(組織設計)學習使用組織結構圖

（組織設計善習使用組織多年的企業(yè)咨詢顧問經(jīng)驗，經(jīng)過實戰(zhàn)驗證可以落地紈行的卓越管理方案，伯得您下載擁有學習使用組織結構圖概述4生成圖表5層次結構6添加形狀7添加名稱9組織結構圖的畫布10調整字體大小11縮放圖表12板式和顏色13圖表的組成部分采用不同的分支14自動套用樣式15手動設計樣式16使用"自選圖形"編輯圖表18關閉自動功能19移動或添加形狀21隱藏連接符22移動或添加形狀23將形狀組合在一起以便同時移動24課程摘要卡-使用母版進行有效設計25圖表總結25版式和十26在關閉〃自動版式〃的情況下編輯圖表27概述使用MicrosoftOffice制圖工具可以在MicrosoftOfficePowerPoint?2003中創(chuàng)建組織結構圖。您可以生成圖表和設置版式,并有效地設置樣式，還可以獲得編輯提示以幫助您對圖表做進一步的調整。課程目標在完成本課程之后，您將能夠:-生成組織結構圖層次結構并填入名稱?！鍪褂么怪焙退桨媸将@得最佳的視覺效果?！霭醇墑e為圖表看色,并增添具有專業(yè)水準的樣式。■使用"自選圖形"和連接符來調整圖表，使其符合組織的需要。如果您需要在幻燈片中包括組織結構圖圖表，請考慮在PowerPoint中創(chuàng)建該圖表。理想的PowerPoint組織結構圖是一種結構相當平坦的圖表，在每個級別上的人員數(shù)目都不太多。您還可以將組織結構分成幾個部分顯示,這樣,就能把圖表放在不同的幻燈片上。在PowerPoint中繪制圖表的優(yōu)點是,圖表將采用它所在的幻燈片的配色方案，并且，當您使用不同的配色方案時，顏色會自動更新。本課程將引導您生成一個組織結構圖,然后設置它的樣式,并更改它的結構。生成圖表有幾種進入圖示庫的方法。下面列出了其中的一種方法，以及隨后如何在幻燈片上插入組織結構圖：在"繪圖"工具欄上單擊“插入組織結構圖或其他圖示"按鈕。雙擊庫中的組織結構圖縮略圖,即會插入一個圖表。正如所謂的殊途同歸，在PowerPoint中，您也可以從幾個不同的位置打開包含組織結構圖的圖示庫。在下面這幾個位置，您都能找到一個小的圖示按鈕:■在"繪圖"工具欄上,如左圖所示?！鲈谝唤M幻燈片版式中?！鲈?插入"菜單上，"圖示"命令的旁邊。層次結構頭：所有圖表均從頭開始。"助手"位于其上司及該上司下屬的中間。下屬向更高層的某人報告,其同事與之并排排列。小灰點表示已選定該形狀,并可以向其添加相關的形狀。在PowerPoint中，組織結構圖用于顯示公司內(nèi)部的員工以及他們之間的相互關系。插入的默認組織結構圖只有幾個形狀：頂部的一個形狀代表老板，在它下面的三個形狀代表下一級別的員工。您可以在此基礎上使用以下類型的形狀生成最終的組織結構圖：■助手該類型的形狀顯示在其上司的下方以及該上司的下屬的上方。■下屬該類型的形狀恰好位于其上司的下方，并且以水平或垂直方向上（取決于您的選擇）的分支表示多個形狀?！鐾略擃愋偷男螤钆c同一級別的形狀并排排列。還可以將它們作為下屬添加到同一個上司的下面。添加形狀圖1向組織結構圖中添加"助手"形狀單擊要向其添加"助手"圖形的形狀。被選定的項將帶有灰點邊框。在工具欄的"插入形狀”菜單上，單擊“助手"。（請注意，對于此形狀而言,"同事"不可用，原因在于您無法在頂部自動添加第二個最高級別的人。）圖2添加操作之后的"助手"形狀。通過”組織結構圖”工具欄（每當選定該圖表時，即顯示該工具欄）向圖表中添加新形狀（即組織中員工的位置）O若要向圖表中添加新形狀，需要單擊要與新形狀相關的形狀，然后從工具欄中單擊下列類型之一："下屬"、"同事"或"助手"（參見圖1和2）?？旖莘绞?添加”下屬”的快捷方式是單擊工具欄上的”插入形狀”按鈕。這會在所選的任意形狀下面添加一個"下屬"形狀,并且您可以省略從菜單中選擇“下屬”的步驟?！稣堄檬髽擞益I單擊某個形狀,您將在快捷菜單上獲得所有相關的形狀類型?；尹c邊框形狀周圍的灰點表示該形狀被選定,而不是該形狀中的文本被選走。您必須先執(zhí)行該選定操作，然后才能：■刪除形狀?！鍪褂肨ab遍歷多個形狀?！鲞x定多個形狀（單擊這些形狀的同時按Ctrl）?！鍪褂?格式刷"按鈕，將樣式從一個形狀復制到另一個形狀?！鲇檬髽擞益I單擊某個形狀時,將在快捷菜單上得到圖表選項。添加名稱若要添加文本,請在形狀內(nèi)部單擊（形狀周圍將出現(xiàn)一個陰影線邊框）,并鍵入文本。若要添加名稱和其他文本，請在形狀內(nèi)部單擊并鍵入相應的文本。按Enter可在形狀內(nèi)部囪元陰影線邊框輸入文本時,該形狀周圍將變?yōu)橐粋€陰影線邊框（參見左圖）。注意到這一點很重要,因為在對文本執(zhí)行特定操作時（如編輯文本,或復制文本以便將其粘貼到其他位置）,必需先執(zhí)行這種選定（與灰點邊框相反）。對于某些涉及形狀的操作（比如使用Tab切換到各個形狀），則不應當讓此邊框出現(xiàn)。例如，如果在形狀的周圍岀現(xiàn)陰影線邊框，并且您按了Tab,則該形狀中的文本將被縮進。組織結構圖的畫布觀察形狀在畫布內(nèi)部調整大小的方式。首先突出顯示畫布區(qū)域，然后添加形狀，并且圖表調整大小以適應畫布，最后形狀和文本都變得更小。稍微變一下思路，查看一下組織結構圖周圍的區(qū)域和邊框。這是它的"畫布"，一個為了生成圖表而保留的繪圖區(qū)域。組織結構圖必須位于該區(qū)域內(nèi)部，以便每當您向圖表中添加形狀時,圖表都可以相應地重新調整自身的大小。結果，隨著您向該圖表中添加更多的形狀，您將看到形狀和文本變得更小。稍后，將介紹通過縮放功能以及使用”組織結構圖”工具欄上的”適應文字”按鈕來調整圖表的大小。調整字體大小如果插入形狀之后文本變得太小，可使用"適應文宇"使三生成圖表時,形狀內(nèi)部的文本可能變小。使用"適應文與選中圖表后，在”組織結構圖”工具欄上單擊此按鈕,字狀中的可用空間）。有時，這是需要進行的唯一調整。如果希望文本比"適應文宇"所設置的大小更大，貝炊（”格式”菜單上）來選擇字號。但您可能需要首先使形狀變此操作（請參閱下一節(jié)）O注意使用”適應文宇”也能夠使文本變得小一些。例如,放不下，則”適應文字”將按照在該形狀中容納這些文本所零這種情況下,使用"適應文宇"前最好先將該圖表適度地放刁縮放圖表通過向下拖動尺寸控點放大圖表。形狀變大后,將為大字體文本騰出更多空間。拖動尺寸控點時指針變成十字形。虛線輪廓顯示圖表的放大幅度。如果希望圖表中的形狀變大或變小,可以縮放該圖表。若要執(zhí)行縮放，請將鼠標指針指向畫布邊框上的白色尺寸控點之一，當指針顯示為雙向箭頭指針時，將邊框向內(nèi)或向夕甘短動。拖動時指針將變成十字形。若要僅在一側或從一角調整圖表的大小,只需拖動尺寸控點。若要在兩側或從所有角調整圖表的大小,請在拖動的同時按Ctrl。如果您在早些時候單擊了”適應文字”以放大圖表中的字號，然后將該圖表放大，則再次單擊”適應文宇”仍然會使字體變得更大一些。移動圖表只需使用四向箭頭指針在邊框拖動該圖表。您首先必須單擊該圖表以選走它。板式和顏色在此圖表中，形狀顏色各不相同，以便表示不同的工作等級；同時，還使用多種分支樣式以提高可讀性（"經(jīng)理"行水平放置,而"下屬"則垂直放置）。版式和設計,可以使圖表變得賞心悅目。版式是指您如何分布圖表中的各種形狀。就是說,是將其逐行排列,還是垂直堆放,或者同時采用這兩種方式。設計是指用于形狀和連接符的顏色和樣式。顏色可作為在圖表中區(qū)分位置或級別的方法。諸如斜體和陰影這樣的樣式元素會使圖表看起來更為優(yōu)美和專業(yè)，但是不可以濫用。圖表的組成部分采用不同的分支此圖表中的所有級別都有"標準"分支,這種版式較為水平，并強調組織的級別。此圖表的底部分支使用"左側下垂"和"右側下垂"版式，從而使版式更加豐富，空間利用效果更好,并重點強調單個報告組而不是報告級別。嚴格的"水平"類型的圖表結構傾向于以筆直的行來強調組織中的級別;缺點在于您可能很快用完從左到右的空間。如果您想使圖表富于變化，以及需要優(yōu)化空間使用效率，可以使組織中的某些級別垂直排列。要這樣做，請單擊要重新分支的形狀的上方位置，然后轉至”組織結構圖”工具欄上的"版式”按鈕。在此選擇一個選項，如"左側下垂"或"右側下垂”O(jiān)重新分支操作只影響極的組。默認的結構為"標準"，它將應用水平結構。自動套用樣式組織結構圖樣式庫。"自動套用格式"按鈕用于打開圖表樣式庫。樣式庫中可用樣式的示例。要進行"顏色處理"并設計該圖表中的形狀,或簡或繁可由您自由掌握?！龊唵畏绞?使用"樣式庫"O■繁瑣方式（也可能更為有趣）:借助于當前幻燈片的配色方案,自己完成所有設計。樣式庫庫樣式可以完全滿足圖表的需要，它能夠按組織級別對圖表進行看色，并使用棱臺、小括號、輪廓、漸變填充等元素設計形狀。庫樣式是一組供您選擇和應用的模板（參見左圖）。在應用樣式之后,能否對其進行自定義？您可以更改字體格式，但無法更改填充顏色或線形。還要注意：您添加的任何新形狀都將獲得該樣式的著色效果（例如，如果"助手"為粉紅色的，則所有新的”助手”都將是粉紅色的）。如果這正是您想要的結果，貝9這可能是Y優(yōu)點。如果您想有更大的控制權,則這可能是一個缺點。要打開“樣式庫”,請單擊”組織結構圖”工具欄上的”自動套用格式”按鈕。手動設計樣式填充顏色：純色或圖案、紋理、漸變或照片。它可應'用于形狀或圖表背景。線條顏色：包括使用兩種顏色的圖案。字體顏魚。線形：設置邊框和連接符的粗細。虛線線形：應用虛線或實線。在邊框或連接符上使用。與應用樣式庫中的完整樣式不同，這種設計樣式的方法需要通過選擇圖表中的級別并使用”繪圖”工具欄（參見左圖）來更改填充顏色、線條顏色、字體顏色和線形。該工具欄上的按鈕將當前幻燈片的配色方案顯示為默認選項；當然，您不必接受該配色方案。但請注意,當您應用其他配色方案時，配色方案的顏色將自動更新,而其他顏色則保持不變。重要如果您覺得可能需要對圖表進行某些高級編輯（如第3課中所討論的添加自選圖形和更改連接符）,則手動設計樣式是進行圖表設計的一種有效方式。按組選擇在第1課的練習中，您初步了解了按分支或組進行選擇的選項。這些選項位于"組織結構圖"工具欄的"選擇”菜單上。使用這些選項可以同時對圖表中的某個組設置樣式。例如，選擇所有"助手"或某個級別上的所有"下屬",可以將相同的樣式應用于所有形狀。您可以按以下類別進行分組：級別分支所有助手所有連接符您可能回想起在前面的練習中，為了選定要更改字體的所有圖表形狀，需要單擊頂部形狀”瑪吉”,然后從菜單中選擇”分支”以選定”瑪吉”下面的每個形狀。使用"自選圖形”編輯圖表在頂部有兩個老板：這是一個需要通過自選圖形逬行編輯的結構示例。如果組織結構圖選項不能直接支持您的組織結構的某些特殊需要,這時該怎么辦？例

如，您所在的組織有兩個老板，而不只是一個。怎樣編輯圖表，才能得到所需的特定結構呢？本課將告訴您怎樣做。首先，必須關閉默認情況下作為圖表一部分的自動功能。然后,使用"自選圖形"菜單中的形狀和連接符來更改圖表。關閉自動功能關閉"自動版式”后，可以對組織結構圖的結構有更大的控制權，例如，將一個形狀移至圖表通常不支持的位置。單擊"組織結構圖"工具欄上的"版式"菜單。單擊”自動版式”命令將其關閉。出現(xiàn)了新的情況?，敿闹帧都{黛特的業(yè)務能力非常出色，她現(xiàn)在成了公司的合伙人。她需要與瑪吉平起平坐。當前,沒有可以將她作為”同事”添加到最高級別的選項。關閉"自動版式"要想將形狀隨意移動，必須關閉該圖表的自動版式默認設置,這需要關閉"組織結構圖”工具欄上的"自動版式"命令（參見左圖）。當您關閉"自動版式"時，圖表中的形狀將遵循自選圖形規(guī)則,而不遵循組織結構圖規(guī)則。但首先向您提出一些忠告…關閉"自動版式”時,可能丟失一些在生成圖表時可能需要的自動功能。例如，沒有"自動版式”功能，自動分支功能（"左側下垂"、"右側下垂"等）將不可用;因此，在關閉該功能之前,請先準備好初始版式。而且,插入形狀時,它們不會自動就位。另一個考慮事項是如何設置圖表的樣式。最好的建議是，如果您知道將會關閉"自動版式”以完成某些圖表編輯或調整工作，則應手動設置圖表的樣式。即使您將一個形狀移至另f位置,”樣式庫”樣式仍將保留在該形狀中。最后,—旦"自動版式”被關閉,請將其保持關閉狀態(tài)。如果您將其關閉,手動進行調整，然后又重新將其打開，將丟失所做的調整。因此,只有當您準備使其一直處于關閉狀態(tài)時,才應將其關閉。移動或添加形狀在關閉"自動版式“的情況下,將一個自選圖形拖入新位置。選定形狀時，該形狀將具有由點均勻組成的邊框、尺寸控點和一個調整控點。拖動該形狀時,其目標位置會顯示一個輪廓,并且其連接符與其一起移動。在關閉”自動版式”的情況下選擇一個形狀時，需要注意的第T博情是：當您單擊該形狀時，它不具有常見的灰點選擇模式。其選擇模式與自動圖形的選擇模式相同（如左圖所示）:—個由點均勻組成的邊框，并帶有尺寸控點（白色圓形）和調整控點（黃色菱形）。移動形狀選擇該形狀并拖動它，如圖中所示。連接符與其一起移動（如果在”自動版式”打開的情況下執(zhí)行此操作,則該形狀將只是迅速跳回到其原始位置。）添加形狀首先選擇相關的形狀，然后在”組織結構圖”工具欄上單擊”插入形狀”。值得注意的是”所插入的形狀并未迅速跳回到指定的版式位置（這是關閉”自動版式”的結果）。該形狀只岀現(xiàn)在相關的形狀下面。請將其拖入希望的位置。隱藏連接符隱藏連接符的過程。選擇連接符（紅色的終點和黃魚的調整控點表明它被選中）。用鼠標右鍵單擊該連接符,然后在快捷菜單中單擊"設置自選圖形格式"。在對話框中的"顏色”列表中,選擇"沒有線條"。連接符與形狀一起移動當然很不錯，但當您移動一個形狀后，連接符的外觀可能并不像您所希望的那樣。如果是這樣，您必須隱藏該連接符并另外創(chuàng)建一個（如果您刪除該連接符,將同時刪除相應的形狀）O通過在"設置自選圖形格式"對話框中單擊"沒有線條"，可以隱藏連接符（參見圖片）。然后，使用”繪圖”工具欄上的”自選圖形”菜單添加新的連接符。在下一部分中，您將看到如何完成此工作。移動或添加形狀圖1要添加連接符，首先單擊"自選圏形"菜單上的連接符。圖2如何添加連接符。指向作為連接符起點的形狀，并單擊要作為起點的藍色”連接符位置"。然后,在目標形狀上執(zhí)行相同的操作,以創(chuàng)建終點。要添加新的連接符，需要從"自選圖形"菜單中選擇一個連接符（圖1）。將鼠標懸停在要連接的形狀上方時，將顯示藍色的正方形，該正方形標記出可以附加連接符的位置。請在每個形狀上分別單擊Y藍色正方形,以確定起點和終點（圖2）。您將在練習中執(zhí)行此操作。需要記住的事項連接符與形狀一起移動，因而，如果形狀之間的連接符線條不夠直，則可能需要您來負責形狀對齊（從”繪圖”工具欄中選擇”繪圖”菜單）O使用箭頭鍵調整形狀位置（以像素為增量）。關閉"對象與網(wǎng)格對齊"（從"視圖”菜單中選擇"網(wǎng)格和參考線”）,可以減少放置形狀的限制。在單擊連接符終點的同時按Shift,可使角度保持在15度以內(nèi)。將形狀組合在一起以便同時移動對形狀進行組合:選擇所有要組合在一起的形狀；在這里，共選擇三個形狀：瑪吉、伯納黛特和連接符。

在"繪圖”菜單上單擊"組合”?，F(xiàn)在,您可以將已組合的形狀拖動至所希望的位置。如果您向圖表的頂部添加了r新形狀，所有形狀都將偏離中心。要將其移至中心，請將它們組合在一切，然后拖動這些形狀。（注意:在組合形狀之后,”組織結構圖”工具欄上的某些功能不可用。例如”您不能使用"插入形狀"向已組合的形狀中插入形狀。）關于樣式的注釋如果您在已經(jīng)手動設置樣式的圖表中移動形狀，并且希望所移動的形狀具有現(xiàn)在與其相鄰的形狀的樣式,請使用”格式刷”按鈕,從一個形狀向另一個形狀復制樣式。您將在練習單元中執(zhí)行此操作。課程摘要卡?使用母版進行有效設計圖表總結單擊“圖示庫”中的組織結構圖縮略圖。要打開該庫,請執(zhí)行下列任一操作：在"幻燈片版式”任務窗格中，單擊在屏幕提示名稱中包含"內(nèi)容"的任意版式。然后,單擊該幻燈片上的"插入組織結構圖或其他圖示"按鈕。開始使用圖表■在"繪圖"工具欄上，單擊"插入組織結構圖或其他圖示"按鈕。在"插入"菜單中，單擊"圖示"。注意除了MicrosoftPowerPoint?以夕卜，還可在Microsoft?Word和MicrosoftExcel中使用"圖示庫”O(jiān)選定與新形狀相關的形狀。添加形狀2.單擊”組織結構圖”工具欄上的”插入形狀”菜單，并選擇一類形狀?？旖莘绞絾螕?插入形狀”（不必顯示菜單）可快速添加"下屬”形狀。指向位于某個邊或角上的白色圓形尺寸控點之一，使指針顯示為雙向箭頭。然后,在所需的縮放圖表方向上拖動。如果您希望同時調整兩個邊（從某個邊尺寸控點拖動）或同時調整全部四個角（從某個角控點拖動）,請在拖動的同時按Ctrl。只需在一個方向上拖動即可調整圖表大小。一些原則:調整宇體■如果在您生成圖表的過程中，形狀中的文本已經(jīng)變小，請單擊"組織結構圖”工具欄上的"適應文宇",將字號增大一磅或兩磅。在設置完圖表的版式后，字體可能再次減小。此時，最好將該圖表放大一點，并再次單擊”適應文字”O(jiān)-如果某些文本對于形狀來說太大,則”適應文字”會減小這些文本的大/」\,以使其適應形狀，并將統(tǒng)一減小其余圖表文本的大小。一種備選方法是放大該圖表，使其略高一些或略寬一些,直至文本適應相應的形狀。另外，您始終可以使用"字體"對話框（"格式"按鈕）來調整字體。要這樣做,請選定圖表并應用不同的大小。版式和設計使用”組織結構圖"工具欄上的”選捋’按鈕,進行下列類型的選擇:■所有助手：單擊圖表上的某個"助手"形狀,然后單擊”所有助手”。按組選定形狀或連接符—個分支：單擊您要選擇的分支的頂部,然后單擊〃分支"。