企業(yè)文件與資料管制程序參考模板范本

版本版次：A0環(huán)境管理系統(tǒng)制定日期:16年05月15日文件編號(hào)文件與資料管制程序修改日期:XX-2-7頁次：1/7一、目的制定本程序以確保公司文件制訂、修訂、回收、廢止及保管均得到有效的管制，使過時(shí)作廢的文件及時(shí)撤離各使用場(chǎng)所，并能隨時(shí)獲得適當(dāng)且有效之最新版本。二、范圍凡屬本公司與環(huán)境系統(tǒng)有關(guān)的文件和資料的制作與管理均適用之。（如：環(huán)境手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、表單、ISO14001標(biāo)準(zhǔn)等）。三、標(biāo)準(zhǔn)ISO14001/20157.5文件化信息。四、權(quán)責(zé)4.1內(nèi)部文件管制權(quán)限表文件類別文件名稱制訂審核核準(zhǔn)分發(fā)管制部門一階環(huán)境手冊(cè)執(zhí)行總干事管理者代表及部門主管最高管理者文管中心二階程序文件部門負(fù)責(zé)人管理者代表及部門主管最高管理者文管中心三階作業(yè)指導(dǎo)書部門負(fù)責(zé)人管理者代表及部門主管最高管理者文管中心四階環(huán)境記錄隨同一、二、三階層文件一同審批文管中心4.2外來文件外來文件于封面加蓋文件發(fā)行章并登錄于【文件一覽表】中，按條款6執(zhí)行。五、定義5.1外來文件ISO14001標(biāo)準(zhǔn)、客戶圖紙與資料及客戶標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等文件。六、作業(yè)內(nèi)容6.1體系文件系統(tǒng)架構(gòu)為如下四層6.1.1環(huán)境手冊(cè)（一階文件）：敘述公司方針與環(huán)境政策之文件；6.1.2作業(yè)程序（二階文件）：與ISO14001:2015系列要項(xiàng)相關(guān)之所需程序文件、管理辦法等；6.1.3支援文件（三階文件）：作業(yè)指導(dǎo)書、操作標(biāo)準(zhǔn)書等；6.1.4標(biāo)準(zhǔn)窗體格式（四階文件）：為記錄活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)的狀態(tài)和所達(dá)到的結(jié)果的體系記錄所需之標(biāo)準(zhǔn)表單格式。廣州市XX有限公司版本版次：A0環(huán)境管理系統(tǒng)制定日期:16年05月15日文件編號(hào)文件與資料管制程序修改日期:XX-2-7頁次：2/76.2環(huán)境系統(tǒng)文件編號(hào)原則為了控制文件皆有一獨(dú)立的編號(hào)，其編號(hào)方法如下:6.2.1一、二、三、四階文件類別代號(hào)1…………一階文件《環(huán)境手冊(cè)》；2…………二階文件《環(huán)境管理程序書》；3…………三階文件《作業(yè)指導(dǎo)書、操作標(biāo)準(zhǔn)書》等；4…………四階文件用于體系記錄之標(biāo)準(zhǔn)窗體。6.2.2一、二階文件“環(huán)境手冊(cè)、作業(yè)程序書”之編號(hào)原則*-*-*流水號(hào)（001~999）流水號(hào)（001~999）一、二階文件類別代號(hào)一、二階文件類別代號(hào)公司拼音簡(jiǎn)稱公司拼音簡(jiǎn)稱6.2.3三階文件之作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等編號(hào)原則6.2.3.1三階文件編號(hào)原則*-*-*-*流水號(hào)（001~999）流水號(hào)（001~999）部門代號(hào)部門代號(hào)三階文件類別代號(hào)三階文件類別代號(hào)公司拼音簡(jiǎn)稱 公司拼音簡(jiǎn)稱6.2.4外來文件編號(hào)原則*-*外來文件拼音簡(jiǎn)稱（W）流水號(hào)（001~999）外來文件拼音簡(jiǎn)稱（W）流水號(hào)（001~999）廣州市XX有限公司版本版次：A0環(huán)境管理系統(tǒng)制定日期:16年05月15日文件編號(hào)文件與資料管制程序修改日期:XX-2-7頁次：3/76.2.5四階文件標(biāo)準(zhǔn)表單格式編號(hào)原則表單流水號(hào)（001~999）****-*表單流水號(hào)（001~999）文件所屬二或三階文件代碼文件所屬二或三階文件代碼四階階文件類別代號(hào)四階階文件類別代號(hào)公司拼音簡(jiǎn)稱公司拼音簡(jiǎn)稱6.2.6部門代號(hào)管理者代表：MA文管中心：DM管理部：MMW營(yíng)業(yè)部：WSW品保部：WQW生產(chǎn)部：WPW技術(shù)部：WL6.2.7文件版本版次6.2.7.1一、二、三階文件版本（由A-Z）版次（由0-9）6.2.7.2四階文件版本（由A-Z）6.2.8一、二、三階文件頁次以B/A表示A---表示該文件的總頁數(shù)B---表示該文件的頁次6.3文件制訂、修訂、廢止作業(yè)6.3.1文件制訂作業(yè)：一、二、三階文件，由制訂部門填寫【文件制訂、修訂、廢止申請(qǐng)】經(jīng)權(quán)責(zé)主管審核后，依據(jù)本文件要求進(jìn)行制訂，制訂單位制訂好之文件送相關(guān)部門會(huì)簽，相關(guān)部門于【文件制訂、修訂、廢止申請(qǐng)】會(huì)簽無異議后，交文管中心按文件編號(hào)系統(tǒng)（6.2）編號(hào),呈請(qǐng)核準(zhǔn)后發(fā)行.6.3.2文件修訂作業(yè)6.3.2.1一、二、三階文件若有不合現(xiàn)狀需修改或增訂者,由欲修改或增訂部門或人員提出【文件制訂、修訂、廢止申請(qǐng)】,轉(zhuǎn)相關(guān)部門會(huì)簽后,呈權(quán)責(zé)主管審核.原文件制訂部門接獲已審核完成之【文件制訂、修訂、廢止申請(qǐng)】在文件修訂記錄寫明【文件制訂、修訂、廢止申請(qǐng)】編號(hào)內(nèi)容,經(jīng)權(quán)責(zé)主管審核后文管中心按6.4分發(fā)、回收處理。廣州市XX有限公司版本版次：A0環(huán)境管理系統(tǒng)制定日期:16年05月15日文件編號(hào)文件與資料管制程序修改日期:XX-2-7頁次：4/76.3.2.2一、二、三階文件的修訂,文管中心需在【文件修訂記錄】中記錄修訂頁次、版本、修訂日期并將修訂內(nèi)容記錄于【文件修訂記錄】。6.3.2.3文管在被修訂內(nèi)容處用加粗斜體標(biāo)識(shí)以示區(qū)分。6.3.3一、二、三階文件廢止作業(yè):文件廢止之申請(qǐng),核準(zhǔn)同6.3.2規(guī)定辦理,文件廢止核準(zhǔn)后,編號(hào)不可重復(fù)使用,廢止之文件原稿由文管中心在封面之文件發(fā)行字段蓋上【作廢章】后保管。6.4文件分發(fā)、回收作業(yè)6.4.1經(jīng)核準(zhǔn)發(fā)行之一、二、三階文件,由文件管制中心以【文件分發(fā)清冊(cè)】列帳管理,并于文件封面管制發(fā)行章欄內(nèi)和文件各頁次右上之空白處蓋上發(fā)行管制章后發(fā)行,收文部門于【文件簽收回收記錄】簽收；6.4.2經(jīng)核準(zhǔn)發(fā)行之四階文件,由文件管制中心以【文件分發(fā)清冊(cè)】列賬管理,文件不作封面,發(fā)行管制章蓋于每頁的右上之空白處后發(fā)行,收文部門應(yīng)于【文件分發(fā)清冊(cè)】上簽收；6.4.3修改及廢止時(shí),應(yīng)由文件管制中心依分發(fā)記錄回收舊版不適用之文件銷毀，回收時(shí)并應(yīng)注意數(shù)量及內(nèi)容之完整性,如為了法律規(guī)定或提供信息參考資料可不回收,但于文件上應(yīng)標(biāo)示注明“僅供參考”；6.4.4因業(yè)務(wù)需求,須將本公司圖紙或標(biāo)準(zhǔn)提供給供應(yīng)商時(shí),文管中心應(yīng)在文件上加蓋【發(fā)行章】,并記錄于【文件分發(fā)清冊(cè)】由接收人在【文件簽收回收記錄】上簽名確認(rèn)。6.4.5文件之各式分發(fā)章,均為原始蓋章,如為復(fù)印之文件視同無效,若須復(fù)印,應(yīng)于文件封面之管制發(fā)行章欄內(nèi)加蓋“僅供參考”。6.5文件保存、銷毀作業(yè)6.5.1文件之保管6.5.1.1與環(huán)境有關(guān)經(jīng)核準(zhǔn)發(fā)行之“環(huán)境手冊(cè)、作業(yè)程序書、支援文件及標(biāo)準(zhǔn)窗體格式”之最新版本均由文件管制中心列賬保管。6.5.2文件之保存6.5.2.1舊版及文件廢止回收時(shí),文件管制中心需注記錄回收情形,各單位不得保有舊版本不適用之文件,但文件管制中心則需保存第一、二、三階歷次版本之原稿,并需加以區(qū)隔標(biāo)示(如蓋“舊版”字樣章),及與有效之文件分開保存。6.5.2.2過時(shí)無效但有特別需求者,依6.4.3辦理。6.5.2.3記錄之保存期限,如未有特殊規(guī)定,依【環(huán)境記錄管理程序】辦理,有特殊情況者則另訂之。6.5.3文件之銷毀6.5.3.1由各單位回收之舊版本不適用之文件,由文件管制中心統(tǒng)一銷毀或蓋作廢章廣州市XX有限公司版本版次：A0環(huán)境管理系統(tǒng)制定日期:16年05月15日文件編號(hào)文件與資料管制程序修改日期:XX-2-7頁次：5/7處理；6.5.3.2逾保存期限之文件及記錄,由各類文件之保管單位銷毀。6.6文件之檔案管理6.6.1非操作現(xiàn)場(chǎng)使用之文件,須由各單位主管派人集中管理；6.6.2各單位應(yīng)持有最新版本版次之文件,故文件管制中心需每三個(gè)月依【文件分發(fā)清冊(cè)】制訂最新版本版次文件給各單位核對(duì),以確保各所持有為最新版本版次之文件；6.6.3文件如發(fā)現(xiàn)有破損,缺頁,字跡模糊等,應(yīng)交由文管中心更新補(bǔ)發(fā)列印方式自行處理,作業(yè)辦法依6.6.5規(guī)定辦理,回收之舊文件由文管中心統(tǒng)一蓋“作廢章”視同文件無效；6.6.4文件管制中心須設(shè)專人管理,以確保資料之正確使用；6.6.5文件分發(fā)份數(shù)不夠,遺失或損毀時(shí),需求部門可填寫【臨時(shí)通知單】經(jīng)管理代表核準(zhǔn)后,由文件管制中心依文件發(fā)行作業(yè)規(guī)定辦理發(fā)行；6.6.6任何人均不得于正式文件上加以標(biāo)記或書寫任何文字元號(hào),若因字體錯(cuò)誤得由制訂人蓋章勘誤之。6.7外來文件只需文管中心進(jìn)行編號(hào)交環(huán)境管理者代表核準(zhǔn)后在其封面的右上角加蓋藍(lán)色“外來文件”印章，對(duì)于一些行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或國(guó)家、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)由環(huán)境管理者代表每半年向有關(guān)機(jī)構(gòu)咨詢最新版本狀況，以使現(xiàn)場(chǎng)使用的為最新有效版本的文件。6.8環(huán)境體系的定期評(píng)估6.8.1環(huán)境體系應(yīng)每年由環(huán)境管理者代表提交管理審查會(huì)議予以評(píng)審,以評(píng)價(jià)環(huán)境體系之充分性、有效性與適用性。6.9各種文件管制章6.9.1發(fā)行章6.9.2補(bǔ)發(fā)章6.9.3舊版章6.9.4僅供參考章6.9.5作廢章6.9.6外來文件章 廣州市XX有限公司版本版次：A0環(huán)境管理系統(tǒng)制定日期:16年05月15日文件編號(hào)文件與資料管制程序修改日期:XX-2-7頁次：6/7發(fā)行章補(bǔ)發(fā)章舊版章僅供參考章補(bǔ)發(fā)文件章受控文件章舊補(bǔ)發(fā)文件章受控文件章舊版作廢僅供參考外來文件作廢章外來文件章七、參考文件7．1《環(huán)境記錄管理作業(yè)程序》八、流程圖流程圖（附圖）九、使用表單9.1《文件制訂、修訂、廢止申請(qǐng)》9.2《文件制(修)訂記錄》9.3《文件分發(fā)清冊(cè)》9.4《文件簽收回收記錄》9.5《文件一覽表》9.6《文件封面用紙》廣州市XX有限公司版本版次：A0環(huán)境管理系統(tǒng)制定日期:16年05月15日文件編號(hào)文件與資料管制程序修改日期:XX-2-7頁次：7/7附圖:文件與資料管制作業(yè)流程權(quán)責(zé)單位流程作業(yè)圖權(quán)責(zé)單位流程作業(yè)圖NG修訂文管中心文管中心所需文件申請(qǐng)部門銷毀或保存回收舊資料記錄、管制各部門執(zhí)行由文管中心統(tǒng)一編號(hào)分發(fā)各部門發(fā)布一、二、三階程序文件及記錄由