第三章-辦公室常規(guī)管理工作

第三章辦公室常規(guī)工作教學(xué)目的:1、了解接打電話的原則，學(xué)會(huì)接打電話的基本禮儀，嘗試電話處理。2、了解印章的作用，正確使用和管理印章。3、學(xué)會(huì)寫(xiě)介紹信，正確使用和管理介紹信。4、明確值班人員崗位職責(zé)、值班內(nèi)容，學(xué)會(huì)訂立值班制度，制作值班表。5、明確小額現(xiàn)金管理方法，了解現(xiàn)金的種類(lèi)，了解商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的基本程序，積累會(huì)計(jì)知識(shí)。第一節(jié)辦公室電話管理一、接打電話的原則（教材36—38頁(yè)）1、清楚準(zhǔn)確：表達(dá)的內(nèi)容要準(zhǔn)確；發(fā)音要準(zhǔn)確，口齒要清楚；對(duì)來(lái)電內(nèi)容要正確領(lǐng)會(huì)，不要一心二用；電話記錄要準(zhǔn)確、明了。2、簡(jiǎn)短高效：通話前學(xué)會(huì)正確使用各種電話；通知中盡量長(zhǎng)話短說(shuō)、言簡(jiǎn)意賅、正確地表情達(dá)意；通話后要即時(shí)處理。3、安全保密：心中時(shí)刻記住有密級(jí)的事，涉及秘密的事用保密電話，注意通知選擇場(chǎng)合，不過(guò)量飲酒，要用正確方法解決問(wèn)密電話。4、文明禮貌：要熱情誠(chéng)懇，學(xué)會(huì)“微笑”，控制好音量和語(yǔ)調(diào)，熟練、自然地運(yùn)用禮貌用語(yǔ)。二、接打電話的基本禮儀語(yǔ)言表達(dá)動(dòng)作表現(xiàn)聲音語(yǔ)調(diào)時(shí)間控制場(chǎng)合選擇教材（38—40頁(yè)）三、撥打、接聽(tīng)電話的程序和技巧閱讀40—47頁(yè)內(nèi)容請(qǐng)按下列情境模擬1、陽(yáng)光公司總公司辦公室秘書(shū)吳悅打電話給第一分公司，要求第一分公司張經(jīng)理去總公司召開(kāi)安全工作會(huì)議，……，第一分公司辦公室秘書(shū)趙明接聽(tīng)電話。2、東風(fēng)化工廠辦公室秘書(shū)李華打電話給合肥市供電局，反映企業(yè)突然停電，請(qǐng)求抓緊修復(fù)，供電局辦公室秘書(shū)王云接電話。李華打錯(cuò)了電話，因?yàn)?，電路維護(hù)屬于外線維修部負(fù)責(zé)。將要談的內(nèi)容及說(shuō)話的順序記錄下來(lái)，并準(zhǔn)備必要的文件。準(zhǔn)備記錄查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼，再撥打電話（把常用的電話號(hào)碼整理好）當(dāng)對(duì)方接聽(tīng)電話時(shí)，先問(wèn)好，接著告知自己?jiǎn)挝坏拿Q、本人姓名，并詢問(wèn)對(duì)方的姓名或身份在電話已撥通，對(duì)方尚未講話時(shí)，將話筒交給領(lǐng)導(dǎo)；如對(duì)方開(kāi)始講話，就道歉地說(shuō)：“對(duì)不起，請(qǐng)稍等一下”（代領(lǐng)導(dǎo)給上級(jí)或長(zhǎng)輩打電話）說(shuō)明事由；“我想與您談些關(guān)于某某方面的事，不知是否方便”再打或留言：告知簡(jiǎn)要的內(nèi)容；方便的話，請(qǐng)對(duì)方回電；告知自己的姓名，并問(wèn)清傳話人的姓名（對(duì)方不在時(shí)）打外線電話的流程（接后）將要講的話，簡(jiǎn)明扼要地告知談完話，將重點(diǎn)部分重復(fù)一遍，或請(qǐng)對(duì)方復(fù)述一遍最后，說(shuō)些禮貌的結(jié)束語(yǔ)然后，再輕輕地掛上電話。雙方無(wú)論哪一方再打，都應(yīng)表示：“對(duì)不起，剛才電話突然斷了”（電話中途斷線）（接上）接聽(tīng)外線電話的流程電話鈴響三聲內(nèi)立即接聽(tīng)，如沒(méi)能立即接聽(tīng)，應(yīng)向?qū)Ψ街虑福骸皩?duì)不起，讓你久等了”左手持話筒，右手準(zhǔn)備記下對(duì)方的留言接聽(tīng)其中一個(gè)電話，讓打來(lái)的另一方稍等或再打；待接聽(tīng)第一個(gè)電話完畢，向打來(lái)的另一電話方表示：“剛才在接電話，很抱歉，讓您久等了”拿起話筒，先說(shuō)出自己的單位的名稱和自己的姓名，使對(duì)方確知是打?qū)α颂?hào)碼1、把這種情況告訴對(duì)方：“抱歉，聽(tīng)不清楚請(qǐng)?jiān)僬f(shuō)一遍好嗎？”或“請(qǐng)稍等，我換一個(gè)電話接聽(tīng)”。2、如周?chē)艹?，切換到安靜的分機(jī)收聽(tīng)。3、如由于電話本身的問(wèn)題則改用另一線電話。4、請(qǐng)對(duì)方調(diào)整說(shuō)話的音量。很少用重新?lián)艽蚍绞浇鉀Q（聽(tīng)不清對(duì)方聲音時(shí)）（兩個(gè)電話同時(shí)響起時(shí)）（接下）根據(jù)對(duì)方來(lái)電，給予適當(dāng)、合理的解答，不失禮貌告訴對(duì)方自己的電話號(hào)碼，以確定對(duì)方是否打錯(cuò)。對(duì)方致歉時(shí)則回答：“不用客氣”（對(duì)方打錯(cuò)電話時(shí)）接到給領(lǐng)導(dǎo)打來(lái)的電話，留心確認(rèn)對(duì)方的目的，不遺漏要點(diǎn)，如不清楚，應(yīng)再加確認(rèn)對(duì)方要求留言時(shí)，需要問(wèn)清留內(nèi)容，需否回電，回電給誰(shuí)，聯(lián)系對(duì)象，并復(fù)述內(nèi)容以便確認(rèn)，并報(bào)上自己的姓名。如領(lǐng)導(dǎo)在開(kāi)會(huì)或面談中有緊急電話可用便條傳遞給領(lǐng)導(dǎo)（領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)）將對(duì)方來(lái)電目的簡(jiǎn)要匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，以省卻對(duì)方復(fù)述確認(rèn)對(duì)方身份，并詢問(wèn)理由，不可隨意告知（對(duì)方問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)私事）（接下）如領(lǐng)導(dǎo)不能立即接聽(tīng)，則請(qǐng)對(duì)方：”他現(xiàn)在有事，要稍等片刻才能接聽(tīng)，可否請(qǐng)你稍等或請(qǐng)他回電“電話結(jié)束，以結(jié)束語(yǔ)致意等對(duì)方掛上電話后再輕輕掛機(jī)（接上）電話記錄單來(lái)（去）電單位：來(lái)（去）電號(hào)碼：編號(hào)：對(duì)方姓名：電話內(nèi)容記錄辦理情況記錄人來(lái)（去）電時(shí)間：年月日時(shí)分電話通知記錄單交辦交辦日期通知人通知內(nèi)容：通知單位接電話人時(shí)間：四、不同類(lèi)型電話的打法和處理

（按不同通話者）（一）給領(lǐng)導(dǎo)打電話：在給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)打電話時(shí)不要趾高氣揚(yáng)，也不要過(guò)分拘謹(jǐn)，說(shuō)話時(shí)要簡(jiǎn)明扼要，不要過(guò)多地重復(fù)，對(duì)有疑問(wèn)的地方要詢問(wèn)清楚。如果給上級(jí)打電話是請(qǐng)示或匯報(bào)問(wèn)題，就要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地說(shuō)出請(qǐng)示和匯報(bào)的事項(xiàng)，要抓住中心，有條有理。（二）給下級(jí)打電話：態(tài)度要謙和，不要盛氣凌人、擺架子。說(shuō)話要簡(jiǎn)明扼要并口語(yǔ)化和生活化，對(duì)一些同音字或冷僻不常用的字要進(jìn)行復(fù)述和解釋?zhuān)ㄈ┙拥揭笳翌I(lǐng)導(dǎo)的電話

對(duì)要求找本單位的領(lǐng)導(dǎo)的電話，首先要問(wèn)清對(duì)方的單位、姓名、和身份，然后再酌情回答?；卮饡r(shí)語(yǔ)氣要婉轉(zhuǎn)，既不能說(shuō)“某某領(lǐng)導(dǎo)在，我給你去找”，也不能說(shuō)“某某領(lǐng)導(dǎo)不在”，而應(yīng)該說(shuō)“請(qǐng)您稍等，我給你找一下”。如果對(duì)方要找的領(lǐng)導(dǎo)在，并準(zhǔn)備接電話時(shí)，應(yīng)跟對(duì)方說(shuō)“某某領(lǐng)導(dǎo)來(lái)了，請(qǐng)你跟他講話”；如果領(lǐng)導(dǎo)不在或是不需要和對(duì)方通話，則要向?qū)Ψ酵褶D(zhuǎn)地講請(qǐng)理由。

接到電話后，不要一次一報(bào)告，而應(yīng)該按重要或緊急程度，集中處理。（四）接到詢問(wèn)某事電話

接到詢問(wèn)某事的電話，要態(tài)度和藹，有禮貌地?zé)崆閼?yīng)對(duì)。事情清楚而又可以回答的，可以適當(dāng)回答；對(duì)事情不了解或不宜回答的，應(yīng)明確而禮貌地予以回避，切不可隨便回答。（五）接到群眾上訪電話

群眾上訪電話有的是反映單位重大事故，對(duì)這類(lèi)電話要冷靜、細(xì)心一定要在盡可能短的時(shí)間內(nèi)了解清楚是什么單位或什么人發(fā)生了什么事，其嚴(yán)重程度如何等。如何情況確實(shí)緊急，自己能決定的應(yīng)馬上提出防范措施或解決意見(jiàn)；如自己不能決定的，通話完畢后應(yīng)放下手中一切工作，迅速向領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)匯報(bào)，并協(xié)助他們果斷地進(jìn)行處理。五、不同類(lèi)型電話的打法和處理

（按不同情況）線路中斷通話時(shí)間受到干擾沒(méi)有時(shí)間談話很難對(duì)付的電話正確轉(zhuǎn)接打給上司的電話教材47—49頁(yè)六、如何節(jié)約和控制電話費(fèi)支出

（教材49-51頁(yè)）七、做好圖文傳真目前高級(jí)傳真機(jī)是兼容的，收發(fā)傳真非常便捷接通電話，請(qǐng)收件方給傳真信號(hào)，發(fā)傳真要先按發(fā)送鍵，后掛話機(jī)原件一定要扣放在發(fā)送平臺(tái)上，也可以在接通傳真前就放好傳真件一般收文后有一份報(bào)表在頁(yè)眉上，注明發(fā)送時(shí)間、傳真號(hào)碼，要注意核對(duì)自己傳真機(jī)的頁(yè)眉時(shí)間顯示，可以一次做好傳真登記一般傳真機(jī)的提示屏有文字提示，可以按照提示語(yǔ)言操作傳真機(jī)一般都有自動(dòng)接收功能，使用此鍵要注意保密傳真機(jī)有熱敏紙和復(fù)印紙兩種，凡用熱敏紙接收傳真，需要保存的一定要及時(shí)復(fù)印第二節(jié)印信管理印信，是印章和介紹信的簡(jiǎn)稱。印章和介紹信是各級(jí)各類(lèi)組織對(duì)外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證。加強(qiáng)對(duì)印章及介紹信的管理，嚴(yán)格按規(guī)定使用，是辦公室工作人員的重要職責(zé)。本節(jié)主要內(nèi)容有：1、印章的作用2、印章的種類(lèi)3、印章的刻制與頒發(fā)4、印章的保管和使用5、印章的停用存檔與銷(xiāo)毀6、介紹信管理一、印章的作用標(biāo)志作用：任何一個(gè)機(jī)關(guān)和單位的印章都標(biāo)明了這個(gè)機(jī)關(guān)或單位的法定全稱，其性質(zhì)、級(jí)別和職權(quán)范圍使人一目了然。在制發(fā)文件、接洽業(yè)務(wù)、開(kāi)具證明等過(guò)程中，印章可以明確表示該組織的合法身份。權(quán)威作用：任何一個(gè)機(jī)關(guān)、單位或負(fù)責(zé)人的印章都有一定的權(quán)威性，加蓋印章后在其職權(quán)范圍內(nèi)所發(fā)布的命令、指示、通知、制度等就會(huì)產(chǎn)生效力，所屬單位和人員都要服從和執(zhí)行。證明作用：各種文憑證據(jù)，只有加蓋公章后才能生效，才能表明某個(gè)機(jī)關(guān)或單位對(duì)此負(fù)有責(zé)任，人們才會(huì)相信它的效力。二、印章的種類(lèi)（一）按材料不同：金、銀、銅、玉、石、瑪瑙、象牙、木質(zhì)、橡膠、塑料以及原子印、光敏印、滲透印、火漆印等。（二）按形狀不同：正方形、長(zhǎng)方形、圓形、橢圓形、三角形等。（三）按印文不同：規(guī)范漢字（宋體）、民族文字、自由體、篆書(shū)、隸書(shū)等。（四）按中心圖案不同：國(guó)徽、黨徽、五角星、無(wú)圖案等（五）按尺寸不同：見(jiàn)《國(guó)務(wù)院關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定》

（六）按功能不同：公章、專(zhuān)用章、套印、縮印、鋼印、領(lǐng)導(dǎo)手章、個(gè)人名章、校對(duì)章、戳記等三、印章的刻制與頒發(fā)（一）印章的制發(fā)權(quán)：1、黨政機(jī)關(guān)：地方各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和各類(lèi)事業(yè)單位的公章應(yīng)該由國(guó)家規(guī)定的上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)制發(fā)。2、各類(lèi)社會(huì)團(tuán)體：根據(jù)它產(chǎn)生的方式來(lái)確定，在團(tuán)體成立獲得有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)后，即可以團(tuán)體籌備組的名義刻制印章。待團(tuán)體正式成立后，即可啟用印章。3、企業(yè)組織：企業(yè)已經(jīng)注冊(cè)成立，工商部門(mén)發(fā)給了營(yíng)業(yè)執(zhí)照，企業(yè)即可憑營(yíng)業(yè)執(zhí)照到指定地點(diǎn)刻制印章，然后到工商登記機(jī)關(guān)備案后即可啟用，不需要其他機(jī)關(guān)行文。4、機(jī)關(guān)、單位的專(zhuān)用章、鋼印，一般須報(bào)經(jīng)主管上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后自行刻制。5、領(lǐng)導(dǎo)人名章，經(jīng)本級(jí)機(jī)關(guān)或單位領(lǐng)導(dǎo)人同意后，由本機(jī)關(guān)或單位自行刻制。附：1993年4月24日國(guó)務(wù)院《關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定》1983年中共中央辦公廳《關(guān)于各級(jí)黨組織印章的規(guī)定》（二）印章刻制的步驟和要求1、確認(rèn)刻制印章的依據(jù)：一是有領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或法定主管部門(mén)關(guān)于組建或成立某機(jī)關(guān)或單位的文件；二是或有領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或法定主管部門(mén)關(guān)于某機(jī)關(guān)或單位更名的文件；三是或有機(jī)關(guān)或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)的書(shū)面請(qǐng)示。2、繪制印章草圖：根據(jù)形狀，排列好文字，定稿后，要經(jīng)辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人審查后定稿。3、向公安部門(mén)申請(qǐng)登記和審批：按國(guó)務(wù)院的規(guī)定，公安部門(mén)對(duì)刻制印章實(shí)行監(jiān)督、管理，由公安部門(mén)指定的工廠或刻字社承擔(dān)刻制任務(wù)?？讨朴≌聲r(shí)，必須持上級(jí)主管機(jī)關(guān)的介紹信和印章草圖向承制印章的工廠（刻字社）所在地公安部門(mén)申請(qǐng)登記審批，以便公安部門(mén)掌握印章刻制情況。4、委托工廠或刻字社刻制：持公安部門(mén)的批準(zhǔn)證明、本單位的委托書(shū)及印章草圖。5、檢查驗(yàn)收印章：一要看質(zhì)量是否符合要求。二要看有無(wú)使用痕跡（驗(yàn)視印模要用黑色或蘭色印油）6、最后，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)檢驗(yàn)合格后交相關(guān)管理人員嚴(yán)密保管。（三）、印章的頒發(fā)與啟用1、頒發(fā)印章，一般應(yīng)由使用機(jī)關(guān)或單位派人到頒發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)取。2、使用機(jī)關(guān)或單位領(lǐng)取印章時(shí)，頒發(fā)機(jī)關(guān)要驗(yàn)視領(lǐng)用或使用機(jī)關(guān)或單位的介紹信，并要求介紹信上標(biāo)明的人員簽收，雙方當(dāng)面檢驗(yàn)印章，妥當(dāng)后，由頒發(fā)機(jī)關(guān)將印章密封并加蓋密封標(biāo)志后交領(lǐng)取人帶回。3、領(lǐng)取人將印章帶回本機(jī)關(guān)后，應(yīng)立即交辦公室負(fù)責(zé)人拆封檢驗(yàn)，認(rèn)為妥當(dāng)后，指定專(zhuān)人保管。4、印章啟用時(shí)，首先頒發(fā)機(jī)關(guān)要向使用機(jī)構(gòu)發(fā)布啟用公章的通知。其次，使用機(jī)關(guān)正式啟用時(shí)，要將印模和日期報(bào)頒發(fā)機(jī)關(guān)備案，并對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行歸檔和保存。四、印章的保管和使用（一）保管：?jiǎn)挝灰⒂≌鹿芾碇贫?、要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，一切用印都要通過(guò)管理人員（監(jiān)印人員）。2、應(yīng)放置在安全可靠的地方。尤其是節(jié)假日或出差。一般不得將印章攜出機(jī)關(guān)或單位以外使用。3、一般印刷廠有套印機(jī)關(guān)印章的文件時(shí)，要有印章管理人員到現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)印。4、注意印章的保養(yǎng)，及時(shí)小心清洗。5、領(lǐng)導(dǎo)人的手章可由本人自行保管，也可以委托代理人管理，使用同上。（二）印章的使用總原則：建立用印制度，劃定用印等級(jí)，規(guī)范用印程序，用印要履行批準(zhǔn)手續(xù)，一切用印都要記錄在案，主要有以下步驟：1、填寫(xiě)申請(qǐng)單，由各用印部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后方可用印。要明確印章使用批準(zhǔn)權(quán)限。2、審閱用印內(nèi)容及檢查留存材料是否齊全，事后要進(jìn)行整理、歸卷備查。3、進(jìn)行用印登記。除了本機(jī)關(guān)或單位的發(fā)文有發(fā)文登記簿、介紹信有存根不用登記外，其他用印都應(yīng)進(jìn)行登記。4、用印要端正、清晰、規(guī)范（尤其是公文——見(jiàn)《國(guó)家公文寫(xiě)作格式》）5、鋼印使用辦法見(jiàn)材料56頁(yè)五、印章的停用存檔與銷(xiāo)毀印章因?yàn)闄C(jī)構(gòu)的撤銷(xiāo)、合并、改名或印章?lián)p壞等原因停止使用可作以下處理，原則上誰(shuí)制發(fā)，誰(shuí)銷(xiāo)毀。1、由印章頒發(fā)機(jī)關(guān)發(fā)文通知有關(guān)單位，說(shuō)明停用原因，標(biāo)明停用印章的印模（用藍(lán)色）和停用時(shí)間。2、將印章連同印模（印模欄內(nèi)用紅色印章）隨文書(shū)檔案移交檔案室（館）封存，以備查考。3、銷(xiāo)毀的印章，須經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，二人以上監(jiān)銷(xiāo)，防止印章丟失或落入別人之手。銷(xiāo)毀的印章在銷(xiāo)毀前要將印模保存起來(lái)，以備查考。六、介紹信管理（一）介紹信：是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位對(duì)外聯(lián)系工作、商洽事務(wù)等派出人員持有的憑證性信函。它由機(jī)關(guān)印章管理人員負(fù)責(zé)保管。（二）介紹信的結(jié)構(gòu)樣式機(jī)關(guān)或單位的介紹信一般按固定的樣式、規(guī)格印制，裝訂成冊(cè)。分為信文和存根兩部分。一般為16開(kāi)本，信文和存根之間由虛線隔開(kāi)，信文部分占3/4，存根部分占1/4，用白紙黑墨印刷。信文部分包括：編號(hào)、前往單位、被介紹人的姓名、所辦事項(xiàng)、單位落款、日期、有效期等；存根部分除了信文部分內(nèi)容外，還有批準(zhǔn)人的姓名。（三）介紹信的管理和使用1、開(kāi)具介紹信要履行審批手續(xù)。制定嚴(yán)格的審批制度，分清批準(zhǔn)權(quán)限。2、認(rèn)真填寫(xiě)，注明具體事由和有效期，存根和信的內(nèi)容一致，加蓋騎縫章。3、不準(zhǔn)開(kāi)具空白介紹信，特殊情況需要經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。沒(méi)使用的，要返回原處。4、一般情況不為下級(jí)機(jī)關(guān)開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的介紹信。（四）建立完善的印信管理制度

——見(jiàn)材料59頁(yè)例文部門(mén)時(shí)間事由開(kāi)往何單位持信人隨同人員有效時(shí)間部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字分（主）管領(lǐng)導(dǎo)簽字備注介紹信使用申請(qǐng)單日期編號(hào)內(nèi)容摘要批準(zhǔn)人用印單位承辦人監(jiān)印人用印數(shù)留存材料歸存處所備注用印登記表印章類(lèi)型：公章

光敏印章是上個(gè)世紀(jì)九十年代初由日本發(fā)明的，它是由一種特殊的化工合成材料，通過(guò)專(zhuān)用設(shè)備瞬間發(fā)出強(qiáng)光輔射，使材料表面發(fā)生光氧化及熱交聯(lián)作用從而制成的印章。光敏印章的面世可以說(shuō)是印章行業(yè)的一次革命，完全顛覆了傳統(tǒng)印章的凹凸成像原理。利用特殊感光材料制成。具有成像極其清晰，無(wú)需印泥，即印即干的特點(diǎn)。其印跡可與印刷品質(zhì)媲美，是目前最好的、最先進(jìn)的印章產(chǎn)品，美觀耐用，無(wú)須印臺(tái)。（一次注油可印10000次以上）

原子印是上世紀(jì)七十年代，由美國(guó)壯臣公司研制，它與滲透印的區(qū)別：有些人往往把滲透印當(dāng)作原子印，有時(shí)美其名曰：“加油原子印。”其實(shí)，真正的原子印是不可以加油的，因?yàn)樗恼麦w本身就是由液狀的原子印油經(jīng)過(guò)高溫高壓，再驟降溫凝固而成固體狀的印章實(shí)體。原子印的制作工藝比滲透印要復(fù)雜很多，其印制出來(lái)的圖案和字跡非常清楚，色澤鮮艷，出墨均勻，且不易掉色；而滲透印的制作則要相對(duì)簡(jiǎn)單的多，印跡的線條沒(méi)有原子印的精細(xì)，蓋在光滑紙面上的印跡容易擦掉，但滲透印的價(jià)格則相對(duì)原子印而言，要優(yōu)惠許多

光敏印、原子印、滲透印火漆是膠合劑的一種，稍異于膠水、漿糊的特種膠合劑。文具上固時(shí)常用到，即在日用上也經(jīng)常使用，如一切重要文件的避免偷拆，以及封因一物等等，均須用及火漆。火漆的制成品為條狀物體，不易損壞，故無(wú)所謂所裝，也能發(fā)售。包裝分為二十條或一打分別包扎以便于發(fā)售。

配方：松香60、蟲(chóng)膠片20、人造威尼斯松脂20。制法是先將松香及蟲(chóng)膠片置于磁皿或銅器中（切不可用鐵器，以防變質(zhì)）。加熱至全部熔融后，緩緩將人造威尼斯松脂加入，除火等其自行冷凝，當(dāng)冷至適當(dāng)溫度時(shí)，如欲著色，即可將色料加入攪拌使勻，然后再傾入模型中，使其凝結(jié)，等全部固結(jié)后即可取出。

第三節(jié)通信收發(fā)工作一、收發(fā)：包括外收發(fā)和內(nèi)收發(fā)。外收發(fā)：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位的收發(fā)室內(nèi)接收、分解收進(jìn)送出的文件（包括機(jī)密文件）、信函、報(bào)刊（通稱為信件）的工作。內(nèi)收發(fā)：也叫機(jī)要收發(fā)，主要是指對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)機(jī)要文件的傳送處理工作。外收發(fā)和內(nèi)收發(fā)是不同的：內(nèi)收發(fā)，收發(fā)人負(fù)責(zé)拆閱信件，并根據(jù)文件內(nèi)容去處理；外收發(fā)，收發(fā)人根據(jù)外部標(biāo)志接收、發(fā)送而不拆閱信件。二、通信收發(fā)的基本原則和要求1、要嚴(yán)格責(zé)任制度，仔細(xì)謹(jǐn)慎地檢查、清點(diǎn)信件，接收的手續(xù)要清楚明白，防止現(xiàn)現(xiàn)漏洞。2、要及時(shí)準(zhǔn)確地完成信件的收發(fā)、投遞任務(wù)，不能延誤、遺忘、積壓信件。3、任何情況下都要保證機(jī)要信件的安全，不許私自拆閱任何公私信件，更不能泄露機(jī)密信件的內(nèi)容。4、要堅(jiān)守崗位，不能擅離職守、棄門(mén)不管。5、對(duì)待外來(lái)人員要熱情、謙虛，不能無(wú)理拒收信件。三、收信工作報(bào)刊訂發(fā)：根據(jù)要求，發(fā)布通知，按時(shí)、準(zhǔn)確訂閱，并附上《全國(guó)報(bào)刊目錄冊(cè)》。簽收：要看清地址、單位名稱、包裝、編號(hào)、數(shù)量等，按要求簽字。分揀：要及時(shí)，不得積壓，按部門(mén)和個(gè)人仔細(xì)分揀。登記：制定表格（時(shí)間、來(lái)信單位、封皮編號(hào)、數(shù)量、送交單位、信件性質(zhì)、收件人、備注等）轉(zhuǎn)交：要求收件人在收件登記冊(cè)上簽字四、發(fā)信工作檢查：查清地址、收件人、封口、機(jī)密標(biāo)記、包裝、編號(hào)、件數(shù)、字跡等，然后在送件冊(cè)上簽字。分揀：要分清楚投遞去向（是郵電局還是機(jī)要局）登記投遞：分清平信、航空、掛號(hào)、特快專(zhuān)遞、特掛等，收好相關(guān)憑證。第四節(jié)值班管理一、值班：是指各類(lèi)企事業(yè)單位，在一段時(shí)間內(nèi)，由專(zhuān)人擔(dān)負(fù)處理全部工作的方式和制度。廣義的值班，包括安全保衛(wèi)值班、司機(jī)值班以及一些重要崗位值班等不同類(lèi)型的值班。二、值班的特點(diǎn)1、連續(xù)性：無(wú)論是輪流值班還是專(zhuān)職值班，值班不能間斷。2、應(yīng)急性：來(lái)電來(lái)訪、突發(fā)事件、傳達(dá)指示等3、準(zhǔn)確性：匯報(bào)不含糊，答復(fù)和處理不模糊。三、值班工作意義1、值班工作能保證機(jī)關(guān)工作不間斷地運(yùn)轉(zhuǎn)。保證信息暢通、保證協(xié)調(diào)與聯(lián)絡(luò)。2、值班工作是一個(gè)單位的窗口（見(jiàn)教材67頁(yè)）四、值班工作的內(nèi)容1、負(fù)責(zé)信息傳遞：各單位的值班室每天都要接收大量的電話、電報(bào)和信函。值班人員要立即做好記錄，包括來(lái)人、來(lái)函、來(lái)電話單位和人員姓名及主要內(nèi)容。然后根據(jù)內(nèi)容的緊急程度將記錄送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱處。2、承辦來(lái)自各方的事項(xiàng)（見(jiàn)教材67頁(yè)），其中領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)主要有：傳達(dá)對(duì)某一問(wèn)題的指示意見(jiàn)；查詢某一問(wèn)題或某一事項(xiàng)的辦理情況；向下屬部門(mén)和單位催要某一方面的工作情況；下達(dá)一些臨時(shí)性的會(huì)議通知；向上級(jí)機(jī)關(guān)或兄弟單位詢問(wèn)有關(guān)事項(xiàng)；外出接送賓客或購(gòu)買(mǎi)車(chē)船機(jī)票等。3、負(fù)責(zé)公務(wù)接洽和接待來(lái)訪人員

一是因公務(wù)來(lái)訪人員，包括洽談、聯(lián)系工作、調(diào)查、學(xué)習(xí)、參觀等。要根據(jù)不同的業(yè)務(wù)，給予妥善安排；

二是因個(gè)人的某些事情來(lái)訪。要按政策給予合理接待和處理。4、處理各種緊急或突發(fā)事件

5、完成某些臨時(shí)任務(wù)

6、記好值班記錄（值班日志、車(chē)輛和人員登記、電話記錄和接待記錄）

7、做好安全保衛(wèi)工作五、值班的形式1、有固定人員的值班室或總值班室2、有專(zhuān)項(xiàng)職能的電話值班室3、有相關(guān)人員輪流參加的值班4、專(zhuān)兼職相結(jié)合的值班5、巡邏值班六、值班的基本要求嚴(yán)格作息時(shí)間，按時(shí)交接班，認(rèn)真執(zhí)行請(qǐng)假制度。堅(jiān)守崗位，不串崗、不睡崗、不離崗。認(rèn)真履行職責(zé)，細(xì)心、耐心、熱心。靈活應(yīng)對(duì)，準(zhǔn)確把握，反應(yīng)迅速，妥善處理，及時(shí)匯報(bào)掌握政策，做好保密身體健康，精神飽滿要熟悉本單位的基本情況準(zhǔn)備好值班資料(見(jiàn)教材71頁(yè))七、節(jié)假日值班1、節(jié)假日前，應(yīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)確定節(jié)日休息時(shí)間，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確定后，發(fā)布節(jié)日放假通知，并告知各部門(mén)提前做好準(zhǔn)備工作。2、安排節(jié)日值班表。有的單位是辦公室安排，有的是保衛(wèi)部門(mén)安排，但是辦公室要檢查值班安排的落實(shí)情況，并將值班表上報(bào)一份給主管機(jī)關(guān)。3、節(jié)日前一天下班前，應(yīng)由辦公室組織有關(guān)部門(mén)對(duì)本單位進(jìn)行節(jié)前檢查，一方面檢查環(huán)境衛(wèi)生，另一方面檢查安全保密，并對(duì)專(zhuān)用文件柜和辦公室的門(mén)加鎖或加封條。4、節(jié)后上班第一天，應(yīng)到各部門(mén)檢查、詢問(wèn)休假期間有無(wú)發(fā)現(xiàn)異常情況，如有情況應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，并做好善后處理工作。八、合理處理值班過(guò)程中的問(wèn)題接待來(lái)訪客人處理突發(fā)事件和臨時(shí)任務(wù)（見(jiàn)教材74—75頁(yè)）九、值班工作制度崗位職責(zé)制度交接班制度請(qǐng)示匯報(bào)制度信息處理制度安全保密制度來(lái)人登記、接待及電話記錄制度請(qǐng)假制度序號(hào)時(shí)間負(fù)責(zé)人值班人員聯(lián)系電話值班地點(diǎn)值班地點(diǎn)電話備注110月1日張三李四王五136225433621589963224713966215541辦公室銷(xiāo)售部開(kāi)發(fā)部342255734226933422587……………………………………………*****公司國(guó)慶假期輪流值班表值班職責(zé)：1、負(fù)責(zé)來(lái)人接待工作。2、負(fù)責(zé)對(duì)全廠生產(chǎn)安全進(jìn)行監(jiān)督。3、處理來(lái)電、來(lái)信、來(lái)文。4、負(fù)責(zé)緊急事件的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)與處理。5、認(rèn)真填寫(xiě)值班日志?！?008年9月28日第五節(jié)小額現(xiàn)金管理一、小額現(xiàn)金又叫零用現(xiàn)金或備用金（國(guó)際上也稱暫定金額），它是企業(yè)、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織等撥付給非獨(dú)立核算的內(nèi)部單位或工作人員以支付本市交通費(fèi)、郵資、接待茶點(diǎn)費(fèi)、停車(chē)費(fèi)及添置少量辦公用品等的款項(xiàng)。二、小額現(xiàn)金的設(shè)定(定額)預(yù)算部門(mén)為辦理日常零星開(kāi)支，需要保持一定數(shù)量的庫(kù)存?zhèn)溆?/p>