公文寫作和公文管理

公文處理工作規(guī)范

湖南省安監(jiān)局辦公室

宋立冬

2016年8月什么是公文公文即公務文書。公文姓公，不姓私。以公務身份給人或組織寫信談公務，可視為公文。（如：習近平致2016“一帶一路”媒體合作論壇的賀信）公文是歷代國家機關、政黨、社會團體和企事業(yè)單位專用于處理公共事務的文體。這一文體比其他任何種類的文體要復雜，它由不同歷史階段（或時期）的不盡相同的多個文種組成，形成一個體系。公文沿革作為處理公務、臨民治世的工具，公文是伴隨著文字的出現(xiàn)而產(chǎn)生的。從最原始的彩陶圖畫和甲骨文字，到大批秦簡、漢簡的出現(xiàn)，莫不驗證了公文的出現(xiàn)及其逐漸成熟?！拔臅弊钤缫娪谖鳚h。賈誼《新書·過秦（下）》“禁文書而酷刑法，先詐力而后仁義”。這里“文書”泛指古代的文籍圖冊?！拔臅弊鳛楣珓瘴臅暮x大致始于東漢。班固在《漢書·刑法志》中說“文書盈于幾閣，典者不能遍睹”“公文”一詞出現(xiàn)約在三國以后。西晉陳壽《三國志·魏·趙儼傳》“（荀）彧報曰：輒白曹公，公文下郡，綿絹悉以還民”?！拔募币辉~出現(xiàn)于清末民初。宣統(tǒng)三年（1911年）五月，清朝頒布《內(nèi)閣屬官官制》，規(guī)定設立“承宣廳”，其職責之一是掌管“本閣公牘文件”公文沿革“公文”一詞在各朝各代有著不同的名稱：殷商-------“典冊”周代-------“中”秦---------“典籍”漢朝-------“文書”、“文案”三國-------“公文”唐宋-------“文卷”、“案卷”元代-------“文卷”、“簿籍”明代-------“文牘”、“案牘”清代-------“牌子”、“本章”民國————“文件”公文沿革我們黨和國家從成立之日起，就十分重視公文工作。中共一大召開前后，當時從事公文工作的都是我們黨的一些組織者。1923年4月，毛澤東同志到中央工作，擔任中央秘書，負責起草公文、處理文件、會議記錄和保管檔案等工作。1923年成立的海陸豐總農(nóng)會和廣東省農(nóng)會，都設立“文牘部”，專管公文處理工作。1931年2月，周恩來邀請瞿秋白擬寫了黨的歷史上第一個理論性很強的業(yè)務文件—中央秘書處《文件處置辦法》。公文沿革晉察冀邊區(qū)改革公文程式的理論與實際

（指示信第四號）（晉察冀邊區(qū)行政委員會1938年4月發(fā)布）上級對下級：指示信、復及函、令下級對上級：報告、請示公文均需存底，以便稽查。要編號，按月分類存卷。公文沿革陜甘寧邊區(qū)新公文程式（陜甘寧邊區(qū)政府秘書處1942年1月印發(fā)）主要的公文，規(guī)定為五種：命令、布告、批答、公函、呈文輔助的公文，規(guī)定為五種：指示信、報告、快郵代電、簽條、通知公文里邊的文字組織，在今天一般的不限定一定的文法，但是應該適當?shù)刈⒁馕姆ü牡淖煮w，漢字不用草體公文沿革中共中央關于糾正電報、報告、指示、決定等文字缺點的指示（1951年2月1日）（一）不得濫用省略：地名一律用全名。機關名稱，概用全名。事物名稱，除其省稱確已為全國人民所普遍熟悉者，其余一律用全名：美帝國主義不得省稱“美帝”。凡有特別生僻的詞語，應作必要的注釋。（二）必須遵守文法單句、復句，必須分清。盡可能分用“的”、“地”加以區(qū)別。并望地方縣委、縣政府以上負責干部，至少有一人學會文法，以便負責修正文電字句。（三）糾正交待不明的現(xiàn)象每件事都要交待六個“什么”（時間、地點、人物、起因、經(jīng)過、結果）必須嚴格執(zhí)行一事一報制度凡文電必須認真壓縮公文種類

據(jù)統(tǒng)計，從春秋戰(zhàn)國時期到民國時期，我國古代近代的公文多達100余種?！旧蠒繎?zhàn)國以前臣子上奏諫陳等的公文?！静邥繚h朝命令的一種，由君主自上而下頒布教令，以驅(qū)策臣下，當時只用木簡寫，故稱為策?！咀h】始于秦，決定處理事情的適宜方案，議者宜也。類似于今天的會議紀要或決議?！举R表】始于六朝，國家遇有重大慶典，臣子獻文頌賀，為四六句。

【公牒】始于宋朝，六部之間互移公文用公牒?！九啤壳宕糜谙滦械墓?。各部行道府以下、府行州、州行縣的文書都用牌，又稱行牌牌文?！居柫睢棵駠鴷r，上級機關對所屬下級機關主動下行的指示性文書?！九睢棵駠鴷r，上級機關對下級機關呈報或請示具體問題的批復文書?！呐R民治世，事關治國理政

是領導力的一種重要體現(xiàn)

機關公文

——是機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書；

——是傳達貫徹黨和國家的方針政策、公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示、答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。公文要規(guī)范、要有標準

重點解讀兩個重要文件（依據(jù)）《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號，2012年4月16日）是指導黨政機關公文處理工作的法定規(guī)章，對黨政機關公文種類、公文格式、行文規(guī)則、公文擬制、公文辦理、公文管理等作了統(tǒng)一規(guī)定，厘清了以往公文處理工作中的模糊認識和不當做法，具有高度的權威性、嚴肅性和規(guī)范性。包括總則、種類、格式、行文規(guī)則、公文擬制、公文辦理、公文管理、附則，共8章，42條?！饵h政機關公文格式》（GB/T9704—2012）（2012年6月29日發(fā)布）規(guī)定了黨政機關公文通用的紙張要求、排版和印制裝訂要求、公文格式各要素的編排規(guī)則，并給出了公文式樣。適用于各級黨政機關。其他機關和單位參照執(zhí)行。兩個文件均自2012年7月1日起實施。1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》和2000年8月24日國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》停止執(zhí)行。公文要規(guī)范、要有標準重點解讀兩個重要文件（依據(jù)）主要內(nèi)容

（結合常見錯誤案例解讀）一、公文種類（文種）二、公文格式三、行文規(guī)則四、發(fā)文辦理程序五、收文辦理程序六、《安全監(jiān)管總局公文處理管理辦法》七、公文管理與保密一、公文種類（文種）狹義的公文：《條例》第八條規(guī)定的15個法定文種：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。廣義的公文：除上述之外，還包括機關常用的4類非法定文種（常用文書），分為計劃類、總結類、講話類和信息類等。如：綜合性工作總結、計劃（包括規(guī)劃、工作要點、安排、方案、設想等）、調(diào)查報告、簡報、專用書信、講話稿、規(guī)章制度等。黨政機關公文含電子公文。電子公文處理有另外的規(guī)定。每一種公文有不同的寫法和辦理要求。作為辦公室主任和文秘人員，應當熟練；作為領導也應當熟知。一、公文種類（文種）一、公文種類（文種）文種方面常見錯誤：1.缺少文種—公文無標題—標題三要素不全一、公文種類（文種）一、公文種類（文種）文種方面常見錯誤：1.缺少文種—公文無標題—標題三要素不全一、公文種類（文種）一、公文種類（文種）文種方面常見錯誤：2.自制文種不選用15個法定文種，而使用總結、要點、方案、計劃、安排、綱要、規(guī)劃、建議、答復、回復、申請等。如：《關于吊銷安全生產(chǎn)許可證的申請》一、公文種類（文種）一、公文種類（文種）文種方面常見錯誤：

3.文種重疊如：請示報告、意見報告、請示函等；轉(zhuǎn)發(fā)通知類公文，因轉(zhuǎn)發(fā)環(huán)節(jié)多，經(jīng)常出現(xiàn)“通知的通知的通知”?！丁痢量h安監(jiān)局關于請求省局安排尾礦庫資金的請示報告》

《××市安監(jiān)局關于轉(zhuǎn)發(fā)<××省安監(jiān)局關于深入開展安全生產(chǎn)大檢查的通知>的通知》

一、公文種類（文種）一、公文種類（文種）文種方面常見錯誤：

3.文種重疊如：請示報告、意見報告、請示函等；轉(zhuǎn)發(fā)通知類公文，因轉(zhuǎn)發(fā)環(huán)節(jié)多，經(jīng)常出現(xiàn)“通知的通知的通知”?！丁痢量h安監(jiān)局關于請求省局安排尾礦庫資金的請示報告》應改為：《××縣安監(jiān)局關于安排尾礦庫資金的請示》《××市安監(jiān)局關于轉(zhuǎn)發(fā)<××省安監(jiān)局關于深入開展安全生產(chǎn)大檢查的通知>的通知》應改為：《××市安監(jiān)局轉(zhuǎn)發(fā)××省安監(jiān)局關于深入開展安全生產(chǎn)大檢查的通知》一、公文種類（文種）一、公文種類（文種）文種方面常見錯誤：

4.文種混用如：請示與報告不分、請示與函不分、決定與決議相混、公告與通告亂用、決議和會議紀要等同……報告與請示的6點區(qū)別二、公文格式公文格式是指公文各個組成部分的標注排列次序和編排式樣。包括對紙張的規(guī)格尺寸、頁面區(qū)域劃分、文字符號的形體尺寸、公文中各組成部分的標識規(guī)則等的規(guī)定。二、公文格式5種常用格式：1、文件格式（通用格式）2、信函格式（常見于通知、批復、函等文種的公文中）3、命令（令）格式4、紀要格式5、電報格式二、公文格式1、文件格式（通用格式）

二、公文格式1、文件格式（通用格式）

二、公文格式2、信函格式（常見于通知、批復、函等文種的公文中）二、公文格式3、命令（令）格式二、公文格式4、紀要格式二、公文格式18項公文格式要素：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼。二、公文格式18項公文格式要素：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼。二、公文格式二、公文格式18項公文格式要素：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼。(并非每件公文都會有這18項要素)關于要素，《條例》與原《辦法》相比去掉了“主題詞”；增加了“發(fā)文機關署名”和“頁碼”：標題和落款都要署發(fā)文機關名；頁碼有新要求；改變了成文日期表示方式：由漢字改為用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全。去掉了主題詞新增發(fā)文機關署名，變更了日期格式二、公文格式要素1：份號涉密公文必須標注份號。不涉密的公文，如發(fā)文機關認為有必要，也可以標注份號。一般用6位3號黑體阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。常見錯誤——涉密文件不標注份號?！萏柕臄?shù)字不按規(guī)定標注，隨意性大?！萏枠俗⑽恢貌灰?guī)范，不是頂格編排在版心左上角第一行。二、公文格式要素2：密級和保密期限如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。常見錯誤——在確定密級和保密期限上過緊或過松。過緊：不該定密的定密，該定低密級的定高密級；保密期限應該定較短的卻定得較長，有的甚至按最長保密期限來設定。過松：該定密的不定密，該定高密級的卻定了低密級；保密期限該定長的卻定得較短?！芗墭俗⒉灰?guī)范、不統(tǒng)一，有的保密期限中的數(shù)字使用漢字標注。

二、公文格式要素3：緊急程度緊急的紙質(zhì)文件有2類：特急、加急緊急電報有4類：特提、特急、加急、平急常見錯誤——不急的公文卻標注緊急程度?！獦俗⑽恢秒S意，有的在版頭區(qū)域隨意加蓋“特急”或“加急”印章?！礃俗⒕o急程度，發(fā)文機關卻在公文處理過程中按緊急公文催辦?！堎|(zhì)公文標注的緊急程度錯用電報格式公文的緊急程度，或?qū)ⅰ凹蛹薄奔俗椤熬o急”、“急”等。——標注有緊急程度的公文卻未體現(xiàn)緊急的內(nèi)容或原因。二、公文格式要素4：發(fā)文機關標志主要有2種：一是發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字；二是發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，可并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，一般主辦機關排列在前；也可單獨用主辦機關名稱。二、公文格式要素4：發(fā)文機關標志常見錯誤——發(fā)文機關標志不規(guī)范，有的發(fā)文機關的字體、字號大小不規(guī)則?！械陌l(fā)文機關標志與發(fā)文機關署名或印章不一致，如使用“××局”的發(fā)文機關標志，發(fā)文機關署名或印章卻是“××局××辦公室”等?！拔募倍治恢貌粚Γ皇菢俗⒃诎l(fā)文機關右側，而是在發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱正下方居中標注“文件”或“上報文件”?！痔柼蟆Ｓ械幕鶎訂挝坏陌l(fā)文機關標志字號大于上級機關發(fā)文機關標志的字號。二、公文格式要素5：發(fā)文字號三要素：機關代字＋年份＋發(fā)文順序號年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），

在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。二、公文格式要素5：發(fā)文字號機關代字的要求準確、規(guī)范、精煉、無歧義、易識別，并固定使用，避免與上級機關、同級機關的機關代字雷同。多個機關聯(lián)合行文時，只標注主辦機關發(fā)文字號。在同一地區(qū)，當有些機關發(fā)文字號的機關代字容易造成重復時（如政府、政協(xié)、政法委三機關的代字都會編成“×政發(fā)”），要力求避免。湘潭市安監(jiān)局、湘潭縣安監(jiān)局發(fā)文就不能簡稱為“湘安監(jiān)”中方縣委組織部發(fā)文就不能簡稱為“中組部發(fā)”二、公文格式要素5：發(fā)文字號常見錯誤——發(fā)文機關代字概括不準確?；虼痔L，如某市的安全生產(chǎn)防災防損領導小組辦公室的機關代字為“×防災防損辦發(fā)”；或黨政不分，行政機關下發(fā)的公文卻編黨的機關發(fā)文字號；有的以公文標題事由來編發(fā)文字號?！l(fā)文字號標注不規(guī)范：年份不全，2015年標注為〔15〕；括弧不對，年份放在圓括號（）、單書名號〈〉、四角方括號[]、綜括號【】等中；序號累贅，發(fā)文順序號編虛位，如“01”，前面加“第”字等。——發(fā)文字號的標注位置錯誤，有的直接與紅色分割線重疊，聯(lián)合上報的公文有時與紅色分割線相隔很遠；有的上行文發(fā)文字號居中標注或左側頂格等?！礃俗⑽奶柣蛞晃亩嘧痔?。聯(lián)合發(fā)文時并用了幾個單位的發(fā)文字號?！蛔痔柖辔?。用同一發(fā)文字號，制作兩份及以上不同的文件。二、公文格式要素6:簽發(fā)人上報公文應當標注簽發(fā)人姓名，體現(xiàn)機關負責人對所簽發(fā)的公文負責，嚴格把關。注意3點：一是限于上行文；二是只標姓名不標職務；三是聯(lián)合行文，須標明所有聯(lián)署機關簽發(fā)人和會簽人姓名；四是“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體；

簽發(fā)人姓名用3號楷體。二、公文格式要素6:簽發(fā)人上報公文應當標注簽發(fā)人姓名，體現(xiàn)機關負責人對所簽發(fā)的公文負責，嚴格把關。注意3點：一是限于上行文；二是只標姓名不標職務；三是聯(lián)合行文，須標明所有聯(lián)署機關簽發(fā)人和會簽人姓名；四是“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體；

簽發(fā)人姓名用3號楷體。二、公文格式要素6:簽發(fā)人常見錯誤：——有些機關上行的“請示”、“報告”應標注簽發(fā)人的，但沒有標注?！獦俗⒑灠l(fā)人字體不規(guī)范。二、公文格式要素6:簽發(fā)人常見錯誤：——多個機關聯(lián)合上行文，有的只標注主辦機關主要負責人，而不標注其他機關負責人?！蠄蠊氖前l(fā)文機關的主要負責人或主持工作的負責人簽發(fā)的，但有些機關卻是任何副職都可作為簽發(fā)人，有的甚至是非領導職務者也作為簽發(fā)人?！叫形?、下行文標注“簽發(fā)人”。二、公文格式要素7：標題三要素：發(fā)文機關名稱＋（關于）事由＋文種——標題應當準確、扼要概括公文的主要內(nèi)容，起到“畫龍點睛”的作用，說明誰發(fā)文、什么事?！?個以上（含）機關聯(lián)合行文時，標題中發(fā)文機關名稱可省略?；匦袝r，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形，不應使用上下長度一樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形。二、公文格式要素7：標題常見錯誤：——標題太長，不簡潔不準確不完整——轉(zhuǎn)發(fā)性文件，文種重復、標題繁瑣——標題排列形式不美觀，“金字塔形”、“長方形”、“沙漏形”等，回行時詞義不完整——標題與內(nèi)容不符——標題中亂用標點、不規(guī)范（法規(guī)和規(guī)章全稱外不加書名號而使用引號，或者不是法規(guī)或規(guī)章全稱卻加書名號）——標題中介詞使用不規(guī)范。（關于……關于……的通知）——標題中文種使用重復。如：《××安監(jiān)局關于……的意見函）——聯(lián)合發(fā)文的發(fā)文機關名稱表述不規(guī)范——標題中缺發(fā)文機關名稱注：標題中只有法規(guī)和規(guī)章才可以加書名號。二、公文格式二、公文格式要素8：主送機關是公文的主要受理機關，負有對公文內(nèi)容進行了解、答復或貫徹執(zhí)行的責任。主送機關應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。單位（市縣、部門、內(nèi)設機構）排序的原則是：先地方后部門、先市縣局后處室；地方按國家行政區(qū)劃排序，部門按黨、政、軍、群的順序排序，機關內(nèi)設機構按照“三定”規(guī)定中順序排序。人員排序的原則是：根據(jù)不同情況和需要排序，或按職級，從高到低；或按姓氏筆畫，從少到多；或按所在部門先后順序。二、公文格式要素8：主送機關常見錯誤——多頭請示——主送機關的簡稱不規(guī)范——標注位置不當——多個主送機關之間標點不正確（同類主送機關之間應當用頓號，一般不用分號）——主送機關排序錯誤——主送機關結束之后不用標點符號二、公文格式要素9：正文正文是公文的主體和核心，用來表述公文的內(nèi)容。注意事項：一是公文首頁必須顯示正文。二是蓋章頁必須同時顯示正文、發(fā)文機關署名和印章。（不得標注“此頁無正文”）三是正文字體要規(guī)范。四是正文層次要規(guī)范。五是正文中時間表述要規(guī)范。六是引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號七是常用詞要區(qū)分：截止—截至臺帳—臺賬制訂—制定其它—其他……二、公文格式要素10：附件說明附件是公文附件的順序號和名稱。它是公文內(nèi)容的組成部分，與正文具有同等效力。在正文中涉及附件內(nèi)容處，一般須加括號注明“見附件”或“附后”。二、公文格式要素10：附件說明常見錯誤：——公文中帶有附件的卻漏標附件說明?！案郊倍种粯肆艘粋€“附”字，或附件名稱未標全稱?！鄻烁郊f明。（已在正文中寫明報送、上報、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)等字樣的，在附件說明處就不必再標注“附件”）——多個附件排列不規(guī)范（序號、位置、回行）二、公文格式要素10：附件說明常見錯誤：——附件說明位置錯誤。二、公文格式要素11：發(fā)文機關署名應當用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。公文一般以機關名義署名，特殊情況如議案、命令（令）等文種需要由機關負責人署名的，應當寫明職務。二、公文格式要素11：發(fā)文機關署名常見錯誤：——發(fā)文機關署名與發(fā)文機關標志和標題中的發(fā)文機關名稱不一致，如××安監(jiān)局制發(fā)的公文，卻署名為“××部××處”或“×辦公室”——行政機關聯(lián)合行文署名不在同一行，而是上下兩行——行政機關聯(lián)合向下行文時，3個以上機關要署名并加蓋印章的卻只用印不署名?！l(fā)文機關署名簡稱不規(guī)范。（規(guī)范化簡稱詳見省政府辦公廳有關文件和省局有關文件）二、公文格式要素11：發(fā)文機關署名——規(guī)范化簡稱二、公文格式要素11：發(fā)文機關署名——規(guī)范化簡稱二、公文格式要素12：成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。常見錯誤：——成文日期中的年月日用漢字標注?！晌娜掌诰嗾牡男芯噙^大或過小?！晌娜掌谟覀软敻??！l(fā)文機關署名與成文日期標注的位置上下不對稱、不勻稱，相互之間錯落太大?！晌娜掌阱e誤。無發(fā)文機關署名，成文日期格式錯誤二、公文格式要素13：印章印章是體現(xiàn)公文效力的表現(xiàn)形式，是公文生效的標志，是鑒定公文真?zhèn)巫钪匾囊罁?jù)之一。常見錯誤：——應當用印卻未用印——用印位置隨意，不居中、不端正、不規(guī)范——2個或2個以上機關用印時，印章相交或相切——多個行政機關聯(lián)合向下行文時，只使用主辦機關的印章（這是上行文的做法）——使用的印章與發(fā)文機關標志不符二、公文格式有些公文不需印章：《條例》第九條（十三）規(guī)定：有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。不加印章的公文署名時與正文間不空行。另：紀要也可不加蓋印章。二、公文格式要素14：附注是對公文需要注意的事項加以說明，主要標注公文的發(fā)布層次、印發(fā)傳達范圍等。請示件應當在附注處標明聯(lián)系人姓名和聯(lián)系方式。如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。二、公文格式要素14：附注常見錯誤：——標注位置不規(guī)范，將附注標注在版記上一行?！械母阶?nèi)容沒有用圓括號括起來?！鳛樯闲形牡摹罢埵尽敝?，未在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。二、公文格式要素14：附注常見錯誤：——標注位置不規(guī)范，將附注標注在版記上一行?！械母阶?nèi)容沒有用圓括號括起來?！鳛樯闲形牡摹罢埵尽敝?，未在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。二、公文格式要素15：附件附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。與正文一起裝訂二、公文格式要素15：附件如附件與正文不能一起裝訂（通常是另有單行本或別的什么原因），應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。不與正文一起裝訂二、公文格式要素15：附件常見錯誤：——許多機關將沒有作特殊標記的附件裝訂在版記后，有的附件不全?！郊蛱?、附件標題與附件說明的表述不一致?！獙⑸霞墮C關文件的復制件作為附件時，與正文的頁碼沒有連在一起編排。——“附件”二字標注不規(guī)范：有的將其簡寫成“附”，有的在“附件”或附件序號之后加冒號。二、公文格式要素15：附件常見錯誤：——附件名稱帶書名號；——附件起頁左上角無“附件”二字二、公文格式要素15：附件常見錯誤：附件名稱帶書名號；附件起頁左上角無“附件”二字二、公文格式要素16：抄送機關——抄送機關是指除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關，可以是上級、平級、下級及不相隸屬機關?！缬谐蜋C關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號?！缧璋阎魉蜋C關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。二、公文格式要素16：抄送機關常見錯誤：1.未嚴格按照工作需要和保密要求確定抄送范圍，濫抄、錯抄或漏抄，或有的單位在主送單位和抄送單位中重復出現(xiàn)。2.將向上級的請示性公文“抄送”給直屬的下級機關。3.印制環(huán)節(jié)中，將抄送機關排版錯誤。二、公文格式要素17：印發(fā)機關和印發(fā)日期印發(fā)機關是指公文的印制主管部門，一般是各黨政機關辦公廳（室）或文秘部門。印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。（有時上行文將“印發(fā)”寫為“印”）二、公文格式要素17：印發(fā)機關和印發(fā)日期常見錯誤：1.有些機關設有專門的辦公廳（室）或文秘部門，但在標注印發(fā)機關時，不是標注辦公廳（室）或文秘部門，而是用發(fā)文機關作為印發(fā)機關。2.把成文日期當作印發(fā)日期。3.有些機關在公文在版記中缺少印發(fā)機關和印發(fā)日期，或標注了印發(fā)機關和印發(fā)日期但沒有標注“印發(fā)”二字。4.有些公文干脆無版記。二、公文格式要素18：頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。常見錯誤：1.公文首頁不標注頁碼。2.頁碼標注在版心內(nèi)。3.頁碼前加“第”字，或左右未加一字線，或居中。4.附件的頁碼單獨標注。二、公文格式公文用紙黨政機關統(tǒng)一采用國際標準A4型60—80g膠板印刷紙或復印紙（210mm×297mm），每頁22行，每行28字。左側裝訂。（以前黨的機關用16開）張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。二、公文格式公文用紙黨政機關統(tǒng)一采用國際標準A4型60—80g膠板印刷紙或復印紙（210mm×297mm），每頁22行，每行28字。左側裝訂。（以前黨的機關用16開）張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。2倍開二、公文格式公文用紙黨政機關統(tǒng)一采用國際標準A4型60—80g膠板印刷紙或復印紙（210mm×297mm），每頁22行，每行28字。左側裝訂。（以前黨的機關用16開）張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。3倍開二、公文格式公文版式1、排版規(guī)格：文字符號從上至下、自左而右依次橫寫橫排。一般每面排22行，每行排28個字。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為35mm。（上行文也是一樣）二、公文格式公文版式2、頁面設置：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，下為35mm±1mm；公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，右為26mm±1mm；版心尺寸為156mm×225mm。二、公文格式公文版式3、公文中的橫排表格A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。三、行文規(guī)則行文規(guī)則是從公文擬制到運轉(zhuǎn)全過程所必須遵循的規(guī)則和制度。行文規(guī)則包含行文關系、行文方式、行文制度等內(nèi)容?！形年P系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定?！窗l(fā)文機關數(shù)量分：單獨行文、聯(lián)合行文?！葱形年P系分：上行文、平行文、下行文。三、行文規(guī)則一般規(guī)則：1．行文應當確有必要，注重效用。要少發(fā)文，發(fā)短文；2．屬于部門職權范圍的事務，應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經(jīng)政府同意。3．屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題，應當直接報送主管部門處理三、行文規(guī)則上行文規(guī)則：1．請示應當一文一事2．報告不得夾帶請示事項3．一般不得越級請示和報告4．除上級機關負責人直接交辦的事項和答復人大代表、政協(xié)委員外，不得以機關名義向上級機關負責人或其他個人報送公文，更不能同時直接主送幾位領導者。5．受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。三、行文規(guī)則上行文常見錯誤：——用錯文種，報告中夾帶請示事項。如：某市安監(jiān)局向省安監(jiān)局報告某尾礦庫非法運行情況，本應以請示呈報并提出請求事項，卻以報告形式又提出請求批準事項。（字號、簽發(fā)人、標題、文種、署名、附注、版記都有問題或缺失）三、行文規(guī)則下行文規(guī)則：1．政府各部門依據(jù)部門職權可以互相行文和向下一級政府的相關業(yè)務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。（由黨委或政府領導擔任主要負責人的議事協(xié)調(diào)機構如安委會、安委辦特殊情況下可以向下級政府行文）2．部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。3．上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。4．向下級機關或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。5．部門內(nèi)設機構（除辦公廳、部門行文（室）外）不得對外正式行文。三、行文規(guī)則聯(lián)合行文規(guī)則：1．“同級”是前提；協(xié)商要一致。2．同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文。3．政府與同級黨委和軍隊機關可以聯(lián)合行文。4．政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯(lián)合行文。5．政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。6．應當確有必要，聯(lián)合機關不宜過多，并應明確主辦機關。7．行政機關聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。8．聯(lián)合行文一般應先由主辦機關先簽署意見，協(xié)辦機關依次會簽，一般不使用復印件會簽。9．聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應加蓋印章。三、行文規(guī)則嚴格控制發(fā)文數(shù)量。以下六種情況一律不得發(fā)文：（1）法律法規(guī)已有明確規(guī)定或現(xiàn)行文件仍適用的；（2）空話套話大話多，文字晦澀難懂，缺乏指導性、針對性和可操作性的；（3）簡單重復上級公文明確規(guī)定或不符合實際提出具體貫徹意見的；（4）能通過電話、傳真、政府專網(wǎng)、電子郵件、口頭協(xié)商、媒體報道等方式解決問題、商洽工作的；（5）缺乏明確發(fā)文意圖、可發(fā)可不發(fā)的；（6）已發(fā)布重大事故警示信息，事故通報無新的工作要求的。四、發(fā)文辦理程序發(fā)文辦理指以本機關名義制發(fā)公文的過程，大體包括起草、審核、簽發(fā)、復核、登記、印制、核發(fā)等七個環(huán)節(jié)方面的內(nèi)容。要循序漸進、步步推進，不能漏程序，也不能亂程序和顛倒順序。原則上不得先簽后核則造成公文“倒流”。（不得以急需外出為借口，對重要的緊急公文先簽后審；有些一般性的公文，確實緊急的而又無法遠程審核的，可電話請示領導同意先發(fā)，但事后必須提請領導補簽。）四、發(fā)文辦理程序發(fā)文辦理常見錯誤：1.起草文件不調(diào)查研究，不征求意見，不溝通協(xié)商，不會簽，造成公文內(nèi)容要求“打架”；無具體意見完全照轉(zhuǎn)上級公文；或規(guī)范性文件不經(jīng)合法性、廉潔性審核，帶來行政訴訟風險；或涉密公文未落實保密措施，造成泄密。2.送簽文件急著催辦，造成審簽人未能對文件嚴格把關。3.過份相信起草人和前面環(huán)節(jié)，審核走過場、流形式，未能層層把好關、盡好責，致使不合格、不合法公文流出。4.起草人對公文復核不認真，經(jīng)領導簽發(fā)的公文有時與發(fā)文初衷有較大出入，不請示報告，造成錯誤發(fā)文。5.印制公文不細心，錯版、錯頁、漏頁，裝訂不規(guī)范。6.重發(fā)文部署，輕追蹤督查。對已發(fā)文部署的工作無督促檢查落實。五、收文辦理程序收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等七個環(huán)節(jié)方面的內(nèi)容。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。五、收文辦理程序收文辦理承辦

閱知性公文根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送批辦性公文應當提出擬辦意見（一般由辦公室主任提）并報本機關負責人批示或轉(zhuǎn)有關部門辦理；需兩個以上部門辦理的，需明確主辦部門。緊急公文應明確辦理時限。承辦部門應在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。傳閱根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。催辦及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。答復公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。五、收文辦理程序收文辦理注意：——對閱件的辦理：應先送主要領導，再送其他領導和承辦單位，由大到?。ㄕ齻鳎?；但對一般性閱件，可分傳。（如：上級機關普發(fā)性公文，下級機關的工作報告）——對辦件的辦理：需先提出擬辦意見，再按先分管領導（相關領導）再主要領導的順序，由小到大（倒傳），主要領導同意擬辦意見后，再按正傳順序辦理。（如：下級機關的請示件，上級機關的交辦件）五、收文辦理程序收文辦理常見錯誤：1.簽收不核對，收了不該收的公文；2.登記不規(guī)范，查詢不方便；3.初審不細致，不合格公文未及時退回；4.承辦不用心，所提擬辦意見不