有效時(shí)間管理

運(yùn)籌時(shí)間2/6/20231課程目標(biāo)幫助學(xué)員分析時(shí)間利用情況，合理安排時(shí)間。掌握正確且實(shí)用的時(shí)間管理技巧；根據(jù)自身時(shí)間管理的不良習(xí)慣，制訂對(duì)癥下藥的時(shí)間管理計(jì)劃。配合時(shí)間管理工具的運(yùn)用，達(dá)到自我發(fā)展與提升。

2/6/20232小案例如果每天早晨銀行向你的帳戶里撥款8.64萬元。你可以在一天之中隨意支配，想用多少就用多少，用途也不加限制。但必須在24小時(shí)內(nèi)用完，否則銀行將會(huì)沒收注銷。請(qǐng)問：您會(huì)如何使用這筆錢？2/6/20233第一部分“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰?！薄獣r(shí)間是我們最寶貴的財(cái)富理解時(shí)間

2/6/20234人生的時(shí)間銀行

現(xiàn)代人平均壽命76歲，也就是說我們一生平均擁有：

27,759天

666,216小時(shí)

39,972,960分鐘

2,398,377,600秒2/6/20235如果生命76歲工作14年學(xué)習(xí)5年睡覺23年吃飯7年個(gè)人衛(wèi)生6年開會(huì)3年休閑6年乘車4年排隊(duì)2年打電話2年找東西1年其他3年2/6/20236時(shí)間的價(jià)值（一）您的時(shí)間價(jià)值幾何？年收入（萬元）年工作時(shí)間日工作時(shí)間每天價(jià)值每小時(shí)價(jià)值每分鐘價(jià)值1250天8小時(shí)4050.083250天8小時(shí)120150.255250天8小時(shí)200250.428250天8小時(shí)320400.6710250天8小時(shí)400500.8315250天8小時(shí)600751.2520250天8小時(shí)8001001.67您的時(shí)間價(jià)值：

元/天

元/時(shí)

元/分2/6/20237時(shí)間的分類按時(shí)間的狀態(tài)分大塊時(shí)間固定時(shí)間零碎時(shí)間按時(shí)間的效用分工作時(shí)間休閑時(shí)間安靜時(shí)間交通時(shí)間彈性時(shí)間2/6/20238時(shí)間的價(jià)值（二）

有形價(jià)值時(shí)間的有形價(jià)值是指你所苦心開拓的許多家庭關(guān)系、社會(huì)關(guān)系，會(huì)在以后帶來有形的報(bào)酬。例如你是一名銷售人員，拜訪客戶，跟客戶建立關(guān)系，最后與客戶達(dá)成交易，你定會(huì)有報(bào)酬。無形價(jià)值時(shí)間的無形價(jià)值是把時(shí)間投資于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作關(guān)系、家庭關(guān)系、人際關(guān)系等。你為此花掉時(shí)間，但它帶給你的收獲可能是無法用金錢來衡量的這叫做無形的價(jià)值。2/6/20239時(shí)間的特性供給毫無彈性無法積蓄無法取代無法失而復(fù)得2/6/202310時(shí)間管理是尋求事業(yè)、家庭與社會(huì)生活平衡的需要是信息爆炸時(shí)代，對(duì)信息處理的要求。是競(jìng)爭(zhēng)的壓力交給我們的任務(wù)。是你的客戶對(duì)品質(zhì)的要求。2/6/202311第二部分“時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源”

規(guī)劃時(shí)間

2/6/202312時(shí)間使用的現(xiàn)狀課堂練習(xí)

請(qǐng)為每一個(gè)空格，選擇一個(gè)與您的現(xiàn)狀描述最貼切的詞匯。我的工作總是

（不、比較、很）忙。我

（經(jīng)常、很少）陪伴我的家人和朋友，他們對(duì)我的表現(xiàn)

（很、較、不）滿意。我總是

（精力充沛、很疲憊），為事業(yè)與家庭而努力，讓我感到

（快樂幸福、是履行責(zé)任、筋疲力盡）。對(duì)生活我

（有、沒有）自己的目標(biāo)，我的每一步

（都是、基本上、不確定）朝著目標(biāo)前進(jìn)。2/6/202313課堂練習(xí)：工作時(shí)間的使用這個(gè)練習(xí)能幫你注意到你是如何安排工作時(shí)間性的。它提供了一套一般性的問題來幫助你反思你特有的情況。不要在某個(gè)問題上思考太長(zhǎng)時(shí)間，把精神集中于明確你安排工作時(shí)間的總模式上。

本項(xiàng)練習(xí)并不旨在得出任何一種效率分?jǐn)?shù)，因此，不要把你自己看成是在受審問。2/6/202314課堂練習(xí)：工作時(shí)間的使用（1）你與你的任務(wù)（一）1.你是否利用某種形式的時(shí)間表來分配今后幾天的工作時(shí)間？2.當(dāng)你想到要做的事情時(shí)，你會(huì)經(jīng)常感到驚慌嗎？3.你常常發(fā)現(xiàn)自己試圖同時(shí)做幾件事嗎？4.當(dāng)你開始進(jìn)行一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，心中有一個(gè)明確的目標(biāo)嗎？5.你不斷掙扎在長(zhǎng)期積壓、等待完成的任務(wù)中嗎？6.當(dāng)你離開辦公室一陣以后，你經(jīng)常得返回去找那張待打電話的人的名單嗎？7.你有時(shí)間預(yù)先做計(jì)劃嗎？或者你常常遭受突然事件的襲擊嗎？8.你經(jīng)常為了完成任務(wù)而熬夜嗎？9.你經(jīng)常把日常工作帶回家完成嗎？10.你出外一段時(shí)間歸來后，書桌上總堆積了大量的文件、資料嗎？2/6/202315課堂練習(xí)：工作時(shí)間的使用（2）你與你的任務(wù)（二）11.你經(jīng)常匆匆忙忙趕在最后期限前完任務(wù)嗎？12.你經(jīng)?；仡櫮愕幕顒?dòng)以便調(diào)整工作，減去不必要的責(zé)任嗎？13.你知道從哪里獲得工作上可能需用要的資料嗎？14.你是否經(jīng)常做些必要的記錄，而不是主要依賴記憶力？15.你有沒有能幫你回憶起事情的方法？16.你保存會(huì)議的記錄，并將它們有條理地歸檔嗎？17.你對(duì)工作的先后次序清楚嗎？18.每當(dāng)需要用一些日常資料，如：檔案，電話號(hào)碼名單和地址的時(shí)候，你能立即找到它們嗎？19.為了不使腦子經(jīng)常從一項(xiàng)工作轉(zhuǎn)向另一項(xiàng)工作，你將任務(wù)分門別類嗎？20.你有時(shí)會(huì)在半夜醒來，想本應(yīng)白天做的事嗎？2/6/202316課堂練習(xí)：工作時(shí)間的使用（3）你與自己（一）1.你經(jīng)常把工作延期到“更晚時(shí)間”做嗎？2.你開始工作時(shí)通常處于積極的精神狀態(tài)嗎？3.你結(jié)束工作時(shí)通常處于積極的精神狀態(tài)嗎？4.你對(duì)手頭的工作是否難以集中注意力？5.你能記起你昨天工作的細(xì)節(jié)情況嗎？6.你知道在自己一星期/一年的什么時(shí)間從事哪些工作時(shí)能處于最佳狀態(tài)嗎？7.你（或者同事）認(rèn)為你自己是個(gè)準(zhǔn)時(shí)的人嗎？8.當(dāng)你客觀地評(píng)價(jià)自己的工作方式時(shí)，其中是否具有反效果的習(xí)慣和癖性？（如有，請(qǐng)列出）

。2/6/202317課堂練習(xí)：工作時(shí)間的使用（4）你與自己（二）9.你工作時(shí)經(jīng)常感到疲勞過度嗎？10.你是否經(jīng)常對(duì)開始一項(xiàng)新任務(wù)或一天的工作感受到困難？11.工作被打斷全你能迅速地把注意力又轉(zhuǎn)回工作上嗎？12.你經(jīng)常是一接到通知就馬上投入工作嗎？13.一旦接受了工作任務(wù)，你決心盡可能去完成嗎？14.你常把等待著你考慮的事情記在碎紙上嗎？15.有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)一些記錄、姓名或數(shù)字，但卻記不得它們是怎么回事。16.是否有時(shí)試圖回憶某個(gè)你剛剛獲得的“了不起”的想法，但你卻已把它忘得出一干二凈？17.你確信你能避免繪自己制造不必要的工作嗎？

2/6/202318課堂練習(xí)：工作時(shí)間的使用（5）你與自己（三）18.在辦公室或家里的空閑時(shí)候，是放松自己還是又想到工作呢？19.你很慢才能作出決定嗎？20.你為自己總是這么忙而感到驕傲嗎？21.事實(shí)上許多事都是遵循報(bào)酬遞減規(guī)律的，你仍然把時(shí)間花在細(xì)節(jié)上嗎？22.你能認(rèn)清任務(wù)和信息的原則基礎(chǔ)，而不在細(xì)節(jié)中不知所措嗎？23.你是否常意識(shí)到短暫的休息會(huì)提高工作效率，并已如此執(zhí)行呢？24.你是否經(jīng)?！巴洝痹谇‘?dāng)?shù)臅r(shí)候著手進(jìn)行那些令人不悅的任務(wù)？25.你經(jīng)常感到自己必須下決心去收拾辦公室、整理辦公桌，或者要更有效地管理時(shí)間嗎？2/6/202319課堂練習(xí)：工作時(shí)間的使用（6）你與他人（一）1.必要時(shí)你能把任務(wù)委托給你的同事嗎？2.一旦你已得到你所需的信息時(shí)，你是否有辦法禮貌地結(jié)束會(huì)見和談話？3.你能否幫助別人在談話時(shí)緊扣要點(diǎn)嗎？4.你經(jīng)常把時(shí)間浪費(fèi)在猜測(cè)別人的動(dòng)機(jī)上嗎？5.你與那些難以應(yīng)付的同事或者顧客發(fā)生沖突之后，經(jīng)常把時(shí)間浪費(fèi)在煩惱、發(fā)怒上嗎？6.必要時(shí)你能說聲“不”，并且堅(jiān)持這樣做嗎？7.當(dāng)你向他人作簡(jiǎn)要指示時(shí)，他們經(jīng)常需要反復(fù)尋求確認(rèn)或補(bǔ)充信息嗎？2/6/202320課堂練習(xí)：工作時(shí)間的使用（7）你與他人（二）8.當(dāng)你向他人作簡(jiǎn)要指示時(shí)，你經(jīng)常要尋求澄清或補(bǔ)充信息嗎？9.你經(jīng)常忙于干那些可以讓不需要你的資格和訓(xùn)練的人來做的工作嗎？10.你經(jīng)常與你的同事就利益沖突而爭(zhēng)斗嗎？11.你確信自己不會(huì)給其他人制造不必要的工作嗎？12.你有恰當(dāng)?shù)慕浑H渠道把信息傳給他人，而他也因此不必經(jīng)常來向你詢問信息嗎？13.你在合適的時(shí)候向他人通報(bào)你的計(jì)劃嗎？14.你能做到嚴(yán)肅客氣地處理他人的打擾嗎？15.你知道必要時(shí)向誰獲取信息和指導(dǎo)嗎？

2/6/202321時(shí)間管理什么是“時(shí)間管理”？“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時(shí)間所具備的四個(gè)獨(dú)特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，而是面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“自我管理”。1.所謂“時(shí)間浪費(fèi)”：指對(duì)目標(biāo)毫無貢獻(xiàn)地時(shí)間消耗。2.所謂“自我管理”：指你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計(jì)劃、分配時(shí)間、權(quán)衡輕重和權(quán)利下放，加上自我約束、持之以恒才可以提高效率，事半功倍。2/6/202322時(shí)間管理的誤區(qū)誤區(qū)一：工作缺乏計(jì)劃誤區(qū)二：組織工作不當(dāng)誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠誤區(qū)四：整理整頓不足2/6/202323誤區(qū)一：工作缺乏計(jì)劃（一）你與你的任務(wù)1.你是否利用某種形式的時(shí)間表來分配今后幾天的工作時(shí)間？2.當(dāng)你想到要做的事情時(shí)，你會(huì)經(jīng)常感到驚慌嗎？3.你常常發(fā)現(xiàn)自己試圖同時(shí)做幾件事嗎？4.當(dāng)你開始進(jìn)行一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，心中有一個(gè)明確的目標(biāo)嗎？5.你不斷掙扎在長(zhǎng)期積壓、等待完成的任務(wù)中嗎？7.你有時(shí)間預(yù)先做計(jì)劃嗎？或者你常常遭受突然事件的襲擊嗎？11.你經(jīng)常匆匆忙忙趕在最后期限前完任務(wù)嗎？2/6/202324誤區(qū)一：工作缺乏計(jì)劃（一）你與自己1.你經(jīng)常把工作延期到“更晚時(shí)間”做嗎？5.你能記起你昨天工作的細(xì)節(jié)情況嗎？6.你知道在自己一星期/一年的什么時(shí)間從事哪些工作時(shí)能處于最佳狀態(tài)嗎？7.你（或者同事）認(rèn)為你自己是個(gè)準(zhǔn)時(shí)的人嗎？10.你是否經(jīng)常對(duì)開始一項(xiàng)新任務(wù)或一天的工作感受到困難？11.工作被打斷全你能迅速地把注意力又轉(zhuǎn)回工作上嗎？12.你經(jīng)常是一接到通知就馬上投入工作嗎？13.一旦接受了工作任務(wù)，你決心盡可能去完成嗎？17.你確信你能避免繪自己制造不必要的工作嗎？23.你是否常意識(shí)到短暫的休息會(huì)提高工作效率，并已如此執(zhí)行呢？24.你是否經(jīng)?！巴洝痹谇‘?dāng)?shù)臅r(shí)候著手進(jìn)行那些令人不悅的任務(wù)？2/6/202325誤區(qū)一：工作缺乏計(jì)劃（一）你與他人（一）2.一旦你已得到你所需的信息時(shí)，你是否有辦法禮貌地結(jié)束會(huì)見和談話？9.你經(jīng)常忙于干那些可以讓不需要你的資格和訓(xùn)練的人來做的工作嗎？11.你確信自己不會(huì)給其他人制造不必要的工作嗎？13.你在合適的時(shí)候向他人通報(bào)你的計(jì)劃嗎？14.你能做到嚴(yán)肅客氣地處理他人的打擾嗎？2/6/202326誤區(qū)一：工作缺乏計(jì)劃（二）盡管計(jì)劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計(jì)劃，原因不外乎如下幾條：

1、因過分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動(dòng)之前多做思考；2、不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效；3、不了解做計(jì)劃的好處；4、計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪失信心；5、不知如何做計(jì)劃。2/6/202327誤區(qū)一：工作缺乏計(jì)劃（三）如果工作長(zhǎng)期缺乏計(jì)劃，必將導(dǎo)致：1、工作目標(biāo)不明確，所以無法有效達(dá)成目標(biāo)。2、沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣，在重復(fù)勞動(dòng)中消耗大量寶貴的時(shí)間。3、做事缺乏輕重緩急的順序，事倍功半。4、沒有時(shí)間分配的原則，所以總是時(shí)間不夠用。2/6/202328分析我們的時(shí)間時(shí)間使用清單表周時(shí)間日志與簡(jiǎn)略分析表一周時(shí)間總結(jié)表2/6/202329時(shí)間使用清單表計(jì)劃工作任務(wù)起止時(shí)間使用時(shí)長(zhǎng)臨時(shí)插入任務(wù)重要性/緊急性評(píng)價(jià)評(píng)語(yǔ)/備注日工作時(shí)間使用清單姓名

年

月

日2/6/202330編制時(shí)間計(jì)劃——四個(gè)象限原則MIM3M2M4緊急性重要性（緊急不重要）（重要不緊急）（緊急重要）（不緊急不重要）2/6/202331編制時(shí)間計(jì)劃——平衡工作任務(wù)A型任務(wù)你應(yīng)該嘗試每天完成幾項(xiàng)緊急且有難度的任務(wù)。C型任務(wù)通常是不緊急的事情應(yīng)放在有時(shí)間的時(shí)候再做。B型任務(wù)你的大部分工作構(gòu)成這部分工作應(yīng)占去大部分的工作時(shí)間一個(gè)工作日2/6/202332編制時(shí)間計(jì)劃——任務(wù)的優(yōu)先度這項(xiàng)任務(wù)是否既緊急又重要今天就要完成嗎不必做取消它制訂可行的期限這項(xiàng)工作能否更好的助你工作這項(xiàng)任務(wù)是否緊急不重要或重要不緊急這項(xiàng)任務(wù)是否是日常性的這項(xiàng)任務(wù)有最后期限嗎留出時(shí)間完成立即行動(dòng)分出時(shí)間完成這項(xiàng)任務(wù)是否必要是否是是是否否是是否否留待有空時(shí)再做是否否A型任務(wù)B型任務(wù)C型任務(wù)2/6/202333編制時(shí)間計(jì)劃（4）重要性/緊急性工作任務(wù)開始時(shí)間個(gè)人時(shí)間安排2/6/202334誤區(qū)二：組織工作不當(dāng)（一）組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：*職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)*“事必躬親，親力而為”*溝通不良*工作時(shí)斷時(shí)續(xù)2/6/202335誤區(qū)二：組織工作不當(dāng)（二）組織工作不當(dāng)?shù)慕鉀Q方案：首先，學(xué)會(huì)如何接受請(qǐng)求與托付。

“明智地接受請(qǐng)托”的重要性在于：第一：“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。其次，學(xué)會(huì)利用資源。

對(duì)于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會(huì)從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時(shí)間，又保證了信息的正確性。

2/6/202336誤區(qū)二：組織工作不當(dāng)（三）

對(duì)于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯(cuò)誤：1、擔(dān)心部屬做錯(cuò)事；2、擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好；3、擔(dān)心喪失對(duì)下屬的控制；4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；5、找不到合適的下屬授權(quán)。

其實(shí)每個(gè)人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)授權(quán)，將主要的精力和時(shí)間放在更重要的事情上。2/6/202337誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠（一）

我們提供了一個(gè)拖延商數(shù)的測(cè)驗(yàn)，請(qǐng)你先做一下自我評(píng)核。請(qǐng)據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案：

A.非常同意B.略表同意C.略表不同意D.極不同意

1.為了避免對(duì)棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。2.為使困難的工作能被執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行者下壓力是必要的。3.我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。4.我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。5.當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。6.我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會(huì)。7.試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。

2/6/202338誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠（二）8.我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。9.我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時(shí)，以致無法處理所面對(duì)的困難任務(wù)。10.在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件。評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

每一個(gè)“非常同意”評(píng)4分，“略表同意”評(píng)3分，“略表不同意”評(píng)2分，“極不同意”評(píng)1分?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，你僅偶爾有拖延的習(xí)慣?？偡?1分-30分，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重?？偡执笥?0分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。2/6/202339誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠（三）時(shí)間控制容易陷入下面的陷井：1、習(xí)慣拖延時(shí)間。2、不擅處理不速之客的打擾。3、不擅處理無端電話的打擾。4、泛濫的“會(huì)議病”困擾。2/6/202340誤區(qū)四：整理整頓不足（一）“帕金森定律”——“工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時(shí)間”“文件堆積定律”——“文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供堆積的空間?！?/p>

“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”2/6/202341誤區(qū)四：整理整頓不足（二）下面是一份“文件處置測(cè)驗(yàn)”，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。

請(qǐng)快速地解答以下十二個(gè)問題。如你無法即刻對(duì)某些題目提供確切的答案，則請(qǐng)?jiān)陬}目前打問號(hào)“？”