檔案員職責(zé)及檔案管理制度

檔案員職責(zé)及檔案管理制度檔案員職責(zé)及檔案管理各項制度一、檔案員崗位責(zé)任度1、學(xué)習(xí)貫徹實施《案法》等檔案工作的法律、法規(guī)和縣委、府關(guān)于檔案工作的政策規(guī)學(xué)政治理論和專業(yè)知識不斷提高業(yè)技能和管理水平.2熟悉本單位檔案業(yè)工作真履行本單位各項檔案管理規(guī)制度.不得造成檔案損毀、失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為3、了解本單位各類案資料的形成過程。掌握分類方法、歸檔圍和保管期限.4、及時對鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)成的文書檔案、實物檔案、音響、照片等種檔案材料進行收集、整、分類、編目、立卷和歸檔。并監(jiān)督和指各站所做好檔案的收集、整理、檔工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷量，力爭達到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的求,逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。5、負(fù)責(zé)收集領(lǐng)導(dǎo)外開會的發(fā)言材料和帶回的有關(guān)材料。收集鎮(zhèn)重大活動、重點建設(shè)以其它應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，6負(fù)責(zé)管理本單位各門類和載體的檔案經(jīng)常保持庫房的整衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。真做好檔案“十防”工作，堅持做好溫濕記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記，及時處理檔案保管、保護方面事故，保證檔案的完整與安全，最大限度延長檔案壽命7時向上級主管部報送檔案工作統(tǒng)計材料.按規(guī)定及時向縣案館移交保管到期的檔案1

檔案員職責(zé)及檔案管理制度8、編制科學(xué)的檢索具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供案資料做好咨詢和檔案詢利用服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅做好查借閱登記和利用效果登記意搜集利用效果和信息反饋編制利用果實例和檔案信息。9已到保管期限的案資料認(rèn)真鑒定分析,對已失去保存價值檔案提出銷毀意見，寫鑒定分析報告,經(jīng)導(dǎo)批準(zhǔn)和上級檔案部鑒定后，認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。10極開發(fā)檔案信資源用室藏檔案編寫一些有價值的檔資料，以滿足各項業(yè)務(wù)工作需要二、檔案室?guī)旆浚├碇贫?、室（庫）內(nèi)必須備滅火器、消防栓，始終保持完好率達到100％。嚴(yán)禁吸煙嚴(yán)禁存放易、易爆物品及雜物，嚴(yán)禁明火，嚴(yán)禁非管人員入內(nèi)確因工作需要進入時要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由本室（庫管理人員同。門要加固防盜門.進出室（）隨時關(guān)燈、鎖門，2、搞好室（)內(nèi)防、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防、防鼠、防有害氣體、防“十防”工作。每天必須定期查庫，并認(rèn)做好記載。3、定時測量記錄(內(nèi)度。要求室（庫溫度控制在14-24，相對濕度控制在％范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機和去濕機定時開關(guān)工作。4、妥善保管室（庫內(nèi)鑰,不準(zhǔn)隨身攜帶，確保檔案室（)安全。5、檔案柜具要編制序號，排列整齊。室(庫）內(nèi)內(nèi)要經(jīng)常打,柜具要定期擦試隨時放防蟲防鼠藥品保持（庫內(nèi)清潔衛(wèi)整齊美觀，6、進檔案室（庫內(nèi)閱資料，查閱者不得大聲喧嘩。要愛護案,不得撕頁、涂改，沾口翻頁，一旦發(fā)現(xiàn)由查閱者負(fù)全部責(zé)任。2

檔案員職責(zé)及檔案管理制度7、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室（庫），更不準(zhǔn)私摘抄、外傳，嚴(yán)格遵守保密度。8、檔案工作人員對保管的檔案，要定期檢查，做出記錄，不擅自轉(zhuǎn)移分散和銷毀檔發(fā)現(xiàn)破損或褪變的檔案要及時采取措施行修復(fù)或復(fù)制9、辦理借閱、借用案，要嚴(yán)格履行規(guī)定的手續(xù)，不得擅自擴檔案的利用范圍并要求借檔案人員負(fù)起安全保密責(zé)任歸還時要有格的檢查登記制度。10、遇有特殊情況，時向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報告，保護現(xiàn)不受破壞。三、檔案保管制度1、鄉(xiāng)鎮(zhèn)各種門類和體的檔案均由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室集中統(tǒng)一保。各站所在次年第一季度必須將檔案移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室檔案在接收檔案時必須認(rèn)真檢查驗收履行交接手續(xù).2保管檔案和資料須使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷并排列有序便于查找。3在認(rèn)真保管好紙質(zhì)案的同時必須及時進行檔案目錄的電著錄，有條件的可進行全文錄。4、檔案資料庫房必堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、水、防潮、防霉、防蟲、塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等十設(shè)施.5、隨著氣候變化，好庫房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時行除濕或除塵工作,以防案霉變3

檔案員職責(zé)及檔案管理制度6檔案資料庫房必與檔案工作人員的辦公室閱覽室分開,但相對集中，便于管理7、庫房專管人員進庫房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人員，不隨意進入庫房。8、必須定期檢查、點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)霉?fàn)€、褪變、破或帳物不符時，必須及時查、處理和修復(fù)因失職而損毀、丟失檔者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理.9、檔案管理人員工變動時，必須將所保管的檔案和資料清點交，否則不予辦理調(diào)離手.四、檔案安全管理制一、嚴(yán)格按照檔案安管理規(guī)定，配齊消防和安全管理因硬件施。二、檔案庫房要有“防”措施。即防盜、防火、防潮、防蟲防霉、防光、防水、防塵。三、庫房內(nèi)嚴(yán)禁明火吸煙及存放易燃物品，嚴(yán)禁將火種、食品易燃易爆等物帶進檔案室。四房內(nèi)應(yīng)保持清衛(wèi)生,隨時檔案裝具進行除塵,以防止有物質(zhì)的侵蝕。五定期檢查檔保管狀況做日常溫濕度記錄發(fā)現(xiàn)問題時采取措施。六、嚴(yán)格遵守檔案的批、鑒定、銷毀制度銷毀檔案時，重要件要逐份登記造冊，并在定地點專人監(jiān)督銷毀。七、對館藏檔案每年行一至二次全面檢查，主要核實帳、物卡是否相符，以防檔案長期出造成丟失，發(fā)現(xiàn)問題及時報告、處理。4

檔案員職責(zé)及檔案管理制度八、對計算機內(nèi)的檔信息要做到安全管理，定期檢查、清理息，以防信息的丟失與損壞九、定期檢查維修電設(shè)備、消防設(shè)備、更換檔案保護藥物.十、庫房管理人員下前,要閉門窗鎖好庫門，切斷電源.十一、庫房鑰匙要專保管使用定點存放，嚴(yán)禁外借。五、文書材料歸檔制1、歸檔范圍凡是本單位在各項活中直接形成的具有查考利用價值的各種專內(nèi)容種載體（紙質(zhì)、膠卷磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、紙、圖表、聲像——即照片、錄、錄音等）各類檔案及上級印發(fā)需要本單長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制等均屬歸檔范圍.2、歸檔時間(1)文書檔案，應(yīng)于案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢(2)會計檔案應(yīng)于形年度為單位，于決算批準(zhǔn)后,繼續(xù)在財會門保存一年期滿時，向綜合案室移交.（3）科技檔,應(yīng)分在一個科研課題、一個試制產(chǎn)品、一項工或其他技術(shù)項目完成或告一落后及時歸檔。（4）重點建設(shè)項目重點工程，在立項之初及竣工完成之間所成的資料在第一時間移交給合檔案室。（5)其他各種專業(yè)檔，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級檔案部或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時歸各管理工作形成的文件材料應(yīng)在工完成后及時向綜合檔案室移交.3、歸檔要求5

檔案員職責(zé)及檔案管理制度(1）歸檔工作，必須證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及件文件的頁數(shù)均須齊全完整（2）、凡歸檔的文材,須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同按文件的保存時間（即永久長期、短期）組成保管單位（案卷）編目檔。、歸檔文件材料件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉(zhuǎn)文件的批文與原文多種文形成的同一文件不得分開立卷歸檔的文材料一般一式一份，本單位發(fā)文基建項目檔案按上級要求制定份數(shù)。（4）卷內(nèi)文件排列序。一般按責(zé)任者——問題——時間排列使同一文件的正件在前附件后件在前定稿在后重要文件的歷次件依次排在定稿之后;結(jié)論、決、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。(5）卷內(nèi)文件，應(yīng)安列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。裝訂卷,在有文字的每頁文件右上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號;不裝的卷，應(yīng)在每份文件首頁右上角蓋檔號章，在章內(nèi)填上順序件號。圖表和像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材的背面逐件編號用文字標(biāo)出所攝聲像人稱、身份（或職務(wù))及其動時間、地點、中心內(nèi)容和攝錄者。（6）凡歸檔案卷，論永久、長期和短期，均須按規(guī)定格式逐填寫內(nèi)文件目錄。填寫目錄時不得隨改變和簡化文件題名填寫卷內(nèi)文件目錄字跡要工整；卷內(nèi)文件目錄置卷首（7凡歸檔的文件材均去掉訂書針別針大針……等屬物如有破損者，應(yīng)按裱技術(shù)要求托裱;如字跡擴散褪變者，應(yīng)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。歸檔的文件材料必須齊、清潔、字跡清楚，便于利用。6

檔案員職責(zé)及檔案管理制度(8）歸檔文件材料的皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷錄等，必須符合檔案部門規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,并規(guī)定格式和要求填寫楚。粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保要求。(9）自己撰寫的歸檔字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫,止圓珠筆、復(fù)寫紙書寫。）歸檔的文件材必須層次分明，符合形成規(guī)律。必須完整系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映真實的歷過程。4、歸檔手續(xù)移交檔案時要認(rèn)真履交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩,經(jīng)清點無誤,雙方簽字后，自保管一份，以備查找、負(fù)責(zé)。六、檔案復(fù)制制度1、要遵循保密原則未開放或涉及保密的檔案不得復(fù)制。2、復(fù)制檔案中的內(nèi)，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員進行復(fù)。3、破損的檔案,案要及時修改和復(fù)制。4對利用較多的檔案,可復(fù)數(shù)份以利用使用,并保護原檔案,少檔案的磨損。七、檔案查借閱制度1、因單位、家庭、人工作、生活需要的，都可借閱已開放檔，但原則上只能在閱文室內(nèi)閱,確實要借出的檔案,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽可理借閱手續(xù),借閱時間般不超過一周。2、查找利用檔案者一律憑單位介紹信、個人身份證或其他有證辦理登記手續(xù)后，方查閱7

檔案員職責(zé)及檔案管理制度3、查閱檔案者,愛檔案嚴(yán)禁在案材料上畫圖、劃線、折、涂改、撕頁、拆卷等。閱的檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失.準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。4、查閱檔案時,止煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案.5、借閱者歸還檔案，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交簽字手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)有撕毀遺失、涂改和損壞現(xiàn)象，要給予行政處分罰款。情節(jié)特別嚴(yán)重者按照《案法》有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。6、復(fù)制、抄錄檔案料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄錄復(fù)制的檔案由檔員核對無誤，加蓋公章,可有效。八、檔案移交制度1、國家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)檔案館移交的永久和長期保管檔案，必須規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，妥善保管交接憑證,還應(yīng)在檢索工具上注。2、檔案工作人員調(diào)工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗理調(diào)離手續(xù)。3、對檔案收進、移、利用銷毀的情況要認(rèn)真登記，為統(tǒng)計和交工作作好準(zhǔn)備4、移交登記要本著事求是的原則，既要有綜合性的報表，又有詳細的明細表，要做到物相符、賬表相符。九、會計檔案管理制1、每年形成的會計案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表會計核算專業(yè)材料，均應(yīng)由務(wù)人員按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂冊。在會計年度終了后，暫由財科保管一年期滿后，編造清冊全部移交綜合檔案室保管。8

檔案員職責(zé)及檔案管理制度2、檔案室接收保管會計檔案，原則上應(yīng)保持原卷、冊的封裝個別需要拆裝、整理的,會同財務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)3、嚴(yán)格執(zhí)行安全保制度,謹(jǐn)防損，不得失密和泄密。4、調(diào)閱會計檔案，由分管財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和財務(wù)主管陪同借5、對保管期已滿的計檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經(jīng)案鑒定銷毀小組鑒定編會計檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監(jiān)銷人在銷毀清冊上簽字蓋章。十、聲像檔案管理制1、對聲像檔案實行中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，備管理使用。2、聲像檔案的收集作、整理程序和保管條件必須嚴(yán)格按照國標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。3、聲像檔案管理員隨時收集、征集零散的具有保存價值的照、錄相帶。4借閱聲像檔案,必按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)歸還時按定進行質(zhì)量檢查、驗收。5、對收藏的聲像檔要根據(jù)具體情況定期檢查。6、嚴(yán)格做好聲像檔的保密工作.十一、實物檔案管理度1、實物檔案要及時交檔案室歸檔，實行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，備開發(fā)和利用.2、實物檔案范圍包：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽證書、杯。3、實物檔案的歸檔要求保證實物的完整、整潔、干凈，注意火、防潮、防塵。9

檔案員職責(zé)及檔案管理制度4、實物檔案的借出必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，果展出，要對展出實物檔案定進行檢查。5、實物檔案如有破，必須進行認(rèn)真修復(fù)和技術(shù)加工，以延長物檔案壽命。6建立實物檔案登記統(tǒng)計制度每年檢查一次發(fā)現(xiàn)問題及解決。十二、檔案保密制度1、檔案工作人員應(yīng)格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律明確保密職責(zé)，維護檔案安全完整。2、保密文件材料、案的密級劃分、變更和解必須按照國家關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要獨保管。3、檔案庫房設(shè)施應(yīng)合“十防”的要求，要安裝鐵門（防盜門)窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前庫房的安全保密設(shè)施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題時處理。4、不該說的國家秘不說，不該知道的國家秘密不問，不該看國家秘密不看,不該記錄國家秘密不記錄。5、不準(zhǔn)私自或在無密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷毀家秘密的文件、檔案、資和物品。不準(zhǔn)將屬于國家秘密的文件、檔、資料和物品作為廢品出售。6、不準(zhǔn)借閱秘密檔資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批續(xù),并限于保密室或檔案內(nèi)閱覽不抄錄和帶出得向別人透秘密文件的內(nèi)容。7、不準(zhǔn)攜帶屬于國秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、友和辦私事如確因工作需要,須經(jīng)保密門審查批準(zhǔn),同時指定專人保管.10

檔案員職責(zé)及檔案管理制度8、不準(zhǔn)向家屬、子、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰颐孛堋?、定期進行保密文、檔案、資料和物品的清查工發(fā)現(xiàn)問題及時報告。10不準(zhǔn)隱瞞泄密事對于造成失密、泄密的人員或事件要及報告，并視其情節(jié)依法追究任.十三、檔案鑒定銷毀度1、成立檔案鑒定小，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，成員由檔人員及有關(guān)部門的人員組。2、鑒定小組以專業(yè)管部門確定的檔案價值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為繩，以檔案的保管期限為據(jù),及時組織對到期檔案進行鑒定。3、鑒定工作結(jié)束后要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注鑒定意見，由鑒定小組負(fù)人簽名并注明日期,對無保存價值需要銷的檔案及文件材料，要造出清冊提出銷毀報告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并報送關(guān)檔案部門備案，然后方可銷毀4、對已超過保管期的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保利用價值需要延長保管期的,應(yīng)重新規(guī)定保管期限,其保管期限從一次鑒定的年限算起.5、經(jīng)過鑒定，對延保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，達到劃定保管期限準(zhǔn)確，管單位質(zhì)量達到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔不準(zhǔn)確、不完整，檔案部門要及向領(lǐng)導(dǎo)匯報，責(zé)成有關(guān)科室或責(zé)任人負(fù)責(zé)改、補充.6銷毀檔案時監(jiān)銷員不得少于2人應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)門派員在指定地點共同監(jiān)監(jiān)銷人員在銷毀以前，應(yīng)認(rèn)真進行清點實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名章,并將銷毀情況報告領(lǐng)導(dǎo).11

檔案員職責(zé)及檔案管理制度7、銷毀檔案時，必注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉不得離開現(xiàn)場。