促進(jìn)行政組織有效溝通方法

促進(jìn)行政組織有效溝通方法(1)應(yīng)做好溝通的準(zhǔn)備工作(2)及時(shí)反饋與跟蹤(3)行政組織溝通在行政管理活動(dòng)中起到非常重要的作用，下面是的我為大家整理的一些有關(guān)的資料，。(1)應(yīng)做好溝通的準(zhǔn)備工作(2)及時(shí)反饋與跟蹤(3)改善行政組織的結(jié)構(gòu)(4)健全組織溝通的機(jī)制(5)創(chuàng)造良好的溝通氛圍(6)改進(jìn)溝通技巧，充分利用主動(dòng)傾聽(7)建立必要的反饋機(jī)制.(8)考慮文化、環(huán)境等外在因素對(duì)溝通的影響(9)秉持一定的溝通處理原則行政組織溝通指什么行政組織溝通是指在行政管理活動(dòng)中，行政組織與外界環(huán)境之間，行政組織內(nèi)部各部門、層級(jí)、人員之間信息的交流與傳遞過程。行政組織溝通的障礙結(jié)構(gòu)障礙即因組織結(jié)構(gòu)不合理而引起溝通的障礙政府的組織體制主要還是以有嚴(yán)密等級(jí)結(jié)構(gòu)、嚴(yán)格規(guī)范約束的官僚制為主的組織形式。而在這種層級(jí)體制中，溝通分為縱橫兩個(gè)方向，縱向如省一市一縣、部一司一處一科結(jié)構(gòu)，橫向包括平級(jí)間的互動(dòng)。信息在這兩條傳播路徑中，不斷出現(xiàn)流失、失真現(xiàn)象，影響信息的真實(shí)性。中間層次會(huì)刪減對(duì)其不利的資料，代之以虛假信息，從而造成決策失誤。同時(shí)，隨著社會(huì)的進(jìn)步，信息量前所未有地劇增，過多層級(jí)削弱了信息的流量與時(shí)效性。地位上的障礙工作人員在機(jī)關(guān)組織中的地位不一樣，因此對(duì)問題的看法不一樣，心態(tài)也不一樣，所以容易在溝通作法與溝通信息方面產(chǎn)生障礙，大致表現(xiàn)為：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)由于不了解溝通的重要性，認(rèn)為只要由上面直接下命令，部屬照章行事即可，因此不愿推動(dòng)溝通工作;上級(jí)或多或少存有自是、自傲的心理，認(rèn)為他的看法和作法一定比部屬強(qiáng)，因此表現(xiàn)出不屑聽取部屬意見的態(tài)度;上級(jí)常存有“民可使由之，不可使知之”的觀念，認(rèn)為部屬只要聽命令行事就好，不必多問，帶有“愚民政策”性質(zhì);部屬常存有自卑、自保的心理，在“多說多錯(cuò)，不說不錯(cuò)”觀念下，不愿表示意見;部屬對(duì)上司常常只報(bào)喜不報(bào)憂，歪曲事實(shí)，蒙蔽真相。主管與部屬可能因需要不一致、觀念不同、利害不一、地位有別等，而造成隔閡，難以坦誠溝通。上述種種情況都是因?yàn)榈匚徊罹喽斐傻?，?duì)此，參與溝通的當(dāng)事人應(yīng)該有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)，尤其是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)主動(dòng)打破這些地位上的距離，與下屬之間保持良好關(guān)系，確保溝通的質(zhì)量。促進(jìn)有效溝通的原則1、善于傾聽據(jù)國外學(xué)者研究,一般情況下,人在傾聽時(shí)的效率大約僅有25,也就是說在75的交流時(shí)間里,你沒有能明白對(duì)方要表達(dá)的含義。因此,為了達(dá)到溝通的目的,交流的時(shí)候首先要全神貫注于對(duì)方,讓對(duì)方感到你是在聽,使對(duì)方有一種滿足感,也只有認(rèn)真地聽,才能明白領(lǐng)導(dǎo)交代的事務(wù)和同事反映的事項(xiàng),從而做出正確的判斷。其次要適時(shí)插話,調(diào)動(dòng)對(duì)方的情緒。中途插話會(huì)顯得不禮貌,不說話卻又會(huì)讓對(duì)方感到尷尬。最好的方式就是邊聽邊交流,運(yùn)用語言、表情、手勢等多種形式,在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候給予反映,對(duì)肯定的問題表示接受,對(duì)不確定的問題及時(shí)提出疑問,從而確保能夠準(zhǔn)確地完成領(lǐng)導(dǎo)所交代的任務(wù)。2、與人為善（一）真誠的溝通還要做到與人為善,做到尊重與包容。美國行為科學(xué)家馬斯洛的需要層次理論認(rèn)為,人的需要分生理、安全、社交、尊重、自我實(shí)現(xiàn)五個(gè)層次。毫無疑問,尊重是人際溝通的重要原則。作為秘書,既要尊重領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威,也要尊重同事的權(quán)益。尤其是在與同事的相處中,要做到不在同事面前說三道四;不能因?yàn)閷?duì)某個(gè)人有意見或看不慣,就不屑于與其說話;不能因?yàn)橥碌囊稽c(diǎn)小缺點(diǎn)就不斷地挖苦諷刺;答應(yīng)別人的事情一定要努力做到;對(duì)每一位同事都要平等相待,這樣才能取得同事的信賴,建立起良好的人際關(guān)系網(wǎng),進(jìn)而提高工作效率。（二）準(zhǔn)確、及時(shí)原則作為領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間的中間人,秘書在進(jìn)行溝通時(shí),信息的傳遞一定要準(zhǔn)確。一方面要準(zhǔn)確地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容,另一方面也要準(zhǔn)確地傳達(dá)下屬的意見和建議。秘書在信息溝通傳遞的過程中,千萬不能任意地添加自己的主觀理解,而造成溝通的誤解。準(zhǔn)確性還表現(xiàn)在用于溝通的語言必須是清晰、明確的。在溝通時(shí),清楚地使用普通話,聲音洪亮;不寫錯(cuò)別字和冷僻字,對(duì)文字進(jìn)行組織整理,都能提高溝通的準(zhǔn)確性。信息時(shí)代,能否及時(shí)掌握關(guān)鍵信息成為競爭成敗的重要因素。因此秘書與領(lǐng)導(dǎo)、同事溝通一定要及時(shí)。只有及時(shí)地把領(lǐng)導(dǎo)的意圖傳達(dá)下去,才能保證組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn);也只有及時(shí)地把下屬的意見反映上來,才能為領(lǐng)導(dǎo)者決策提供依據(jù),使組織能良性發(fā)展。在這里,秘書還要注意一個(gè)問題,傳達(dá)信息時(shí)要找對(duì)人,即面對(duì)同一條信息,誰應(yīng)該是第一個(gè)知道的,哪些人可以被傳遞,而哪些人是不要被傳遞的,都要作出正確判斷,這樣才能將信息更加及時(shí)地傳遞出去,提高溝通效率。溝通的方法與技巧（一）口頭溝通及技巧口頭溝通大致包括面談、會(huì)議、演講、廣播、電話聯(lián)絡(luò)等方式,都是以語言為主要溝通媒介的。它的優(yōu)點(diǎn)在于能夠使對(duì)方感到親切,可以當(dāng)面獲知對(duì)方的反映,溝通速度快。同時(shí)它也存在著一些不足,如口頭溝通的過程中容易滋生謠言、口齒不清或鄉(xiāng)音過重使對(duì)方不易了解等。針對(duì)以上情況,在口頭溝通的時(shí)候一些技巧的使用會(huì)有助于提高溝通的效果。首先,進(jìn)行語言表達(dá)時(shí)要做到明確、簡潔。事件本身是什么就是什么,有一是一,實(shí)事求是,絕不能模棱兩可,更不能添油加醋。同時(shí),秘書在進(jìn)行事件敘述時(shí),要分清主次,突出重點(diǎn),不講空話廢話,刪除語言表達(dá)中多余的成分,做到言簡意豐。其次,進(jìn)行語言表達(dá)時(shí)還要做到委婉、通俗。同樣一句話,用不同的語氣表達(dá)出來,結(jié)果就會(huì)很不一樣。秘書無論是與領(lǐng)導(dǎo)溝通,還是與同事溝通,應(yīng)盡量使用陳述的、溫和的、禮貌的語氣,同時(shí)用口語化、大眾化的語言進(jìn)行表達(dá),會(huì)更加有利于溝通的雙方交流、理解。（二）文字溝通及技巧文字溝通主要是以文字為溝通媒介的。它的優(yōu)點(diǎn)在于可以在溝通前斟酌文句以求得表達(dá)的最佳效果,可以防止轉(zhuǎn)述時(shí)的遺漏和曲解,可以長期保存以備日后查考,法律責(zé)任明確。當(dāng)然文字溝通也存在著不足,如溝通的速度慢,且由于人們理解能力不同,同樣的文字不同的人也會(huì)有不同的理解,會(huì)有不同的溝通效果等。因此在進(jìn)行文字溝通時(shí),要盡量避免錯(cuò)別字、冷僻字的使用,按照正規(guī)的公文寫作要求,簡潔、平實(shí)地進(jìn)行寫作。（三）消除溝通障礙溝通時(shí)產(chǎn)生的種種障礙不利于溝通的進(jìn)行。造成溝通障礙的因素很多,比如心理障礙、語言符號(hào)障礙、認(rèn)識(shí)和理解障礙、身份地位障礙、非語言符號(hào)的模糊性引起的障礙等。認(rèn)清阻礙有效溝通的種種因素,在實(shí)際的溝