采購需求管理：控制沒必要花的錢

采購需求管理：控制沒必要花的錢你是不是在工作中經(jīng)常遇到這樣的情況：接手一個新項目，發(fā)現(xiàn)研發(fā)人員已經(jīng)指定了某零件的型號，可公司以前沒有采購過該種零件，甚至也沒有這樣的供應(yīng)商資源，但此時項目的進度已經(jīng)定了（項目的開發(fā)時間通常受到市場部門制訂的上市計劃的約束，很難更改），因此采購人員不得不緊急尋找該型號的零件及供應(yīng)商資源，而且有可能該型號只有某獨家供應(yīng)商才能供貨，匆忙談價格和交貨期。這個來自項目的特殊零件的采購需求會讓采購人員很被動，忙得焦頭爛額。最糟糕的是，樣品拿回來一測試發(fā)現(xiàn)不行，研發(fā)人員又重新選定了另外一個型號。為什么會出現(xiàn)這些情況呢？根源在于采購需求管理并沒有做到位。比如，某個使用部門提出申購物品的要求，庫存控制部門提出補貨申請，或者研發(fā)項目組提出打樣要求，在應(yīng)對這些需求的時候，如果采購人員沒有早期介入，進行充分的評估（例如，沒有界定產(chǎn)品和服務(wù)的規(guī)格），則會發(fā)生上述一系列的問題。因此，采購活動常常始于需求的識別和定義。（一）什么是采購需求管理采購需求管理是以用戶的需求為出發(fā)點，集中精力來評估和滿足（管理）用戶需求的采購活動。簡單地說，就干兩件事，評估需求以及滿足需求。當然，從采購成本管控的角度來說，需求管理可以通過減少內(nèi)部不必要、不合理的要求，實現(xiàn)成本的削減。因此，采購人員也要在早期參與到需求形成的階段，保證需求的準確描述，保證采購各環(huán)節(jié)滿足需求。我們用“3W2H”五問法來管理這個過程，即采購需求管理要分析“買什么”（what），“買多少”（howmany），“什么時候買”（when），“什么時候要”（when）和“怎樣得到”（how）五個問題。買什么“買什么”包含兩層意思：一是定義需求，說明白到底要買什么，有沒有可執(zhí)行的規(guī)格；二是需求合理性，確定該不該買，符合公司的政策嗎，有沒有替代品。現(xiàn)實情況是，采購人員接到的采購申請，“買什么”大多數(shù)時候描述得不夠清楚。宮老師舉過一個例子，要買瓶飲料，買什么飲料呢？說買瓶可樂，買什么品牌的可樂呢？說買可口可樂，買大瓶的還是小瓶的呢？易拉罐裝的還是塑料瓶裝的？需求描述得不清楚，會給采購人員帶來很多困擾，還會帶來操作成本的增加。那用什么來把需求說清楚呢？白紙黑字寫下來是不錯的思路。在工作中，使用規(guī)格清單是不錯的選擇。規(guī)格可以定義清楚需求的質(zhì)量、功能、尺寸、工藝與方法等。規(guī)格一方面反映了采購需求，另一方面也是評審采購物品的依據(jù)。當然，規(guī)格的編制是一件技術(shù)性非常強而又費時的工作，有時需要跨團隊的協(xié)作來編制，其質(zhì)量的好壞直接影響采購的結(jié)果。我們常說，成本是設(shè)計出來的，好的設(shè)計方案能起到事半功倍的效果。但現(xiàn)實情況是“研發(fā)手一抖，采購忙吐血”。有的使用部門在“買什么”這個問題上拿不定主意，保險的做法就是定義過于高標準的要求（過度設(shè)計），結(jié)果造成成本居高不下。這時就要應(yīng)對“該不該買”的問題，“質(zhì)量過?！本褪遣辉撡I的一種情形。因此，公司應(yīng)該有明確的流程和規(guī)定，通過多方評審、審批來減少“不該買”的產(chǎn)品。買多少一般的理解是需要多少買多少。但事實上，你想買多少供應(yīng)商未必賣多少，這里面有“最小訂貨量”（minimumorderquantity，MOQ）的問題和“經(jīng)濟訂貨批量”（economicorderquantity，EOQ）的問題。同時，買多少還要關(guān)注庫存，庫存是造成成本增加的原因之一。庫存的策略是安全庫存、最小化庫存、零庫存還是緩沖庫存？因此，企業(yè)也應(yīng)制定相關(guān)的政策和管控流程，使買入的量不多不少，剛剛好。什么時候買除了考慮交貨周期，滿足實際生產(chǎn)需要之外，什么時候買，時機的選擇也很重要。供應(yīng)市場的行情總是在波動，我們總是期待在最低點去買。但什么時候是最低點？這就要求采購人員對市場行情有所判斷，知道供應(yīng)市場中這種物料行情的走勢、價格運行的基本規(guī)律；掌握一些判斷的方法，基于這些方法和經(jīng)濟指標做出判斷。對物料價格行情的預(yù)測能力是采購人員的重要能力之一，特別是對于大宗物料更是如此。什么時候要理想的情況是在需要的時候到貨，如果到早了就變成了庫存，到晚了就斷貨了，影響生產(chǎn)。但準時是很不容易的事情，前期要做很多準備?，F(xiàn)在全球都在模仿豐田的準時制生產(chǎn)（JIT），這涉及對供應(yīng)商交貨周期的管理、供應(yīng)商質(zhì)量的控制，還有預(yù)測技術(shù)等，這些也都是采購人員需要具備的能力。怎樣得到采用什么方式得到，是談判還是招標？招標是公開招標，還是邀請招標？這是采購模式和方法的問題，也會影響成本。（二）需求管理的方法為管理好采購需求，挖掘降本的機會，可以使用以下方法。需求分級管理：對需求進行層級劃分，以便進行分級管理，主要目的是不搞一刀切，而是差異化地滿足需求。合規(guī)性管理：分析需求的合規(guī)性，削減不必要的支出。1.需求分級管理需求分級管理是精細化管理的一種實踐。分級源于對需求的分析，確定要滿足的等級（或要求的高低程度），差異化地滿足需求。簡單地說，就是具體事件具體對待，“一把鑰匙開一把鎖”。既以高標準匹配更優(yōu)質(zhì)的資源滿足高端需求，又采用低成本的解決方案滿足低端需求。這樣總體上可以集中資源的投入，而不是通用一種標準，從而達到降低成本的目的。比如，可以使用卡拉杰克采購定位矩陣來幫助進行需求分級管理。卡拉杰克采購定位矩陣?？ɡ芸瞬少彾ㄎ痪仃嚕ㄒ妶D3-1）是站在采購方的角度，從供應(yīng)的復(fù)雜度和財務(wù)影響兩個維度，去分析所購物品的屬性。簡單地說，就是看采購金額以及供應(yīng)風(fēng)險。采購的物品可以分成四大類，即戰(zhàn)略型物品（采購風(fēng)險大、采購量也大）、瓶頸型物品（風(fēng)險比較大、但是金額不大）、杠桿型物品（采購金額很大、風(fēng)險不大）以及常規(guī)型物品（采購金額不大、風(fēng)險也不大）。這樣的分法，可以將關(guān)鍵的物料或關(guān)鍵的幾個供應(yīng)商（它們供應(yīng)重要的、高價值的、高使用量的物品，這些只能從有限的供應(yīng)市場中獲取）與無關(guān)緊要的眾多供應(yīng)商（它們供應(yīng)日常的、低價值的物品，這些物品可以容易地從任何地方獲?。﹨^(qū)分開、區(qū)別對待，使采購人員大部分的精力和能量集中于關(guān)鍵的物品及需求方，更好地滿足它們的需求。而對于常規(guī)型的物品，采購人員可以保持較少的資源投入，抑或可以授權(quán)物品的需求方根據(jù)簽訂的采購協(xié)議，自行下單給供應(yīng)商進行采購。例如，使用網(wǎng)上訂購、采購卡等，以提高日常的工作效率?！鴪D3-1卡拉杰克采購定位矩陣合規(guī)性管理所謂的合規(guī)性管理，就是讓所有業(yè)務(wù)行為都符合公司的規(guī)定，對于不符合規(guī)定的需求，予以削減。當然，要合規(guī)先要有“規(guī)”可合，有規(guī)矩才成方圓。因此，要先制定內(nèi)部的政策、流程，定下規(guī)矩，不能含糊。例如，為了使每個員工都遵守差旅政策，首先要制定詳細的差旅政策。有些公司的差旅政策制定得相當細致，對于不同的國家、城市有不同的出差報銷標準（機票的倉位、酒店的等級也非常清晰），采購人員已經(jīng)談好了合作的航空公司和各個城市的協(xié)議酒店，每年都會更新一份清單給出差的員工選擇。沒有獲得高層的審批，員工不得自選清單外的酒店。同時隨著高鐵的普及，對于距離在1000千米左右的出差，規(guī)定優(yōu)先選擇高鐵。出差的報銷流程全部實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化作業(yè)，每一條報銷科目都有據(jù)可查。其次，合格供應(yīng)商的名單及物料清單要內(nèi)部共享，相關(guān)協(xié)議條款內(nèi)容也可以讓相關(guān)使用人員了解，促使他們更多地從已認證的供應(yīng)商處采購，以獲得規(guī)模量價優(yōu)勢，而不是從某領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系戶或路邊的野花廠商進行隨機購買。在很多公司，首選供應(yīng)商以及與其簽訂的合同內(nèi)容，除了采購，其他