企業(yè)會計(jì)檔案管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔第四章會計(jì)檔案管理第一條為加強(qiáng)會計(jì)管理，特制定本管理辦法。第二條企業(yè)的會計(jì)檔案包括：會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、會計(jì)報告、查帳報告、驗(yàn)資報告、財(cái)務(wù)會計(jì)制度以及與經(jīng)營管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其它重要文件，如合同、章程、董事會計(jì)等各種會計(jì)資料。第三條會計(jì)檔案的保存。財(cái)務(wù)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)保存會計(jì)檔案，定期將財(cái)務(wù)部歸檔的會計(jì)資料，按順序立卷登記有效。會計(jì)檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體和保管年限詳見附表。會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時，由會計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，經(jīng)部門經(jīng)理審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)，報上級有關(guān)部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。由會計(jì)檔案管理人員編制會計(jì)檔案銷毀清冊，銷毀時應(yīng)由審計(jì)部和財(cái)務(wù)部有關(guān)人員共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。第四條會計(jì)檔案的借用。財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會計(jì)檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。集團(tuán)內(nèi)各單位若因公需要查閱會計(jì)檔案時，必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計(jì)檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會計(jì)檔人的工作單位、查閱日期、會計(jì)檔案名稱及查閱理由。會計(jì)檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復(fù)制時，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，并限期歸還。第五條由于會計(jì)人員的變動或會計(jì)機(jī)構(gòu)的改變等，會計(jì)檔案需要轉(zhuǎn)交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。第六條本辦法適用于公司總部、下屬全資及控股企業(yè)。會計(jì)檔案保管期限檔案名稱保管期限(一)會計(jì)憑證類1.原始憑證、記帳憑證15年其中：涉及外來和對私改造的會計(jì)憑證永久2.銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年(二)會計(jì)帳簿類：1.日記帳15年其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年2.明細(xì)帳、總帳、輔助帳15年3.涉及外來和對私改造的會計(jì)帳簿永久(三)會計(jì)報表類：1.主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報表3年2.月、季度會報表15年3.年度會計(jì)報表永久(四)其它類：1.會計(jì)檔案保管清冊及銷毀清冊25年2.財(cái)務(wù)成本計(jì)劃3年3.主要財(cái)務(wù)會計(jì)文件、合同、協(xié)議永久精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔內(nèi)部控制制度——會計(jì)檔案管理第一章總則第一條會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、會計(jì)報表等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。根據(jù)國家《檔案法》、《會計(jì)法》和《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，加強(qiáng)會計(jì)檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化管理，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度所指的會計(jì)檔案主要包括：會計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計(jì)憑證；會計(jì)帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會計(jì)帳簿；財(cái)務(wù)報告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報告，包括會計(jì)報表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報告；其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料、會計(jì)移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊，計(jì)算機(jī)備份資料等。第二章崗位設(shè)置與職責(zé)分工會計(jì)檔案管理由分管總裁負(fù)責(zé)。第四條財(cái)務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的管理，具體負(fù)責(zé)會計(jì)核算材料的立卷、整理、歸檔、保管等工作。第五條出納人員不得兼管會計(jì)檔案。第三章會計(jì)檔案的歸檔程序與方法第六條對于每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)由財(cái)務(wù)部按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊。各會計(jì)人員對本崗位產(chǎn)生的會計(jì)核算資料應(yīng)定期收集、審查核對，按照檔案管理要求整理立卷、編制目錄、裝訂成冊并由立卷人簽章，然后交檔案會計(jì)妥善保管。第七條會計(jì)核算資料應(yīng)保證整齊、完整，符合歸檔范圍要求，歸檔的各種會計(jì)檔案，要有統(tǒng)一規(guī)定的會計(jì)檔案案卷、卷皮。第八條會計(jì)憑證類歸檔方法：1、每月10日前，將記帳憑證按順序整理，連同所附原始憑證，裝訂成冊，每冊不超過2厘米，注明憑證類別、年度、月份、起止號、連續(xù)號，由經(jīng)辦人員及財(cái)務(wù)主管簽字后，交檔案會計(jì)保管。對于數(shù)量較多，不易同記帳憑證一起裝訂保管的原始憑證，如領(lǐng)料單、工資單、獎金單等，可以單獨(dú)裝訂保管，但應(yīng)在原記帳憑證上加以說明，以備查閱。2、次年3月1日前，將上一年度銀行存款余額調(diào)節(jié)表及銀行對帳單裝訂成冊，移交檔案會計(jì)保管。第九條會計(jì)帳簿類歸檔方法：應(yīng)填寫帳簿啟用及交接表。將上年度帳簿裝訂成冊，編寫頁號，加裝封面，附上目錄。次年4月1日前，移交檔案會計(jì)保管。第十條會計(jì)報表在年度決算后裝訂，年報單獨(dú)立卷，月、季報合并裝訂成冊，次年4月1日前，移交檔案會計(jì)保管。第十一條對所有會計(jì)檔案，財(cái)務(wù)部按本制度要求，編制移交清冊。在規(guī)定的時間內(nèi)，將會計(jì)檔案移交檔案室。第十二條各崗位歸檔內(nèi)容：出納：銀行存款調(diào)節(jié)表、銀行對帳單，現(xiàn)金、銀行收付款憑證；主辦會計(jì)：固定資產(chǎn)卡片，明細(xì)帳帳簿，工資冊；副主任：總賬；主任：報表。第四章會計(jì)檔案保管期限與要求第十三條會計(jì)檔案應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定歸檔，保管期限從會計(jì)年度終了后的第一天算起。月、季度財(cái)務(wù)報告保管3年，年度財(cái)務(wù)決算永久保管。（均包括文字分析）現(xiàn)金和銀行日記帳保管25年，明細(xì)帳、總帳、輔助帳簿保管15年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。工資冊永久保管。記帳憑證保管15年，銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管5年。會計(jì)檔案移交清冊保管15年，會計(jì)檔案保管清冊永久保管，會計(jì)檔案銷毀清冊永久保管。第十四條對會計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同時，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。會計(jì)檔案室要保持通風(fēng)干燥，放置溫濕度計(jì)，定時記錄溫濕度，平時要保持衛(wèi)生、清潔。各種會計(jì)檔案歸檔后，要及時登記保管帳簿。第五章會計(jì)檔案的調(diào)閱與銷毀第十五條會計(jì)檔案調(diào)閱：調(diào)閱會計(jì)檔案應(yīng)嚴(yán)格辦理調(diào)閱手續(xù)，一律填寫“調(diào)閱會計(jì)檔案登記單”，并在指定地點(diǎn)調(diào)閱。會計(jì)檔案一般不準(zhǔn)外借，特殊情況需借出或復(fù)制，需經(jīng)財(cái)務(wù)部主管同意批準(zhǔn)后，會計(jì)檔案管理員才能交付使用者。查閱或復(fù)制會計(jì)檔案，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。外單位查閱，需由財(cái)務(wù)部主管或分管總裁批準(zhǔn)，并由財(cái)務(wù)部會計(jì)陪同，辦理登記手續(xù)，方可查閱。第十六條會計(jì)檔案銷毀：會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時，由財(cái)務(wù)部提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，由鑒定小組（由分管總裁、財(cái)務(wù)部、辦公室組成）共同鑒定、清點(diǎn)，簽署意見，報分管總裁批準(zhǔn)后方可銷毀，銷毀時，由鑒定小組共同派員監(jiān)銷。銷毀后，應(yīng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告分管總裁。第十七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證