某地產(chǎn)工程采購管理指引

EvaluationWarning:ThedocumentwascreatedwithSpire.Docfor.NET.工程采購管理工作指引1.目的提高采購效益、提高采購效率、提高采購規(guī)范性，以合理低價(jià)選擇合適的供應(yīng)商，維護(hù)公司的權(quán)益。2.適用范圍本辦法適用于**地產(chǎn)長春公司所開發(fā)項(xiàng)目的工程施工（包含總包、甲方獨(dú)立分包）、和材料設(shè)備供貨（含甲控）等工程類采購管理業(yè)務(wù)。本辦法不適用于咨詢（如設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、造價(jià)等）、營銷、行政等的采購業(yè)務(wù)。3.術(shù)語和定義3.1.甲方獨(dú)立分包：又稱“甲委工程”，不在總承包施工工程范圍內(nèi)，甲方自行選定分包單位，并由其完成整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程中與總承包工程有影響的獨(dú)立工程的承包方式，合同簽約形式為甲方和分包單位簽訂獨(dú)立兩方合同或三方合同。3.2.甲供：甲方自行組織采購，確定材料設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量及價(jià)格，并直接與材料設(shè)備供應(yīng)商簽訂兩方合同，將材料設(shè)備供應(yīng)給施工承包單位的采購方式。3.3.甲控：甲方在工程招標(biāo)時(shí)為確保工程品質(zhì)，將某些材料/設(shè)備限定在若干品牌或規(guī)格范圍內(nèi)，并列明采購限價(jià)。施工承包單位在投標(biāo)時(shí)，在甲方限定的范圍內(nèi)自行明確其一（包括品牌和規(guī)格），并給出綜合單價(jià)。采用甲控形式的，采購限價(jià)可以通過采購詢價(jià)、競爭性談判方式確定。供應(yīng)商是指提供產(chǎn)品或服務(wù)的企業(yè)，包括施工總承包商、專業(yè)承包商、材料設(shè)備供應(yīng)商等產(chǎn)品或服務(wù)類供應(yīng)商。3.4.采購策劃：采購策劃是指在開發(fā)項(xiàng)目采購實(shí)施前，確定采購科目明細(xì)、采購檔次標(biāo)準(zhǔn)及采購目標(biāo)成本等。3.5.采購方式：是指根據(jù)可供競爭的采購產(chǎn)品/服務(wù)的供應(yīng)商數(shù)量的多少而采取的不同采購流程，分為邀請招標(biāo)、競爭性談判、直接委托三種。3.5.1.邀請招標(biāo)：指在一定范圍內(nèi)公開采購的條件和要求，邀請眾多投標(biāo)單位參加投標(biāo)，并按照規(guī)定程序從中選擇交易對(duì)象的一種市場交易行為。3.5.2.競爭性談判：是通過定向邀請若干家單位，通過簡明招標(biāo)達(dá)成交易的方式，通常是采取簡明招標(biāo)和談判等方式進(jìn)行多家比選確定中標(biāo)單位。3.5.3.直接委托：通常是在非公開狀態(tài)下采取一對(duì)一談判方式進(jìn)行的采購方式。3.6.采購方案：采購方案是指在具體產(chǎn)品/服務(wù)采購實(shí)施前，通過調(diào)研、會(huì)議等方式確定的關(guān)于本次采購的標(biāo)準(zhǔn)及采購方式，并確定標(biāo)段的劃分。3.7.零星采購：對(duì)于金額小于30萬元（含）的采購項(xiàng)目，可以采用在滿足招標(biāo)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的情況下，以直接比價(jià)的方式確定供應(yīng)商的一種采購方式。3.8.項(xiàng)目采購計(jì)劃是指在待開發(fā)項(xiàng)目采購實(shí)施前，針對(duì)擬招標(biāo)項(xiàng)目、采購科目明細(xì)，確定各相關(guān)部門配合工作（確定圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及工程量清單等）完成時(shí)間以及采購各階段工作開始和完成時(shí)間。4.采購?fù)ㄓ迷瓌t4.1.廉潔奉公原則：所有與招標(biāo)采購工作相關(guān)的員工都應(yīng)嚴(yán)格遵守并有義務(wù)向投標(biāo)單位宣傳此原則，任何個(gè)人不得采取任何手段影響或試圖影響招標(biāo)采購結(jié)果。4.2.公平公正原則：在選擇入圍單位、招標(biāo)過程、談判、定標(biāo)時(shí)必須對(duì)所有投標(biāo)單位保持公平，樹立并維護(hù)公司良好的信譽(yù)和形象。4.3.公開原則：采購過程必須有充分的透明度，各部門積極配合、全面溝通、信息共享，杜絕暗箱操作。4.4.統(tǒng)一管理原則：施工、材料設(shè)備、配套工程、零星采購應(yīng)納入統(tǒng)一招標(biāo)采購管理范疇。4.5.全過程管理原則：采購管理應(yīng)覆蓋從市場調(diào)研、供方考察、供方選擇、履約過程管理、供應(yīng)商評(píng)估各個(gè)方面。4.6.三權(quán)分立原則：采購業(yè)務(wù)操作應(yīng)遵循三權(quán)分立原則，即工程管理部或需求條線負(fù)責(zé)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定、工期及配合要求；成本管理部編制制定工程量清單及分析經(jīng)濟(jì)標(biāo)；采購管理部負(fù)責(zé)全過程采購操作，采購決策小組進(jìn)行最終決策。4.7.充分競爭、擇優(yōu)選擇原則：應(yīng)該有資質(zhì)相同或接近的適量的供應(yīng)商參與投標(biāo)以保證采購具有充分的競爭性，應(yīng)選擇最具有競爭優(yōu)勢的供應(yīng)商合作。4.8.保密原則：各類采購文件、入圍供應(yīng)商、招標(biāo)過程資料、供應(yīng)商隱私文件、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、協(xié)議合同等，都是公司的重要機(jī)密，不得泄露或作不當(dāng)承諾；也應(yīng)要求各供應(yīng)商對(duì)自己的報(bào)價(jià)資料保密，互不串講。4.9.可追溯原則：采購全過程必須及時(shí)收集、整理和歸檔，過程中參與人員必須簽字，以便具有可追溯性。4.10.事前簽訂原則：應(yīng)在簽訂采購合同后安排中標(biāo)單位生產(chǎn)或進(jìn)場施工。5.職責(zé)及采購系統(tǒng)組織5.1.采購管理部：5.1.1.是工程采購的發(fā)起和組織部門；5.1.2.根據(jù)工程進(jìn)度，編制項(xiàng)目《采購計(jì)劃匯總表》；.組織材料（設(shè)備）采購戰(zhàn)略規(guī)劃與計(jì)劃管理執(zhí)行工作；5.1.5.負(fù)責(zé)編制工程招標(biāo)的招標(biāo)邀請函、資格預(yù)審文件，編纂?yún)R總招標(biāo)文件以及工程采購過程中的相關(guān)文件、函件，負(fù)責(zé)相關(guān)事務(wù)性表單的流轉(zhuǎn)工作；5.1.6.組織整個(gè)招標(biāo)過程，負(fù)責(zé)接標(biāo)，主持技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)的開標(biāo)、約談、評(píng)審，必要的商務(wù)標(biāo)詢標(biāo)、談判工作，并最終提供工程采購程序的擬中標(biāo)單位；5.1.8.組織承建商、供應(yīng)商考察、考評(píng)活動(dòng)，建立并維護(hù)承建商、供應(yīng)商名冊；5.1.9.負(fù)責(zé)工程采購過程資料的收集、整理、歸檔、保存，產(chǎn)品封樣等；5.1.10.確定標(biāo)段劃分、合同范圍與邊界約定，參與招標(biāo)文件的技術(shù)部分、商務(wù)部分的編制工作，參與材料（設(shè)備）采購合同的制定；.參與目標(biāo)策劃定位，根據(jù)定位提出項(xiàng)目材料設(shè)備配置的初步建議；.參與產(chǎn)品研發(fā)，從材料設(shè)備配置、新材料和新設(shè)備應(yīng)用的角度提出建議；.負(fù)責(zé)剩余材料的庫存管理；.參與設(shè)計(jì)各階段設(shè)計(jì)成果的評(píng)審工作，對(duì)材料設(shè)備的使用提出建議；.參與材料設(shè)備的選型定板，對(duì)材料設(shè)備進(jìn)行市場調(diào)研提出符合要求或相近的多種備選材料設(shè)備；.參與目標(biāo)成本的確定與調(diào)整，從材料設(shè)備的角度提出方案階段、擴(kuò)初階段、施工圖階段的限額要求及成本控制建議；.負(fù)責(zé)編制本部門成本臺(tái)賬，對(duì)本部門負(fù)責(zé)的目標(biāo)成本進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤；.負(fù)責(zé)材料（設(shè)備）的認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)。.參與月度工程檢查，參與材料設(shè)備進(jìn)場驗(yàn)收，參與工程結(jié)算。5.2.工程管理部：5.2.1.參與編制《采購計(jì)劃匯總表》，對(duì)采購計(jì)劃中的進(jìn)場時(shí)間、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)要求確定時(shí)間負(fù)責(zé)；.編制招標(biāo)文件的技術(shù)部分，工程或材料設(shè)備的技術(shù)規(guī)范及要求；5.2.3.提出詳細(xì)的招標(biāo)要求及建議，如項(xiàng)目經(jīng)理資格等級(jí)、工期及配合要求等；5.2.4.參與招標(biāo)項(xiàng)目入圍單位的考察，負(fù)責(zé)考察承建商、供應(yīng)商是否具備施工、生產(chǎn)能力，考核其人員配備的綜合管理、技術(shù)能力；5.2.5.參與技術(shù)標(biāo)評(píng)審，編制技術(shù)標(biāo)分析，從技術(shù)角度審核承建商或供應(yīng)商的能力，并對(duì)分析結(jié)果負(fù)責(zé)；5.2.6.按施工進(jìn)度實(shí)事求是的制定材料(設(shè)備)需求進(jìn)場計(jì)劃,現(xiàn)場協(xié)調(diào)管理甲供、甲控材料設(shè)備的進(jìn)場檢驗(yàn)、出入庫、成品、半成品保護(hù)工作。5.3.成本管理部：5.3.1.參與編制《采購計(jì)劃匯總表》，對(duì)采購計(jì)劃中的工程量清單編制時(shí)間、合同簽訂時(shí)間負(fù)責(zé)；.根據(jù)采購標(biāo)準(zhǔn)確定采購項(xiàng)目的預(yù)算成本；5.3.3.編制招標(biāo)文件的工程量清單及報(bào)價(jià)說明；5.3.4.編纂、修訂合同文件及付款方式；5.3.5.參與招標(biāo)項(xiàng)目入圍單位的考察；5.3.6.分析商務(wù)標(biāo)價(jià)格，參與商務(wù)標(biāo)的約談、評(píng)審、必要的商務(wù)標(biāo)談判工作；5.3.7.編制經(jīng)濟(jì)標(biāo)分析，并對(duì)分析結(jié)果負(fù)責(zé)。5.4.設(shè)計(jì)管理部：5.4.1.參與編制《采購計(jì)劃匯總表》，對(duì)出圖時(shí)間負(fù)責(zé)；.提供招標(biāo)圖紙、相關(guān)參數(shù)、規(guī)格、工藝標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品定樣；.負(fù)責(zé)在招標(biāo)過程中圖紙、工藝標(biāo)準(zhǔn)等方面的答疑；5.5.財(cái)務(wù)管理部：5.5.1.提出財(cái)務(wù)相關(guān)專業(yè)意見（如：資質(zhì)是否合格、開具發(fā)票類型等）；5.5.2.參與合同付款方式的制定。5.6.采購系統(tǒng)組織表總經(jīng)理成本條線總助工程條線總助采購管理部設(shè)計(jì)管理部成本管理部工程管理部財(cái)務(wù)管理部編制項(xiàng)目采購策劃劃審批審批審批負(fù)責(zé)參與參與參與參與《項(xiàng)目采購計(jì)劃匯匯總表》編制制、修訂審批提出意見提出意見負(fù)責(zé)參與參與參與編制采購方案審批審批審批負(fù)責(zé)參與參與參與參與資格預(yù)審及投標(biāo)入入圍審批審批審批負(fù)責(zé)資格預(yù)審及組組織入圍考察察參與入圍考察提出資格預(yù)審施工工資質(zhì)要求、參參與入圍考察察參與資格預(yù)審招標(biāo)文件編制、修修訂主持編制提供圖紙，負(fù)責(zé)產(chǎn)產(chǎn)品定樣編制商務(wù)標(biāo)、報(bào)價(jià)價(jià)清單編制技術(shù)標(biāo)、提出出技術(shù)、工期期及配合要求求參與付款方式的確確定發(fā)放招標(biāo)文件或報(bào)價(jià)邀請函負(fù)責(zé)答疑主持參與圖紙、樣品等等方面的答疑疑經(jīng)濟(jì)條款答疑技術(shù)、工期及配合合要求答疑開標(biāo)負(fù)責(zé)記錄遞標(biāo)先后后順序、主持持開標(biāo)參與參與評(píng)審?fù)稑?biāo)文件負(fù)責(zé)根據(jù)情況參與圖紙紙、樣品評(píng)審審評(píng)審商務(wù)標(biāo)部分、成成本分析評(píng)審技術(shù)標(biāo)部分談判根據(jù)情況參與談判判根據(jù)情況參與談判判負(fù)責(zé)參與談判根據(jù)情況參與談判判定標(biāo)審批審批審批編制定標(biāo)報(bào)告負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)標(biāo)分析負(fù)責(zé)技術(shù)標(biāo)分析參與文件歸檔負(fù)責(zé)供應(yīng)商過程評(píng)估提出意見提出意見提出意見負(fù)責(zé)參與參與參與供應(yīng)商年度評(píng)估總總結(jié)提出意見提出意見提出意見負(fù)責(zé)參與參與參與6.編制項(xiàng)目采購策劃和采購計(jì)劃6.1.項(xiàng)目采購工作具體實(shí)施前，由采購管理部組織相關(guān)部門進(jìn)行采購策劃。.采購策劃內(nèi)容應(yīng)包括：項(xiàng)目情況簡介、施工進(jìn)度計(jì)劃、主要施工項(xiàng)目采購節(jié)點(diǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目合同架構(gòu)體系（總包、甲委、甲供、甲控材料等各類合作方式的項(xiàng)目采購合同架構(gòu)）、總包及關(guān)鍵工程采購方案等。6.2.根據(jù)公司確定的項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃，由采購管理部主持相關(guān)部門編制項(xiàng)目采購計(jì)劃，應(yīng)保證計(jì)劃切實(shí)可行。.項(xiàng)目采購計(jì)劃內(nèi)容包括：不同采購內(nèi)容的設(shè)計(jì)定樣及出圖時(shí)間、進(jìn)場時(shí)間、采購方式、采購時(shí)間、合同簽訂時(shí)間、供貨周期等。采購計(jì)劃應(yīng)為采購過程安排合理的時(shí)間以保證采購工作質(zhì)量；采購計(jì)劃中確定的時(shí)間應(yīng)在執(zhí)行中得到保障。6.3.在采購計(jì)劃的實(shí)施過程中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)采購計(jì)劃每月進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整，并將調(diào)整后的采購計(jì)劃發(fā)至相關(guān)部門。7.編制采購方案7.1.所有甲委工程，甲控、甲供材料，裝修施工單位確定以及其它重要的采購活動(dòng)（包括但不限于）在實(shí)施前，采購管理部應(yīng)編制具體采購方案；7.2.采購方案內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：歷史采購情況、市場調(diào)研情況（包括供應(yīng)商資源情況、產(chǎn)品應(yīng)用情況、客戶關(guān)注的方面、同行開發(fā)項(xiàng)目關(guān)于該項(xiàng)采購科目的應(yīng)用情況）、明確采購需求（品牌需求、采購量、采購技術(shù)要求、供應(yīng)能力要求、售后服務(wù)要求）、確定合適的采購方式、標(biāo)段的劃分、具體采購工作計(jì)劃安排；7.3.零星采購項(xiàng)目應(yīng)編制簡化的采購方案，至少包括：采購方式、確定合作單位的原則、標(biāo)準(zhǔn)的建議。8.采購方式確定8.1.采購方式確定原則：每項(xiàng)采購項(xiàng)目的采購方式，必須在采購流程啟動(dòng)之前事先確定，并根據(jù)采購項(xiàng)目的金額大小、風(fēng)險(xiǎn)高低和潛在供應(yīng)商數(shù)量的多少，選擇合適的采購方式。8.2.采購方式分為邀請招標(biāo)、競爭性談判、直接委托三種形式。8.2.1.除第8.2.3條規(guī)定的內(nèi)容以外，所有金額（以所屬統(tǒng)一科目的目標(biāo)成本值為計(jì)算依據(jù)，若無特殊說明，下同）在100萬元及以上的工程施工（包含總包工程、甲委工程）、材料設(shè)備（包含甲供、甲控）的招標(biāo)采購必須采用邀請招標(biāo)方式。8.2.2.金額在100萬元以下的采購項(xiàng)目，應(yīng)首選招標(biāo)方式，只有在招標(biāo)不是最為經(jīng)濟(jì)和有效的情況下，才可以采用競爭性談判。對(duì)于原計(jì)劃招標(biāo)的項(xiàng)目改為競爭性談判或直接委托的，必須事先獲得批準(zhǔn)。8.2.3.滿足下列描述的特殊事項(xiàng)可采用直接委托方式：A.經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的續(xù)標(biāo)項(xiàng)目；B.政府壟斷性工程或政府主管部門指定供應(yīng)商的；C.因技術(shù)、市場等原因造成實(shí)質(zhì)性壟斷，滿足條件的供應(yīng)商不足2家，且標(biāo)的物無替代性的工程；D.緊急搶險(xiǎn)工程：因不可抗力引起的緊急處理工程（如大面積防水堵漏、基坑垮塌等）；E.超出原合同范圍的小金額工程（標(biāo)的10萬元以下且不超過原合同金額10%的）；F.經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的其他采購單項(xiàng)；D.戰(zhàn)略合作單位。8.3.零星采購8.3.1.對(duì)于采購金額小于30萬元（含）的項(xiàng)目，可以采用在滿足招標(biāo)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的情況下，以直接比價(jià)的方式確定供應(yīng)商。8.3.2.零星采購方式以效率優(yōu)先、透明規(guī)范為原則，由采購管理部與其他相關(guān)部門共同參與的簡明招標(biāo)形式。8.3.3.零星采購須說明確定合作供應(yīng)商的依據(jù)，記錄定價(jià)過程及定價(jià)依據(jù)，并將過程文件存檔備案，以便查閱。8.4.除總包工程、基礎(chǔ)工程、示范區(qū)/樣板房以外其他所有單項(xiàng)（包括工程和材料設(shè)備采購）應(yīng)采用工程量清單方式。總包工程、基礎(chǔ)工程、示范區(qū)/樣板房可采用工程量清單或模擬工程量清單方式。特殊情況下無法采用工程量清單/模擬工程量清單的，必須事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。8.5.各種采購方式區(qū)別及適用條件見下表。邀請招標(biāo)競爭性談判直接委托流程復(fù)雜性競爭性供應(yīng)商至少有三家同等條條件滿足要求求的供應(yīng)商滿足招標(biāo)要求的供供應(yīng)商不足三三家；或本表表“適用條件”欄中的2）、3）情況下供供應(yīng)商不止一一家滿足要求的供應(yīng)商商唯一談判可談判可談判可談判決策方法綜合評(píng)審法適用條件滿足采購要求的潛潛在供應(yīng)商資資源充足，通通過嚴(yán)格程序序充分競爭可獲獲取到理想價(jià)格的；產(chǎn)品/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化程度高高，具良好可可比性，決策策標(biāo)準(zhǔn)可量化化的。不適用施工總承包包采購。介于邀請招標(biāo)和直直接委托之間間：1)滿足要求的供應(yīng)商商數(shù)量不足；；2)方案不可比比或者性質(zhì)特特殊，不能事事前確定詳細(xì)規(guī)格格或者具體要要求的；3)采購的產(chǎn)品市市場價(jià)格透明度小小或變化幅度度大，采購團(tuán)團(tuán)隊(duì)不能事前前確定明確的的產(chǎn)品價(jià)格構(gòu)構(gòu)成和評(píng)定成成交的價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)的。被動(dòng)直接委托：1）因政府壟斷、技術(shù)壟壟斷、市場壟壟斷，只能從從唯一供應(yīng)商商處采購，且且標(biāo)的物無替替代性；2）因已經(jīng)作出的對(duì)外外銷售承諾，為保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購的（僅適用于材料設(shè)備采購）。主動(dòng)直接委托（僅僅適用于材料料設(shè)備采購）：1）距上次采購合同簽簽訂時(shí)間不足足半年，且價(jià)價(jià)格波動(dòng)不大大的同