物業(yè)檔案管理制度

經(jīng)典word整理文檔，僅參考，雙擊此處可刪除頁眉頁腳。本資料屬于網(wǎng)絡(luò)整理，如有侵權(quán)，請聯(lián)系刪除，謝謝！11、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作；2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱；3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件；4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更，保證信息的準確性；5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象；6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作；7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準確性。2括代理主管）負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。書面確認，如有違反的作泄密處理。8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權(quán)利。3一、制度內(nèi)容為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度二、管理目標客戶檔案資料全面、準確、有效。三、適用范圍節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：1、收集客戶單位資料2、客戶繳費記錄包括各樣應付之押金3、客戶裝修工程文件4、客戶遷入時填具之資料5、客戶資料補充6、客戶聯(lián)絡(luò)資料7、緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料8、客戶與管理處往來文件9、客戶違規(guī)事項與欠費記錄10、客戶維修記錄11、客戶投訴記錄12、客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序四、注意事項1、及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。2、協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強橫向溝通；3、做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進；4、接聽客戶投訴，解決客戶投訴；5、接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復。4加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)（大廈）的歷史資料，維護管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。（一）管理內(nèi)容：1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等；2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同（復印件），業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等；3、財務(wù)檔案：逐年形成的財務(wù)收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等；4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等；5、管理資料：綠化資料、日常巡查（清潔、維修、保安）記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。（二）管理措施：1、制定檔案制度，并嚴格執(zhí)行；2、專人管理（由負責內(nèi)勤的管理員擔任），專室專柜，編目造冊，存放