費用管理學習學習的制度

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花銷管理制度

第一章總則

第一條要旨和依照

為了加強北京知聯(lián)天下知識產(chǎn)權代理事務所（以下簡稱“知聯(lián)天下”）

花銷管理，本著節(jié)約、高效、規(guī)范流程、明確職責的原則，特制定本制度。

第二條花銷的界定

本制度所稱花銷，包括人工花銷、經(jīng)營變動花銷、經(jīng)營固定花銷三大方面

內(nèi)容。

第三條適用范圍

本制度適用于知聯(lián)天下的花銷管理活動。知聯(lián)天下各部門和個人從事與本制度相

關的活動，都應當遵守本制度。認識并遵守花銷制度是每位員工的責任。

第二章管理方法

第四條花銷管理方式

公司花銷管理采用估量管理、額度管理、項目管理三種方法。嚴禁先列

支，后報銷。所有報銷的原始憑證不得涂改。

管理方法一：采用估量管理和額度管理相結合的花銷有：市內(nèi)交通費、

餐費。

管理方法二：采用估量管理和項目管理相結合的花銷有：招待費、會議

費、培訓費。

管理方法三：除此之外的花銷采用估量管理。

第五條估量管理歡迎共閱

(一)財務部依照公司年度銷售目標組織編制花銷估量表，以收定支，花銷估量

分年、季、月三個時間點。

(二)人工花銷、固定花銷由行政部一編制，與經(jīng)營活動親近相關的變動花銷由

各部門估量編制。

(三)銷售部的招待費（禮品除外）不得高出全年銷售任務的1%。

(四)所有花銷的累計支出都不應高出當前的累計估量，確因業(yè)務需要高出當前

累計花銷估量，須經(jīng)財務部和總經(jīng)理結合審批，高出部分從后續(xù)月份的支出中扣回，以

保證不打破年度花銷估量。（高出估量需供應書面報告,報財務部和總經(jīng)理結合審批）

第六條額度管理

(一)額度管理是指花銷支出需控制在必然額度范圍內(nèi)的管理方法，適用于市內(nèi)

交通費、餐費。

(二)個人花銷額度是指依照員工崗位、工作性質(zhì)等確定的每個月花銷可報銷上限。

(三)每一估量單元所有員工的個人花銷額度之和不得高出部門估量。

(四)花銷采用單項控制，各項之間不能調(diào)劑使用。

第七條項目管理

(一)推行項目管理的花銷需在某一事項進行前，以書面形式向其部門負責人提

交該事項申請及項目估量，經(jīng)總經(jīng)理審批后，報財務部立項后方可執(zhí)行。

(二)推行項目管理的花銷，如未經(jīng)早先審批和立項，財務部不予辦理借款和報

銷。

第三章花銷借款、報銷原則

第八條花銷借款規(guī)定

(一)公司不開放差旅費之外的個人花銷借款，嚴禁招待費借款。歡迎共閱

(二)所有借款均記入借款人名下，非正式員工不贊成借款，特別情況，由其直

接上級借款。

(三)借款單調(diào)定寫明借款的詳盡用途，借款單上必定為借款人親筆簽字，不允

許使用手簽章。

(四)財務部依照前款不清后款不借的原則辦理個人借款業(yè)務。對未能在規(guī)準時

間內(nèi)辦理報銷和歸還借款且不能夠說明原因的，財務部將暫停支付個人報銷款項，直至報

銷款項沖抵借款達成。特別情況需經(jīng)部門相關負責人和財務部結合審批后方可辦理。

(五)借款3000元以上需提前一天通知財務，不提前通知財務如遇庫存現(xiàn)金不夠

將無法借款。

(六)關于相關部門申請的押金、保證金贊成高出一個月報銷。但每年年關結清

歸還，有需要的下年年初重新申請借款

第九條花銷借款和報銷審批權限

(一)所有備用金借支和花銷的報銷，由部門負責人確認，財務部審察后報總經(jīng)

理審批；

(二)部門相關負責人花銷報銷由財務部審察后報總經(jīng)理審批。

第十條花銷報銷規(guī)定

(一)除支付薪水與勞務費外，花銷報銷須出具由稅務監(jiān)制的正式發(fā)票或財政部

門一致印制的收款收條。報銷人對其供應的原始票據(jù)負責，若發(fā)現(xiàn)使用虛假發(fā)

票、破票，虛假發(fā)票所對應金額的一律不予報銷。關于無法供應或發(fā)票丟掉的，

且沒有刷卡記錄，財務部有權不予報銷，亦不得使用取代發(fā)票。

(二)報銷款3000元以上需提前一天通知財務，不提前通知財務如遇庫存現(xiàn)金不

夠將無法報銷。歡迎共閱

(三)報銷項目花銷時，除填寫支出憑證外，需另附《報銷明細》注明詳盡項目

名稱，已便財務進行項目核算，否則不予報銷。

(四)報銷花銷供應的發(fā)票仰頭應當為公司全稱，定額發(fā)票除外。關于無公司名

稱或公司名稱不完滿、發(fā)票內(nèi)容填寫不完滿、無發(fā)票日期的票據(jù)，一律不予報銷。

(五)花銷報銷采用實名制，任何人不得以他人名義報銷。報銷高出自己月度標

準的，原則上不予報銷；情況特其他，應當在報銷單上寫明原因，經(jīng)部門負責人審批同

意后予以報銷。

(六)招待費報銷：每次交際行為須單獨填寫一張《報銷明細》，并在“花銷描

述”里，寫明日期、客戶、招待地點、招待人數(shù)、票據(jù)張數(shù)。

(七)差旅費報銷：出差事項需填寫詳盡，住宿、城際、交際、途中交通費等需

分行填寫。

(八)報銷票據(jù)須用膠水（不履行用訂書針、曲別針、大頭針等金屬物品）橫向

粘貼支出憑證上。發(fā)票按花銷按種類分別填寫支出憑證，需準時間序次呈魚鱗狀依次粘

貼，應與花銷報告說明一一對應。高出界線的部分須向內(nèi)折疊好，關于粘貼填寫不規(guī)范

的報銷單，財務人員能夠拒絕受理。

(九)發(fā)票粘貼時應注意，不能夠將票據(jù)上相關信息掩飾。如：出租車票的時間、

金額；機票的趁便人姓名；發(fā)票上開具的品名、金額、時間等。

(十)除差旅費、勞務花銷、平常開支能夠用現(xiàn)金支付外，其他付款原則上以銀

行支付。

(十一)花銷報銷內(nèi)容與借款申請不一致的，發(fā)票開具單位與借款申請單上收款單

位不一致的，財務部有權拒絕報銷。

第十一條花銷報銷時間歡迎共閱

為及時正確地反響各部門當期花銷，原則上要求每周四為花銷報銷日，其他款項不

受此限制。詳盡要求以下：

(一)

發(fā)票報銷時限為發(fā)票開具日起

1周內(nèi)，高出規(guī)準時間財務部一律不予報銷。

(二)

出差時期發(fā)生的交際費與差旅費一同報銷，

不受每周報銷時間的限制。

（回

來后一周內(nèi)報銷）

（三）如遇相關領導不在公司，可經(jīng)過郵件審批。經(jīng)過郵件審批的票據(jù)，財務能夠先報銷，后補簽字。

第四章關于市內(nèi)交通費的規(guī)定

第十二條市內(nèi)交通費規(guī)定

(一)市內(nèi)交通費指員工在工作日內(nèi)因公出門乘坐公共交通工具（含地鐵、出租

車、公交車等）而發(fā)生的花銷，不包括上下班通勤費。各部門依照“市內(nèi)交通費報銷標

準”（表一）確定員工報銷上限，不得打破，員工在其額度內(nèi)據(jù)實報銷。

(二)報銷市內(nèi)交通費時，需在發(fā)票反面用鉛筆注明初步地點，如：公司-交行，

未注明初步地的發(fā)票財務不予報銷。

(三)各部門依照“市內(nèi)交通費報銷標準”（表一）確定員工報銷上限，不得突

破，員工在其額度內(nèi)據(jù)實報銷。

(四)請假高出一個月并辦理工作移交的，請假時期的市內(nèi)交通費原則不允報銷。

表一市內(nèi)交通費報銷標準

交通費額度職位系列

職位/崗位

（上限）

管理崗

總經(jīng)理

1000

銷售崗

部門經(jīng)理

500歡迎共閱項目經(jīng)理300部門經(jīng)理300職能崗員工200

特別情況如：貨運性質(zhì)的由總經(jīng)理審批通過后方可到財務報銷。

第五章關于招待費的規(guī)定

第十三條關于招待費的規(guī)定

（一）業(yè)務招待費是指公司為加強與業(yè)務伙伴、客戶及政府部門的關系，為公司

生產(chǎn)、經(jīng)營優(yōu)秀的外面關系和社會環(huán)境而發(fā)生的招待餐費、住宿費、禮品

費等支出。公司各部門在業(yè)務活動和接到工作中，依照詳盡情況可安排招

待用餐，也可合適贈予紀念品或禮品。

（二）各部門需要嚴格控制招待費支出，嚴禁以招待費名義報銷個人花銷。

（三）招待費推行實名制，誰經(jīng)手誰報銷，嚴禁代他人報銷。

（四）各部門因工作需要贈予禮品時，應先由部門書面申請，并注明原因，饋送

物品名稱、數(shù)量、價值、金額等，經(jīng)部門負責人審察、財務部復核、總經(jīng)

理結合審批贊成后，部門方可填寫申請單或支款單，經(jīng)辦人憑批件執(zhí)行。

贈予公司統(tǒng)必然做的禮品，依照公司領用規(guī)定執(zhí)行，花銷將計入領用部門，

所贈予禮品計入部門花銷；銷售部舉辦市場活動所贈予的禮品，花銷計入

銷售部。

（五）禮品如需自行購買，須早先獲取部門經(jīng)理（疊加總經(jīng)理）審批贊成并報財

務部備案后，方可購買。報銷時須供應商場、商場電腦打印的商品清單。

（六）招待用餐工作客飯，一般情況下每人每餐不高出100元，重點招待每人每

餐不高出200元，特別招待每人每餐不高出800元，重點招待和特別招待歡迎共閱

應提前報部門經(jīng)理審批。招待費發(fā)票報銷須另填寫《報銷明細》，注明日

期、招待對象、人數(shù)、事由、金額等，單次招待費高出1500元的，需提

前申請并對詳盡情況詳盡說明，經(jīng)總經(jīng)理審批贊成后方可報銷。（銷售部

除外）

（七）銷售部招待費限額每人每個月5000元，如連續(xù)3月無業(yè)績的須供應書面報

告，并詳盡說明原因。書面報告經(jīng)部門負責人審察、總經(jīng)理審批后，方可

辦理后續(xù)的報銷。

（八）請假高出一個月并辦理工作移交的，請假時期發(fā)生的招待費原則上不贊成

報銷。

（九）業(yè)務招待費推行部門經(jīng)理負責制。當月招待費超支能夠下月招待費估量額

度填充，但季度的招待費支出總數(shù)應以季度招待費估量額度為限。

第六章關于加班報銷的規(guī)定

第十四條加班報銷規(guī)定

（一）節(jié)假日加班、工作日加班至20:00時后，職能部門人員能夠報銷加班餐費，發(fā)

票反面需要注明加班日期和共同就餐人員，并經(jīng)上級審批人簽字贊成后方可報銷，

加班餐費報銷標準不高出50元/人次。

（二）節(jié)假日加班、工作日加班至21:00點后能夠報銷回住所的出租車費。

第七章關于差旅費的規(guī)定

第十五條差旅費報銷規(guī)定

(一)差旅費指員工因公出差而發(fā)生的交通費、托運行李費、出差補助費、住宿

費等。歡迎共閱

(二)各部門人員出差，由其部門經(jīng)理安排。差旅費報銷時需打印出差申請審批

或審批郵件，與原始票據(jù)一同交財務部。出差人預支差旅費應填寫借款單，注明出差事

由、地點、人數(shù)、限時及交通工具，由財務部依照實質(zhì)情況贊成最后借款額。參加培訓

的差旅花銷，在借款或報銷時需同時供應培訓通知。

(三)出差人員，應嚴格遵守相關規(guī)定，工作結束及時返回，并在返回后一周內(nèi)

辦理報銷手續(xù)；超期不予報銷。未經(jīng)部門領導審批的差旅費不得報銷

(四)原則上不贊成自駕車出差。如遇特別情況，需經(jīng)總經(jīng)理審批贊成。自駕車

報銷花銷以正常出差乘坐火車或汽車1人次城際交通的標準鑒定，供應汽油費、過經(jīng)過

橋發(fā)票報銷花銷。

(五)出差時期餐費和車費報銷供應發(fā)票原則上須與出差時間、地點相切合，不

得以異地或其他時間的發(fā)票為報銷憑證。標準見（表三）。因公參加會議、培訓，食宿

由組織者一致安排并擔當?shù)模辉傧硎懿盥貌脱a；食宿不一致安排的，視同差旅費報銷。

(六)因特別情況，出差人員住宿花銷支出高出標準的，必定說明原因，由總經(jīng)

理簽署審批建議，否則一律不予報銷。

(七)同性別兩人同地出差時，公司倡議入住同一房間，住宿費不高出2人住宿

標準。

(八)出差不報銷住宿費的，按100元/天予以補助，需供應與出差地點和時間相

切合的相關憑證。

(九)出差時期若某天發(fā)生招待用餐花銷，則當日該餐不再恩賜補助。

表二

差旅費標準表歡迎共閱

差旅餐費包出差地級別住宿費干管理層700元/天北京、上海、廣部門經(jīng)理400元/天州、深圳120元/天員工350元/天早餐：20其他省會城市直管理層650元/天元轄市及蘇州、東部門經(jīng)理350元/天午餐：50莞、大連、青300元/天員工元島、廈門、珠海晚餐：50管理層400元/天元其他城市部門經(jīng)理300元/天員工260元/天

特別情況需報副總審批通過后方可到財務報銷。

第十六條出差交通工具規(guī)定

(十)公司所有人員嚴禁乘坐優(yōu)等艙。特別情況需經(jīng)總經(jīng)理審批后方可乘坐。

(十一)其他員工出差，出差地點乘坐火車在1000KM以內(nèi)能夠到達的，一般只可乘

坐火車（含高鐵/動車）。

(十二)乘坐高鐵出差無特別原因，應選擇二等座。特別情況需要乘坐飛機及高鐵

商務座/一等座的，須在提前申請并經(jīng)副總審批通過后方可乘坐；如若未經(jīng)贊成，擅自乘

坐飛機或高鐵商務座/一等座者，其花銷只能按二等座報銷，差價自理，但特價機票未超

過分車二等座價格的不屬于超標。出差盡量選擇早班或晚班飛機，較少占用工作時間。

本著節(jié)約原則激勵選擇火車出行。歡迎共閱

(十三)飛機票由行政部一致預約，享受一致優(yōu)惠折扣。當員工經(jīng)過其他路子獲取

的票價比公司一致訂票票價低時，能夠要求公司代為購買或經(jīng)訂票人（前臺助理）確認

后自行購買。能夠以公司名義一致訂票,而員工自行購買票款高于公司同類票價款的，高

出部分由員工自己擔當。

第八章關于辦公費的規(guī)定

第十七條辦公費

(十四)辦公費指平常辦公過程中發(fā)生的花銷，分為五大類核算：平常辦公、辦公

環(huán)境、招聘存檔、主機及軟件、年會等對外花銷等。

(十五)辦公用品原則上由采買部門負責。一般情況下各部門不贊成自行購買辦公

用品；特別情況下購買辦公用品的，報銷時除具備原始合法發(fā)票外還應當供應采買清單。

(十六)辦公費采用誰受益誰擔當?shù)脑瓌t，由行政部分配到各使用部門。

第九章關于培訓費的規(guī)定

第十八條培訓費

(十七)培訓包括內(nèi)部培訓和外面培訓。內(nèi)部培訓是指公司、部門自己組織承辦的

培訓；外面培訓是指外單位承辦的需我方擔當花銷的培訓。

(十八)內(nèi)部培訓費指場租、交通、食宿、為培訓準備的資料費、外請培訓機構支

付服務費等花銷；外面培訓費包括員工接受外面培訓及培訓外面人員所發(fā)生的花銷。

(十九)非行政部組織的培訓需報行政部備案。

(二十)培訓的食宿、交通由組織者一致安排的，不再享受差旅報銷；食宿不一致

安排的，培訓時期所發(fā)生的花銷按差旅費規(guī)定執(zhí)行。

(二十一)培訓費須提前申請并填寫“培訓費審批表”（見附表三）。歡迎共閱

第十章關于會議費的規(guī)定

第十九條會議費

(二十二)會議包括內(nèi)部會講和外面會議兩類，內(nèi)部會議是指經(jīng)公司總經(jīng)理贊成

的會議；外面會議是指外單位舉辦的需我方擔當花銷的非市場活動會議。

(二十三)會議費包括場所、設備租借費、一致食宿費、活動費、交通費、資料

印刷費等。

(二十四)內(nèi)部會議需要供應會議經(jīng)費估量，原則上在公司內(nèi)部場所舉辦；外面

會議需要供應會議邀請函；會議以承包形式舉辦的，需要供應與承辦方簽署的協(xié)議。

(二十五)會議食宿由組織者一致安排的，不再享受差旅費報銷；食宿不一致安

排的，參加會議時期所發(fā)生的花銷按差旅費規(guī)定執(zhí)行。

(二十六)會議費須提前申請并填寫“會議費審批表”（見附表四）。

第十一章關于運雜費的規(guī)定

第二十條運雜費

運雜費是由于接受運輸商品服務而支付給承運單位的花銷，包括鐵路、公

路、航空、水運等花銷，以及為購買運輸包裝物而發(fā)生的花銷。

第十二章關于宣傳費的規(guī)定

第二十一條宣傳費

(二十七)宣傳費是為提高有名度，擴大社會影響，成立優(yōu)秀形象而發(fā)生的花銷。

分為廣告宣傳費、展覽顯現(xiàn)費、印刷費等。

(二十八)進行市場宣傳活動必定簽署合同，該合同需經(jīng)相關部門審察審批后交

財務部備案。歡迎共閱

(二十九)廣告宣傳費報銷時需供應正式的廣告業(yè)專用發(fā)票，平面媒體廣告需提

供相應的廣告樣張。

(三十)顯現(xiàn)展覽類活動（包括活動過程中發(fā)生的禮品支出）需早先供應整體活動

估量，與參展方簽署的合同。依照估量和合同進行借款，報銷時需供應活動明細清單。

(三十一)印刷類活動（包括各種宣傳資料印刷）借款時需供應合同，報銷時需

供應印刷資料樣品。

(三十二)收到廠商或其他單位分擔的市場費資本時，沖減當期的市場費。

第十三章關于咨詢費

第二十二條咨詢費

咨詢費只公司因拓展業(yè)務、開發(fā)市場、獲守信息或可是等原因接受外面單位

服務而支付的花銷，這些外面單位包括顧問公司、會計師事務所、稅務咨詢事務

所、法律事務所、管理咨詢事務所等中介機構。

第十四章認證費規(guī)定

第二十三條認證費

認證費是指公司委托的外面機構的證明、證件等而支付的花銷，如ISO9001

認證費、產(chǎn)品認可實驗費、、申請商注明冊、專利注冊等；驗資費計入“認證費

“。

第十五章關于人工成本的規(guī)定

第二十四條薪水及獎金

薪水指依照薪水制度的規(guī)定，支付給正式編制員工（包括試用期員工）的勞

動酬金。公司依法代扣代繳個人所得稅。歡迎共閱

第二十五條政策類獎金

政策類獎金包括優(yōu)秀員工獎勵、專項獎以及依照必然政策恩賜員工的獎勵，

經(jīng)公司總經(jīng)理審批通過后，由行政部供應人員名單及獎勵金額交財務備案。獲取

獎勵的人員直接到財務辦理支取手續(xù)，財務進行發(fā)放記錄管理。

第二十六條福利費

福利費包括法定性質(zhì)福利與公司性質(zhì)福利。

法定性質(zhì)福利是指按國家相關規(guī)定計提繳納的養(yǎng)老保險金、工傷保險、失業(yè)

保險金、醫(yī)療保險金（社會兼?zhèn)洌┮约爱數(shù)卣?guī)定需繳納的其他保險金。法定

性質(zhì)福利支付必定經(jīng)行政部、財務部審批。

公司性質(zhì)支出包括工作餐費，每人30元/次、體檢費、節(jié)假日禮金、團建費、

新年聯(lián)歡費等。依照行政部制度執(zhí)行，支付須經(jīng)財務部、行政部結合審批。

第二十七條勞務費

勞務費指支付給臨時招用的散工（計件工、定量包工等）、邀請的專家或顧

問以及各種應恩賜酬金的外單位人員的花銷。支付給單位勞務費對方須供應稅務

局認可的正式發(fā)票，支付給個人的勞務花銷需要扣除個人所得稅，獲取個人簽字

的收條作為報銷依照。

第十六章關于租借、水電、裝修費的規(guī)定

第二十八條租借、水電費、裝修費、物業(yè)管理費

(三十三)租借費是指公司因經(jīng)營需要而向其他單位租用房屋、設備、一儀器等

支出的花銷。

(三十四)租借費主要包括：租借房屋的房租，租用設備、儀器等的租金。

(三十五)房租、水電費、裝修費由行政部一致負責簽署合同，一致申請支付。歡迎共閱

(三十六)房租是指因經(jīng)營需要而向其他單位租用房屋支出的花銷，包括房租租

金與物業(yè)管理花銷、停車費。房屋租借需要與出租方簽署租借協(xié)議，