江西XX房地產(chǎn)公司會議管理制度

江西XX房地產(chǎn)公司會議管理制度文件編號版次頁次分頁編號：發(fā)行日期1．目的：為使公司司經(jīng)營活動過過程中各種會會議，能夠高高效率、高質(zhì)質(zhì)量地進(jìn)行，保保障每次會議的準(zhǔn)備、召開、會會后事務(wù)處理理均能達(dá)到預(yù)預(yù)期的效果，特特制定本制度度。2．適用范圍：子公公司。3．管理職責(zé)：3.1集團(tuán)總部部董事長負(fù)責(zé)責(zé)主持董事長長例行辦公會會（半年召開開一次）。3．2總經(jīng)理負(fù)責(zé)主持公公司總經(jīng)理例例行辦公會及及專題會議。3.3辦公室負(fù)負(fù)責(zé)公司各類類例行辦公會會及專題辦公公會的召集。3．3公司各各職能部門正正職（或代理理）主持召開開本部門業(yè)務(wù)務(wù)會議，根據(jù)據(jù)實(shí)際需要不不定期召開，參參加會議人員員為本部門全全體成員。4．會議執(zhí)行程序和和執(zhí)行辦法流程權(quán)責(zé)單位相關(guān)文件相關(guān)表單會議過程控制會議準(zhǔn)備工作報(bào)辦公室統(tǒng)籌安排辦公會議計(jì)劃會議過程控制會議準(zhǔn)備工作報(bào)辦公室統(tǒng)籌安排辦公會議計(jì)劃YesYes總經(jīng)理批準(zhǔn)總經(jīng)理批準(zhǔn)NoNo取消取消會后跟進(jìn)工作會后跟進(jìn)工作會議簡會議簡報(bào)決議跟蹤效果反饋各部門總經(jīng)理辦公室參加部門主持人辦公室會議管理辦法會議召開申報(bào)單會議通知單會議簽到表會議記錄表江西XX房地產(chǎn)公司會議管理制度文件編號版次頁次分頁編號：發(fā)行日期4．1會議計(jì)劃會議名稱、會議主主題、會議時(shí)時(shí)間、會議地地點(diǎn)、會議召召集部門、會會議組織、參會人員、記記錄人員會議議內(nèi)容、會議議日程、會議議議程、會議議資料清單、會議籌備工作、會會議費(fèi)用預(yù)算算等。4．1．2例行會議的會議計(jì)計(jì)劃在第一次次會議確定后后，原則上不不再變化，如如有變化，由由會議召集人另行通通知。職能部部門業(yè)務(wù)會議議，可簡化以以上內(nèi)容，由由會議召集人人決定。4．1．3會議類型：4．1．3．．1董事長例行行辦公會：每每半年召開一一次，參加會會議對象為集集團(tuán)總裁、副副總裁、子公公司總經(jīng)理或或主要負(fù)責(zé)人人、各部門正正副職。4．1．3．．2總經(jīng)理專題題辦公會：根根據(jù)需要不定定期召開，參參加會議對象象為總經(jīng)理、辦辦公室主任、及及相關(guān)部門負(fù)負(fù)責(zé)人。4．1．3．．3總經(jīng)理例行行辦公會：每每半月召開一一次，由總經(jīng)經(jīng)理主持、各各部門負(fù)責(zé)人人參加；討論有關(guān)公公司經(jīng)營、管管理、發(fā)展的的重大事項(xiàng)，以以及各部門提提交會議審議議的事項(xiàng)?？偪偨?jīng)理根據(jù)工工作需要確定定公司有關(guān)部部門負(fù)責(zé)人列列席會議?？偪偨?jīng)理例行辦辦公會由辦公公室承辦并負(fù)負(fù)責(zé)會議紀(jì)要要的整理、簽簽發(fā)和催辦工工作。4．1．3．．2．1聽取、檢查查各部門工作作情況；4．．1．3．2．2協(xié)調(diào)解決重重大問題；4．．1．3．2．3部署公司近近期工作；4．．1．3．2．4傳達(dá)各項(xiàng)方方針、政策和和決議；4．．1．3．2．5各部門每月月第一周例會會提交工作報(bào)報(bào)告。由辦公室秘書記錄錄和起草會議議紀(jì)要，辦公公室主任審核核后，由總經(jīng)經(jīng)理簽發(fā)，辦辦公室負(fù)責(zé)催催辦會議議定定有關(guān)事項(xiàng)。4．1．3．．3專題會議：：總經(jīng)理根據(jù)據(jù)需要或其委委托人按照分分管的工作的的需要，召集集有關(guān)人員研研究、協(xié)調(diào)一一些專項(xiàng)工作作。4．1．3．4年度總結(jié)、工作計(jì)計(jì)劃、預(yù)算會會議：每年度初初召開一次。由由總經(jīng)理主持，參參加人員為各各部門負(fù)正副副職經(jīng)理、計(jì)計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)經(jīng)理。公司有有關(guān)部門提供供報(bào)表及文字字分析資料，計(jì)計(jì)劃財(cái)務(wù)部、辦辦公室聯(lián)合召召集主辦會議議。4．2審核批批準(zhǔn)會議計(jì)劃（或方案案），由辦公公室或會議召召集部門擬定定后，報(bào)總經(jīng)經(jīng)理審批同意意后執(zhí)行。4．3會議統(tǒng)統(tǒng)籌安排4．3．1會議通知4．3．1．1會議召開前，總裁裁辦公室或會會議召集部門門，應(yīng)提前通通知參會人員員，以便作好參會準(zhǔn)備。4．3．1．2會議通知有口頭和和書面通知兩兩種方式，公公司職能部門門業(yè)務(wù)會議可可采用口頭通通知；重要和和大型會議則則應(yīng)采取書面面通知；例行行會議除第一一次和有變動動時(shí)通知外，以以后則不再通通知。4．3．1．3會議內(nèi)容a）確定會議議目的b）說明會議議事項(xiàng)、要點(diǎn)點(diǎn)和方法c）強(qiáng)調(diào)會議議重點(diǎn)和方法法d）重要事項(xiàng)項(xiàng)與上級或者者有關(guān)部門協(xié)協(xié)調(diào)e）決議事項(xiàng)項(xiàng)及決議方法法4．3．2會議準(zhǔn)備工作4．3．2.1辦公室具具體負(fù)責(zé)會議議資料、會議議用品的準(zhǔn)備備工作。4．3．2.2會議費(fèi)用用預(yù)算。會議議費(fèi)用應(yīng)本著著節(jié)約開支，留留有余地的原原則進(jìn)行預(yù)算算。4．4會議過程管理4．4．．1會前檢查開會前，尤其是重重要和大型會會議前，必須須對會議的各各項(xiàng)準(zhǔn)備工作作進(jìn)行一次全全面檢查。包包括：所有參參會人員是否否都已通知；；會議的各種種資料是否準(zhǔn)準(zhǔn)備完備；會會場內(nèi)的布置置是否合乎要要求；各種會會議設(shè)施，會會議用品是否否準(zhǔn)備齊備。如如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)應(yīng)及時(shí)妥善解解決。4．4．2會議簽到會議組織者（或部部門）應(yīng)準(zhǔn)備備好會議簽到到冊，與會人人員到會時(shí)應(yīng)應(yīng)簽到。4．4．3會議紀(jì)律參加會議的人員不不得遲到、早早退、中途無無故退席。因因故不能參加加會議，必須須提前向主持持人請假。4．4．4會議組織會議主持人應(yīng)把握握好會議進(jìn)程程，控制會議議時(shí)間，維持持會議秩序，提提高會議效率率。4．4．5會議記錄4．4．5．1參加會議的人員應(yīng)應(yīng)做好會議記記錄，重要的的會議，會務(wù)務(wù)組應(yīng)為每位位與會者準(zhǔn)備好記錄本和筆筆。4．4．5．2重要和大型會議，應(yīng)應(yīng)由會議記錄錄人將會議發(fā)發(fā)言狀況及相相事項(xiàng)記入會會議記錄簿。若會議分組組討論，還應(yīng)應(yīng)安排好各組組討論記錄。4．4．5．3會議記錄要做到字字跡清晰、內(nèi)內(nèi)容完整、記記錄準(zhǔn)確，對對會議的結(jié)論論、意見或決定事項(xiàng)，必須須詳細(xì)、準(zhǔn)確確地記錄。4．4．6會議發(fā)言4．4．6．1重要和大型會議的的總經(jīng)理講話話應(yīng)由辦公室室準(zhǔn)備好發(fā)言言稿或發(fā)言提提綱，并經(jīng)總經(jīng)理審閱。4．4．6．2若需參會人員在會會上發(fā)言或做做報(bào)告，會議議通知時(shí)應(yīng)作作說明，以便便發(fā)言人提前做好準(zhǔn)備。4．4．6．3會議發(fā)言應(yīng)嚴(yán)格控控制時(shí)間，會會議主持人宣宣布會議議程程，除領(lǐng)導(dǎo)講講話和中心發(fā)言外，其他人人員發(fā)言不易易過長，力求求使會議開得得緊湊、高效效。4．4．．7會議討論會議若需與會人員員商議和研究究的事項(xiàng)，應(yīng)應(yīng)組織與會人人員討論，大大型會議應(yīng)劃劃分成若干小小組時(shí)行討論論。劃分小組組討論時(shí)，主主持人應(yīng)指定定小組召集人人和記錄人。4．5會后工作4．5．1會議紀(jì)要根據(jù)會議情況需要要發(fā)“會議紀(jì)要”或“會議簡報(bào)”的，由會議議記錄人負(fù)責(zé)責(zé)根據(jù)會議記記錄整理、擬擬定“會議紀(jì)要”或“會議簡報(bào)”；經(jīng)會議主主持人審批簽簽發(fā)到相關(guān)單單位。4．5．2會議的貫徹落實(shí)4．5．2．1參加會議的人員，負(fù)負(fù)責(zé)會議精神神的傳達(dá)與貫貫徹。4．5．2．2有會議紀(jì)要和會議議決定的，由由總裁審批，辦辦公室簽發(fā)到到相關(guān)部門，由由各部門主管管負(fù)責(zé)進(jìn)行傳傳達(dá)和貫徹。4．5．2．3對于會議決定、決決議和總經(jīng)理理在會上作出出的指令，辦辦公室要及時(shí)時(shí)進(jìn)行督辦，并將結(jié)果及及時(shí)準(zhǔn)確地向向總經(jīng)理反饋饋。4．5．3會議宣傳報(bào)道4．5．3．1對重要和大型會議議應(yīng)安排錄像像和照相、錄錄音，記錄會會議的全過程程。4．5．3．2對外有宣傳意義的的會議，可以以邀請新聞記記者參加，并并向其提供相相關(guān)資料，會后由記者撰稿經(jīng)經(jīng)公司辦公室室審查認(rèn)可后后在相關(guān)媒體體上進(jìn)行宣傳傳報(bào)道。4．5．4會議總結(jié)4．5．4．1會議完畢，應(yīng)有專專人對會議的的所有資料進(jìn)進(jìn)行搜集、整整理并歸檔。會會議資料包括：會議申請請、會議計(jì)劃劃（方案）、會會議通知、發(fā)發(fā)言稿、會議議文件、會議記錄、會議紀(jì)紀(jì)要（決定）、會會務(wù)費(fèi)