制造企業(yè)采購與付款流程及關(guān)鍵內(nèi)部控制點

制造企業(yè)采購與付款流程及關(guān)鍵內(nèi)部控制點目的:為加強規(guī)范公司采購與付款業(yè)務(wù)流程，加強采購相關(guān)業(yè)務(wù)的治理，保證公司資產(chǎn)的安全，特制定本制度。二、適用范疇:適用于公司的除費用現(xiàn)金報銷外的所有付款，包括但不限于購買材料、低值易耗品、固定資產(chǎn)、費用和服務(wù)的所有采購與付款。三、業(yè)務(wù)流程說明:（一）業(yè)務(wù)流程圖:供應(yīng)商請款人采購報關(guān)財務(wù)IQCy供應(yīng)商請款人采購報關(guān)財務(wù)IQCy+y(二)業(yè)務(wù)流程分類說明：(1)材料采購：第一步：下定單：采購PO經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后下給供應(yīng)商。第二步：收貨：供應(yīng)商將物資按時送到IQC,IQC在二個工作日內(nèi)完成點貨、檢驗。如合格收下物資，不合格由質(zhì)量部在二個工作日內(nèi)開MRB會義并取得不合格供應(yīng)商處理單，并在ERP中出單據(jù)交財務(wù)，并由采購在二個工作日內(nèi)與供應(yīng)商協(xié)商后退回供應(yīng)商，并通知財務(wù)。第三步：收發(fā)票：第四步：請款：國內(nèi)采購業(yè)務(wù)IQC收齊所有單據(jù)后填寫請款單，經(jīng)部門經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，按規(guī)定要總經(jīng)理批準(zhǔn)的還要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。進(jìn)口采購業(yè)務(wù)由報關(guān)完成以上請款。第五步：財務(wù)審核付款：(2)低值易耗品、固定資產(chǎn)采購：第一步：請購：按公司規(guī)定走采購流程，部門經(jīng)理應(yīng)操縱是否超過預(yù)舁。第二步：下定單：同上第三步：收貨驗收：IQC收貨,請購人領(lǐng)貨并驗收并領(lǐng)貨。第四步：收發(fā)票：同上第五步：請款：采購按⑴請款第六步：財務(wù)審核付款四、具體業(yè)務(wù)的票據(jù)操作指南：(一)材料采購：分為國內(nèi)采購業(yè)務(wù)、進(jìn)口采購業(yè)務(wù)。(1)國內(nèi)采購業(yè)務(wù)：要求單據(jù)：PO、收貨單(對方送貨單)、發(fā)票、請款單。(a)要求請款單供應(yīng)商名稱或代碼與發(fā)票和PO上的完全一致。(b)要求發(fā)票上的每個原料的數(shù)量與送貨單上的一致、且不得高于PO上的數(shù)量。(c)要求發(fā)票上的每個原料的單價與PO上的一致或低于PO單價。假如PO約定的付款條件和付款方式請款單應(yīng)與其一致、總金額與發(fā)票一致或低于發(fā)票。請款人認(rèn)為以上有差異的應(yīng)在請款時說明,如不說明的視為同意。(2)進(jìn)口采購業(yè)務(wù)：要求單據(jù)：PO、收貨單(對方送貨單)、發(fā)票、報關(guān)單、請款單。具體要求適用國內(nèi)采購業(yè)務(wù)要求，拆定單不得低于報關(guān)單所列金額，如高于報關(guān)單金額能夠填二張請款單一張按報關(guān)單金額，另一張用于補付無報關(guān)單等專門情形的付款。（二）固定資產(chǎn)采購：業(yè)務(wù)流程使用單據(jù)：使用單位必須提供請購單PR、CEAR（二千美元及以上的）。具體參見我司《固定資產(chǎn)治理方法》業(yè)務(wù)流程：請購、批準(zhǔn)、采購下定單、收貨、領(lǐng)貨（驗收）。要求與材料一致，關(guān)于單位物品含稅價格在二千元以下的要求取得增值稅發(fā)票（在同等價格條件下）。比材料采購多二張單據(jù)。請購單，領(lǐng)貨固定資產(chǎn)驗收單：（三）低值易耗品及費用：低值易耗品及有實物形狀的費用：業(yè)務(wù)流程使用單據(jù)：使用單位必須提供請購單PR、PO、發(fā)票、收貨記錄、領(lǐng)用及驗收人簽字。業(yè)務(wù)流程：請購、批準(zhǔn)、采購下定單、收貨、領(lǐng)用及驗收。要求與材料一致，關(guān)于單位物品含稅價格在二千元以下的要求取得增值稅發(fā)票（在同等價格條件下）。比材料采購多二張單據(jù)。請購單，領(lǐng)貨單：無實物形狀的費用或服務(wù)：流程專門要求：費用或服務(wù)使用單位在合同約定的供應(yīng)商義務(wù)完成后，到IQC填寫領(lǐng)貨單，并在領(lǐng)貨單填寫供應(yīng)商完成合同約定的服務(wù)的內(nèi)容和時刻，并簽字后，IQC給予做收貨記錄并將ERP收貨號填寫上。五、對單據(jù)的要求：（關(guān)于不符合要求的單據(jù)將退回）PO：（1）要求與ERP中的各項內(nèi)容一致、項目齊全。（2）編號不得重復(fù)。（3）增加ERP供應(yīng)商編碼。（4）要求請款時交給財務(wù)的PO是在ERP中最新的，如手工PO有修改或增加請在修改處請采購經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。收貨單或?qū)Ψ剿拓泦危阂笤?，并寫實收?shù)量、收貨號（與ERP一致）有收貨人簽名和日期。如有涂改主管簽字確認(rèn)。發(fā)票：（1）增值稅專用發(fā)票：采購審核內(nèi)容：開票日期至請款日不得超過80天；要求審核數(shù)量。財務(wù)審核內(nèi)容：審核“購貨單位名稱”必須為本公司名稱全稱、“地址、 ”、“稅務(wù)登記號”，“開戶行及賬號”等項目填寫必須正確。應(yīng)同時取得發(fā)票聯(lián)（第二聯(lián)）及抵扣聯(lián)（第三聯(lián)），并是否為運用防偽稅控系統(tǒng)開具的專用發(fā)票，各聯(lián)均加蓋銷貨單位發(fā)票專用章或財務(wù)專用章，字軌號碼一致，字跡清晰，不得涂改，各項目填寫齊全、正確無誤，票面金額與實際支付的金額相符，兩聯(lián)的內(nèi)容和金額一致;不同商品或勞務(wù)名稱應(yīng)分別填寫，匯總金額開立的發(fā)票及抵扣憑證應(yīng)有“銷貨清單”作為發(fā)票附件，商品名稱應(yīng)與入庫單相符；“數(shù)量”、“單價”、“金額”、“稅率”、“稅額”、“合計”、“價稅合計”各欄運確實是否正確，“價稅合計”中的大小寫金額是否相符；符合其他增值稅專用發(fā)票的治理規(guī)定。（2）一般發(fā)票：采購審核內(nèi)容：日期為實際發(fā)生日，注意是否遵照規(guī)定不跨年度使用；并審核發(fā)票的開具日期是否超過該發(fā)票規(guī)定的使用時限；財務(wù)審核內(nèi)容：發(fā)票應(yīng)為發(fā)票聯(lián)，套印有發(fā)票監(jiān)制章、加蓋銷貨單位發(fā)票專用章或財務(wù)專用章，字跡清晰，不得涂改，各項目填寫齊全、正確無誤，票面金額與實際支付的金額相符；不同商品或勞務(wù)名稱應(yīng)分別填寫，匯總金額開立的發(fā)票及抵扣憑證應(yīng)有“銷貨清單”作為發(fā)票附件，商品名稱應(yīng)與入庫單相符；“數(shù)量”、“單價”、“金額”、“合計”各欄運確實是否正確，大小寫金額是否相符；取得的定額發(fā)票上應(yīng)按發(fā)票項目將客戶名稱、日期等填寫齊全；（3）國外發(fā)票：原則上要求原件，如復(fù)印件應(yīng)通過財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)。報關(guān)單：要求原件。請款單：要求所有項目填寫齊全準(zhǔn)確，不得涂改。經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，單張請款單金額超過授權(quán)限額16萬元的經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。六、業(yè)務(wù)流程請款單據(jù)資料看板:PO收貨單（對方送貨單）一 發(fā)票已到發(fā)票請 請款單業(yè)業(yè)務(wù)付款申請單（材料采購） 報關(guān)單（國外業(yè)務(wù)）預(yù) 預(yù)付款請款單I預(yù)付發(fā)票（國外業(yè)務(wù)）PO或合同P PR請購單I 固定資產(chǎn)驗收單PO收貨單（對方送貨單）「 發(fā)票已到發(fā)票I 報關(guān)單（國外業(yè)務(wù)）' 請款單業(yè)務(wù)付款申請單（固定資產(chǎn)）/ 預(yù)付款請款單,預(yù)付發(fā)票（國外業(yè)務(wù)）PO或合同「 PR請購單I 服務(wù)驗收單（無實物服務(wù)或費用）〔 PO收貨單（對方送貨單）「 發(fā)票已到發(fā)票報關(guān)單（國外業(yè)務(wù)） <請款單業(yè)務(wù)付款申請單 ,（低值易耗品及費用）預(yù)付款請款單預(yù)付 發(fā)票（國外業(yè)務(wù)）PO或合同七、財務(wù)處理：供應(yīng)商資料的新建和愛護(hù)：按采購部門提供的通過批準(zhǔn)供應(yīng)商資料表新建和更新表，在ERP中新建和更新供應(yīng)商編碼并錄入相關(guān)信用期、信用額、開款信息、賬號信息等相關(guān)資料。并及時將客戶編號發(fā)郵件給采購部門的相關(guān)人員。財務(wù)部門將表格打印后讓相關(guān)人員簽字后存檔備查。確認(rèn)應(yīng)對賬款：（1）應(yīng)對賬款的確認(rèn)的條件：應(yīng)對賬款確認(rèn)原則：物資差不多收到或勞務(wù)服務(wù)差不多完成商品所有權(quán)上的要緊風(fēng)險和酬勞轉(zhuǎn)移給購貨方；需要在約定時刻內(nèi)償付給供應(yīng)商；金額能夠可靠地計量；具體業(yè)務(wù)財務(wù)應(yīng)對賬款確認(rèn)條件：采購定單、收貨單（我司有權(quán)收貨人員簽字）、發(fā)票（按合同條件確定的時點和條件開具）。（2）供應(yīng)商發(fā)票入賬的流程：核對企業(yè)的采購定單或合同、存貨固定資產(chǎn)低值易耗品收貨單（驗收報告）、供應(yīng)商開具的發(fā)票，日常所稱的“三項核對法”。要緊核對數(shù)量和價格是否相符。（關(guān)于國外進(jìn)口還要核對報關(guān)單）（3）會計處理：入賬:對平正確后及時按發(fā)票等相關(guān)單據(jù)及時進(jìn)行賬務(wù)處理。（4）付款及銷賬：每月出納在付款前，由總賬會計向供應(yīng)商直截了當(dāng)或通過相關(guān)部門給予付款打算明細(xì)，按發(fā)票對應(yīng)對賬款進(jìn)行及時的核銷。（5）供應(yīng)商對賬：關(guān)于年未供應(yīng)商對賬，供應(yīng)商發(fā)郵件或寄信給我司相關(guān)人員后，財務(wù)將按我司賬面情形做出回復(fù)。3、月未結(jié)賬對賬：a）月未制作PPV表，與成本會計進(jìn)行核對,在結(jié)賬前對平.b）每季度進(jìn)行MRB庫存盤點。IQC部門應(yīng)每月對MRB庫存實物進(jìn)行盤點，財會應(yīng)定期稽核，做到賬實、賬賬相符，對差異情形應(yīng)及時查明緣故并報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。c）每季組織IQC\采購開會對ERP中未入賬的收貨記錄中的DMR進(jìn)行清理.d）每周一對ERP及用友中的明細(xì)進(jìn)行核對.月未在結(jié)賬前總賬將對總賬和明細(xì)賬進(jìn)行核對.八、專門業(yè)務(wù)的說明：退回或折讓、預(yù)付款規(guī)定1、發(fā)生退回或折讓是指應(yīng)質(zhì)量等問題要將產(chǎn)品退回給供應(yīng)商或讓供應(yīng)商同意在其貨款中扣除款項。銷售退回與折讓應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按《權(quán)責(zé)指引》審批后辦理。退回物資由質(zhì)檢部門檢驗和倉儲部門清點（計量）后入庫。財會部門依據(jù)檢驗證明、退貨接收報告以及退貨方出具的退貨憑證等辦理相應(yīng)的退款事宜和賬務(wù)處理。（1）關(guān)于增值稅發(fā)票：分二種：一種發(fā)票還沒有交財務(wù)的，請退回讓供應(yīng)商重開。另一種是已交財務(wù)認(rèn)證，請通知財務(wù)，由財務(wù)到稅務(wù)開具《進(jìn)貨退出或索取折讓證明單》由對方開具紅字發(fā)票，將紅字發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交財務(wù)。（2）一般發(fā)票國外發(fā)票：財務(wù)未入賬，能夠退回讓供應(yīng)商重開?；蚩砷_具紅字發(fā)票。2、預(yù)付款：關(guān)于國外預(yù)付款，報關(guān)應(yīng)在收到報關(guān)單的第一時刻交財務(wù)

核銷，以保證后續(xù)貨款的支付。關(guān)于國內(nèi)預(yù)付款，應(yīng)按PO或合同的規(guī)定填寫預(yù)付款請款單，原件應(yīng)在請最后一筆款項時附上。（1）預(yù)付款請款必須本人填制完成請款。（2）人民幣預(yù)付款申請請在付款前一天完成。外幣預(yù)付款申請請在付款前一周完成。如未提早財務(wù)將按請款日后一天后付款。（3）關(guān)于到期未清銷，財務(wù)將凍結(jié)所有預(yù)付款。（如交貨日期延后，請修改原請款單）九內(nèi)控流程圖。步驟操縱點操縱點分值治理操縱要件不相容崗位/職務(wù)治理操縱權(quán)責(zé)檢查提示1.采購打算、方案的編制與審定1.1采購打算的編制與審定。需用單位（或相關(guān)操縱部門）依照生產(chǎn)經(jīng)營需要，結(jié)合預(yù)算（打算），提出物料需用申請，經(jīng)需用單位（或相關(guān)操縱部門）領(lǐng)導(dǎo)審定，報有關(guān)技術(shù)和治理部門審核，倉儲或有關(guān)部門平穩(wěn)庫存后由物資治理部門編制采購打算分管領(lǐng)導(dǎo)審定。5物料需用申請，相關(guān)部門審核意見，庫存平穩(wěn)記錄，采購打算參見《權(quán)責(zé)指引》檢查物資需用申請是否在打算內(nèi)，并經(jīng)相關(guān)部門審核，倉儲或有關(guān)部門是否平庫，相關(guān)審定是否符合《權(quán)責(zé)指

(15弓1》。分）檢查采購方案是否經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審1.2采購方案的編制與審定。采方案核，是否明確購部門依照采購打算編制采購方采購方編制參見采購物資的具案，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報相關(guān)領(lǐng)10案及審與審《權(quán)體數(shù)量、質(zhì)量導(dǎo)按《權(quán)責(zé)指引》審定。采購方案定意見核分責(zé)指要求、交貨期、應(yīng)明確采購的原則、采購的渠道、離引》采購方式等，供應(yīng)商的選擇方式和范疇等內(nèi)容。相關(guān)審定是否符合《權(quán)責(zé)指弓1》。2.2.1供應(yīng)商資源及價格信息治供應(yīng)商檢查是否建立供應(yīng)理。企業(yè)物資采購部門應(yīng)在總部供網(wǎng)絡(luò)名供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)及商的應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上建立健全本企業(yè)單，定期參見價格數(shù)據(jù)庫，選擇的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，定期考評列入名單5考評記《權(quán)有無對供應(yīng)商與價的供應(yīng)商資信及履約情形，依照考錄，相關(guān)責(zé)指定期考評記格確評結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單并報總部批件，物引》錄，對供應(yīng)商定備案。供應(yīng)商名單的確定與調(diào)整應(yīng)資價格的確定與調(diào)整(20經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按《權(quán)責(zé)指引》審定。數(shù)據(jù)庫是否報相關(guān)領(lǐng)

分）企業(yè)物資采購部門應(yīng)建立物資價格數(shù)據(jù)庫，及時收集相關(guān)物資的價格信息，定期公布物資采購的指導(dǎo)價格和參考價格，作為物資采購的要緊依據(jù)。導(dǎo)按《權(quán)責(zé)指引》審定。2.2供應(yīng)商的選擇與價格確定。由企業(yè)自行組織采購的，采購部門應(yīng)依照審定的采購方案，通過招標(biāo)、詢比價等方式確定供應(yīng)商與價格，原則上供應(yīng)商應(yīng)在總部或企業(yè)確定的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)名單中選擇，價格不得突破總部公布的采購指導(dǎo)價。通過招標(biāo)方式采購的，應(yīng)按照總部招標(biāo)治理方法執(zhí)行，對大宗、批量、重要及專門物資的采購原則上應(yīng)采取招標(biāo)方式采購；通過詢比價等非招標(biāo)方式采購的，采購部門應(yīng)堅持貨比三家、比質(zhì)比價的原則。需要談判的，應(yīng)組織相關(guān)部門就價格、要求等進(jìn)行談判，經(jīng)審核后報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按《權(quán)15物資采購實施方案，供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)名單，總部及企業(yè)采購指導(dǎo)價名目，招標(biāo)或詢比價資料，相關(guān)審批件洽商談判不得少于兩人參見《權(quán)責(zé)指引》檢查供應(yīng)商選擇是否在總部或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)名單內(nèi)，采購價格是否突破總部或企業(yè)指導(dǎo)價，采購是否通過詢比價、有無詢比價記錄，通過招標(biāo)方式采購的是否符合招標(biāo)治理規(guī)定，對大宗、批量、重要及專門物資的采購是否采取招標(biāo)方式，

責(zé)指引》審定。應(yīng)由總部集中采購的是否有違規(guī)自行采購的現(xiàn)象，相關(guān)審定是否符合《權(quán)責(zé)指引》。3.合同簽訂與治理（25分）3.1合同審核與簽訂。大宗、批量或重要的物資采購必須簽訂采購合同。合同由采購部門擬訂，經(jīng)財會、法律等部門審核后報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按《權(quán)責(zé)指引》簽署合同，同時送財會、法律等部門。5采購合同及審核意見，授權(quán)托付書參見《權(quán)責(zé)指引》檢查相關(guān)部門是否對合同進(jìn)行審核，簽訂的合同是否送交財會、法律等部門。3.2采購及供應(yīng)人員的變更備案與治理。采購人員變動時，企業(yè)采購部門應(yīng)及時將人員變動情形向供應(yīng)商備案或以書面形式通知供應(yīng)商;采購部門應(yīng)及時把握供應(yīng)商相關(guān)人員的變動情形，并將供應(yīng)商相關(guān)人員的變動情形及時通知相關(guān)部門。5相關(guān)備案或書面通知的備查資料檢查企業(yè)有無對采購及對■方供應(yīng)人員變動情形的備案治理資料，是否將有關(guān)變動情形及時通知有關(guān)部門。3.3合同變更。采購合同需要變更時，采購部門應(yīng)會同財會、法律5審核意見，合同參見《權(quán)檢查合同變更有無補充協(xié)議

等部門按原合同審簽程序辦理。補充協(xié)議（或合同變更單）等資料責(zé)指引》變更單等資料，相關(guān)審簽是否符合《權(quán)責(zé)指引》。3.合同3.4合同治理。合同治理部門應(yīng)將生效的合同統(tǒng)一連續(xù)編號，并將與合同相關(guān)的文件資料一并整理存檔，妥善治理。5合同治理臺賬檢查合同是否連續(xù)編號并存檔。簽訂與治理（25分）3.5跟蹤合同執(zhí)行。物資采購、技術(shù)、設(shè)計部門和使用單位應(yīng)對長周期的重要設(shè)備和材料編制監(jiān)造大綱，簽訂協(xié)議，落實責(zé)任，實行過程監(jiān)控。采購部門應(yīng)按照采購合同確定的制造周期、交貨時刻、工程項目進(jìn)度打算落實催交催運措施，監(jiān)督合同按期執(zhí)行。5監(jiān)造大綱及協(xié)議，催交催運記錄檢查是否落實了對長周期重要設(shè)備和材料的監(jiān)造責(zé)任，檢查采購部門是否有催交催運記錄。4.4.1物資驗收與入庫。所有采購采檢查物資入庫物資物資（含直達(dá)現(xiàn)場物資）均應(yīng)辦理驗收資購、驗收資料是否驗收入庫手續(xù)。采購物資到貨后，物資10料，庫存檢齊全，驗收入入庫治理部門應(yīng)組織采購、質(zhì)檢、倉儲明細(xì)賬驗、庫是否符合不(15等部門對到物資資進(jìn)行檢驗清點，倉儲相容要求，庫

分）質(zhì)檢部門出具檢驗報告，倉儲部門依據(jù)檢驗合格的報告辦理入庫手續(xù)，編制入庫單（入庫單應(yīng)連續(xù)編號，采購、倉儲等部門簽字），登記庫存明細(xì)脹。對檢驗不合格的物資，倉儲部門應(yīng)拒絕辦理入庫手續(xù)。分離存明細(xì)賬登記是否及時。4.2退貨、索賠與折讓。采購部門應(yīng)對不合格物資要求供應(yīng)商及時更換或整改，或提出退貨、索賠或折讓方案，報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按《權(quán)責(zé)指引》審批后辦理。5索賠或折讓方案參見《權(quán)責(zé)指引》檢查采購部門對不合格物資是否要求供應(yīng)商及時更換或整改，對無法更換或整改所提出的索賠或折讓方案，相關(guān)審批是否符合《權(quán)責(zé)指弓1》。5.采購付款與往5.1物資采購核算。財會部門依據(jù)采購合同、入庫單、發(fā)票等資料及時作賬務(wù)處理。對已入庫未取得購貨發(fā)票的物資，