辦公軟件高級應(yīng)用第一章

第一章辦公自動化基礎(chǔ)1-11.1辦公自動化概述辦公：為了實(shí)現(xiàn)一個(gè)具體的工作目標(biāo),所從事的處理人群集體事物或信息的活動。

影響辦公方式的因素：辦公設(shè)備。1-2辦公設(shè)備的演變歷史農(nóng)業(yè)時(shí)代紙、筆、算盤(老三件)工業(yè)時(shí)代打字機(jī)、電話機(jī)、電傳機(jī)(老三機(jī))復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、微縮設(shè)備(新三機(jī))信息時(shí)代計(jì)算機(jī)、通信設(shè)備、辦公設(shè)備1.1辦公自動化概述

辦公自動化將人、計(jì)算機(jī)和信息三者結(jié)合為一個(gè)辦公體系，構(gòu)成一個(gè)服務(wù)于辦公業(yè)務(wù)的人-機(jī)信息處理系統(tǒng)。1-3辦公自動化是一個(gè)不斷發(fā)展的概念，像電子商務(wù)、電子政務(wù)、企業(yè)信息化、教育信息化、數(shù)字家庭等都可以看成是它的延伸。1.1辦公自動化概述一、辦公自動化OfficeAutomation,OA我國辦公自動化專家定義：利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的一部分辦公業(yè)務(wù)活動，物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人-機(jī)信息處理系統(tǒng)。1-420世紀(jì)70年代，美國麻省理工學(xué)院M.C.Zisman教授將辦公自動化定義為：將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)難以處理的、數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項(xiàng)綜合技術(shù)。1.1辦公自動化概述二、辦公自動化的特點(diǎn)1-5辦公自動化是一門綜合性的高新技術(shù)辦公自動化是一種人機(jī)信息處理系統(tǒng)辦公自動化可以提高工作效率和工作質(zhì)量

辦公自動化的目的：盡可能充分利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，取得更好的經(jīng)濟(jì)效益，以達(dá)到既定的目標(biāo)。1.1辦公自動化概述三、辦公自動化的功能文字處理

文字的采集、輸入、編輯和輸出。數(shù)據(jù)管理

數(shù)據(jù)的采集、整理、計(jì)算、排序、分類、匯總。多媒體信息處理

對圖形、圖像、聲音、活動影像進(jìn)行采集、編輯、存儲、加工、播放和轉(zhuǎn)換。電子郵件

將數(shù)據(jù)、文字、聲音、圖形和圖像等綜合信息傳輸?shù)搅硪坏鼗蚨嗟?。?shí)時(shí)通信

利用通信網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)和投影儀等設(shè)備實(shí)現(xiàn)不同地方的實(shí)時(shí)交流。1-61.1辦公自動化概述四、辦公自動化的模式個(gè)人辦公自動化

支持個(gè)人辦公的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，通用的辦公軟件，如MicrosoftOffice、WPSOffice（金山軟件）。群體辦公自動化

支持群體間動態(tài)辦公的綜合自動化系統(tǒng)，跨單位、跨專業(yè)、跨地理的信息交流和業(yè)務(wù)交匯的協(xié)同化自動辦公技術(shù)和系統(tǒng)，如IBMLotusDomino/Notes，

主要特征：即網(wǎng)絡(luò)化和智能化。1-7LotusNotes/DominoIBM公司宣布推出業(yè)界領(lǐng)先的消息和協(xié)作平臺——IBMLotusNotes/Domino6.5。最新版的LotusNotes/Domino集成了IBMLotus即時(shí)消息和網(wǎng)絡(luò)會議功能，使用戶可以在線“感知”，還可以直接從收件箱或在協(xié)作應(yīng)用軟件內(nèi)啟動即時(shí)消息功能進(jìn)行會話。用戶可分別購買LotusNotes/Domino的即時(shí)消息功能和網(wǎng)絡(luò)會議功能。1-81.1辦公自動化概述辦公自動化的發(fā)展趨勢1-9辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化辦公操作無紙化辦公服務(wù)無人化辦公業(yè)務(wù)集成化辦公設(shè)備移動化辦公思想?yún)f(xié)同化（異步協(xié)作）辦公信息多樣化（多媒體化）辦公管理知識化辦公系統(tǒng)智能化1.2辦公自動化系統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)：面向特定單位、支持其綜合辦公業(yè)務(wù)的集成化信息系統(tǒng)。1-10辦公自動化系統(tǒng)的運(yùn)作：信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存1.2辦公自動化系統(tǒng)1-111.2辦公自動化系統(tǒng)一、系統(tǒng)要求提供電子郵件功能支持協(xié)同工作和移動辦公滿足公文及會議程序要求具有完善的檔案管理功能完整的安全性控制功能1-121.2辦公自動化系統(tǒng)二、開發(fā)平臺基于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的開發(fā)平臺VB、Delphi、PB等開發(fā)工具加上后臺關(guān)系數(shù)據(jù)庫（SQLServer、Oracle等）可作系統(tǒng)的開發(fā)平臺。

基于B/S結(jié)構(gòu)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫結(jié)合的開發(fā)平臺

基于B/S結(jié)構(gòu)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫結(jié)合的方式，利用CGI、ASP等技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)?；谌杭拈_發(fā)平臺

基于群件的開發(fā)平臺是目前最流行的選擇方式，主要的群件系統(tǒng)有Lotus公司的Domino/Notes和Microsoft公司的ExchangeServer。1-131-14三、功能模塊1.2辦公自動化系統(tǒng)系統(tǒng)管理文檔管理電子郵件系統(tǒng)信息發(fā)布系統(tǒng)短信系統(tǒng)日程安排輔助工具1-15大連華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)結(jié)構(gòu)1.2辦公自動化系統(tǒng)1.2辦公自動化系統(tǒng)四、層次模型

事務(wù)型OA系統(tǒng)(基層)：支持屬于日常例行性辦公事務(wù)處理的OA系統(tǒng)，它包括基本辦公事務(wù)處理系統(tǒng)和機(jī)關(guān)行政事務(wù)處理系統(tǒng)。

管理型OA系統(tǒng)(中層)：除了具有事務(wù)型OA系統(tǒng)的全部功能外，主要增加了完成本部門工作所需的信息管理系統(tǒng)(MIS)系統(tǒng)。決策型OA系統(tǒng)(高層)：除了具有前兩種模式的功能外，還應(yīng)具有復(fù)雜決策的功能。1-161.2辦公自動化系統(tǒng)LotusNotes(Domino)Notes是企業(yè)級通訊、協(xié)同工作及Internet/Intranet平臺，它包括工作流自動化和群件系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)和知識管理系統(tǒng)等功能，主要內(nèi)容包括文件處理，檔案處理，電子郵件，數(shù)據(jù)處理，信息處理決策支持等各個(gè)方面Fnotes1800協(xié)作系統(tǒng)

該軟件思想來源LotusNotes，可以完成：團(tuán)隊(duì)日常溝通(郵件、日志）、問題管理(bug跟蹤)、需求管理、項(xiàng)目管理、費(fèi)用報(bào)銷、共享文件夾等,并可以自擴(kuò)展到客戶、銷售、物品管理等領(lǐng)域（杭州龍峰連科技有限公司）其他系統(tǒng)萬戶辦公自動化系統(tǒng)、東鵬辦公自動化系統(tǒng)?？缔k公自動化系統(tǒng)、吉奧辦公自動化系統(tǒng)1-171-18一、辦公設(shè)備簡述1.3現(xiàn)代辦公設(shè)備信息處理設(shè)備信息傳輸設(shè)備信息存儲設(shè)備其他專用設(shè)備

辦公設(shè)備正朝著數(shù)字化、智能化、無紙化、綜合化等方向進(jìn)一步發(fā)展。

1-19二、計(jì)算機(jī)1.3現(xiàn)代辦公設(shè)備個(gè)人計(jì)算機(jī)筆記本電腦平板電腦1-20三、打印機(jī)1.3現(xiàn)代辦公設(shè)備針式打印機(jī)噴墨打印機(jī)激光打印機(jī)1-21四、多功能一體機(jī)

定義：同時(shí)具備打印、掃描、復(fù)印、傳真當(dāng)中三種以上功能的辦公設(shè)備。1.3現(xiàn)代辦公設(shè)備特點(diǎn)：①節(jié)約空間②功能多樣③操作簡便④價(jià)格便宜⑤安全保證1-22

分類：1.3現(xiàn)代辦公設(shè)備①打印主導(dǎo)型一體機(jī)：以打印機(jī)和掃描儀為基礎(chǔ)，打印質(zhì)量高輸出速度快。②復(fù)印主導(dǎo)型一體機(jī)：在數(shù)字復(fù)印機(jī)上增加附件構(gòu)成，具有出色的掃描和打印速度、連續(xù)復(fù)印、縮放尺寸調(diào)整、紙張板式設(shè)定的功能，能脫離電腦，在一體機(jī)的控制面板上獨(dú)立操作。

③傳真主導(dǎo)型一體機(jī)：主要用于傳真的一體機(jī)具有完善的控制面板，不和電腦連接仍能工作④全功能一體機(jī)：功能配置齊全，打印、復(fù)印傳真和掃描缺一不可。1.4辦公集成軟件一、微軟公司的Office

Office是微軟公司開發(fā)的辦公自動化軟件，它是辦公軟件和工具軟件的集合。1-23文字處理軟件--Word電子表格處理軟件--Excel演示文稿制作軟件--PowerPoint數(shù)據(jù)庫管理軟件--Access網(wǎng)頁制作軟件--FrontPage電子郵件管理軟件--Outlook針對企業(yè)高級用戶的應(yīng)用程序1.4辦公集成軟件二、金山公司的WPSWPS是英文WordProcessingSystem(文字處理系統(tǒng))的縮寫，WPS是金山軟件公司的一種辦公軟件，最初出現(xiàn)于1989年。在Windows出現(xiàn)以前，DOS盛行的年代，WPS曾是中國最流行的文字處理軟件。1-24

WPSOffice2010版包括WPS文字、WPS表格、WPS演示三大功能軟件,是一款跨平臺的辦公軟件。(Windows、Linux)

1.4辦公集成軟件三、IBM/Lotus公司的SmartsuiteLotus公司的Smartsuite是一個(gè)較流行的辦公軟件，在商用辦公領(lǐng)域更是備受青睞。1