Word文檔高級編排

第七章Word文檔高級編排了解分隔符的作用，掌握為文檔設置分隔符及添加頁眉和頁腳的方法。了解書簽的作用，掌握在文檔中添加書簽的方法了解域的作用，掌握在文檔中設置域的方法了解題注腳注尾注的作用，掌握為文檔設置解題注腳注尾注的方法了解樣式的作用，掌握在文檔中創(chuàng)建并應用樣式的方法。掌握為文檔添加批注以及修訂文檔的方法。了解郵件合并功的作用，掌握其應用方法。知識目標能夠根據(jù)需要將文檔分成不同的節(jié)，并為不同的節(jié)設置頁眉和頁腳。能夠添加書簽，編輯書簽以及定位書簽。能夠快速創(chuàng)建域，更新域能夠通過添加題注腳注和尾注對文檔中某些文本進行注釋。能夠在文檔中通過交叉引用題注腳注等能夠利用樣式快速設置文檔的字符和段落格式。能夠在審閱文檔時為文檔添加批注，以及使用修訂突出顯示對文檔所做的修改。能夠使用郵件合并功能批量創(chuàng)建內(nèi)容相同，但抬頭和地址等不同的公文、信件等。能力目標本章任務列表任務一設置分隔符及添加頁眉和頁腳任務二使用書簽任務三

使用域任務四

使用題注、腳注與尾注任務五應用樣式任務六審閱文檔任務七應用郵件合并任務一設置分隔符及添加頁眉和頁腳一、設置分隔符二、添加頁眉、頁腳和頁碼三、修改與刪除頁眉和頁腳四、設置首頁不同或奇偶頁不同的頁眉和頁腳

當文檔內(nèi)容滿一頁時，Word會自動轉(zhuǎn)到下一頁，但在實際應用中經(jīng)常會遇到需要強制換頁的情況。此外，在編排長文檔時經(jīng)常需要將文檔分節(jié)，以滿足不同的頁面設置。利用Word提供的分隔符功能，用戶可以輕松實現(xiàn)這些操作。一、設置分隔符Word的分隔符包括分節(jié)符和分頁符。通過為文檔分頁和分節(jié)，可以靈活安排文檔內(nèi)容。節(jié)是文檔格式化的最大單位，只有在不同的節(jié)中，才可以對同一文檔中的不同部分進行不同的頁面設置，如設置不同的頁眉、頁腳、頁邊距、文字方向或分欄版式等格式。此外，通常情況下，用戶在編輯文檔時，系統(tǒng)會自動分頁。如果要對文檔進行強制分頁，可通過插入分頁符實現(xiàn)。

確定插入點“連續(xù)”選項，表示新節(jié)與其前面一節(jié)同處于當前頁中?！芭紨?shù)頁”選項，表示新節(jié)中的內(nèi)容顯示在下一偶數(shù)頁上。如果該分節(jié)符已經(jīng)在一個偶數(shù)頁上，則其下面的奇數(shù)頁為一空頁?！捌鏀?shù)頁”選項，表示新節(jié)中的內(nèi)容顯示在下一個奇數(shù)頁上。二、添加頁眉、頁腳和頁碼

頁眉和頁腳分別位于頁面的頂部和底部，常用來插入頁碼、時間和日期、作者姓名或公司徽標等內(nèi)容。

選擇系統(tǒng)內(nèi)置頁眉樣式后輸入頁眉文本此處顯示了當前章節(jié)添加系統(tǒng)內(nèi)置的頁腳樣式

添加頁碼三、修改與刪除頁眉和頁腳

要修改頁眉和頁腳內(nèi)容，只需在頁眉或頁腳位置雙擊鼠標進入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，此時可參考修改正文的方法修改頁眉或頁腳。要更改系統(tǒng)內(nèi)置的頁眉或頁腳樣式，可在“頁眉和頁腳工具設計”選項卡的“頁眉和頁腳”中重新選擇一個樣式。步驟

1雙擊文檔首頁中的頁眉區(qū)，進入頁眉編輯狀態(tài)。步驟

2為避免修改該節(jié)的頁眉和頁腳時影響下一節(jié)的頁眉和頁腳，將插入點置于第

2節(jié)中的頁眉和頁腳區(qū)，單擊“導航”組中的“鏈接到前一條頁眉”按鈕，取消該節(jié)的頁眉和和頁腳與前一節(jié)的鏈接。

步驟3單擊“頁眉和頁腳工具設計”選項卡上“頁眉和頁腳”組中的“頁眉”和“頁腳”按鈕，在展開的列表中選擇“刪除頁眉”和“刪除頁腳”選項，將該節(jié)中的頁眉和頁腳刪除。步驟4刪除頁眉后，有可能還會留下頁眉線，為此，可選中頁眉線上方的段落標記，然后單擊“開始”選項卡“段落”組中的“邊框”右側(cè)的三角按鈕，從展開的列表中選擇“無邊框”選項，將頁眉線刪除，

刪除頁眉線四、設置首頁不同或奇偶頁不同的頁眉和頁腳

使用Word編排長文檔（1節(jié)或多節(jié)）時，每節(jié)的首頁通常不要頁眉和頁腳，并且奇數(shù)頁和偶數(shù)頁的頁眉和頁腳內(nèi)容和位置有時候也不相同。

選中“選項”組中的“奇偶頁不同”和“首頁不同”復選框，此時在文檔中以不同文字標識每節(jié)頁眉和頁腳，在相應的地方輸入頁眉和頁腳即可可在此設置頁碼的格式任務實施——設計雜志內(nèi)頁頁眉和頁腳對文檔進行分節(jié)，然后設置奇偶頁不同的頁眉和頁腳。操作步驟見視頻7-1任務二使用書簽一、設置書簽二、編輯書簽三、定位書簽在Word2007文檔中，用戶也可以利用書簽功能來記錄修訂位置與選定的文本。在使用書簽時，首先需要根據(jù)文檔內(nèi)容設置新的書簽，然后將書簽顯示在文檔中并利用【書簽】對話框與【編輯】選項組定位書簽。選擇設置書簽的對象，然后將光標放置于需要添加書簽的位置，在【插入】選項卡【鏈接】選項組中單擊【書簽】按鈕，彈出【書簽】對話框。在【書簽名】文本框中輸入書簽名稱，在【排序依據(jù)】選項組中單擊【位置】單選按鈕，單擊【添加】按鈕即可。一、設置書簽二、編輯書簽

設置完書簽之后，由于默認情況下文檔中不會顯示所設置的書簽，所以用戶需要通過【W(wǎng)ord選項】對話框來顯示文檔中的書簽。同時，對于多余與過期的書簽，用戶需要利用刪除功能對其進行刪除。三、定位書簽在文檔中無法像刪除文本一樣刪除書簽，只能打開【書簽】對話框進行刪除。任務實施對文檔進行添加書簽，然后編輯書簽以及定位書簽。添加書簽【書簽】對話框定位書簽【查找和替換對話框】定位書簽刪除書簽任務三使用域一、創(chuàng)建域二、設置域顯示三、設置域更新域是文檔中的一些字段，是一個變量，每個域具有唯一的名字不同的取值。在Word中使用域可以實現(xiàn)自動插入日期和時間、自動創(chuàng)建目錄、關鍵詞索引、實現(xiàn)郵件的自動合并與打印等功能。一、創(chuàng)建域

選擇【插入】選項卡，單擊【文本】選項組中的【文檔部件】下拉按鈕，在列表中選擇“域”選項，彈出【域】對話框，在【域】對話框中，主要包括類別、域名、域?qū)傩耘c域代碼。二、設置域顯示

在文檔或打印頁面中，可以顯示域代碼或域結(jié)果，而兩者之間的顯示方法需要用戶進行手動切換。鎖定域：選擇需要鎖定的域，按Ctrl+F11組合鍵即可鎖定域。另外，按Ctrl+Shift+F11組合鍵可以取消鎖定。三、設置域更新更新域鎖定域任務四使用題注、腳注與尾注一、使用題注二、使用腳注與尾注在制作文檔時，往往需要講解文檔中部分文字的內(nèi)容，同時對于引用名人或某文章中的語句，還需要對其進行標注或注釋。Word2007為用戶提供了解決上述問題的腳注與尾注功能。使用題注可以使文檔中的編號能自動按順序的進行排列，使用腳注可以注釋文檔中特殊的內(nèi)容，而使用尾注則可以注釋文檔內(nèi)容或標注文檔中所引用的語句。一、使用題注

選擇需要插入題注的文本、圖片等對象，在【引用】選項卡【題注】選項組中，單擊【插入題注】按鈕，彈出【題注】對話框交叉引用二、使用腳注與尾注

使用腳注與尾注是指在文檔中插入、瀏覽與轉(zhuǎn)換腳注與尾注。插入的腳注一般位于頁面低端，而插入的尾注則位于文檔的結(jié)尾處。在Word2007中不僅可以插入與瀏覽腳注與尾注，而且還可以相互轉(zhuǎn)換腳注與尾注。添加腳注添加尾注題注，腳注，尾注都可以進行交叉引用任務五應用樣式一、樣式的分類二、創(chuàng)建和應用樣式三、修改和清除樣式

樣式是一系列格式的集合，它是Word中最強有力的工具之一，使用它可以快速統(tǒng)一或更新文檔的格式。例如，一旦修改了某個樣式，所有應用該樣式的內(nèi)容格式會自動更新。同時，利用樣式還可輔助提取目錄。一、樣式的分類

在Word2007中，樣式有三類，一類是段落樣式，一類是字符樣式，還有一類是鏈接段落和字符樣式。

字符樣式只包含字符格式，如字體、字號、字形等，用來控制字符的外觀。要應用字符樣式，需要先選中要應用樣式的文本。

段落樣式既可包含字符格式，也可包含段落格式，用來控制段落的外觀。當需要對一個段落應用段落樣式時，只需將插入點置于該段落中即可。用戶可以對一段文本應用段落樣式，對其中的部分文字應用字符樣式。

鏈接段落和字符樣式，這類樣式包含了字符格式和段落格式設置，它既可用于段落，也可用于選定字符。二、創(chuàng)建和應用樣式

在Word2007中，系統(tǒng)為用戶提供了多種內(nèi)置樣式，如“正文”、“標題1”、“標題2”和“標題3”等，用戶在編排文檔時可直接套用這些樣式，也可以根據(jù)需要創(chuàng)建或修改樣式。

應用系統(tǒng)內(nèi)置的樣式創(chuàng)建（自定義）樣式應用自定義樣式三、修改和清除樣式

在列表中選擇“刪除XXX”，會將所選樣式刪除（但不能刪除系統(tǒng)內(nèi)置的樣式）；選擇“清除X個實例的格式”，會將應用該樣式的文本或段落的格式清除；選擇“選擇所有X個實例”選項，可選中文檔中應用該樣式的所有文本。其中，清除樣式和刪除樣式后，所有應用該樣式的文本將應用正文樣式修改樣式任務實施——設置故事文檔格式

先對段落應用系統(tǒng)內(nèi)置標題樣式，然后修改系統(tǒng)副標題和正文樣式。其他故事也應用”標題”樣式應用于第2段的“張博”修改后的文本樣式任務六審閱文檔一、為文檔添加批注二、修訂文檔Word2007提供了審閱文檔的功能，它主要包括兩方面，一是文檔審閱者可通過為文檔添加批注的方式，對文檔的某些內(nèi)容提供自己的看法和建議，而文檔原作者可據(jù)此決定是否修改文檔；二是文檔審閱者在文檔修訂模式下修改原文檔，而文檔作者可決定是拒絕還是接受修訂。

利用Word中的批注功能，審閱者可以方便地在文檔中插入對某些內(nèi)容的說明或建議。同時，Word2007還可以不同的底紋顏色和用戶名稱對不同審閱者的批注加以區(qū)別。一、為文檔添加批注如果多人用同一臺電腦為文檔添加批注，為標識批注者的身份，可設置Office用戶名稱。批注者名稱默認為安裝Office軟件時注冊的用戶名為文檔添加批注選中要添加批注的文字，或直接將插入點置于要添加批注的地方查看批注刪除批注二、修訂文檔

使用Word2007的文檔修訂功能可以突出顯示審閱者對文檔所做的修改，而文檔創(chuàng)建者可以選擇接受或拒絕審閱者對文檔進行的修改。修訂文檔查看修訂內(nèi)容接受某處修訂單擊““拒絕”按鈕，可拒絕修訂，并且插入點移至下一處修訂接受所有修訂拒絕所有修訂任務實施——審閱學習指導說明文檔

打開文檔，進入修訂狀態(tài)，閱讀文檔并進行修訂操作，然后相應地接受或拒絕修訂。修訂后的文檔效果任務七應用郵件合并一、創(chuàng)建主文檔二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)源三、郵件合并

在日常辦公事務處理中，經(jīng)常會遇到把一些內(nèi)容相同的公文、信件或通知發(fā)送給不同的地址、單位或個人，這時我們就可以利用Word中的“郵件合并”功能來方便地解決這個問題。執(zhí)行郵件合并操作時涉及兩個文檔，主文檔文件和數(shù)據(jù)源文件。主文檔是郵件合并內(nèi)容中固定不變的部分，即信函中通用的部分。數(shù)據(jù)源文件主要用于保存聯(lián)系人的相關信息。在執(zhí)行郵件合并操作之前首先要創(chuàng)建這兩個文檔，然后將它們關聯(lián)起來，也就是標識數(shù)據(jù)源文件中的信息在文檔的什么位置出現(xiàn)。完成后“合并”這兩個文檔，就可以為每個收件人創(chuàng)建郵件。一、創(chuàng)建主文檔

創(chuàng)建主文檔的方法與創(chuàng)建普通文檔相同。用戶還可對其頁面和字符等格式進行設置。二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)源

用戶可以在郵件合并中使用多種格式的數(shù)據(jù)源，如MicrosoftOutlook聯(lián)系人列表，Access數(shù)據(jù)庫，或Word文檔等。下面以一個現(xiàn)成的Excel數(shù)據(jù)源為例進行介紹。

三、郵件合并數(shù)據(jù)源和主文檔都創(chuàng)建好了，接下來就可以進行郵件合并。打開主文檔選擇數(shù)據(jù)源

插入各域Word將根據(jù)設置自動合并文檔并將全部記錄存放到一個新文檔中，合并完成的文檔的份數(shù)取決于數(shù)據(jù)表中記錄的條數(shù)任務實施——制作家庭報告書