訂單處理管理程序

第A版第第A版第1次修改第6頁共6頁XXX-PCD-SD-002版本文件編號XXX工業(yè)股份有限公司訂單處理管理程序目的建立標準的訂單處理程序以便客戶的要求能夠得到及時評審和實施；把公司的應(yīng)收帳款控制在合理的水平以降低風險；提高訂單及時交付率。范圍XXX的訂單；本程序適用于所有國內(nèi)、國際銷售的訂單；本程序適用于所有已生產(chǎn)的產(chǎn)品訂單和需要開發(fā)的新產(chǎn)品訂單。定義訂單或客戶預(yù)付款沒有到位的訂單。確認，購買的條款參見雙方所簽訂的合同。通常為訂單總值的一定百分比。最小起訂量：每個訂單每個零件號的最小起訂數(shù)量。日期的時間間隔。100%支付貨款后，該訂單的銷售才算結(jié)束。交付日期的起算日期：客戶對訂單的確認日期和/或客戶按合同支付的訂金到公司帳戶上的日期（如果有的話）為準。涉及部門銷售部計劃部物流部研發(fā)部財務(wù)部一般原則公司按如下規(guī)則對客戶訂單進行編號，規(guī)定：5.1.1 XXS11103080101：訂單順序號（9999單后再從01開始;08;03;001開始，每一個客戶有唯一代碼;S：產(chǎn)品類型，S表示減振器，P表零部件，CCKD散件;XX：表示該訂單的產(chǎn)品將去的國家或地區(qū)：LA：中南美洲EU：歐洲SE：東南亞AU：澳洲ME：中東AF：非洲UN程序XXXXXX001開始。（E。在該訂單確認表中，必須填寫可參照的合同號。對于每一個新客戶，在給計劃部下其第一個訂單之前，必須填寫《合同/訂單（E，只有當所有要求都清楚的情況下要求可以先將訂單附表下達給計劃/物流部門后再對標簽等內(nèi)容進行確認，但所有內(nèi)容的確認必須在正式生產(chǎn)開始前十日結(jié)束?？蛻粲唵蔚奶幚碓瓌t是‘先確認，先處理’。經(jīng)計劃/物流總監(jiān)批準后可以實施，但必須完成正常的訂單處理手續(xù)。和訂單反應(yīng)時間，以滿足合同規(guī)定的要求。所有訂單必須及時（當日或次日）ORDERLOG中，如附件B所示。ORDERLOG的內(nèi)容必須填寫完整。XXX編號以及客戶要求的編號以及客戶對澄清，則在下訂單附表時必須注明大致的確認時間。產(chǎn)品和已生產(chǎn)過的產(chǎn)品分批發(fā)運。產(chǎn)品號是指那些沒有圖紙的產(chǎn)品型號。準，否則不能發(fā)給生產(chǎn)計劃。ORDERLOG中標明并在訂單附表中注明。如果訂單的狀態(tài)有變化，包含所有訂單的處理狀態(tài)表（OrderLog）天或次日及時更新，并和其他有關(guān)人員分享。對于有月度預(yù)測（年度）時交付客戶需要的型號和數(shù)量。號（含包裝材料）的規(guī)格和/或數(shù)量進行修改，必須首先和生產(chǎn)計劃協(xié)調(diào)以確原材料，或已經(jīng)生產(chǎn)了這些產(chǎn)品的半成品，除非客戶同意支付這些材料的損須經(jīng)有關(guān)部門評審并書面記錄（使用附表：信息交流或訂單更改通知單，更改單編號方式：YYMMDD-流水號。對產(chǎn)品的更改（含零件（油漆和字模除外部；由計劃部通知生產(chǎn)部。計劃部通知生產(chǎn)部；對產(chǎn)品油漆顏色和字模的更改：必須通知計劃部，并由計劃部通知生產(chǎn)部。當計劃發(fā)運日期確定后（能超過兩天，訂單處理人員負責給客戶準備發(fā)運通知，提前做好發(fā)貨準備。若是款到發(fā)貨的情況，則需要通知客戶全額付款。期的差異導致客戶損失的（如訂倉費）而客戶要求索賠的，按《客戶抱怨處理》進行。不能進行處理，并由銷售經(jīng)理和客戶交流。3年。職責和權(quán)限訂單處理對于新客戶，組織對客戶合同進行評審（表格參見《報價和合同評審》E；XXX訂單格式制作訂單給客戶確認，并仔細核對客戶的特殊要求：將客戶確認后的訂單在得到技術(shù)部圖紙確認后，及時下到計劃/物流部（<3工作日內(nèi)；對訂單按規(guī)則進行編號；跟蹤訂單處理狀況，每天及時更新‘OrderLog’；通知客戶產(chǎn)品計劃和實際發(fā)運日期以及詳細的產(chǎn)品裝運信息；準備報關(guān)和物流所需要的全部資料；驗證客戶有關(guān)資料如信用證等以確保有關(guān)資料的準確性；在自營出口的情況下，確保貨款及時劃轉(zhuǎn)到公司帳戶等。銷售人員和客戶就訂單修改的內(nèi)容進行溝通；按合同有關(guān)條款及時收款。計劃部根據(jù)合同中規(guī)定的訂單反應(yīng)時間安排生產(chǎn)；在詳細的將生產(chǎn)計劃安排結(jié)束后，和銷售部共享；知訂單處理人員；數(shù)量等。生產(chǎn)部嚴格按生產(chǎn)計劃進行生產(chǎn)，不能及時完成的，及時通知計劃/物流部。財務(wù)部及時向客戶開具發(fā)票并收款；如果超過規(guī)定期限客戶沒有全額付款，及時通知銷售人員；及時將每個月的收款清單反饋給銷售部；及時申領(lǐng)核銷單，網(wǎng)上備案以便能安排報關(guān)。見附件表格和附件《訂單確認表》XXX-PCD-SD-003.F4E《訂單狀態(tài)跟蹤表》XXX-PCD-SD-002.F1E《合同/訂單評審檢查清單》XXX-PCD-