《秘書職能環(huán)境問題研究6800字（論文）》

秘書職能環(huán)境的優(yōu)化研究報告TOC\o"1-3"\h\u16409一、前言 一、前言秘書是領(lǐng)導(dǎo)的近身輔助服務(wù)人員，秘書工作對領(lǐng)導(dǎo)決策起著不容忽視的巨大作用。秘書部門是機(jī)構(gòu)組織的中介，與領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊、領(lǐng)導(dǎo)人個體、各個職能部門、廣大群眾等都具有密切的接觸，在這些機(jī)構(gòu)組織之間發(fā)揮溝通、協(xié)調(diào)的作用，是這些機(jī)構(gòu)組織之間的紐帶和橋梁。秘書工作是在秘書職能環(huán)境中運(yùn)作的，秘書職能環(huán)境對秘書工作具有至關(guān)重要的影響。如果不能很好地處理秘書職能環(huán)境、秘書工作、秘書、秘書部門之間的職能關(guān)系，秘書職能就不能正常地發(fā)揮。分析和研究這些要素之間的關(guān)系，科學(xué)地認(rèn)識秘書職能環(huán)境對秘書工作的影響，調(diào)適和優(yōu)化秘書職能環(huán)境，可以更好地發(fā)揮秘書職能。二、秘書職能環(huán)境存在的主要問題（一）信任問題秘書對環(huán)境的信任有一個潛在的特點，它反映了秘書在自己的活動過程中，對秘書活動的功能對象所積累的全面認(rèn)識，包括功能素養(yǎng)、能力、工作作風(fēng)等諸多因素。這種客觀反映集中在秘書與其活動對象之間的雙向具體職能交流上。因為工作能力不符合工作需要，不能成功完成任務(wù)，或者造成失誤，從而造成信任問題。有些秘書粗心、粗心、隨意，讓人覺得他們不負(fù)責(zé)、不可靠、不值得信任。我們應(yīng)該消除意識形態(tài)動機(jī)中的信任障礙。有些秘書有不純的意識形態(tài)動機(jī)，凡事都考慮自己?；蛘咭缿佻F(xiàn)狀，不說真話；或者面對面一套，后面是另一套；或者八卦、猜測等，這樣的人往往最不可信。（二）溝通問題作為領(lǐng)導(dǎo)者和群眾之間的橋梁，秘書應(yīng)該讓群眾和領(lǐng)導(dǎo)者有一個密切的關(guān)系。由于秘書職能的特點，秘書的溝通職能對群眾和領(lǐng)導(dǎo)都有其相對直接和可信的特點。功能環(huán)境中的交流障礙會不同程度地干擾信息交流。在實踐中，最常見的溝通障礙有以下兩種:一是由錯誤的功利主義觀點造成的虛假信息障礙。如假報道、假報道、摻水、好消息不壞消息、假模型、假材料等。第二，管理信息網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)不僅要努力提高功能環(huán)境的信任度，還要找出造成信任障礙的具體原因、范圍和對象，然后采取有針對性的措施消除信任障礙。人際障礙導(dǎo)致的溝通障礙。在功能性環(huán)境中，領(lǐng)導(dǎo)成員、組織和群眾之間不良的人際關(guān)系和障礙也會阻礙或阻礙溝通。（三）理解問題首先，秘書必須具備在動態(tài)變化的環(huán)境中處理解決問題的能力。而這種職業(yè)能力的形成,關(guān)鍵是要在秘書職能軟環(huán)境中進(jìn)行培養(yǎng)。具體職能交往中,可能出現(xiàn)始料不及的主觀或客觀的種種干撫因素,如任務(wù)復(fù)雜艱巨,原預(yù)料與現(xiàn)實不符,雙邊的理解不一,對方的實際困難,具體活動對象的紊亂與即時情緒等等,均可能降低職能活動對象給予支持與配合的程度。因此，對于秘書而言，在輔助戰(zhàn)略決策的過程中，由于涉及到多方角色的溝通協(xié)調(diào)，因此人際理解力要求很高。但是我國社會制度和經(jīng)濟(jì)政策對秘書職業(yè)化也有一定的推動作用，大家對秘書這個職業(yè)有了一定程度的認(rèn)識和理解，但有個現(xiàn)實問題就是秘書仍然是追求名利。種情況在政府機(jī)關(guān)、高校和企業(yè)均有不同程度的反映。（四）利益問題秘書與領(lǐng)導(dǎo)親密相處，坦誠相待，成為領(lǐng)導(dǎo)的密友。然而，也不能借此機(jī)會要求領(lǐng)導(dǎo)人照顧他們的個人利益，分散他們的精力,影響領(lǐng)導(dǎo)的威望;也不能同領(lǐng)導(dǎo)稱兄道弟,損害領(lǐng)導(dǎo)的尊嚴(yán)。秘書的利益關(guān)系主要表現(xiàn)在有令不行有禁不止，還有的秘書只顧眼前利益。在社會生產(chǎn)體系中，福利由不同的社會成員分享是不同的。在此基礎(chǔ)上，具有相同特征的個體將形成特定的利益群體。然而，不同利益集團(tuán)或利益集團(tuán)在社會和經(jīng)濟(jì)組織中扮演的角色、控制社會財富的方式以及財富的數(shù)量也是不同的。隨著這種差異的擴(kuò)大，不同的利益集團(tuán)或利益集團(tuán)形成了不同的階級，即所謂的階級分化。另一方面，階級和利益分化促進(jìn)了職業(yè)分化。因為這種分化通過使那些從事重要職業(yè)的人獲得更多的利益來刺激擁有特定資源的人爭取那些相對較難的崗位，另一方面，對高質(zhì)量資源給予更多的獎勵可以刺激高質(zhì)量資源的生產(chǎn)，從而促進(jìn)社會生產(chǎn)的反戰(zhàn)。因此，我們說專業(yè)化是社會生產(chǎn)分化的結(jié)果。三、秘書職能環(huán)境問題產(chǎn)生的原因及對秘書工作的危害（一）秘書工作缺乏規(guī)范總的來說，秘書工作只有在社會管理和領(lǐng)導(dǎo)工作在綜合援助和公共服務(wù)之間取得平衡時才會產(chǎn)生。只有隨著社會生產(chǎn)力的發(fā)展和社會分工的具體客觀實踐環(huán)境，秘書工作才能專業(yè)化。直到那時，現(xiàn)代秘書工作才形成。隨著電子技術(shù)和信息技術(shù)等高技術(shù)的快速發(fā)展，以及管理和競爭環(huán)境的快速變化，秘書工作“無紙化辦公”的發(fā)展趨勢已經(jīng)出現(xiàn)。從產(chǎn)業(yè)體系的角度來看，不同的產(chǎn)業(yè)環(huán)境，如工業(yè)、農(nóng)業(yè)、商業(yè)、政治、科學(xué)、教育、文化等，分別規(guī)定了秘書工作的輔助對象、輔助內(nèi)容和操作方式，對秘書人員的知識、能力和素質(zhì)有不同的規(guī)定和要求。雖然不同行業(yè)的秘書工作有許多共性，但不同行業(yè)的秘書必須適應(yīng)和遵守不同行業(yè)環(huán)境下秘書工作的特殊規(guī)定。問題的關(guān)鍵在于我們能否在原有平衡的基礎(chǔ)上真正理解這種不平衡，從而科學(xué)有效地控制和調(diào)整這種不平衡，實現(xiàn)新的平衡和新的質(zhì)的規(guī)定性。（二）職能環(huán)境下秘書工作目標(biāo)不明確不同的職能環(huán)境有不同的組織和領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)；功能環(huán)境正在改變。因此，職能環(huán)境是面向秘書工作的。為了滿足職能環(huán)境的需要，秘書工作必須符合組織和領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)，適應(yīng)職能環(huán)境的變化和發(fā)展趨勢。不同的職能環(huán)境有不同的組織和領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)。此外，功能環(huán)境正在發(fā)生變化。因此，職能環(huán)境是面向秘書工作的。為了滿足職能環(huán)境的需要，秘書工作必須符合組織和領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)，適應(yīng)職能環(huán)境的變化和發(fā)展趨勢。功能環(huán)境的定位要求秘書必須有適應(yīng)環(huán)境動態(tài)發(fā)展的意識。從時代和社會環(huán)境、工業(yè)和商業(yè)環(huán)境的環(huán)境特征和目標(biāo)，以及具體的工作階段和任務(wù)出發(fā)，確定職能活動的目標(biāo)和發(fā)展方向。（三）加重秘書的基礎(chǔ)工作職能環(huán)境對秘書工作的促進(jìn)體現(xiàn)在以下幾個方面:第一，行政促進(jìn)。領(lǐng)導(dǎo)者依靠行政權(quán)威，配合指導(dǎo)、激勵等手段將任務(wù)和任務(wù)分配給秘書，并要求秘書落實組織和領(lǐng)導(dǎo)意圖。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖，秘書可以實現(xiàn)自我價值，獲得組織和領(lǐng)導(dǎo)的獎勵和好評，以滿足他的物質(zhì)和心理需求。如果秘書沒有按照領(lǐng)導(dǎo)和組織的需要完成任務(wù)，他將受到批評甚至懲罰。因此，這種驅(qū)動是直接的。第二是誘導(dǎo)動機(jī)。功利導(dǎo)向是在管理實踐中調(diào)動人們主觀能動性的有效方法。功利因素包括未來發(fā)展愿景、職業(yè)發(fā)展目標(biāo)、具體任務(wù)目標(biāo)、勞動報酬分配、榮譽(yù)獎勵、工作晉升等。人們從事社會工作的動機(jī)來自于滿足其需求的社會環(huán)境和社會組織，以及各種社會因素的影響。秘書的職能環(huán)境體現(xiàn)了各種社會因素對秘書工作的影響，也可以具體滿足秘書的需求。因此，職能環(huán)境是秘書工作的動力。只有當(dāng)秘書對價值和效用有正確的看法時，才能準(zhǔn)確地選擇比較的參照對象和尺度。在功能環(huán)境的促進(jìn)下，可以在促進(jìn)職業(yè)發(fā)展中發(fā)展自己。（四）增強(qiáng)秘書工作的風(fēng)險性在一個快速變化的現(xiàn)代社會，機(jī)會和風(fēng)險并存于任何功能環(huán)境中。在秘書的職能環(huán)境中，組織運(yùn)作中的機(jī)遇和風(fēng)險、領(lǐng)導(dǎo)工作中的機(jī)遇和風(fēng)險與秘書工作中的機(jī)遇和風(fēng)險密切相關(guān)。例如，秘書的建議與領(lǐng)導(dǎo)層決策面臨的機(jī)遇和風(fēng)險相結(jié)合。從客觀環(huán)境的需要出發(fā)，書記提出了科學(xué)可行的建議。領(lǐng)導(dǎo)按照科學(xué)的決策程序進(jìn)行論證和選擇，采納并實施建議后，抓住了環(huán)境提供的機(jī)遇，化解了環(huán)境風(fēng)險，事業(yè)取得了長足的進(jìn)步。這使領(lǐng)導(dǎo)層和秘書在其工作中取得了良好的結(jié)果。如果秘書對客觀的實踐環(huán)境把握不全面，對發(fā)展趨勢把握不準(zhǔn)確，提出的建議就不科學(xué)、不可行，如果領(lǐng)導(dǎo)采納并實施，組織就可能遭受重大損失。領(lǐng)導(dǎo)者當(dāng)然要為決策失誤承擔(dān)責(zé)任，秘書也會受到影響。例如，處理緊急情況或危機(jī)風(fēng)險極大，但處理得當(dāng)。及時有效的應(yīng)對可以將風(fēng)險轉(zhuǎn)化為抵御和化解風(fēng)險的發(fā)展機(jī)遇。如果處理不當(dāng)，反應(yīng)就不及時?？赡軙馐懿煌潭鹊拇煺酆蛽p失。當(dāng)秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理緊急事件或危機(jī)時，秘書的有效程序?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)的有效性有不同程度的影響。如果秘書被命令單獨(dú)處理此事，或者領(lǐng)導(dǎo)不在現(xiàn)場，秘書在緊急情況下處理此事時將承擔(dān)更多風(fēng)險。如果處理得當(dāng)，秘書可以展示他的工作能力。如果處理不當(dāng)造成損失，將直接或部分負(fù)責(zé)。四、優(yōu)化秘書職能環(huán)境的主要途徑和方法（一）增強(qiáng)信任建設(shè)秘書在做協(xié)調(diào)工作時，首先要明確各部門的職責(zé)，了解它們之間的矛盾，掌握協(xié)調(diào)的難點，以便公平、公正地協(xié)調(diào)工作關(guān)系，贏得職能部門的信任和支持。因此，秘書需要改變別人對自己的看法，恢復(fù)對自己的信任，消除信任的障礙，迅速提高自己的工作能力，在完成任務(wù)中取得突出的實際成果。圖書人員應(yīng)培養(yǎng)職業(yè)奉獻(xiàn)精神，強(qiáng)化職業(yè)道德，努力提高相關(guān)各方的專業(yè)技能，使管理者對秘書人員有足夠的信任，并認(rèn)真分析信任障礙的原因、范圍和程度，有針對性地予以解決。如果是自己的錯誤造成的信任障礙，就必須承認(rèn)自己的錯誤并真誠道歉。一個人必須真誠，用實際行動改正錯誤，用真誠和能力贏得信任。部長對環(huán)境的信任也很全面。也就是說，秘書必須同時獲得多個、多層次的職能活動對象的信任，不能一件事忽視另一件事，也不能某一單位或某一層的信任與其他事物對立。如果他只致力于贏得某一方面的好感，如領(lǐng)導(dǎo)者，這種片面的信任會對自己或他人產(chǎn)生不利影響。（二）提升交流溝通在職能環(huán)境中,若人際關(guān)系不佳,領(lǐng)導(dǎo)成員之間、組織內(nèi)外存在隔閡,也會使溝通受阻或不暢。秘書應(yīng)多作協(xié)調(diào)工作,加強(qiáng)協(xié)調(diào)疏通,這樣就可排除溝通障礙。作為秘書必須堅持實事求是的原則,在鑒別、篩選、處理信息時加強(qiáng)調(diào)查、核實環(huán)節(jié),把信息中的“水分”擠掉,把虛假信息剔除,切實為領(lǐng)導(dǎo)提供真實可信的信息;必須加大宣傳力度,向各方面信息傳報人員和負(fù)責(zé)人說明傳報虛假信息的危害性,幫助他們樹立科學(xué)的信息意識。秘書通過征求意見和建議，上情下達(dá)下情上達(dá).溝通協(xié)調(diào)等職能活動，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)把這些資源開發(fā)出來，就會極大地增強(qiáng)組織的整體實力，創(chuàng)造出極為豐富的物質(zhì)財富和精神財富。就秘書自身的業(yè)務(wù)工作而言，這種精神文化資源，對秘書順利地開展工作更能提供極為有力的支持。（三）加強(qiáng)人事工作的理解加強(qiáng)辦公室人事監(jiān)控的有效性的同時，首先要重新思考我們在思想觀念層面是否有一些差距和存在一些偏見。其次要認(rèn)真重新審視當(dāng)前的各項秘書制度和人事制度，從體制機(jī)制上查漏補(bǔ)缺或破舊立新，按照事物的發(fā)展規(guī)律，積極探索，銳意創(chuàng)新。在此需要充分吸收借鑒西方發(fā)達(dá)國家的先進(jìn)經(jīng)驗和文明成果，這是因為，秘書職業(yè)化有其內(nèi)在的發(fā)展規(guī)律，西方發(fā)達(dá)國家秘書的職業(yè)化發(fā)展與我國秘書職業(yè)化在內(nèi)在規(guī)律上是相通的。職業(yè)化發(fā)展的過程必然需要豐富發(fā)展的理論作為支撐，只有對秘書職業(yè)化現(xiàn)象加于探究其內(nèi)在客觀規(guī)律，才能不斷完善秘書職業(yè)化的理論依據(jù)。成熟的專業(yè)發(fā)展必須實現(xiàn)專業(yè)工作模式的社會化。我國秘書職業(yè)化將進(jìn)一步推動秘書教育與社會秘書緊密融合、深入互動的發(fā)展趨勢。無論是秘書人才隊伍的建設(shè)，秘書工作的方法和手段，秘書整體素質(zhì)的提高，秘書管理體制的機(jī)制，都將體現(xiàn)出社會化的特點。（四）健全利益的治理秘書必須保持科學(xué)的頭腦,以實事求是的科學(xué)態(tài)度提出參謀勸諫。秘書雖然不是決策者,但真實客觀地反映情況,實事求是地參謀提醒,是能夠起到一定的作用的。對于利益問題要用法制的、組織的、紀(jì)律的強(qiáng)有力手段,進(jìn)行綜合治理,并加強(qiáng)監(jiān)督控制,有效地排除。組織協(xié)調(diào)力是高級行政助理在戰(zhàn)略執(zhí)行階段的重要能力之一，它要求高級行政助理能夠圍繞戰(zhàn)略計劃的制定以及執(zhí)行，始終牢記戰(zhàn)略目標(biāo)，采取靈活的手段，協(xié)調(diào)好相關(guān)利益方將舉措執(zhí)行下去，從而實現(xiàn)整體效益最大化，實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。對于輔助戰(zhàn)略決策的人際理解力，其著眼點不在于日常工作的人際關(guān)系理解，而在于最高決策層的利益相關(guān)方之間的協(xié)調(diào)，其目的不在于討好每一方，而在于戰(zhàn)略制定能夠在保證大方向正確的前提下，兼顧到各方利益，在戰(zhàn)略制定前期就能夠避免執(zhí)行期間可能遇到的利益沖突、導(dǎo)致戰(zhàn)略無法實施的情況。這既是一種能力，也是一種智慧。作為人民公仆的政府機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，其職責(zé)在于“為人民服務(wù)”，因此政府機(jī)關(guān)秘書在參謀時需要時刻記住上級領(lǐng)導(dǎo)與自己所負(fù)的社會責(zé)任，在參謀定位上需要立場堅定地站在國家人民的利益，而非自己的個人利益或小團(tuán)體利益上。（無）加強(qiáng)秘書職業(yè)能力培訓(xùn)1、服務(wù)精神服務(wù)精神是指幫助他人或服務(wù)顧客，并注重如何發(fā)現(xiàn)和滿足顧客需求的精神，能夠不斷追蹤客戶的需求和信息能夠保持與客戶的有效溝通在客戶碰到關(guān)鍵問題時,能夠及時地為客戶采取適當(dāng)?shù)拇胧┙鉀Q問題能夠指出客戶潛在的需要,從客戶的長遠(yuǎn)利益出發(fā)為其提供服務(wù)。秘書人員主要從事企業(yè)中為他人服務(wù)的事務(wù)性工作。與其工作相關(guān)的同事和主管可以被視為秘書人員的內(nèi)部客戶。具有良好服務(wù)精神的秘書人員愿意為客戶提供及時周到的服務(wù)，反映迅速，能準(zhǔn)確解決問題。這是職業(yè)精神的體現(xiàn)。2、關(guān)注細(xì)節(jié)關(guān)注細(xì)節(jié)意味著關(guān)注和重視工作過程、問題處理和問題解決中的微妙方面，以便問題能夠順利解決，最終結(jié)果能夠讓客戶滿意并達(dá)到完美。對工作中細(xì)微的方面具有很敏銳的感覺能力,隨時了解事情發(fā)展的細(xì)微動態(tài),能及時并妥善處理工作中的細(xì)節(jié)問題,完滿地完成工作。重視工作中的細(xì)節(jié)問題能及時主動處理工作中的細(xì)節(jié)問題從而使工作順利完成。3、學(xué)習(xí)能力積極發(fā)展專業(yè)知識，獲取工作相關(guān)信息，更新知識結(jié)構(gòu)。不滿足于現(xiàn)狀，就不會有獲取新知識的惰性，也不會對行業(yè)的新發(fā)展缺乏關(guān)注。豐富的專業(yè)知識和對知識的渴求并不滿足于現(xiàn)有的知識儲備。他們不斷吸收新的信息，并跟上專業(yè)知識的發(fā)展。愿意并善于向他人學(xué)習(xí)，能主動咨詢他人或?qū)W習(xí)他人有效的工作方法和技能，并能解決問題和指導(dǎo)工作。擴(kuò)展知識，學(xué)習(xí)新的領(lǐng)域，掌握新的技能，積極學(xué)習(xí)其他專業(yè)知識和技能，拓寬你的知識，并利用你專業(yè)范圍之外的知識來提高你的業(yè)務(wù)水平，這樣你就可以做得更好。傳播新知識，尋找公司工作范圍之外的機(jī)會來提高自己的知識水平，并通過在專業(yè)雜志上發(fā)表自己的文章來展示自己在這方面的能力。作為新技術(shù)的倡導(dǎo)者和傳教士，創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍。4、靈活性靈活性和適應(yīng)性是指快速有效地適應(yīng)環(huán)境變化并做出反應(yīng)的能力。它是快速適應(yīng)不同環(huán)境、不同個性或不同群體并有效工作的能力。具體來說，他們可以靈活地應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)并采用特定的策略來快速響應(yīng)環(huán)境的變化。他們可以調(diào)整自己的行為來適應(yīng)變化。他們?nèi)匀豢梢栽谧兓膲毫ο卤３智榫w穩(wěn)定，精力充沛，思想開放。他們可以靈活處理愿意接受環(huán)境變化和不確定性存在的問題。在存在模糊性和不確定性的情況下，他們?nèi)匀荒軌蚋咝У赝瓿晒ぷ?。他們可以將壓力轉(zhuǎn)化為動力，并在鍛煉中不斷進(jìn)步。靈活性和適應(yīng)性需要理解甚至欣賞對一個問題的不同甚至相反的觀點，使他們自己的方法適應(yīng)環(huán)境的變化，并保持他們對公司或工作要求的一致性或開放性。秘書人員的工作環(huán)境相對復(fù)雜，具有良好的靈活性和適應(yīng)性將為秘書取得優(yōu)異的業(yè)績打下堅實的基礎(chǔ)。五、結(jié)論秘書工作是一種綜合性的輔助工作。秘書職能環(huán)境的優(yōu)化，可以促使秘書工作產(chǎn)生良好的效用和影響。秘書職能環(huán)境優(yōu)化程度越高，秘書職能活動越順暢，秘書職能效用越顯著。所以,溝通上下,環(huán)顧左右,以積極主動的態(tài)度商討問題,以精細(xì)耐心的協(xié)商消融分歧,是辦公室進(jìn)行協(xié)調(diào)工作的鑒本方法。秘書職能環(huán)境范疇還應(yīng)是開放的。機(jī)關(guān)內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)、部門及群眾只是秘書的日常的、基本活動對象,但不是全部。機(jī)關(guān)的秘書人員在履行職能時,要隨時準(zhǔn)備同機(jī)關(guān)之外的在