某輸氣管道工程監(jiān)理文件控制資料

**二線輸氣管道道工程文件控制手冊(cè)（**21400SSG.6.16.5.22-0.2004）版次編制日期2004/1/110北京**工程建設(shè)設(shè)監(jiān)理有限公公司**二線輸氣管道道工程監(jiān)理總總部0審核日期2004/1/110批準(zhǔn)日期2004/1/110目錄TOC\o"1-3"\h\zHYPERLINK\l"_Toc61708048"1.0總則2HYPERLINK\l"_Toc61708049"2.0適用范圍2HYPERLINK\l"_Toc61708050"3.0辦公軟、硬件要求2HYPERLINK\l"_Toc61708051"3.1硬件要求：2HYPERLINK\l"_Toc61708052"3.2軟件要求：2HYPERLINK\l"_Toc61708053"4.0文件處理人員及素質(zhì)要求3HYPERLINK\l"_Toc61708054"4.1善于合作的能力3HYPERLINK\l"_Toc61708055"4.2寫作能力3HYPERLINK\l"_Toc61708056"4.3口頭表達(dá)能力3HYPERLINK\l"_Toc61708057"4.4使用現(xiàn)代辦公設(shè)備3HYPERLINK\l"_Toc61708058"5.0文控組織機(jī)構(gòu)4HYPERLINK\l"_Toc61708059"6.0機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)4HYPERLINK\l"_Toc61708060"6.1業(yè)主4HYPERLINK\l"_Toc61708061"6.2監(jiān)理5HYPERLINK\l"_Toc61708062"6.3設(shè)計(jì)/施工/檢測(cè)承包商6HYPERLINK\l"_Toc61708063"7.0工程文件分類6HYPERLINK\l"_Toc61708064"7.1文件分類原則6HYPERLINK\l"_Toc61708065"7.2文件分類方法6HYPERLINK\l"_Toc61708066"8.0工程文件格式7HYPERLINK\l"_Toc61708067"8.1公文7HYPERLINK\l"_Toc61708068"8.2工程報(bào)表8HYPERLINK\l"_Toc61708069"8.3工程內(nèi)部備忘錄8HYPERLINK\l"_Toc61708070"8.4會(huì)議紀(jì)要8HYPERLINK\l"_Toc61708071"8.5監(jiān)理周報(bào)、月報(bào)8HYPERLINK\l"_Toc61708072"8.6文稿審簽單9HYPERLINK\l"_Toc61708073"8.7文件傳送單9HYPERLINK\l"_Toc61708074"8.8文件處理單9HYPERLINK\l"_Toc61708075"8.9文件傳閱單9HYPERLINK\l"_Toc61708076"9.0工程文件內(nèi)容要求9HYPERLINK\l"_Toc61708077"10.0文件控制編碼（索引構(gòu)成）10HYPERLINK\l"_Toc61708078"11.0文件控制和管理10HYPERLINK\l"_Toc61708079"11.1文件控制和管理流程10HYPERLINK\l"_Toc61708080"11.2文件書寫管理12HYPERLINK\l"_Toc61708081"文件書寫申請(qǐng)12HYPERLINK\l"_Toc61708082"文件書寫程序12HYPERLINK\l"_Toc61708083"11.3文件發(fā)送管理12HYPERLINK\l"_Toc61708084"文件編號(hào)12HYPERLINK\l"_Toc61708085"文件送審13HYPERLINK\l"_Toc61708086"文件簽發(fā)13HYPERLINK\l"_Toc61708087"文件登記13HYPERLINK\l"_Toc61708088"文件蓋印14HYPERLINK\l"_Toc61708089"文件發(fā)送14HYPERLINK\l"_Toc61708090"文件發(fā)送的回執(zhí)確認(rèn)14HYPERLINK\l"_Toc61708091"11.4文件接收管理15HYPERLINK\l"_Toc61708092"文件簽收15HYPERLINK\l"_Toc61708093"收文編號(hào)15HYPERLINK\l"_Toc61708094"收文登記15HYPERLINK\l"_Toc61708095"收文辦理16HYPERLINK\l"_Toc61708096"11.5文件存放16HYPERLINK\l"_Toc61708097"11.6文件狀態(tài)標(biāo)識(shí)、發(fā)放17HYPERLINK\l"_Toc61708098"11.7文件立卷歸檔17HYPERLINK\l"_Toc61708099"文件立卷17HYPERLINK\l"_Toc61708100"文件歸檔18HYPERLINK\l"_Toc61708101"11.8文件銷毀19HYPERLINK\l"_Toc61708102"銷毀文件的范圍19HYPERLINK\l"_Toc61708103"銷毀方式19HYPERLINK\l"_Toc61708104"銷毀程序20HYPERLINK\l"_Toc61708105"11.8.4.銷毀文件注意事項(xiàng)20HYPERLINK\l"_Toc61708106"11.9文件借閱20HYPERLINK\l"_Toc61708107"11.10文件安全與保密20HYPERLINK\l"_Toc61708108"保密范圍20HYPERLINK\l"_Toc61708109"密級(jí)確定21HYPERLINK\l"_Toc61708110"文件安全及保密措施21HYPERLINK\l"_Toc61708111"12.0文控檢查與考評(píng)21HYPERLINK\l"_Toc61708112"12.1內(nèi)部審查22HYPERLINK\l"_Toc61708113"12.2外部檢查22HYPERLINK\l"_Toc61708114"12.3不合格項(xiàng)的處理23HYPERLINK\l"_Toc61708115"12.4定期檢查23HYPERLINK\l"_Toc61708116"內(nèi)部定期檢查23HYPERLINK\l"_Toc61708117"外部定期檢查24HYPERLINK\l"_Toc61708118"12.5抽查和巡查24HYPERLINK\l"_Toc61708119"內(nèi)部抽查24HYPERLINK\l"_Toc61708120"外部抽查和巡查24HYPERLINK\l"_Toc61708121"12.6檢查頻率24HYPERLINK\l"_Toc61708122"13.0文件管理制度25HYPERLINK\l"_Toc61708123"14.0附件25HYPERLINK\l"_Toc61708124"14.1附件1：《監(jiān)理文件、資料檔案序號(hào)一覽表》25HYPERLINK\l"_Toc61708125"14.2附件2：公文表樣（表DC-01——DC-04）25HYPERLINK\l"_Toc61708126"14.3附件3：文控管理表樣（表DC-05——DC-14）25HYPERLINK\l"_Toc61708127"14.4附件4：文控檢查用表（表DC-15、DC-16）251.0總則監(jiān)理總部為確保**二線輸氣管道工程文件控制和管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，以及與竣工資料的有效對(duì)接，結(jié)合以往工程文件管理經(jīng)驗(yàn)，編制本文件控制手冊(cè)。本手冊(cè)主要從文件的電子版、紙張兩種形式入手，分別闡述其管理方法。電子版類文件主要以便于檢索、查找、數(shù)據(jù)處理等為原則；而紙張類文件則在便于查找，翻閱的基礎(chǔ)上更側(cè)重于歸檔，減少資料重復(fù)控制。2.0適用范圍適用于**二線輸氣管道工程建設(shè)全過程，包括工程設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收、試運(yùn)投產(chǎn)各階段。體現(xiàn)于文件、信息資料的收集—整理—分類—分發(fā)傳遞及存檔全過程。本手冊(cè)用于業(yè)主、監(jiān)理總部、監(jiān)理分部和區(qū)段、施工單位之間信息和來往文件的傳遞、控制。適用于工程參建各方。3.0辦公軟、硬件要求配置齊全、性能良好的硬件設(shè)施可以大大提高文控的工作效率，較好的保障信息傳遞的及時(shí)、安全和完整；便于監(jiān)理機(jī)構(gòu)能夠及時(shí)掌握準(zhǔn)確、完整的信息，以便妥善、及時(shí)地處理和解決工程項(xiàng)目建設(shè)中出現(xiàn)的各種問題。統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)在確保信息傳遞過程中的兼容性，便于資料、數(shù)據(jù)的匯總和分析等方面都起著舉足輕重的作用。3.1硬件要求：計(jì)算機(jī)：應(yīng)選定1臺(tái)計(jì)算機(jī)作為主機(jī)，其配置基本要求：處理器PⅢ及以上，硬盤1.8G及以上，內(nèi)存128M及以上，性能良好，具備上網(wǎng)條件。傳真機(jī)：A4普通紙張傳真機(jī)1臺(tái)或更多，型號(hào)不限，但應(yīng)確保與各單位兼容，性能良好。打印機(jī)：激光打印機(jī)1臺(tái)或更多，型號(hào)不限，但應(yīng)確保性能良好。掃描儀：分辨率600×1200bsi及以上。文件柜：其數(shù)量根據(jù)各自監(jiān)理工程量所預(yù)測(cè)的資料量自行適當(dāng)考慮。數(shù)碼相機(jī)：1部或更多，主要用于記錄工程影像資料。視頻攝像頭：省區(qū)項(xiàng)目部、監(jiān)理分部及以上各單位均應(yīng)配置；用于視頻會(huì)議。3.2軟件要求：視窗操作系統(tǒng)：Windows98及以上版本；辦公軟件：IE6.0OfficeXP及以上AUTOCAD2000PHOTOSHOP7.0Acrobatreader5.0及以上版本Project2003工程管理系統(tǒng)：**二線信息管理系統(tǒng)；其它業(yè)主、監(jiān)理總部指定應(yīng)用的軟件。4.0文件處理人員及素質(zhì)要求由于文件書寫及處理有其特殊性，因此它要求從事此方面工作之員工必須具有以下能力：4.1善于合作的能力文件上傳下達(dá)，很自然地和工程各相關(guān)參建方發(fā)生聯(lián)系，對(duì)此，要求文控人員具有較強(qiáng)之人際關(guān)系技巧和協(xié)調(diào)溝通能力。4.2寫作能力本工程文控人員不僅要負(fù)責(zé)文字的錄入，一定情況下還應(yīng)負(fù)責(zé)接受領(lǐng)導(dǎo)指派的文件的書寫任務(wù)；因此，文控人員進(jìn)行文件處理工作必須具有一定的寫作基礎(chǔ)知識(shí)（如語(yǔ)法、修辭、邏輯等）。文思敏捷、行文迅速、言簡(jiǎn)意賅、規(guī)范、切合實(shí)際、標(biāo)新立異的文風(fēng)是衡量一個(gè)合格文控員的重要標(biāo)準(zhǔn)。4.3口頭表達(dá)能力口頭表達(dá)能力（口齒清楚、表達(dá)準(zhǔn)確、條理分明、說話得體）是文控人員的基本素質(zhì)要求。4.4使用現(xiàn)代辦公設(shè)備由于辦公自動(dòng)化越來越廣泛地在文件管理工作中加以應(yīng)用，作為工程文控人員必須學(xué)會(huì)使用現(xiàn)代設(shè)備，掌握**二線信息管理系統(tǒng)及相關(guān)辦公軟件的使用。設(shè)備、軟件包括項(xiàng)：（見3.0硬件、軟件要求）5.0文控組織機(jī)構(gòu)各施工監(jiān)理分部文控部各施工監(jiān)理分部文控部項(xiàng)目經(jīng)理部施工/檢測(cè)/制造設(shè)計(jì)單位項(xiàng)目經(jīng)理部各職能部門朗威勘設(shè)監(jiān)理部文控部監(jiān)理總部文控信息部各施工/檢測(cè)單位文控部CPE勘察設(shè)計(jì)文控部項(xiàng)目經(jīng)理部綜合部各省市項(xiàng)目部文控員監(jiān)理單位各駐廠監(jiān)造分部文控部制造廠文控員采購(gòu)/供應(yīng)項(xiàng)目部文控員業(yè)主（文控組織結(jié)構(gòu)圖）6.0機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)工程參建各單位根據(jù)工程實(shí)際情況成立相應(yīng)的文件控制與管理部門，可稱為“文控部”、也可稱為“文件管理辦公室”負(fù)責(zé)本單位所有文件書寫、打字、印制、審核、收發(fā)及管理工作。由文控部負(fù)責(zé)人、文檔收發(fā)員等組成，設(shè)置總?cè)藬?shù)不少于2人。6.1業(yè)主◆北京**天然氣有限公司**二線輸氣管道工程建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理部（簡(jiǎn)稱項(xiàng)目經(jīng)理部）：設(shè)文控機(jī)構(gòu)——綜合部。賦有以下職責(zé)：①負(fù)責(zé)建立**二線工程文控管理體系；根據(jù)體系運(yùn)行情況定期對(duì)文控工作進(jìn)行總結(jié)；②編制《文件控制管理辦法》，明確**二線工程各級(jí)文控管理范圍，文件保密級(jí)別，督促監(jiān)理總部組織實(shí)施；③建立項(xiàng)目經(jīng)理部?jī)?nèi)部文控管理制度，并確保在本單位內(nèi)有效運(yùn)行；◆**二線輸氣管道工程省區(qū)項(xiàng)目部（簡(jiǎn)稱各省區(qū)項(xiàng)目部）、項(xiàng)目經(jīng)理部供應(yīng)部：設(shè)文控崗——指定專人負(fù)責(zé)文控工作；賦有以下職責(zé)：①了解和掌握本項(xiàng)目部所轄各監(jiān)理分部、施工/檢測(cè)承包商文控管理情況，向項(xiàng)目經(jīng)理部綜合部匯報(bào)、反映；②認(rèn)真執(zhí)行項(xiàng)目經(jīng)理部綜合部制定的各項(xiàng)內(nèi)部文控管理制度；◆項(xiàng)目經(jīng)理部其它職能部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)的文控工作：①各職能部門設(shè)兼職文控員、負(fù)責(zé)本部門文控管理工作；②各專業(yè)工程師均有做好本專業(yè)文控管理的責(zé)任，負(fù)責(zé)自已業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文控資料檔案的收集整理、歸檔工作。6.2監(jiān)理◆北京**工程建設(shè)監(jiān)理有限公司**二線工程監(jiān)理總部（簡(jiǎn)稱**監(jiān)理總部）：設(shè)文控機(jī)構(gòu)——文控信息部。賦有以下職責(zé)：①協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理部綜合部建立**二線工程文控管理體系；②根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理部《文控管理辦法》編制控制性文件——《文件控制手冊(cè)》，在本單位執(zhí)行的同時(shí)，組織《文控管理辦法》及《文件控制手冊(cè)》在各監(jiān)理分部的實(shí)施。③編制《文控編碼規(guī)定》，報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理部審查后，執(zhí)行并下發(fā)各單位運(yùn)行。④建立基于《文件控制手冊(cè)》的各項(xiàng)文控管理制度，并確保在本單位、各監(jiān)理分部有效運(yùn)行。⑤及時(shí)處理監(jiān)理分部、各施工承包商反映的有關(guān)文控管理工作方面的問題，就有關(guān)情況向項(xiàng)目經(jīng)理部匯報(bào)。◆勘察設(shè)計(jì)監(jiān)理部（簡(jiǎn)稱朗威勘察設(shè)計(jì)監(jiān)理部）、各監(jiān)理分部（包括施工監(jiān)理分部、駐廠監(jiān)造監(jiān)理分部）：均設(shè)置專門文控機(jī)構(gòu)——文控部或文控管理辦公室。賦有以下職責(zé)：①認(rèn)真執(zhí)行《文控管理辦法》及《文件控制手冊(cè)》，嚴(yán)格按照其進(jìn)行文件控制。負(fù)責(zé)組織其在各施工承包商中實(shí)施。②根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理部、監(jiān)理總部聯(lián)合下發(fā)的《文控編碼規(guī)定》，編制相應(yīng)《文控編碼辦法》，報(bào)監(jiān)理總部審查批準(zhǔn)、項(xiàng)目經(jīng)理部綜合部備查后執(zhí)行。③在認(rèn)真執(zhí)行監(jiān)理總部制定并下發(fā)的各項(xiàng)文控管理制度基礎(chǔ)上；結(jié)合本監(jiān)理分部及所轄各施工承包商實(shí)際情況，建立具體的文控管理制度，并確保在本單位和施工承包商中運(yùn)行。④及時(shí)處理監(jiān)理區(qū)段、各施工承包商反映的有關(guān)文控管理工作方面的問題，就有關(guān)情況向監(jiān)理總部匯報(bào)。⑤有權(quán)就文控管理工工作向監(jiān)理總總部、省區(qū)項(xiàng)項(xiàng)目部提出好好的建議。◆各監(jiān)理分部下設(shè)的的監(jiān)理區(qū)段（或或駐廠組）均均設(shè)置文控崗崗——指定專人負(fù)負(fù)責(zé)文控工作作；賦有以下下職責(zé)：①按監(jiān)理分部要求，認(rèn)認(rèn)真執(zhí)行文控控管理制度及及相關(guān)要求；；②定期做好現(xiàn)場(chǎng)資料料的收集；③做好文件的收、發(fā)發(fā)、存及文件件狀態(tài)控制工工作；④通過日常文件管理理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)各施工承包包商在文控方方面存有的問問題，及時(shí)向向監(jiān)理分部反反映和匯報(bào)。6.3設(shè)計(jì)/施工/檢測(cè)承包商◆勘察設(shè)計(jì)、施工、檢檢測(cè)、材料設(shè)設(shè)備供貨商：：均設(shè)置專門門文控機(jī)構(gòu)——文控部或文文控管理辦公公室。賦有以以下職責(zé)：①負(fù)責(zé)按照《文控管管理辦法》、《文文件控制手冊(cè)冊(cè)》的要求，認(rèn)真真進(jìn)行文件控控制工作；②認(rèn)真執(zhí)行監(jiān)理總部部、監(jiān)理分部部制定并下發(fā)發(fā)的各項(xiàng)文控控管理制度；；③通過日常文件管理理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)監(jiān)理分部、監(jiān)監(jiān)理區(qū)段在文文控方面存有有的問題，及及時(shí)向監(jiān)理總總部、監(jiān)理分分部反映和匯匯報(bào)。④有權(quán)就文控管理工工作向監(jiān)理分分部提出好的的建議。7.0工程文件分類7.1文件分類原則制定分類標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)規(guī)則，分類合合理、層次分分明是文件分分類的原則；；也是管理文文件的第一步步，對(duì)文件查查找和保存都都極有意義。7.2文件分類方法**二線工程文件件要求采取先先按文件來源源單位不同進(jìn)進(jìn)行分類，然然后按管理要要素及文件功功能綜合分類類方法進(jìn)行；詳詳細(xì)情況見下下表：一級(jí)分類目錄（按單位）二級(jí)分類目錄（按要素、功能）三級(jí)分類目錄（僅做參考）項(xiàng)目經(jīng)理部文件1、管理文件2、技術(shù)文件3、變更文件4、培訓(xùn)考核5、合同文件6、生產(chǎn)計(jì)劃7、通用公文8、會(huì)議紀(jì)要9、工程報(bào)表10、工程總結(jié)11、簽認(rèn)報(bào)審12、工程記錄報(bào)告13、資質(zhì)資產(chǎn)1、決策立項(xiàng)、招投投標(biāo)、征地、文控控信息、質(zhì)量、進(jìn)度、投資、HSE、其它（規(guī)劃/細(xì)則、創(chuàng)優(yōu)優(yōu)計(jì)劃歸入質(zhì)質(zhì)量）2、圖紙、設(shè)計(jì)、組組織設(shè)計(jì)、方方案/措施、其它3、施工變更、設(shè)計(jì)計(jì)變更、設(shè)備備/材料改代4、文控信息、質(zhì)量、進(jìn)度、投資、HSE、其它5、合同、實(shí)物清單及及合同修改6、總運(yùn)行計(jì)劃、總體體進(jìn)度計(jì)劃、年/季/月計(jì)劃、征地計(jì)劃、物資計(jì)劃、工作計(jì)劃、作業(yè)計(jì)劃其它7、通知、意見、聯(lián)系系函、備忘錄、請(qǐng)示示、建議、匯匯報(bào)、建議、報(bào)報(bào)告、其它8、協(xié)調(diào)會(huì)、生產(chǎn)會(huì)會(huì)、專題會(huì)、圖圖紙會(huì)審、設(shè)設(shè)計(jì)交底、一一次工地會(huì)、監(jiān)監(jiān)理例會(huì)、工工地經(jīng)常會(huì)、其其他9、施工報(bào)表（日?qǐng)?bào)報(bào)、周報(bào)、月月報(bào)）、監(jiān)理理報(bào)表（周報(bào)報(bào)、月報(bào)）、工工料機(jī)報(bào)表（日日、周、月）10、部門總結(jié)（文控控信息管理、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制、HSEE管理）、單單位總結(jié)（一一般總結(jié)、階階段總結(jié)、工工程總結(jié)）11、投資報(bào)審（工量量簽證、撥付付款、索賠等等）、進(jìn)度報(bào)報(bào)審（開停工工、計(jì)劃、延延工期）、質(zhì)質(zhì)量報(bào)審、HSE報(bào)審、文控控信息報(bào)審12、文控信息、質(zhì)量、進(jìn)度、投資、HSE、其它13、單位資質(zhì)、人員員資質(zhì)、施工工設(shè)備、儀器工具省區(qū)項(xiàng)目部文件供應(yīng)項(xiàng)目經(jīng)理部文文件監(jiān)理總部文件朗威勘察設(shè)計(jì)監(jiān)理理部勘察設(shè)計(jì)單位文件件？監(jiān)理分部文件施工承包商文件檢測(cè)承包商文件本單位文件各參建單位根據(jù)與與本單位有往往來的單位，按按上述一級(jí)目目錄表對(duì)文件件進(jìn)行選擇分分類；對(duì)已建建立的每一級(jí)級(jí)一級(jí)目錄均均按收到該單單位的文件進(jìn)進(jìn)行二級(jí)分類類（從上表進(jìn)進(jìn)行選?。?；；在二級(jí)目錄錄分類合理的的基礎(chǔ)上，各各單位還應(yīng)進(jìn)進(jìn)行文件三級(jí)級(jí)目錄的劃分分（上表可供供參考選取用用），進(jìn)一步的細(xì)細(xì)化由各單位位自行掌握。電子版類文件按文文件總主題在在電腦內(nèi)進(jìn)行行初次分類，并并建立一級(jí)、二二、三級(jí)文件件目錄。紙張文件按一級(jí)目目錄分類建立立文件柜，按按二級(jí)目錄進(jìn)進(jìn)行分區(qū)，按按三級(jí)或四級(jí)級(jí)文件目錄建建文件夾。有條件的單位在文文件分類的基基礎(chǔ)上，可以以自行開發(fā)適適宜的文件管管理系統(tǒng)，進(jìn)進(jìn)行文控管理理。見下圖（監(jiān)理總部部自行開發(fā)的的文件管理系系統(tǒng)）：(略)8.0工程文件格式式鑒于各參建單位文文件類別眾多多，文件性質(zhì)質(zhì)和出發(fā)點(diǎn)不盡相同同，各方文件件格式均不統(tǒng)統(tǒng)一；為達(dá)到到規(guī)范**二線工程程文件格式之之目的，現(xiàn)對(duì)對(duì)**二線工程程部分文件格格式進(jìn)行統(tǒng)一一規(guī)定：8.1公文工程參建各方之間間以及與政府府機(jī)構(gòu)、有關(guān)關(guān)當(dāng)局等外部部單位就有關(guān)關(guān)正式問題進(jìn)進(jìn)行交流、通通信往來時(shí)，均均以公文形式式進(jìn)行。（如如：通知、意意見、聯(lián)系函函、備忘錄、請(qǐng)請(qǐng)示、建議、匯匯報(bào)、建議、報(bào)報(bào)告等）◆格式要求：見（表表DC-01）公文標(biāo)題：三號(hào)黑黑體字；編號(hào)：請(qǐng)參參照項(xiàng)目經(jīng)理理部、監(jiān)理總總部聯(lián)合下發(fā)發(fā)的《文控編編碼規(guī)定》執(zhí)執(zhí)行主送單位：四號(hào)黑黑體字，1..25倍行距距；正文內(nèi)容：四號(hào)宋宋體字，單倍倍行距；單位落款：四號(hào)黑黑體字；日期：四號(hào)黑黑體字；8.2工程報(bào)表工程報(bào)表格格式，監(jiān)理總部編編制的《監(jiān)理規(guī)劃劃》中已進(jìn)行行了統(tǒng)一定制；8.3工程內(nèi)部備忘忘錄當(dāng)工程內(nèi)部人員需需要通信時(shí)可可使用工程內(nèi)內(nèi)部備忘錄。工程內(nèi)部備忘錄是非正式的且不能取代公文的地位；僅在對(duì)某一理解進(jìn)行說明和澄清時(shí)，或?qū)ζ渌恍杌虿灰蠡貜?fù)的事情才使用工程內(nèi)部備忘錄。◆格式要求：見（表表DC-02）單位名稱：小二號(hào)號(hào)楷體字；收發(fā)件人等；四號(hào)號(hào)黑體字；編號(hào)：請(qǐng)參照照項(xiàng)目經(jīng)理部部、監(jiān)理總部部聯(lián)合下發(fā)的的《文控編碼碼規(guī)定》執(zhí)行行；正文內(nèi)容：四號(hào)宋宋體字，單倍倍行距；8.4會(huì)議紀(jì)要用于記錄各種會(huì)議議的內(nèi)容和形形成的決議，包包括業(yè)主、總總部或分部召召開的及業(yè)主主召開委托總總分部下發(fā)紀(jì)紀(jì)要的會(huì)議。會(huì)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在在首頁(yè)注明會(huì)會(huì)議時(shí)間、地地點(diǎn)、參加單單位和人員，會(huì)會(huì)議發(fā)言人應(yīng)應(yīng)填入相應(yīng)欄欄中。（會(huì)議議紀(jì)要中除第第一次工地會(huì)會(huì)、監(jiān)理例會(huì)會(huì)單獨(dú)做為會(huì)會(huì)議紀(jì)要做為為竣工資料的的一部分外，其其余各種形式式的會(huì)議紀(jì)要要應(yīng)為工程竣竣工資料中的的函件類文件件。）本工程程要求以下以以兩種形式存存放，待工程程完工后再按按竣工資料分分類?！舾袷揭螅阂姡―DC-03）編碼：參照項(xiàng)項(xiàng)目經(jīng)理部、監(jiān)監(jiān)理總部聯(lián)合合下發(fā)的《文文控編碼規(guī)定定》執(zhí)行；簽發(fā)：由項(xiàng)目目主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)進(jìn)行簽署；正文內(nèi)容：四號(hào)宋宋體字，單倍倍行距；8.5監(jiān)理周報(bào)、月月報(bào)用于反映本本周、本月工工程進(jìn)展情況況和本周/月進(jìn)度、質(zhì)量量、HSE、投資、文控控信息的監(jiān)理理及管理情況況及存在的問問題，以及對(duì)對(duì)本周進(jìn)度、質(zhì)質(zhì)量、HSE、投資、文文控信息管理理評(píng)價(jià)及對(duì)存存在問題的分分析，提出下下周施工安排排和監(jiān)理工作作重點(diǎn)（詳細(xì)細(xì)要求見附件件DC-04）。◆格式要求：見（DDC-04）編碼：參照項(xiàng)項(xiàng)目經(jīng)理部、監(jiān)監(jiān)理總部聯(lián)合合下發(fā)的《文文控編碼規(guī)定定》執(zhí)行；簽發(fā)：由項(xiàng)目目主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)進(jìn)行簽署；正文內(nèi)容：：四號(hào)宋體字字，單倍行距距；8.6文稿審簽單用于對(duì)擬發(fā)發(fā)稿件的審簽簽，加強(qiáng)文件件簽發(fā)管理，避避免亂發(fā)通知知、指令；◆格式要求：見（DDC-05）編號(hào)：流水編編號(hào)；正文內(nèi)容：小四號(hào)號(hào)宋體字，11.25單倍倍行距；8.7文件傳送單文件傳送單用于傳傳送圖紙、規(guī)規(guī)范、管理文文件、技術(shù)文文件等受控文文件時(shí)填寫（包括上上報(bào)文件及轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)辦文件）。文文件傳送單應(yīng)應(yīng)存為工程檔檔案系統(tǒng)中的的函件類文件件，封面及附附件應(yīng)按工程程文件系統(tǒng)的的主題存檔。如如果收到?jīng)]有有附傳送單的的硬拷貝文件件、CD-ROOM或軟盤，也也應(yīng)另存檔一一張傳送單并并將其返給發(fā)發(fā)件人以承認(rèn)認(rèn)收到此文件件?！舾袷揭螅阂姡―DC-06）編號(hào)號(hào)：為所要傳傳送文件的編編號(hào)；正文內(nèi)容：小四號(hào)號(hào)宋體字，11.25單倍倍行距；8.8文件處理單《文件處理單》用于于對(duì)收到（無無論是上級(jí)來來文，還是下下級(jí)來文）的的需做文件處處理時(shí)用，由由單位負(fù)責(zé)人人、部門負(fù)責(zé)責(zé)人簽署相關(guān)關(guān)意見，交文文控部進(jìn)行傳傳達(dá)?！舾袷揭螅阂姡―DC-07）正文內(nèi)容：小四號(hào)號(hào)宋體字，11.25單倍倍行距；8.9文件傳閱單文件傳閱單用于不不需處理但需需傳閱的文件件，如：工程程動(dòng)態(tài)、工程程簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議議紀(jì)要、監(jiān)理理周、月報(bào)等等?！舾袷揭螅阂姡―DC-07）9.0工程文件內(nèi)容容要求工程文件是工程建建設(shè)及管理的的再現(xiàn)，各單單位所發(fā)文件件內(nèi)容必須遵循循以下原則：：◆文件撰寫應(yīng)言簡(jiǎn)意意賅，用詞樸樸實(shí)，莊重，力求以以最少的字?jǐn)?shù)數(shù)最清楚的表表達(dá)意思，以以節(jié)省紙張和和閱讀者時(shí)間間?！粑募?yīng)具有較強(qiáng)的的邏輯性和條條理性，要對(duì)對(duì)工作有明確確的指導(dǎo)意義義，有針對(duì)性性?！艄こ涛募m不必具具有政府公文文之法律性，但但仍必須具有有嚴(yán)肅性。10.0文件控制制編碼（索引引構(gòu)成）**二線項(xiàng)目經(jīng)理理部與監(jiān)理總總部已編制并并聯(lián)合下發(fā)《文文件控制編碼碼規(guī)定》，對(duì)對(duì)文件控制編編碼進(jìn)行了規(guī)規(guī)定，文件控控制編碼可以以作為文件索索引、查閱、分分類歸檔的依依據(jù)。對(duì)于收收到和發(fā)出的的所有文件，必必須進(jìn)行編碼碼和登記，并并錄入電子表表格和電子數(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)，以方方便查找。各單位在執(zhí)行過程程中尚需注意意以下幾點(diǎn)：◆各單位必須在《文文件控制編碼碼規(guī)定》的基基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位位實(shí)際情況及及來往文件特特點(diǎn)對(duì)《文件件控制編碼規(guī)規(guī)定》進(jìn)行細(xì)細(xì)劃，并編制制相應(yīng)的《文文件控制編碼碼辦法》；◆對(duì)于監(jiān)理文件、資資料，為便于于統(tǒng)一管理，監(jiān)監(jiān)理總部已在在《文件控制制編碼規(guī)定》的的基礎(chǔ)上，統(tǒng)統(tǒng)一進(jìn)行了細(xì)細(xì)劃（見附件件1《監(jiān)理文件件、資料檔案案序列號(hào)一覽覽表》），下發(fā)后與與《文件控制制編碼規(guī)定》一一起構(gòu)成監(jiān)理理文件控制編編碼體系，各各監(jiān)理分部應(yīng)應(yīng)嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)執(zhí)行。11.0文件控制和管管理11.1文件控制和管管理流程（見下頁(yè)）文件控制和管理流流程排版后排版后返回校對(duì)文控部登記《收發(fā)文登記表》D01文控員檢查文件完整性、清晰度來文加文控管理用表請(qǐng)示發(fā)文批示按批示不同意擬文或修改后交按批示交各部門處理處理完交文控上報(bào)不合格存放單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查文控部各職能部門直接處理文控部分類存放按《文控編碼規(guī)定》進(jìn)行文件借閱登記《借閱登記表》D03文控部催還或續(xù)借登記歸還文控部歸檔處理跟蹤、催辦文件歸檔立卷尚辦理中已辦理完已完臨時(shí)存放區(qū)(夾/柜)柜）各相關(guān)單位合格不合格返回重索取文件銷毀清理登記報(bào)批備案銷毀（文控管理理流程圖）11.2文件書寫管理理文件書寫可由申請(qǐng)請(qǐng)部門提供題題材及資料，文文控部或文控控管理辦公室室公文管理人員員負(fù)責(zé)完成，也也可由文件申申請(qǐng)部門自行行書寫。此處文件書書寫主要指通通用公文。11.2.1文件書寫寫申請(qǐng)為了防止無實(shí)用價(jià)價(jià)值的文件產(chǎn)產(chǎn)生，浪費(fèi)資資源，甚至對(duì)對(duì)工程管理產(chǎn)產(chǎn)生負(fù)面影響響。各單位必必須建立“文件申請(qǐng)制制度”，文件正式式書寫之前，提提出申請(qǐng)，經(jīng)經(jīng)科學(xué)驗(yàn)證，審審核之后，方方可進(jìn)入書寫寫階段。11.2.2文件書寫寫程序①由文件書寫需求之之部門或個(gè)人人提出，用統(tǒng)統(tǒng)一的發(fā)文稿稿紙起草，附附上統(tǒng)一印制制的《文搞審審簽單》-DDC-05，將審簽單單上需要填寫寫的欄目寫清清楚（擬稿部部門、擬稿人人、擬文日期期、文件全標(biāo)標(biāo)題、主送單單位、抄送單單位），經(jīng)部部門或?qū)I(yè)負(fù)負(fù)責(zé)人簽字批批準(zhǔn)，再交文文控部。②公文管理人員進(jìn)行行審核，審核核內(nèi)容包括：：◆所擬內(nèi)容是否與工工程管理文件件、規(guī)章制度度及其他相關(guān)關(guān)文件相沖突突？◆所擬內(nèi)容是否與工工程建設(shè)相關(guān)關(guān)？是否為必必須？◆所擬發(fā)放時(shí)機(jī)、時(shí)時(shí)間是否恰當(dāng)當(dāng)？◆所擬發(fā)送范圍是否否正確，有無無不必要之人人、單位接收收此文件？◆所擬發(fā)文標(biāo)題與文文件內(nèi)容是否否一致？◆審核有以上任一不不符合項(xiàng)，文文控人員即應(yīng)應(yīng)將草稿返回回?cái)M稿人，或或修改或放棄棄。③文稿經(jīng)審核后，由由文控人員對(duì)對(duì)文件進(jìn)行錄錄入、電腦排排版，套用統(tǒng)統(tǒng)一文件格式式，完成文件件書寫及錄入入。11.3文件發(fā)送管理理文件發(fā)送一般包括括編號(hào)、送審審、簽發(fā)、登登記、復(fù)印、蓋蓋章、發(fā)送幾幾個(gè)環(huán)節(jié)；文文件發(fā)送由公公文管理人員員進(jìn)行。11.3.1文件編號(hào)號(hào)文件編號(hào)由文控人人員在對(duì)文件件進(jìn)行電腦打打字、統(tǒng)一排版時(shí)進(jìn)進(jìn)行。文件編編號(hào)對(duì)文件管管理意義重大大，關(guān)于編號(hào)號(hào)基本原則和和方法《文件件控制編碼規(guī)規(guī)定》（5.0）已做初步步說明。文控人員在進(jìn)行文件編編號(hào)時(shí)，要注注意以下幾點(diǎn)點(diǎn)：◆根據(jù)文件類別編制制文號(hào)，不可可張冠李戴?！粑募幪?hào)要根據(jù)文文件登記順序序依次排列，不不可有空號(hào)或或重號(hào)。11.3.2文件送審審文件經(jīng)過電腦打字字統(tǒng)一排版并并編號(hào)后，公文管理理人員應(yīng)送擬擬稿人進(jìn)行審審校，當(dāng)擬稿稿人修改、審審校確定無誤誤后，交主管管領(lǐng)導(dǎo)最后審審查，合格后后返回?cái)M文人人簽字、主管管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。審審查不合格則則返回由擬文文人重新修改改（見流程圖圖）。若文件較長(zhǎng)時(shí)，應(yīng)應(yīng)附上提綱和和疑難問題、重重點(diǎn)問題說明明，以方便領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)在較短時(shí)時(shí)間內(nèi)作出決決定。文稿送送出后，公文文管理人員要要掌握好文件件批轉(zhuǎn)方向，適適時(shí)催詢審批批結(jié)果，以免免貽誤工作。為有效管理文件送送審，公文管管理人員應(yīng)做做好送審登記記，樣表見（《文件送審登記表》-DC-09）。11.3.3文件簽發(fā)發(fā)文件只有經(jīng)過具有有相當(dāng)資格之之領(lǐng)導(dǎo)人簽字字后，方可生生效。相當(dāng)資資格領(lǐng)導(dǎo)人不不限于項(xiàng)目負(fù)負(fù)責(zé)人、主管管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目目負(fù)責(zé)人指定定賦有權(quán)限人人。文件簽發(fā)權(quán)限的原原則如下：◆涉及工程全面性及及重大事件文文件，應(yīng)由項(xiàng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽簽發(fā)；特殊情情況，通過會(huì)會(huì)議討論通過過，可由主管領(lǐng)導(dǎo)人人簽發(fā)?！羯婕澳骋环矫鎲栴}題的文件，可可由主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)簽發(fā)；◆對(duì)于一般事務(wù)性文文（函）件，可可由部門負(fù)責(zé)責(zé)人以上中層層管理人員簽簽發(fā)。文件簽發(fā)應(yīng)注意以以下幾點(diǎn)：◆及時(shí)性。相關(guān)資格格人收到待簽簽文件后，應(yīng)應(yīng)及時(shí)審核、修修改、簽發(fā)，若若有意見或不不明之處，應(yīng)應(yīng)詢問并處理理，不可隨意意拖延，以免免影響其他部部門/人員工作?！魢?yán)肅性。簽發(fā)文件件使用習(xí)慣簽簽名，以防他他人仿造。簽簽名要具有個(gè)個(gè)性，要具有有一定仿偽功功能。11.3.4文件登記記文件經(jīng)相關(guān)資格領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，公文管理理人員要首先對(duì)對(duì)文件進(jìn)行登登記，登記時(shí)時(shí)，應(yīng)注明文文件標(biāo)題、密密級(jí)、文件編編號(hào)、擬稿部門、分分發(fā)情況、份份數(shù)、發(fā)文時(shí)時(shí)間，填寫好好《發(fā)文登記表》--D10，按發(fā)文文所列收件人人進(jìn)行發(fā)文，做做好發(fā)文記錄錄，并跟蹤文文件辦理狀態(tài)態(tài)，按時(shí)送達(dá)達(dá)目的單位或或目的人。對(duì)對(duì)于重要文件件還必須加蓋蓋公章后才準(zhǔn)準(zhǔn)發(fā)送。無論是重要文件、還還是不太重要要文件，都需需要進(jìn)行登記記，文件登記記方法常用的的有“一文一帳式”和“一帳多文式”，鑒于**二線工程程參建單位眾眾多，發(fā)文范范圍較廣，因因此文件登記記要求采用兩兩者結(jié)合的方方式進(jìn)行：◆對(duì)于各單位往來的的通用公文（往往來函件），要要求采取“一帳多文式”；格式見（《發(fā)文登記表》--D11、《收文登記表》--D12）◆對(duì)于工程簽認(rèn)及報(bào)報(bào)審類文件和和資料，要求求采取“一文一帳式”，即臺(tái)帳式式?！魧?duì)圖紙的登記，應(yīng)應(yīng)建立獨(dú)立《圖紙登記表》-DC-13，按圖紙名稱逐一登記。11.3.5文件蓋印印文件蓋印表明文件件的嚴(yán)肅性，對(duì)對(duì)于涉及投資資、質(zhì)量、變變更等重要事事件的文件須須加蓋印章后后發(fā)送，否則則視為無效文文件。用印時(shí)應(yīng)注意以下下幾點(diǎn)：根據(jù)簽發(fā)資格人和和文件類型、性性質(zhì)選擇相應(yīng)應(yīng)權(quán)限之印章章。蓋印份數(shù)與原稿標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)印刷份數(shù)數(shù)相同，多余余份數(shù)不蓋章章。用印位置應(yīng)在落款款正中央，上上不壓正文，下下不壓日期，印印章下沿要稍稍稍壓蓋在落落款年月之上上，即“騎年蓋月”。印章必須端正、清清晰。蓋印時(shí)時(shí)要穩(wěn)當(dāng)，對(duì)對(duì)好方位，切切勿歪斜或顛顛倒。11.3.6文件發(fā)送送公文管理人員進(jìn)行行文件發(fā)送必必須嚴(yán)格按照照文件標(biāo)注的的發(fā)送范圍（收收、抄送單位位/個(gè)人）進(jìn)行行。本工程文文件的發(fā)送要要求以下三種種方式分別進(jìn)進(jìn)行：①人工送達(dá)、郵寄發(fā)發(fā)送。適用于于圖紙、管理理文件、技術(shù)術(shù)文件以及涉涉及撥付款、工工量簽證、工工程變更、重重大質(zhì)量、安安全問題等事事件時(shí)的文件件傳送；短距距離的文件傳傳遞。②電子郵件或軟件系系統(tǒng)發(fā)送。為為提高公辦效效率，各單位位之間往來的的通用公文、工工程報(bào)表均要要求采用此方方式進(jìn)行；對(duì)對(duì)于其它非重重大事件的文文件也應(yīng)優(yōu)先先采用此方式式進(jìn)行。以及及其它經(jīng)項(xiàng)目目經(jīng)理部同意意，可以采取取電子郵件或或軟件系統(tǒng)發(fā)發(fā)送的文件。③傳真發(fā)送。適用于于在電子郵件件或軟件系統(tǒng)統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)時(shí)的文件發(fā)送送；以及與沒沒有網(wǎng)絡(luò)條件件的單位之間間往來文件的的傳遞。11.3.7文件發(fā)送送的回執(zhí)確認(rèn)認(rèn)為了確保文件發(fā)送送準(zhǔn)確到位，證證實(shí)文件已成成功發(fā)送，對(duì)對(duì)方已成功接接收；應(yīng)根據(jù)據(jù)發(fā)送文件的的方式不同分分別進(jìn)行確認(rèn)認(rèn)，回執(zhí)確認(rèn)認(rèn)必須做到及及時(shí)。①人工送達(dá)、郵寄發(fā)發(fā)送類文件的的回執(zhí)確認(rèn)。各各單位在進(jìn)行行發(fā)文的同時(shí)時(shí)，應(yīng)配送一一張《文件傳傳送單》（DC-06），收文單單位收到文件件后，立即填填寫該單，反反饋發(fā)件人。②電子郵件或軟件系系統(tǒng)發(fā)送類文文件的回執(zhí)確確認(rèn)。各單位位在進(jìn)行發(fā)文文的同時(shí)，應(yīng)應(yīng)進(jìn)行電子回回執(zhí)確認(rèn)，形形式不限，E-MAIIL、系統(tǒng)記錄錄、自動(dòng)電子回復(fù)復(fù)等均可。③傳真發(fā)送文件時(shí)。在進(jìn)行發(fā)文的同時(shí)，應(yīng)在文件上標(biāo)記簽收處，由收件人收文時(shí)及時(shí)簽收回執(zhí)。11.4文件接收管理理文件接收包括各類類來文的簽收收、登記和閱閱讀等，是對(duì)對(duì)文件的直接接利用過程。11.4.1文件簽收收文件的來源分為外外部來文和內(nèi)內(nèi)部來文，本本手冊(cè)只對(duì)外外部來文的管管理進(jìn)行說明明，內(nèi)部來文文的處理由各各單位自行制制定制度予以以管理；進(jìn)行行文件簽收前前應(yīng)首先檢查查文件的完整整性。公文管理理人員對(duì)收到到的所有文件件，首先應(yīng)對(duì)對(duì)文件的格式式和完備性進(jìn)進(jìn)行檢驗(yàn)，避避免收到無效效文件、不合合格文件。接接收的文件如如有缺頁(yè)、不不清晰等情況況，要立即通通知發(fā)件方、文文件提交方補(bǔ)補(bǔ)發(fā)或補(bǔ)交，直直到完整接收收。對(duì)于郵寄文件，接接收時(shí)可能還還需拆封（拆拆開文件包或或信封，取出出文件的過程程稱為拆封）。拆拆封要由封面面指定人員執(zhí)執(zhí)行，若沒有有特別注明，一一律由文控部部人員負(fù)責(zé)拆拆封。拆封時(shí)時(shí)應(yīng)注意以下下事項(xiàng)：◆注意保護(hù)封內(nèi)文件件。建議用剪剪刀拆封?！糇⒁鈱⒎鈨?nèi)文件全全部取出?！羧〕龅奈募獑为?dú)獨(dú)放置，不可可與處理過之之文件混放?！魴z查文件上的主送送和封皮上的的主送是否一一致，若不一一致，則應(yīng)將將封皮附于文文件后備查?！糇⒁鈱⒎馄け４嬉灰欢螘r(shí)間，以以備查?！舴鈨?nèi)裝有《文件傳傳送單》-DDC-06的應(yīng)在傳送單單上簽收并及及時(shí)退回來件件單位?！粑募唤?jīng)完整接收收，應(yīng)及時(shí)給給發(fā)件方回執(zhí)執(zhí)，反饋文件件成功收到信信息，回執(zhí)確確認(rèn)方法見（文文件回執(zhí)確認(rèn)認(rèn)）。11.4.2收文編號(hào)號(hào)文件收妥清單完后后，要進(jìn)行編編號(hào)，收文編編號(hào)按《文件件控制編碼規(guī)規(guī)定》及《監(jiān)理文件、資資料檔案序號(hào)號(hào)一覽表》（附附件1）進(jìn)行編號(hào)。文文控人員對(duì)所所有接收的文文件都應(yīng)指定定一個(gè)合適的的文件編碼、文文件起源代號(hào)號(hào)、文件起源源代碼、文件件主題代號(hào)和和收文日期。11.4.3收文登記記對(duì)外部單位來的所所有正式文件件資料均應(yīng)辦辦理登記，此項(xiàng)工作由文文控部統(tǒng)一進(jìn)進(jìn)行。收文登登記應(yīng)同文件“批辦”、“轉(zhuǎn)辦”、“傳閱”等文件管理理工作結(jié)合起起來。文控人人員在進(jìn)行文件件登記時(shí)，應(yīng)應(yīng)注明標(biāo)題、密密級(jí)、文件控控制編碼、收收文號(hào)、來文文單位、收文文時(shí)間、件數(shù)數(shù)，填寫好《收收文登記表》-D11。收文登記記其它情況與與發(fā)文登記相相同（）；11.4.4收文辦理理來件的辦理由公文文管理人員根根據(jù)來件內(nèi)容容界定文件屬屬性后，交收收件人或相關(guān)關(guān)資格領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)進(jìn)行批示，公公文管理人員員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批批示進(jìn)行文件件的下步處理理（或批辦、或或轉(zhuǎn)辦、或傳傳閱）；辦文文期間，文控控人員要負(fù)責(zé)責(zé)催辦、督查查和上報(bào)需要要的有關(guān)情況況。界定文件屬性，對(duì)對(duì)公文管理人員員的素質(zhì)要求求較高。文件件屬性按文件件本質(zhì)意向分分為：批辦類類、轉(zhuǎn)辦類、傳傳閱類三類。◆轉(zhuǎn)辦類文件：在本本單位僅為中中間流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)節(jié)的文件；（如如：需審查后后上報(bào)的組織織/方案，收到后后需分發(fā)的圖紙紙等）◆傳閱類文件：需本本單位人員普普遍知悉，或或文件經(jīng)批辦辦后，根據(jù)相相關(guān)資格領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)意見需進(jìn)行行傳閱的文件件；（如：工工程報(bào)表、會(huì)會(huì)議紀(jì)要、工工程簡(jiǎn)報(bào)等）◆批辦類文件：包含含轉(zhuǎn)辦類文件件，但不包含傳閱類類的所有文件件。①對(duì)于收到的處理類類文件：填制《文件件處理單》（DC-07）附于文件之之上，并在處處理單右上角角加蓋收件日日期。按文件處理理單上收件人人或相關(guān)資格領(lǐng)導(dǎo)意見見進(jìn)行下步工工作。②對(duì)于收到的審查轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)辦類文件：應(yīng)填制《文文件傳送單》（DC-06）附于文件之上，并在處理單右上角加蓋收件日期。給文件指定的收件人或相關(guān)資格領(lǐng)導(dǎo)簽署處理意見，復(fù)印傳送單或封面一份，根據(jù)封面文檔主題存至可讀文件位置，并在首頁(yè)上面標(biāo)明附件存放的位置，如果對(duì)于不能復(fù)制或不便復(fù)制的附件，應(yīng)在《文件傳送單》（DC-06）首頁(yè)注明附件的原件在接收人手里。當(dāng)接收者已使用完文件后，應(yīng)將其所接收的“拷貝”原件返給文控部保存。完成復(fù)印后，按文件傳送單上指定的地址或接收人予以送達(dá)（送達(dá)方式為當(dāng)面送達(dá)和郵寄兩種）。③對(duì)于傳閱類文件：：應(yīng)填制《文文件傳閱單》（DC-08）附于文件之上，并在處理單右上角加蓋收件日期，按傳送單上閱覽人順序逐一傳閱，直到最后一位看完后，返回文控部。此外，對(duì)于接聽的的電話、口頭頭通知等要及及時(shí)做好記錄錄、匯報(bào)或轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)達(dá)，有條件件的單位在經(jīng)經(jīng)對(duì)方允許的的條件下還可可進(jìn)行電話錄錄音保存。對(duì)對(duì)于收到的具具有保存價(jià)值值的照片、影影像資料也要要妥善保管。11.5文件存放各單位文控部應(yīng)針針對(duì)收發(fā)文件件，分別建立立臨時(shí)文件存存放區(qū)（夾和和柜）和專門門的文件夾和和文件柜進(jìn)行行存放，且文文件應(yīng)加蓋日日戳，做到分分類有序，便便于查找。各單位文控部應(yīng)在在對(duì)文件進(jìn)行行合理分類的的基礎(chǔ)上，建建立文件夾系系統(tǒng)（包括實(shí)實(shí)物文件夾和和計(jì)算機(jī)中的的數(shù)據(jù)文件夾夾），每一文文件在文件夾夾中都有確定定的唯一位置置，文件在文文件夾中按照照反時(shí)間的順順序，即后到到的文件放在在上邊，以方方便查找最近近的文件。對(duì)對(duì)已處理完的的文件要及時(shí)時(shí)進(jìn)行歸檔；；對(duì)尚在辦理理狀態(tài)的文件件，先期存放放于臨時(shí)存放放區(qū)（臨時(shí)文文件夾、柜等等），辦理完完畢后才可以以歸檔?，F(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理資料原始始件由監(jiān)理區(qū)區(qū)段收集后存存放，重要資資料復(fù)印件同同時(shí)交由監(jiān)理理分部存放；；一般性現(xiàn)場(chǎng)場(chǎng)監(jiān)理資料定定期交監(jiān)理分分部存放，監(jiān)監(jiān)理分部定期期進(jìn)行清理后后，轉(zhuǎn)入立卷卷歸檔?，F(xiàn)場(chǎng)施工記錄由施施工單位將原原始件留存，保證其安全直到工程結(jié)束，然后提交給業(yè)主作為永久檔案保存。重要施工記錄還應(yīng)提供原始件（一式兩份或多份）或復(fù)印件給相應(yīng)的監(jiān)理區(qū)段，由監(jiān)理區(qū)段同時(shí)存放備查。11.6文件狀態(tài)標(biāo)識(shí)識(shí)、發(fā)放無論是收到還是發(fā)發(fā)出的管理文文件和技術(shù)文文件，文控人人員都要對(duì)其其進(jìn)行狀態(tài)標(biāo)標(biāo)識(shí)，其狀態(tài)態(tài)標(biāo)識(shí)分：有有效版本、作作廢版本。對(duì)對(duì)有效版本和和作廢版本分分別加蓋印章章標(biāo)識(shí)，對(duì)一一般資料只進(jìn)進(jìn)行收發(fā)文登登記備查。凡作廢文件或失效效的文件資料料需存檔保留留的均要加蓋蓋“作廢章”進(jìn)行標(biāo)識(shí)。文文控部根據(jù)主主管部門提供供的發(fā)文范圍圍，確定發(fā)放放份數(shù)，填寫寫《發(fā)文登記表》（DC-10），將正式的的加蓋了文件件受控標(biāo)識(shí)的的有效版本文文件發(fā)至所需需要的部門，并并在新版文件件發(fā)放的同時(shí)時(shí)，收回舊版版文件并加蓋蓋作廢印章，確確保文件執(zhí)行行部門掌握文文件的有效版版本。11.7文件立卷歸檔檔各單單位文控人員員要對(duì)存放的的文件定期進(jìn)進(jìn)行清理，對(duì)對(duì)已經(jīng)辦理完完畢的重要文文件及有保存存價(jià)值的文件件要及時(shí)立卷卷歸檔，做到到與工程施工同步步。**二線工程程《竣工資料料管理辦法》、《文控編碼規(guī)定》附件中《檔案序列號(hào)一覽表》、國(guó)家《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》以及其它有關(guān)建設(shè)工程文件立卷或檔案資料的規(guī)定與本部分要求一同構(gòu)成文件立卷歸檔方法。11.7.1文件立卷卷工程文件的立卷歸歸檔分別按“卷內(nèi)”、“卷外”進(jìn)行；“卷內(nèi)”文件是指須須在工程結(jié)束束后如數(shù)的加加以整理編入入“工程檔案”的文件；相相對(duì)而言，不不需編入“工程檔案”的文件稱為“卷外”文件。①立卷范圍無論卷內(nèi)、卷外文文件均要求立立卷。文件立立卷范圍請(qǐng)按按項(xiàng)目經(jīng)理部部下發(fā)的《文文控編碼規(guī)定定》附件中《檔檔案序列號(hào)一一覽表》內(nèi)容容進(jìn)行?！熬韮?nèi)”文件的立卷范圍，**二線工程《竣工資料管理辦法》有具體明確，請(qǐng)參照?qǐng)?zhí)行。以下文件不需立卷：◆重份文件?！粑闯晌牡牟莞搴鸵灰话阈晕募牡臍v次修改稿稿?！羰聞?wù)性的，臨時(shí)性性的沒有查考考價(jià)值的文件件材料?！襞c本單位無關(guān)之文文件?！魞?nèi)容被其他文件所所包括了的文文件。如日?qǐng)?bào)報(bào)、周報(bào)等。◆一般往來文件之封封皮、封套。②立卷方法和步驟：：第一步：按《竣工工資料管理辦辦法》、《檔檔案序列號(hào)一一覽表》確定定本單位的立卷卷文件的范圍圍。第二步：根據(jù)立卷卷范圍，清理文件。第三步：按《竣工工資料管理辦辦法》確定本單位需需立卷文件的立立卷方法。第四步：根據(jù)立卷卷方法，對(duì)需需立卷之文件件進(jìn)行分類，編編制案卷類目目。第五步：擬寫案卷卷標(biāo)題。第六步：編寫案卷卷內(nèi)文件目錄錄及頁(yè)碼。第七步：填寫備考考表，注明案案卷存在的問問題及本卷內(nèi)內(nèi)需要說明的的情況。第八步：案卷的裝裝訂、裝盒。第九步：案卷的排排列與編號(hào)。第十步：填寫案卷卷目錄。11.7.2文件歸檔檔**二線工程建設(shè)設(shè)文件各參建建單位的文件件歸檔，由各單位文控控部或文控管管理辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)進(jìn)行，文控人員應(yīng)應(yīng)定期對(duì)存放放的文件進(jìn)行行清理，按歸歸檔范圍進(jìn)行行歸檔或移交，以確確保工程文件件資料的完整整、準(zhǔn)確、安安全和有效利利用。應(yīng)在各各自的職責(zé)范范圍內(nèi)做好建建設(shè)項(xiàng)目文件件材料的形成成、積累、整整理、歸檔和和管理工作。①歸檔范圍**二線工程建設(shè)設(shè)項(xiàng)目檔案歸歸檔范圍根據(jù)據(jù)中油股份氣氣石油辦字[20011]213號(hào)”通知、北京**天華氣辦辦字[20033]127號(hào)文件中有關(guān)關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔檔案管理的要要求，結(jié)合22002年1月10日發(fā)布、5月1日實(shí)施的國(guó)家家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)設(shè)工程文件歸歸檔整理規(guī)范范》中《建設(shè)設(shè)工程文件歸歸檔范圍和保保管期限表》執(zhí)執(zhí)行。歸檔資料包括：***二線工程程建設(shè)項(xiàng)目檔檔案、與二線線建設(shè)有關(guān)的的各類合同、各單位的來往公函、項(xiàng)目經(jīng)理部、監(jiān)理總部制定的各種規(guī)章制度所形成的文字資料以及涉及**二線建設(shè)活動(dòng)中形成的需予以保存的各種文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的文字材料。②歸檔方法文件的歸檔應(yīng)分別別按電子版文文件紙張類文文件同步進(jìn)行行。各參建單單位應(yīng)在按“卷內(nèi)”、“卷外”對(duì)文件進(jìn)行行立卷歸檔后后，建立工程程檔案。具體體要求請(qǐng)按照照國(guó)家檔案局局203年4月1日發(fā)布實(shí)施施的《DA/T228-20002建設(shè)項(xiàng)目文文件歸檔要求求與檔案整理理規(guī)范》第5.2條以及項(xiàng)目經(jīng)經(jīng)理部《文件件控制管理辦辦法》2.3條進(jìn)行收集集、整理歸檔檔工作。文件歸檔前文控人人員應(yīng)檢查以以下事項(xiàng)：◆文件是否是正式文文件；◆文件是否在歸檔范范疇之內(nèi)；◆文件是否已處理完完畢；◆文件簽署、處理等等是否齊全；；◆是否為作廢文件；；◆文件材料是否字跡跡清楚，圖面面整潔；（應(yīng)采用耐久久性強(qiáng)的書寫寫材料，如碳碳素墨水、藍(lán)藍(lán)黑墨水等，不不得使用易褪褪色的書寫材材料，如紅色色墨水、純藍(lán)藍(lán)墨水、圓珠珠筆、復(fù)寫紙紙、鉛筆等）11.8文件銷毀文件銷毀指將與本本工程、本單單位關(guān)系不大大、無保存價(jià)價(jià)值、或保存存期已過之文文件，按規(guī)定定集中銷毀的的過程。11.8.1銷毀文件件的范圍◆上級(jí)下發(fā)的文件材材料，不需要要?dú)w檔立卷的的?！粑募闹胤荨！舯静块T文件、歸檔檔立卷后之余余份?！魺o歸檔立卷價(jià)值的的內(nèi)部刊物、資資料等?！舫^保存期之文件件、資料或案案卷。11.8.2銷毀方式式◆焚燒。注意徹底燒燒盡，不留片片紙只字，同同時(shí)注意安全全。◆化紙漿。注意包裝裝嚴(yán)密，運(yùn)輸輸妥當(dāng)，防止止散露及泄密密。11.8.3銷毀程序序①清點(diǎn)：文控人員對(duì)對(duì)擬銷毀的文文件進(jìn)行清點(diǎn)點(diǎn)，確定是必必須；②登記：對(duì)擬銷毀的的文件進(jìn)行登登記；③簽批：將登記表報(bào)報(bào)文控部負(fù)責(zé)責(zé)人、單位主主管領(lǐng)導(dǎo)審核核、簽批；④備案：銷毀，對(duì)銷銷毀的文件進(jìn)進(jìn)行備案；11.8.4.銷毀文文件注意事項(xiàng)項(xiàng)◆無論采用何種方式式銷毀文件，都都必須實(shí)行兩兩人監(jiān)銷?！舸N文件、材料，絕絕對(duì)不準(zhǔn)當(dāng)廢廢紙出售給廢廢品收購(gòu)部門門。11.9文件借閱各單位文控部應(yīng)編編制內(nèi)部文件件傳遞和借閱閱等程序，保保證文件管理理的有序進(jìn)行行和文件的完完整性。文件的借閱，應(yīng)規(guī)規(guī)定好借閱范圍，對(duì)于技術(shù)性性資料、保密密性資料等的的借閱，應(yīng)建建立借閱審批批制，嚴(yán)格辦辦理借閱手續(xù)續(xù)。各單位文件借閱均均應(yīng)由各單位位文控部統(tǒng)一一辦理，未設(shè)設(shè)文控部的由由文控人員辦辦理。借閱人進(jìn)行借閱時(shí)時(shí)，要在《文文件借閱登記記表》（D13）上登記，并按按要求填寫借借閱原因，借借閱時(shí)間，歸歸還期限后，才才可取走。文控人員員要定期清查查借閱登記，發(fā)發(fā)現(xiàn)借閱到期期日未歸還的的，要及時(shí)催催還。遺失或損壞文件資資料，責(zé)任人人要即時(shí)上報(bào)報(bào)，進(jìn)行復(fù)制制修補(bǔ)，必要要時(shí)，還應(yīng)追追究當(dāng)事人的的責(zé)任。文件借閱到期需要要續(xù)借時(shí)，借借閱人應(yīng)及時(shí)時(shí)到文控人員處辦辦理續(xù)借手續(xù)續(xù)，填寫續(xù)借借時(shí)間及歸還還時(shí)間并簽字字。11.10文件安全與與保密工程秘密是關(guān)系工工程參建各方方權(quán)力和利益益，依照特定定程序確定，在在一定時(shí)間內(nèi)內(nèi)只限一定范范圍的人員知知悉的事項(xiàng)，文文件保密在工工程保密過程程中起著至關(guān)關(guān)重要的作用用。各參建單單位文控人員都有有保守工程秘密的義義務(wù)，在進(jìn)行行文件管理時(shí)，要根據(jù)密密級(jí)采取相對(duì)對(duì)應(yīng)的保密措措施。對(duì)所擁?yè)碛械墓こ涛奈募?yīng)依據(jù)工工程參加者對(duì)對(duì)文件的需要要程度來確定定其安全等級(jí)級(jí)。11.10.1保密范范圍工程秘密主要包括括下列秘密事事項(xiàng)：◆涉及工程重大決策策中的秘密事事項(xiàng)?！羯形锤吨T實(shí)實(shí)施的規(guī)劃、計(jì)劃、決策等。

◆內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記錄?！纛A(yù)決算報(bào)告及各類投資、造價(jià)報(bào)表。

◆圖紙、涉及管道埋深尺寸、位置?！羯婕案咝录夹g(shù)、專專利等資料◆◆其他經(jīng)**二線項(xiàng)目目經(jīng)理部確定定應(yīng)當(dāng)保密的的事項(xiàng)。

◆一般性進(jìn)度、質(zhì)質(zhì)量報(bào)表、決決定、決議、通通告、通知、行行政管理資料料等文件不屬屬于保密范圍圍。11.10.2密級(jí)確確定項(xiàng)目經(jīng)理部編制的的管理文件“保密工作制制度”（編碼：SE180000-GZZZY-0221-A-22003）中已明確確規(guī)定各類文文件的密級(jí)劃劃分及保密規(guī)規(guī)定，請(qǐng)各參參建單位嚴(yán)格格按制度執(zhí)行行。11.10.3文件安安全及保密措措施①根據(jù)文件密級(jí)嚴(yán)格格按文件應(yīng)傳傳達(dá)人或單位位控制文件的的傳遞、使用用范圍；受控控文件的分發(fā)發(fā)必須按要求求保密且應(yīng)分分發(fā)給指定的的人；②過程處理文件要做做到及時(shí)清收收，存放；③加強(qiáng)文件的保管；；電子加密；；如：對(duì)電子子文件可采取取多重加密，電電子發(fā)文時(shí)進(jìn)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換換；紙張類文文件采取加鎖鎖保管等；④凡涉及**二線經(jīng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)的、屬屬密級(jí)管理的的電子文檔，原原則上不允許許拷入個(gè)人使使用的計(jì)算機(jī)機(jī)；確因工作作需要拷進(jìn)計(jì)計(jì)算機(jī)的、屬屬密級(jí)管理的的經(jīng)濟(jì)技術(shù)電電子文檔，必必須進(jìn)行加密密處理；⑤為防止數(shù)據(jù)丟失，文文檔電子版記記錄應(yīng)定期備備份；⑥文件打印、復(fù)印失失誤，造成文文件報(bào)廢時(shí)，要要做到及時(shí)銷銷毀報(bào)廢文件件；⑦嚴(yán)格文件借閱制度度，控制借閱閱范圍；未報(bào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人人書面批準(zhǔn)，不不得向外借閱閱或拷貝涉及及**二線經(jīng)濟(jì)濟(jì)技術(shù)類屬密密級(jí)管理的電電子文檔文件件。⑧文件銷毀要嚴(yán)格按按銷毀程序進(jìn)進(jìn)行。12.0文控檢查與考考評(píng)文控控工作的檢查查與考評(píng)是通通過上級(jí)單位位對(duì)下級(jí)單位位文件管理情情況的檢查，以以及各單位內(nèi)內(nèi)部審查，確確定本手冊(cè)被被有效執(zhí)行來來實(shí)現(xiàn)。文控控檢查由文控控部獨(dú)立進(jìn)行行組織，或與與其它各職能能管理部門聯(lián)聯(lián)合進(jìn)行組織織。實(shí)施施檢查工作的的單位有責(zé)任任制定計(jì)劃并并實(shí)施檢查，上上報(bào)檢查結(jié)果果并保存檢查查記錄。12.1內(nèi)部審查內(nèi)部部審查由各單單位相關(guān)主要要領(lǐng)導(dǎo)組織進(jìn)進(jìn)行，分定期期審查和抽查查兩種。各單單位文控部要要制定內(nèi)部審審查制度明確確內(nèi)部審查程程序及內(nèi)審記記錄表格；以以做為外部檢檢查的一個(gè)考考核依據(jù)；監(jiān)監(jiān)理分部應(yīng)對(duì)對(duì)各監(jiān)理區(qū)段段的文控工作作定期進(jìn)行內(nèi)內(nèi)審。審查內(nèi)容：◆《文控手冊(cè)》及內(nèi)部部文控制度是是否被有效執(zhí)執(zhí)行；◆《文件控制編碼規(guī)規(guī)定》是否被被有效執(zhí)行；；◆文件收、發(fā)、存記記錄、登記是是否齊全；◆文件的簽署是否齊齊全；◆文件的分類及歸檔檔是否按電子子、紙張雙籍籍制進(jìn)行；◆文件查詢及檢索是是否方便；◆文件的狀態(tài)掌握是是否清晰；◆資料的收集是否及及時(shí)、齊全；；12.2外部檢查進(jìn)行外部檢查的初初衷是對(duì)各單單位是否按要要求進(jìn)行文控控管理進(jìn)行評(píng)評(píng)估。獎(jiǎng)優(yōu)罰罰劣，起到完完善、促進(jìn)文控工作之目目的。外部檢檢查分為定期期檢查和抽查查、巡查。檢查內(nèi)容：◆文控機(jī)構(gòu)、文控人人員落實(shí)情況況；◆與外部單位的通訊訊網(wǎng)絡(luò)建立情情況；◆文件格式是否按統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行行；◆文件控制編碼編寫寫是否合理；；◆文件的簽發(fā)、蓋章章是否規(guī)范；；◆文件收發(fā)登記是否否齊全；◆文件的處理是否規(guī)規(guī)范；◆文件歸檔是否及時(shí)時(shí)，規(guī)范；◆文件借閱是否規(guī)范范、登記齊全全；◆文件銷毀是否遵循循程序；◆文件狀態(tài)