印章由總經(jīng)理指派專人保管。印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)機關(guān)、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準人等信息。第八條印章的借用印章借用須辦理手續(xù)，注明經(jīng)辦人、借用人、借用時間、借用理由等信息、。第九條印章的停用有下列狀況，公章必須停止使用：（-）機構(gòu)變動要機構(gòu)名稱變化；（二）上級部門告知變化印章圖樣；（三）印章使用損壞；（四）印章遺失或被竊，聲明作廢。第十條公章停用要提出解決措施，并報總經(jīng)理批準，及時將停用公章送制發(fā)機關(guān)封存或銷毀，建立公章上交、清退、存檔、銷毀的登記檔案。第五章附則第十一條本制度由行政人事部負責解釋。第十二條本制度自公司審議通過后施行。檔案管理制度第一章總則第一條為加強公司對檔案改I收集、整頓、保管和運用工作,規(guī)范檔案管理工作,充足發(fā)揮檔案的作用，提高檔案保存質(zhì)量，結(jié)合公司實際狀況，特制定本制度。第二條本制度合用于全公司范疇。第二章管理職責第三條行政人事部為公司檔案歸口管理部門。第四條行政人事部負責檔案的收集、整頓、保管、運用和銷毀工作。第三章管理范疇第五條檔案的管理范疇重要是文獻材料，文獻材料重要涉及決策、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文獻，各類會議文獻、重要記錄、工作籌劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)等。第四章管理工作規(guī)定第六條檔案分類（一）一般狀況下按文獻內(nèi)容和性質(zhì)分為機密、非機密和緊急、非緊急兩類（二）檔案分類應(yīng)力求切合實用。如果因案件較多,前兩級不夠應(yīng)用時得于小類之后另增長細類；（三）每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)目次表,案件歸檔時依序編號，并以每一文獻一種目次編號為原則。第七條檔案名稱及編號（一）檔案各級分類應(yīng)賦予名稱,其名稱應(yīng)簡要扼要，以能充足表達檔案內(nèi)容、性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不適宜籠統(tǒng)含混；（二）各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表達；（三）檔案分類各級名稱經(jīng)擬定后，應(yīng)編制《檔案索引表》，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列，以便查閱；（四）檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)擬定,不適宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審。第八條檔案文獻提交各子公司檔案室負責篩選、保管、分類、編號文獻，于每年年末提交到公司本部行政人事部，公司本部行政人事部負責公司本部檔案的管理工作，文獻提交時應(yīng)注意：（-）檢查文獻的本文及附件與否完整；（二）文獻的解決手續(xù)與否完備；（三）提交文獻與否屬于歸檔的范疇；（四）建立健全的立卷歸檔制度，確立歸檔范疇、歸檔時間、保管期限；（五）在年末檢查齊全后提交至行政人事部。第九條歸檔與檔案清理（一）行政人事部在收到檔案后,按照以便查找的原則,有序地歸檔；（二）對所有公司檔案系統(tǒng)列排，保證保管期限，編制檔案目錄，按一定順序排列和寄存。第十條檔案保管期限時擬定（一）永久保存的檔案.公司章程.組織構(gòu)造及多種規(guī)章制度.公司的核準文獻.政府的核準文獻.不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其她債權(quán)憑證.多種資產(chǎn)管理的I有關(guān)記錄.多種投資管理的有關(guān)記錄.多種風險管理的有關(guān)記錄.重大談判、重大投資項目建議的記錄0.其他經(jīng)核定須永久保存的文書（二）長期保存.預(yù)算、決算書類.多種籌劃書.審核手續(xù)和考察報告.重要性管理規(guī)定、告知、會議紀要.其他經(jīng)核定須長期保存的文書（三）短期保存.期滿或解除之合約.一般性告知、規(guī)定、會議紀要、調(diào)查.結(jié)案后無長期保存必要者.其他經(jīng)核定為短期保存的文書第十一條鑒定與銷毀（一）根據(jù)國家檔案局及有關(guān)部門規(guī)定，編制檔案保管期限。檔案保管期限分永久、長期、短期三種；（二）平常鑒定工作由行政人事部,重要文獻由總經(jīng)理負責鑒定,對新入庫的檔案對的劃分保管期限；（三）對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存;辦理銷毀手續(xù),先經(jīng)行政人事部經(jīng)理審批,再由總經(jīng)理批準，方能銷毀；（四）銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字；（五）公司應(yīng)采用嚴密管理措施，避免檔案失密和泄密。第十二條檔案的運用檔案的I運用由行政人事部經(jīng)理負責，其操作按如下方式：（一）公司內(nèi)檔案運用的方式有:提供檔案原件、提供檔案復(fù)印件、提供文獻索引資料；（二）檔案管理部門應(yīng)積極向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，重要方面為政策信息、管理信息等；（三）檔案室應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員定題征詢規(guī)定；（四）根據(jù)國家檔案、記錄法律法規(guī)，做好公司檔案記錄工作；（五）政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。第十三