賬務系統(tǒng)開發(fā)應用

第4章賬務系統(tǒng)開發(fā)應用賬務處理系統(tǒng)是會計信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)，與其他核算系統(tǒng)之間存在著大量的數(shù)據(jù)傳遞關系。在會計實務中，賬務處理系統(tǒng)負責完成整個會計核算中的記賬、算賬和報賬過程。本章將運用生命周期法，講述這一系統(tǒng)的主要開發(fā)過程。24.1賬務處理系統(tǒng)概述賬務處理是會計核算工作中一項必不可少的業(yè)務，其工作量占整個會計核算過程的較大比例。賬務處理的對象是會計工作的基礎數(shù)據(jù)——會計憑證，它通過對憑證的輸入和處理，完成記賬、結賬、賬證表查詢、銀行對賬，以及各種賬表打印等賬務處理工作。賬務處理就是從憑證到記賬、從記賬到賬表輸出的過程。對規(guī)模較小或經(jīng)濟業(yè)務比較簡單的企業(yè)，一個賬務處理系統(tǒng)就足以滿足企業(yè)內部管理和外部信息使用者的需求；但對于規(guī)模相對較大或者經(jīng)濟業(yè)務較復雜的企業(yè)，一些需要明細核算的業(yè)務項目則需要獨立出來，單獨建立子系統(tǒng)進行專門管理與核算，以提供更為翔實的明細核算信息，如工資核算、固定資產(chǎn)核算、成本核算和往來核算等。這些系統(tǒng)與賬務處理系統(tǒng)存在著密切的數(shù)據(jù)聯(lián)系，賬務處理系統(tǒng)以總括核算為主，而其他系統(tǒng)則側重于明細核算。由于賬務處理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間存在著大量的數(shù)據(jù)傳遞關系，因此采取什么樣的數(shù)據(jù)傳遞方式以及傳遞的內容與時間如何，將對整個會計信息系統(tǒng)都有很大的影響。進行賬務處理系統(tǒng)設計，一方面要從賬務處理系統(tǒng)的目標出發(fā)，使所設計的系統(tǒng)能夠及時處理各種憑證和生成各種賬表，以滿足企業(yè)會計核算和管理的需要；另一方面，又要充分考慮與其他系統(tǒng)之間的關系，設計出良好的數(shù)據(jù)傳遞接口。34.1.1賬務處理系統(tǒng)的特征1.以公認會計原則為基準，規(guī)范性強，一致性好2.綜合性強，數(shù)據(jù)處理量大，是整個會計信息系統(tǒng)的核心3.系統(tǒng)內部控制要求嚴格，數(shù)據(jù)正確性要求高44.1.2賬務處理系統(tǒng)的開發(fā)目標在計算機環(huán)境下，賬務處理系統(tǒng)的開發(fā)目標主要包括以下幾個。(1)建立起適應計算機核算的賬簿文件體系(通常稱為“賬套”)。這些文件包括如科目代碼、期初余額、科目余額及發(fā)生額等基本數(shù)據(jù)庫文件和其索引文件。(2)及時、準確地采集和輸入各種憑證，并且檢驗無誤，確保進入賬務處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)的正確性和完整性。(3)能隨機輸出某個時點任意會計科目的各類余額和發(fā)生額，能隨機輸出某個時期內任意會計科目發(fā)生的所有業(yè)務。(4)能隨機輸出各個期間的各種賬表信息。(5)建立賬務系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時傳遞和實時共享。(6)對系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份，并為企業(yè)內外部審計人員留下必要的審計線索。54.2賬務處理的系統(tǒng)分析4.2.1手工方式下的賬務處理流程分析1.手工賬務處理流程1)記賬憑證核算程序2)科目匯總表核算程序3)匯總記賬憑證核算程序4)多欄式日記賬核算程序64.2.1手工方式下的賬務處理流程分析2.手工賬務處理流程的缺陷1)數(shù)據(jù)大量重復2)信息提供不及時3)準確性差4)工作強度大74.2.2計算機方式下的賬務處理流程分析計算機方式下賬務處理數(shù)據(jù)流程圖如圖4-4所示。84.2.2計算機方式下的賬務處理流程分析計算機賬務處理也有一些自身的特點，具體如下。(1)數(shù)據(jù)處理起點與終點不同。(2)會計數(shù)據(jù)的處理方式和存儲方式不同。(3)科目編碼的重要性不同。(4)對賬的要求不同。(5)會計數(shù)據(jù)的可讀性不同。94.3賬務處理系統(tǒng)的功能模塊結構設計圖4-5所示為一個賬務處理系統(tǒng)的功能模塊結構圖，下面對這一功能模塊結構圖中的主要功能模塊進行簡要分析和描述。104.3賬務處理系統(tǒng)的功能模塊結構設計(1)系統(tǒng)初始化模塊。(2)憑證管理。(3)賬簿管理。(4)出納管理。(5)期末處理。(6)系統(tǒng)服務。114.4賬務處理系統(tǒng)的科目編碼設計與數(shù)據(jù)文件設計4.4.1會計科目編碼設計1.會計科目編碼設計的意義2.會計科目編碼方案的設計1)編碼方式2)會計科目編碼結構設計(1)科目編碼體系要具有可擴展性。(2)編碼位數(shù)不宜過長。124.4.2主要數(shù)據(jù)文件結構設計1.科目文件2.記賬憑證文件1)設計方案一2)設計方案二3)設計方案三(1)憑證內容文件(2)憑證分錄文件3.科目余額及發(fā)生額文件4.臨時工作文件1)科目匯總表文件2)臨時明細賬文件134.5賬務處理系統(tǒng)的主要功能模塊設計4.5.1設置賬套所謂設置賬套，實際上就是為核算單位建立一套具有獨立完整的、適應計算機核算的賬簿體系文件，它由相關聯(lián)的業(yè)務數(shù)據(jù)構成的一系列數(shù)據(jù)文件有機組成?？梢栽试S在一個軟件系統(tǒng)下設置多個賬套，以便滿足單位多層次的核算和管理需要。為了方便調用和管理每一個賬套及其有關的數(shù)據(jù)庫文件，不同的賬套需要由不同的“賬套號”及賬套名稱來標識?！霸O置賬套”模塊的有關程序編寫，必須要在建立了系統(tǒng)的文件體系基礎上進行，特別是要建立起用于存放賬套信息(賬套數(shù)、賬套號及賬套名等)、核算單位信息、所屬行業(yè)信息、啟用日期、本位幣、會計主管、科目編碼方案、是否預置科目，以及各類賬簿及結賬日等有關參數(shù)的數(shù)據(jù)庫。144.5.2設置會計科目科目是賬務系統(tǒng)乃至整個會計信息系統(tǒng)的工作基礎?！霸O置會計科目”模塊的功能任務，就是要完成將企業(yè)核算中所使用的科目體系逐一按要求描述給系統(tǒng)，并將會計科目的設置結果保存在相關文件中，實現(xiàn)對會計科目的統(tǒng)一管理。“設置會計科目”模塊就至少需要三個相關的科目管理程序，它們分別是：①科目初始定義程序。②科目日常維護程序。③科目查詢程序。154.5.3憑證輸入、審核模塊的設計1.記賬憑證的來源分類及其輸入方式1)人工憑證2)機制憑證2.人工記賬憑證輸入流程設計1)記賬憑證輸入程序的流程設計(1)日期控制。(2)憑證編號控制。(3)科目控制。(4)借、貸方邏輯關系控制。(5)收付類型控制。(6)制單責任控制。(7)科目余額方向控制。(8)憑證修改控制。(9)憑證的綜合有效性控制。2)記賬憑證輸入的界面設計164.5.3憑證輸入、審核模塊的設計174.5.3憑證輸入、審核模塊的設計3.憑證審核模塊設計184.5.4記賬模塊設計1.記賬模塊的處理流程設計194.5.4記賬模塊設計2.記賬過程中對科目余額及發(fā)生額文件的更新(1)掃描臨時記賬憑證文件，若已經(jīng)到文件尾則結束，否則進行下一步處理。(2)若當前記錄尚未審核通過或已經(jīng)記賬，則記錄指針指向下一條記錄并返回第1步。(3)在當前記錄上做記賬標記，并以當前記錄的科目代碼作為查找鍵值。(4)根據(jù)查找鍵值，在科目余額發(fā)生額文件中找到對應記錄，并將憑證上的借方金額累加到科目余額發(fā)生額文件當前記錄的借方發(fā)生額上，將貸方金額累加到貸方發(fā)生額。(5)若當前科目有父科目，則以其父科目為查找鍵值，重復第(4)步的處理。(6)記錄指針指向下一條記錄并返回第(1)步。204.5.4記賬模塊設計3.記賬模塊設計中應注意的控制功能記賬模塊設計中應注意的控制功能如下。(1)記賬前，應首先進行數(shù)據(jù)備份。(2)檢查上月是否已結賬，若上月未結賬，則本月不能記賬。(3)憑證記賬后，不允許再撤銷審核標志和進行修改操作。(4)憑證記賬過程中不能進行人為中止。(5)記賬后，應該進行平衡檢查，以確保記賬處理的正確性。214.5.5自動轉賬模塊設計1.自動轉賬模塊的設計原理2.自動轉賬憑證的分類1)獨立轉賬憑證2)相關轉賬憑證3.自動轉賬憑證的模板定義4.用自動轉賬憑證模板生成轉賬憑證5.在自動轉賬模塊設計中應注意的控制功能224.5.6結賬模塊設計1.結賬工作的前提(1)上月是否已結賬，上月未結賬則本月不能結賬。(2)本月的經(jīng)濟業(yè)務是否已經(jīng)全部處理完。(3)本月是否還有未記賬憑證。(4)是否已完成了相關的期末轉賬業(yè)務處理。主要包括：①分攤費用；②預提費用；③分配費用；④結轉產(chǎn)成品成本；⑤結轉損益類賬戶余額；等等。(5)其他業(yè)務核算系統(tǒng)是否已結賬。(6)賬賬、賬證、賬實核對是否一致。234.5.6結賬模塊設計2.結賬處理的流程(1)選擇結賬月份。(2)自動進行數(shù)據(jù)備份，若有意外情況發(fā)生，可以進行數(shù)據(jù)恢復。(3)結賬后，保存當月的各個數(shù)據(jù)文件。然后更新各個數(shù)據(jù)文件，進行月初初始化，并建立下個月的相關數(shù)據(jù)文件，同時將上個月的期末數(shù)據(jù)轉做下個月的期初數(shù)據(jù)。(4)若是年末結賬，則自動產(chǎn)生下年度的空白數(shù)據(jù)文件(如臨時記賬憑證文件、科目余額發(fā)生額文件、記賬憑證文件等)，存放于該賬套另一個獨立的(年度)目錄下，并將12月末的有關數(shù)據(jù)轉入新年度數(shù)據(jù)文件中，作為新年度賬的期初數(shù)據(jù)。(5)設置已結賬標志。結賬后本月不能再發(fā)生業(yè)務。244.5.7賬簿輸出模塊設計1.賬簿的輸出方式1)屏幕顯示輸出2)打印輸出3)磁盤或網(wǎng)絡輸出2.總賬數(shù)據(jù)的輸出設計1)總賬格式設計2)總賬輸出的處理流程3.明細賬數(shù)據(jù)的輸出設計1)明細賬輸出的格式設計2)明細賬的輸出處理流程第一步：準備數(shù)據(jù)第二步：明細賬輸出25思考題1．與其他核算系統(tǒng)相比，賬務處理系統(tǒng)的設計有哪些特征？2．簡述賬務系統(tǒng)的開發(fā)目標主要包括哪些內容。3．簡述傳統(tǒng)手工賬務處理流程設計的主要缺陷。4．繪制一個計算機方式下的簡單賬務處理流程圖，并進行必要的說明。5．簡