某集團OA系統(tǒng)深度應用分析報告

集團OA系統(tǒng)深度應用分析報告部門：企業(yè)管理與發(fā)展總部匯報人：季明淵時間：2009年9月24日項目概述大綱應用現(xiàn)狀現(xiàn)狀分析推廣方案

領導支持與決策項目概述08年8月~10月系統(tǒng)選型招標三輪評選考察08年11月~12月項目準備與啟動系統(tǒng)需求調研系統(tǒng)安裝系統(tǒng)資料的錄入系統(tǒng)測試用戶培訓08百年12月~09年3月項目一期：集團公司系統(tǒng)需求調研系統(tǒng)管理員培訓用戶培訓09年7月~10月項目三期：子公司子公司系統(tǒng)管理員培訓子公司系統(tǒng)搭建子公司系統(tǒng)操作培訓子公司系統(tǒng)運行1234509年4月~6月項目二期：在漢公司前期準備項目啟動大會

目前集團公司和在漢公司OA每日登陸人數(shù)、在線人數(shù)不斷增加，但流程發(fā)起數(shù)量增長率、知識文檔發(fā)布數(shù)量增長緩慢，其他一些功能模塊的使用也不如預期，因此特對OA使用現(xiàn)狀進行深入分析，并提出解決方案，以期改變現(xiàn)有狀況，真正達到高效九州通的目標。

應用現(xiàn)狀--每日登陸情況

從上圖可知，目前OA11點在線人數(shù)為150人左右，單日登入總人數(shù)保持在700人左右，單日登入總次數(shù)在1500次左右；與已分配OA賬戶的人數(shù)4000人左右相比，OA的登陸率較低。應用現(xiàn)狀--流程模塊（1）

集團公司共配置56個流程，46個流程正式上線使用，3個延期使用，7個，試行后，不符合集團需求而停用。1）一期，上線20個流程；2）二期，企管部調研，上線10個流程；項目組協(xié)調上線11個流程；3）三期，上線5個流程。

應用現(xiàn)狀--流程模塊（2）

自7月21日，集團OA項目三期啟動以來，項目組專注子公司OA項目實施，在漢公司OA系統(tǒng)應用督導力度減弱。雖然流程發(fā)起數(shù)量持續(xù)增長，但流程歸檔率明顯下降。應用現(xiàn)狀--流程模塊（3）其中使用最廣泛的是信息服務站、集團請假申請、會議室申請及集團公文制發(fā)流程。應用現(xiàn)狀--流程模塊（4）應用現(xiàn)狀—知識模塊（1）

應用現(xiàn)狀--知識模塊（2）

截止到8月23日，OA辦公系統(tǒng)中總共有3080條知識記錄。其中，除去公司制度與流程、九州通集團公文、協(xié)作區(qū)附件目錄、部分工作流程附件等，員工自主上傳知識文檔僅2163條，與現(xiàn)有OA賬號的員工4000人相比，人均上傳文檔不足一條。應用現(xiàn)狀—日程模塊OA日程使用跟蹤表人力資源總部1物流管理總部0財務部0信息技術總部1資金管理總部1/2技術研發(fā)總部0信用管理總部0電子商務總部1/2采購管理總部0投資管理總部0營銷管理總部1/2基建管理總部0原料管理總部0質量管理總部1/2醫(yī)療器械總部1法務管理總部0大藥房連鎖公司0審計總部0企業(yè)管理與發(fā)展總部1行政管理總部1/2文化與品牌發(fā)展總部0

注：0表示未使用，1表示已使用,1/2表示部分使用；截止到8月23日，集團公司21個部門，只有人力資源總部、醫(yī)療器械總部、企業(yè)管理與發(fā)展總部、信息技術總部4個部門全員使用OA日程管理，實現(xiàn)上級查看下級工作日志，層層查看、督導，以方便中高層領導及時掌握部門工作進度。除了上述4個部門，還有資金管理總部、營銷管理總部、電子商務總部、質量管理總部、行政管理總部5個部門的部分員工使用OA日程模塊，計劃并跟蹤自己的工作。應用現(xiàn)狀—會議模塊

“我的會議”模塊使用情況較好，會議室基本通過OA在線申請，在線批復。應用現(xiàn)狀—協(xié)助模塊

本模塊處于基本無人使用狀態(tài)，權限限制太多，一般用戶無權建立我的協(xié)助。應用現(xiàn)狀—項目管理模塊

本模塊處于基本無人使用狀態(tài)，項目管理還沒有形成使用的習慣?？梢箜椖吭贠A實現(xiàn)管理?，F(xiàn)狀分析（1）

根據(jù)以上各模塊使用情況進行深入分析，造成OA使用情況不理想的主要原因有以下幾點：一、功能方面：現(xiàn)狀分析（2）

二、其他方面推廣方案

（一）OA集團門戶改革方案1.實施時間：2009年10月1日——2009年10月30日2.實施責任人：企管總部、信息總部3.實施簡介：（1）開放“通知與公告”權限，提供給各部門發(fā)布正式信息使用；（2）“活動剪影”的內容合并到“公司新聞”；（3）原“活動剪影”更名為“員工服務”，供各部門發(fā)布與工作無關的相關信息；（4）行政總部嚴格履行其信息發(fā)布責任；（5）調整門戶各元素排列順序。推廣方案

4.提交成果：集團門戶完成全面改革，部門信息發(fā)布不再通過AM進行發(fā)布。5.領導決策與支持：（1）集團發(fā)文禁止在AM上發(fā)布相關部門的群發(fā)信息；（2）企管總部每周對利用AM群發(fā)信息和不履行信息發(fā)布責任的部門進行全集團通報。推廣方案

（二）知識管理項目方案1.實施時間：2009年11月1日——2009年11月30日2.實施責任人：企管總部、集團各總部3.實施簡介：（1）制定《知識文檔共享激勵辦法》，每月評選三名OA之星，對上傳文檔量最多的員工、單篇文章綜合打分最高的員工、單篇文章回復最多的員工進行獎勵，獎金為100元；（2）各部門對部門所擁有的知識文檔進行整理后上傳到OA，并制作知識地圖，以方便其他員工獲取文檔。推廣方案

4.成果提交：（1）自主上傳文檔數(shù)量出現(xiàn)明顯增長；（2）集團“虛擬圖書館”建立，跨部門、跨公司實現(xiàn)知識共享。5.領導決策與支持：對激勵金額的確定推廣方案（三）功能模塊推廣方案1.實施時間：2009年10月1日——2009年11月31日2.實施責任人：企管總部3.實施簡介：（1）《我的日志》推廣所有員工包括中高層必須每日填寫工作日志，企管總部實行每日通報；推廣方案（2）《我的流程》推廣

上述18個流程，前8個流程在5月19日強制線上申請以來，效果良好，也得到用戶一直好評。其他10個流程是各部門調研后，建議可強制線上申請的流程，這18個流程可以實現(xiàn)全面強制上線，企管總部以集團名義發(fā)文，全面廢除紙單，18個流程必須通過OA申請，不再認可紙單的有效性。推廣方案推廣方案（3）功能模塊培訓1企管總部制作OA操作考核試題，在人力資源總部組織的新員工培訓上進行OA培訓，并進行操作考試，分數(shù)計入綜合成績；2每周隨機挑選一個部門，進行員工OA操作抽查，對達不到操作標準的員工和部門進行通報，并要求兼職管理崗組織全員再培訓；3向提出特定培訓需求的部門或人員提供培訓。推廣方案4.提交成果：（1）集團全體員工使用OA安排每日工作（2）18個上線流程全面廢止紙單，提高流程效率（3）所有員工和管理者具備熟練使用OA的操作技能5.領導決策與支持：（1）所有中高層必須使用《我的日志》安排每日工作，企管部有權執(zhí)行監(jiān)督責任，對不履行責任的相關人員進行通報；（2）所有部門必須廢止紙單，使用18個上線流程，企管總部有權對還存在紙單申請的部門進行監(jiān)督和通報；（3）企管總部有權對員工OA操作達不到標準的部門和員工進行通報。推廣方案

（四）“我的項目”推廣方案1.實施時間：2009年10月1日——2.實施責任人：企管總部、文品總部3.實施簡介：（1）企管總部及物流總部作為定點試用部門，在經(jīng)過培訓后，開始使用“我的項目”，試用期為三個月；（2）試驗期結束后，企管總部和物流總部組織開展“我的項目”使用經(jīng)驗交流和總結；（3）企管總部對各部門進行集中培訓；（4）文品總部制作宣傳短片、宣傳折頁和使用手冊進行宣傳；（5）企管總部每周檢查各部門的“我的項目”使用情況和解決問題，并提供再培訓服務。推廣方案

4.提交成果：所有部門的項目工作均采用《我的項目》實現(xiàn)項目啟動、計劃、執(zhí)行、控制和結束全程監(jiān)控，項目人員充分交流，項目資料實現(xiàn)共享、項目經(jīng)驗得到總結等多種功能。5.領導決策與支持：宣傳方式推廣方案

（五）流程OA上線及優(yōu)化機制1.開始時間：2009年11月1日——2.責任部門：企管總部3.實施簡介：（1）企管總部通過調研或是接受別的部門申請配置新流程，新流程試用期一個月，試用通過后實現(xiàn)正式上線。（2）企管總部制定流程節(jié)點耗時標準，對現(xiàn)有上線的流程進行效率監(jiān)控，每周進行通報；（3）企管總部每月收集流程運行情況，對出現(xiàn)問題最多的流程進行審查，并實行優(yōu)化配置；（4）企管總部每月對上線流程進行梳理，及時廢止不再使用的流程；推廣方案

4.提交成果：流程OA上線及優(yōu)化機制建立5.領導決策與支持：企管總部有權對超過流程耗時標準的審批人員進行通報。（六）OA日常督導及服務機制1.開始時間：2009年10月1日——2.責任人：企管總部、信息總部3.機制簡介：推廣方案

推廣方案

（1）督導1企管總部每周對利用AM群發(fā)信息和不履行信息發(fā)布責任的部門進行全集團通報；2企管總部每月評選三名OA之星，發(fā)放獎金；3企管總部對《我的日志》使用情況執(zhí)行監(jiān)督責任，對不履行責任的相關人員進行通報；4企管總部對各部門使用強制上線流程的情況進行監(jiān)督和通報；5企管總部對員工OA操作達不到標準的部門和人員進行通報，并督導兼職管理崗組織培訓；6企管總部每周檢查各部門的“我的項目”使用情況并解決問題；7企管總部每周對超過流程耗時標準的審批人員進行通報。推廣方案

（2）服務1信息總部收集OA日常問題及解決方式，編制解決手冊，并進行分發(fā)；2企管總部根據(jù)各部門需要，協(xié)助配置部門OA門戶；3企管總部根據(jù)各部門所提需求，聯(lián)合信息總部對OA應用進行二次開發(fā)；4企管總部根據(jù)需求提供特定培訓服務。4.提交成果：（1）集團OA日常督導及服務機制（2）《OA系統(tǒng)運行管理辦法》推廣方案

演講完畢，謝謝觀看！內容總結集團OA系統(tǒng)深度應用分析報告。部門：企業(yè)管理與發(fā)展總部。時間：2009年9月24日。雖然流程發(fā)起數(shù)量持續(xù)增長，但流程歸檔率明顯下降。本模塊處于基本無人使用狀態(tài)，項目管理還沒有形成使用的習慣。根據(jù)以上各模塊使用情況進行深入分析，造成OA使用情況不理想的主要原因有以下幾點：。（2）“活動剪影”的內容合并到“公司新聞”。（3