某地產(chǎn)工程采購管理指引

EvaluationWarning:ThedocumentwascreatedwithSpire.Docfor.NET.工程采購管理工作指引1.目的提高采購效益、提高采購效率、提高采購規(guī)范性，以合理低價選擇合適的供應(yīng)商，維護公司的權(quán)益。2.適用范圍本辦法適用于**地產(chǎn)長春公司所開發(fā)項目的工程施工（包含總包、甲方獨立分包）、和材料設(shè)備供貨（含甲控）等工程類采購管理業(yè)務(wù)。本辦法不適用于咨詢（如設(shè)計、勘察、監(jiān)理、造價等）、營銷、行政等的采購業(yè)務(wù)。3.術(shù)語和定義3.1.甲方獨立分包：又稱“甲委工程”，不在總承包施工工程范圍內(nèi)，甲方自行選定分包單位，并由其完成整個項目進程中與總承包工程有影響的獨立工程的承包方式，合同簽約形式為甲方和分包單位簽訂獨立兩方合同或三方合同。3.2.甲供：甲方自行組織采購，確定材料設(shè)備的型號、規(guī)格、數(shù)量及價格，并直接與材料設(shè)備供應(yīng)商簽訂兩方合同，將材料設(shè)備供應(yīng)給施工承包單位的采購方式。3.3.甲控：甲方在工程招標時為確保工程品質(zhì)，將某些材料/設(shè)備限定在若干品牌或規(guī)格范圍內(nèi)，并列明采購限價。施工承包單位在投標時，在甲方限定的范圍內(nèi)自行明確其一（包括品牌和規(guī)格），并給出綜合單價。采用甲控形式的，采購限價可以通過采購詢價、競爭性談判方式確定。供應(yīng)商是指提供產(chǎn)品或服務(wù)的企業(yè)，包括施工總承包商、專業(yè)承包商、材料設(shè)備供應(yīng)商等產(chǎn)品或服務(wù)類供應(yīng)商。3.4.采購策劃：采購策劃是指在開發(fā)項目采購實施前，確定采購科目明細、采購檔次標準及采購目標成本等。3.5.采購方式：是指根據(jù)可供競爭的采購產(chǎn)品/服務(wù)的供應(yīng)商數(shù)量的多少而采取的不同采購流程，分為邀請招標、競爭性談判、直接委托三種。3.5.1.邀請招標：指在一定范圍內(nèi)公開采購的條件和要求，邀請眾多投標單位參加投標，并按照規(guī)定程序從中選擇交易對象的一種市場交易行為。3.5.2.競爭性談判：是通過定向邀請若干家單位，通過簡明招標達成交易的方式，通常是采取簡明招標和談判等方式進行多家比選確定中標單位。3.5.3.直接委托：通常是在非公開狀態(tài)下采取一對一談判方式進行的采購方式。3.6.采購方案：采購方案是指在具體產(chǎn)品/服務(wù)采購實施前，通過調(diào)研、會議等方式確定的關(guān)于本次采購的標準及采購方式，并確定標段的劃分。3.7.零星采購：對于金額小于30萬元（含）的采購項目，可以采用在滿足招標技術(shù)標準的情況下，以直接比價的方式確定供應(yīng)商的一種采購方式。3.8.項目采購計劃是指在待開發(fā)項目采購實施前，針對擬招標項目、采購科目明細，確定各相關(guān)部門配合工作（確定圖紙、技術(shù)標準及工程量清單等）完成時間以及采購各階段工作開始和完成時間。4.采購?fù)ㄓ迷瓌t4.1.廉潔奉公原則：所有與招標采購工作相關(guān)的員工都應(yīng)嚴格遵守并有義務(wù)向投標單位宣傳此原則，任何個人不得采取任何手段影響或試圖影響招標采購結(jié)果。4.2.公平公正原則：在選擇入圍單位、招標過程、談判、定標時必須對所有投標單位保持公平，樹立并維護公司良好的信譽和形象。4.3.公開原則：采購過程必須有充分的透明度，各部門積極配合、全面溝通、信息共享，杜絕暗箱操作。4.4.統(tǒng)一管理原則：施工、材料設(shè)備、配套工程、零星采購應(yīng)納入統(tǒng)一招標采購管理范疇。4.5.全過程管理原則：采購管理應(yīng)覆蓋從市場調(diào)研、供方考察、供方選擇、履約過程管理、供應(yīng)商評估各個方面。4.6.三權(quán)分立原則：采購業(yè)務(wù)操作應(yīng)遵循三權(quán)分立原則，即工程管理部或需求條線負責技術(shù)標準的制定、工期及配合要求；成本管理部編制制定工程量清單及分析經(jīng)濟標；采購管理部負責全過程采購操作，采購決策小組進行最終決策。4.7.充分競爭、擇優(yōu)選擇原則：應(yīng)該有資質(zhì)相同或接近的適量的供應(yīng)商參與投標以保證采購具有充分的競爭性，應(yīng)選擇最具有競爭優(yōu)勢的供應(yīng)商合作。4.8.保密原則：各類采購文件、入圍供應(yīng)商、招標過程資料、供應(yīng)商隱私文件、供應(yīng)商報價、協(xié)議合同等，都是公司的重要機密，不得泄露或作不當承諾；也應(yīng)要求各供應(yīng)商對自己的報價資料保密，互不串講。4.9.可追溯原則：采購全過程必須及時收集、整理和歸檔，過程中參與人員必須簽字，以便具有可追溯性。4.10.事前簽訂原則：應(yīng)在簽訂采購合同后安排中標單位生產(chǎn)或進場施工。5.職責及采購系統(tǒng)組織5.1.采購管理部：5.1.1.是工程采購的發(fā)起和組織部門；5.1.2.根據(jù)工程進度，編制項目《采購計劃匯總表》；.組織材料（設(shè)備）采購戰(zhàn)略規(guī)劃與計劃管理執(zhí)行工作；5.1.5.負責編制工程招標的招標邀請函、資格預(yù)審文件，編纂?yún)R總招標文件以及工程采購過程中的相關(guān)文件、函件，負責相關(guān)事務(wù)性表單的流轉(zhuǎn)工作；5.1.6.組織整個招標過程，負責接標，主持技術(shù)標、商務(wù)標的開標、約談、評審，必要的商務(wù)標詢標、談判工作，并最終提供工程采購程序的擬中標單位；5.1.8.組織承建商、供應(yīng)商考察、考評活動，建立并維護承建商、供應(yīng)商名冊；5.1.9.負責工程采購過程資料的收集、整理、歸檔、保存，產(chǎn)品封樣等；5.1.10.確定標段劃分、合同范圍與邊界約定，參與招標文件的技術(shù)部分、商務(wù)部分的編制工作，參與材料（設(shè)備）采購合同的制定；.參與目標策劃定位，根據(jù)定位提出項目材料設(shè)備配置的初步建議；.參與產(chǎn)品研發(fā)，從材料設(shè)備配置、新材料和新設(shè)備應(yīng)用的角度提出建議；.負責剩余材料的庫存管理；.參與設(shè)計各階段設(shè)計成果的評審工作，對材料設(shè)備的使用提出建議；.參與材料設(shè)備的選型定板，對材料設(shè)備進行市場調(diào)研提出符合要求或相近的多種備選材料設(shè)備；.參與目標成本的確定與調(diào)整，從材料設(shè)備的角度提出方案階段、擴初階段、施工圖階段的限額要求及成本控制建議；.負責編制本部門成本臺賬，對本部門負責的目標成本進行動態(tài)跟蹤；.負責材料（設(shè)備）的認質(zhì)認價。.參與月度工程檢查，參與材料設(shè)備進場驗收，參與工程結(jié)算。5.2.工程管理部：5.2.1.參與編制《采購計劃匯總表》，對采購計劃中的進場時間、技術(shù)標準及技術(shù)要求確定時間負責；.編制招標文件的技術(shù)部分，工程或材料設(shè)備的技術(shù)規(guī)范及要求；5.2.3.提出詳細的招標要求及建議，如項目經(jīng)理資格等級、工期及配合要求等；5.2.4.參與招標項目入圍單位的考察，負責考察承建商、供應(yīng)商是否具備施工、生產(chǎn)能力，考核其人員配備的綜合管理、技術(shù)能力；5.2.5.參與技術(shù)標評審，編制技術(shù)標分析，從技術(shù)角度審核承建商或供應(yīng)商的能力，并對分析結(jié)果負責；5.2.6.按施工進度實事求是的制定材料(設(shè)備)需求進場計劃,現(xiàn)場協(xié)調(diào)管理甲供、甲控材料設(shè)備的進場檢驗、出入庫、成品、半成品保護工作。5.3.成本管理部：5.3.1.參與編制《采購計劃匯總表》，對采購計劃中的工程量清單編制時間、合同簽訂時間負責；.根據(jù)采購標準確定采購項目的預(yù)算成本；5.3.3.編制招標文件的工程量清單及報價說明；5.3.4.編纂、修訂合同文件及付款方式；5.3.5.參與招標項目入圍單位的考察；5.3.6.分析商務(wù)標價格，參與商務(wù)標的約談、評審、必要的商務(wù)標談判工作；5.3.7.編制經(jīng)濟標分析，并對分析結(jié)果負責。5.4.設(shè)計管理部：5.4.1.參與編制《采購計劃匯總表》，對出圖時間負責；.提供招標圖紙、相關(guān)參數(shù)、規(guī)格、工藝標準、產(chǎn)品定樣；.負責在招標過程中圖紙、工藝標準等方面的答疑；5.5.財務(wù)管理部：5.5.1.提出財務(wù)相關(guān)專業(yè)意見（如：資質(zhì)是否合格、開具發(fā)票類型等）；5.5.2.參與合同付款方式的制定。5.6.采購系統(tǒng)組織表總經(jīng)理成本條線總助工程條線總助采購管理部設(shè)計管理部成本管理部工程管理部財務(wù)管理部編制項目采購策劃劃審批審批審批負責參與參與參與參與《項目采購計劃匯匯總表》編制制、修訂審批提出意見提出意見負責參與參與參與編制采購方案審批審批審批負責參與參與參與參與資格預(yù)審及投標入入圍審批審批審批負責資格預(yù)審及組組織入圍考察察參與入圍考察提出資格預(yù)審施工工資質(zhì)要求、參參與入圍考察察參與資格預(yù)審招標文件編制、修修訂主持編制提供圖紙，負責產(chǎn)產(chǎn)品定樣編制商務(wù)標、報價價清單編制技術(shù)標、提出出技術(shù)、工期期及配合要求求參與付款方式的確確定發(fā)放招標文件或報價邀請函負責答疑主持參與圖紙、樣品等等方面的答疑疑經(jīng)濟條款答疑技術(shù)、工期及配合合要求答疑開標負責記錄遞標先后后順序、主持持開標參與參與評審?fù)稑宋募撠煾鶕?jù)情況參與圖紙紙、樣品評審審評審商務(wù)標部分、成成本分析評審技術(shù)標部分談判根據(jù)情況參與談判判根據(jù)情況參與談判判負責參與談判根據(jù)情況參與談判判定標審批審批審批編制定標報告負責經(jīng)濟標分析負責技術(shù)標分析參與文件歸檔負責供應(yīng)商過程評估提出意見提出意見提出意見負責參與參與參與供應(yīng)商年度評估總總結(jié)提出意見提出意見提出意見負責參與參與參與6.編制項目采購策劃和采購計劃6.1.項目采購工作具體實施前，由采購管理部組織相關(guān)部門進行采購策劃。.采購策劃內(nèi)容應(yīng)包括：項目情況簡介、施工進度計劃、主要施工項目采購節(jié)點計劃、項目合同架構(gòu)體系（總包、甲委、甲供、甲控材料等各類合作方式的項目采購合同架構(gòu)）、總包及關(guān)鍵工程采購方案等。6.2.根據(jù)公司確定的項目開發(fā)計劃，由采購管理部主持相關(guān)部門編制項目采購計劃，應(yīng)保證計劃切實可行。.項目采購計劃內(nèi)容包括：不同采購內(nèi)容的設(shè)計定樣及出圖時間、進場時間、采購方式、采購時間、合同簽訂時間、供貨周期等。采購計劃應(yīng)為采購過程安排合理的時間以保證采購工作質(zhì)量；采購計劃中確定的時間應(yīng)在執(zhí)行中得到保障。6.3.在采購計劃的實施過程中，應(yīng)根據(jù)實際情況對采購計劃每月進行實時調(diào)整，并將調(diào)整后的采購計劃發(fā)至相關(guān)部門。7.編制采購方案7.1.所有甲委工程，甲控、甲供材料，裝修施工單位確定以及其它重要的采購活動（包括但不限于）在實施前，采購管理部應(yīng)編制具體采購方案；7.2.采購方案內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：歷史采購情況、市場調(diào)研情況（包括供應(yīng)商資源情況、產(chǎn)品應(yīng)用情況、客戶關(guān)注的方面、同行開發(fā)項目關(guān)于該項采購科目的應(yīng)用情況）、明確采購需求（品牌需求、采購量、采購技術(shù)要求、供應(yīng)能力要求、售后服務(wù)要求）、確定合適的采購方式、標段的劃分、具體采購工作計劃安排；7.3.零星采購項目應(yīng)編制簡化的采購方案，至少包括：采購方式、確定合作單位的原則、標準的建議。8.采購方式確定8.1.采購方式確定原則：每項采購項目的采購方式，必須在采購流程啟動之前事先確定，并根據(jù)采購項目的金額大小、風(fēng)險高低和潛在供應(yīng)商數(shù)量的多少，選擇合適的采購方式。8.2.采購方式分為邀請招標、競爭性談判、直接委托三種形式。8.2.1.除第8.2.3條規(guī)定的內(nèi)容以外，所有金額（以所屬統(tǒng)一科目的目標成本值為計算依據(jù)，若無特殊說明，下同）在100萬元及以上的工程施工（包含總包工程、甲委工程）、材料設(shè)備（包含甲供、甲控）的招標采購必須采用邀請招標方式。8.2.2.金額在100萬元以下的采購項目，應(yīng)首選招標方式，只有在招標不是最為經(jīng)濟和有效的情況下，才可以采用競爭性談判。對于原計劃招標的項目改為競爭性談判或直接委托的，必須事先獲得批準。8.2.3.滿足下列描述的特殊事項可采用直接委托方式：A.經(jīng)總經(jīng)理批準的續(xù)標項目；B.政府壟斷性工程或政府主管部門指定供應(yīng)商的；C.因技術(shù)、市場等原因造成實質(zhì)性壟斷，滿足條件的供應(yīng)商不足2家，且標的物無替代性的工程；D.緊急搶險工程：因不可抗力引起的緊急處理工程（如大面積防水堵漏、基坑垮塌等）；E.超出原合同范圍的小金額工程（標的10萬元以下且不超過原合同金額10%的）；F.經(jīng)總經(jīng)理批準的其他采購單項；D.戰(zhàn)略合作單位。8.3.零星采購8.3.1.對于采購金額小于30萬元（含）的項目，可以采用在滿足招標技術(shù)標準的情況下，以直接比價的方式確定供應(yīng)商。8.3.2.零星采購方式以效率優(yōu)先、透明規(guī)范為原則，由采購管理部與其他相關(guān)部門共同參與的簡明招標形式。8.3.3.零星采購須說明確定合作供應(yīng)商的依據(jù)，記錄定價過程及定價依據(jù)，并將過程文件存檔備案，以便查閱。8.4.除總包工程、基礎(chǔ)工程、示范區(qū)/樣板房以外其他所有單項（包括工程和材料設(shè)備采購）應(yīng)采用工程量清單方式。總包工程、基礎(chǔ)工程、示范區(qū)/樣板房可采用工程量清單或模擬工程量清單方式。特殊情況下無法采用工程量清單/模擬工程量清單的，必須事先經(jīng)總經(jīng)理批準后方可執(zhí)行。8.5.各種采購方式區(qū)別及適用條件見下表。邀請招標競爭性談判直接委托流程復(fù)雜性競爭性供應(yīng)商至少有三家同等條條件滿足要求求的供應(yīng)商滿足招標要求的供供應(yīng)商不足三三家；或本表表“適用條件”欄中的2）、3）情況下供供應(yīng)商不止一一家滿足要求的供應(yīng)商商唯一談判可談判可談判可談判決策方法綜合評審法適用條件滿足采購要求的潛潛在供應(yīng)商資資源充足，通通過嚴格程序序充分競爭可獲獲取到理想價格的；產(chǎn)品/服務(wù)標準化程度高高，具良好可可比性，決策策標準可量化化的。不適用施工總承包包采購。介于邀請招標和直直接委托之間間：1)滿足要求的供應(yīng)商商數(shù)量不足；；2)方案不可比比或者性質(zhì)特特殊，不能事事前確定詳細規(guī)格格或者具體要要求的；3)采購的產(chǎn)品市市場價格透明度小小或變化幅度度大，采購團團隊不能事前前確定明確的的產(chǎn)品價格構(gòu)構(gòu)成和評定成成交的價格標準的。被動直接委托：1）因政府壟斷、技術(shù)壟壟斷、市場壟壟斷，只能從從唯一供應(yīng)商商處采購，且且標的物無替替代性；2）因已經(jīng)作出的對外外銷售承諾，為保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購的（僅適用于材料設(shè)備采購）。主動直接委托（僅僅適用于材料料設(shè)備采購）：1）距上次采購合同簽簽訂時間不足足半年，且價價格波動不大大的同