公司檔案管理規(guī)定新范本

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔為了建立健全公司的檔案工作，加強對公司檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。公司的檔案范圍企業(yè)行政文書檔案。包括法規(guī)性文件；各種合同及協(xié)議書；會議文件；工作計劃、規(guī)劃和工作總結(jié)；有關(guān)干部的任免、獎勵和處分、調(diào)配人事材料；職工花名冊、人事檔案等。企業(yè)管理檔案。包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、各種指標類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產(chǎn)及辦公用品名冊，產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。企業(yè)技術(shù)檔案。包括技術(shù)研究檔案、產(chǎn)品檔案等。企業(yè)會計檔案。包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。企業(yè)業(yè)務(wù)檔案。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務(wù)報告、貿(mào)易單據(jù)等。企業(yè)聲像檔案。包括照片、錄音、錄像檔案等。二、公司檔案管理體制公司檔案管理機構(gòu)：行政部統(tǒng)一管理公司各類檔案（會計檔案除外）。公司指定專人分管公司檔案工作，保管人必須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。三、立卷歸檔制度檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務(wù)部門將辦理完畢的文件材料，經(jīng)過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。歸檔范圍：凡是本單位具有考查利用價值的文件材料。包括包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務(wù)報告、貿(mào)易單據(jù)，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。歸檔時間：辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：3．1．按年形成的文件，第二年上半年歸檔。3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。3．3．凡是有性的文件，隨時形成，隨時歸檔。3．4．工程項目，科研課題，鑒定，竣工驗收后，三個月內(nèi)歸檔。歸檔要求4．1．材料完整齊全。4．2．系統(tǒng)、條理、保持有機聯(lián)系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。4．3．立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統(tǒng)一立卷，不得分散。4．4．在進行卷內(nèi)文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統(tǒng)一規(guī)定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。4．5．由檔案部門對業(yè)務(wù)部門加以指導，協(xié)助業(yè)務(wù)部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續(xù)，雙方在移交清冊簽字。部門歸檔要求5．1．編制立卷項目，將辦理完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi)，便于次年立卷。5．2．文件按時間順序排列，最近的在最上面。5．3．一個客戶一個立卷，一個檔案盒。5．4．貿(mào)易檔案與往來函件分開放，貿(mào)易檔案分筆次按各自的發(fā)票流水號放在文件袋里。5．5．定時交檔案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。檔案室在收到業(yè)務(wù)部門的歸檔和各類文件后進行分流排列編日，作進一步的整理和局部調(diào)整等。記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無特殊情況下，須用A4紙。四、檔案管理工作檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔單位；分類，依據(jù)檔案、來源、時間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫保存檔案。檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。檔案的銷毀編制銷毀清冊；辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準，方能銷毀；銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。五、檔案利用工作凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限。檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復印件；提供文獻索引資料。檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、市場信息等。4．依據(jù)國家統(tǒng)計和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔十三、電話管理規(guī)定第一條本公司的電話，主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)之用，不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。第二條員工打電話，用語應盡量簡潔、明確，以減少通話時間。第三條總機接外線電話至分機時，一般電話鈴聲響五次無人接聽，即掛聽，即掛線。第四條總臺文員接聽外線電話的標準用語為：“您好，××公司”當方告知分機電話時，說：“請稍等!”如分機占線，說“電話占線，請稍后再打!”接聽內(nèi)線電話的用語為：“您好，總臺!”其他內(nèi)容視情回答，總的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌。第五條公司不允許員工在公司掛私人長途電話。有外線電話的貿(mào)易部門不得到總臺掛長途電話。行政、管理部門因工作需要掛長途電話的，需親自填寫長途電話申請單，注明部門、通話人、對方地區(qū)及單位、因何業(yè)務(wù)通話等，并經(jīng)該部門負責人簽字同意后方予掛撥。負責人不在的，應由主管領(lǐng)導簽字同意，部門負責人及主管領(lǐng)導均不在，又確因業(yè)務(wù)需要掛長途電話的，通過總辦同意可先行掛撥，但事后通話一定要三日內(nèi)補辦審批手續(xù)，逾期不補辦者視為掛私人電話，電話費由其本人雙倍負責。第六條值班人員不按上述第三條的規(guī)定，手續(xù)不全即幫他人掛長途電話的，除電話費由其負責外，每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。屢教不改的，視情節(jié)給予扣發(fā)獎金直至辭退處理。第七條員工不經(jīng)同意即私掛國內(nèi)長途電話，或以公事為由騙掛國內(nèi)人長途電話的，每次罰款50元；私掛香