表處理軟件Excel56課件

第六章表處理軟件ExcelExcel2000是美國Microsoft（微軟）公司2000年推出的Office2000辦公軟件家族成員之一，是一種表處理軟件。中文Excel2000需要在中文Windows98/2000/XP環(huán)境下運行。本章以中文Excel2000為版本，主要介紹它的一些基礎(chǔ)知識、基本操作、工作表編輯與修飾、工作簿編輯、繪制圖表和數(shù)據(jù)庫管理。3/9/20231Excel表處理軟件6.1Excel概述

6.1.1Excel2000的功能及特點

1．

Excel2000的功能Excel是一個優(yōu)秀的電子表格軟件，它主要包括三大功能：(1)

電子表格中的數(shù)據(jù)處理在電子表格中允許輸入多種類型的數(shù)據(jù)，可以對數(shù)據(jù)進行編輯、格式化，利用公式和函數(shù)對數(shù)據(jù)進行復(fù)雜的數(shù)學(xué)分析及報表統(tǒng)計。(2)

制作圖表可以將表格中的數(shù)據(jù)以圖形方式顯示。Excel2000提供了十幾種圖表類型，供用戶選擇使用，以便直觀地分析和觀察數(shù)據(jù)的變化及變化趨勢。(3)

數(shù)據(jù)庫管理方式Excel2000能夠以數(shù)據(jù)庫管理方式管理表格數(shù)據(jù)，對表格中的數(shù)據(jù)進行排序、檢索、篩選、匯總，并可以與其他數(shù)據(jù)庫軟件交換數(shù)據(jù)，如FoxBASE、FoxPro等。2．

Excel2000的特點Excel2000是美國微軟公司推出的新版本，與早期的Excel5.0、Excel7.0、Excel97相比，在上述三個功能的基礎(chǔ)上又增加了新的功能與特點：(1)

Web網(wǎng)頁制作功能，用戶可以方便地在Excel2000中制作網(wǎng)頁頁面。(2)

對數(shù)據(jù)透視表的使用進行了改進，增加了數(shù)據(jù)透視圖。(3)

字體設(shè)置進一步完善，可以直接地觀看字體的顯示效果。(4)

用戶可以將工作表保存為網(wǎng)頁3/9/20232Excel表處理軟件6.1.2Excel2000的啟動與退出1．Excel2000的啟動（1）擊Windows桌面底部的“開始”按鈕，打開“開始”菜單，把鼠標(biāo)指針移到其中的“程序”選項，在其右側(cè)的級聯(lián)菜單中選擇“MicrosoftExcel”。（2）如果Windows桌面上有MicrosoftExcel圖標(biāo)，雙擊它即可啟動Excel。（3）通過雙擊Excel文檔啟動Excel。2．Excel2000的退出(1)單擊Excel窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕。(2)單擊Excel窗口的“文件”菜單，選擇“退出”命令。(3)單擊Excel窗口標(biāo)題欄左端的控制菜單按鈕，選擇控制菜單中的“關(guān)閉”命令。(4)快捷鍵Alt+F4。3/9/20233Excel表處理軟件2.Excel窗口完成Excel的啟動后，系統(tǒng)打開Excel窗口并自動建立一個名為“Book1”的空工作簿，光標(biāo)定位在第一張工作表Sheet1的第一個單元格位置等待用戶輸入數(shù)據(jù)。Excel窗口的組成如下圖所示。

標(biāo)題欄菜單欄常用工具欄格式工具欄狀態(tài)欄名稱框全選按鈕行號編輯按鈕編輯欄活動單元格列號單元格標(biāo)簽滾動按鈕工作表標(biāo)簽3/9/20235Excel表處理軟件中文Excel2000窗口，其中：

名字框：用于顯示或定義單元格名或單元格區(qū)域名。編輯按鈕：依次是“取消”、“輸入”和“編輯公式”。其功能是在編輯欄內(nèi)輸入或編輯數(shù)據(jù)時，單擊“取消”按鈕會取消剛剛輸入或修改過的字符，使之恢復(fù)原樣；單擊“輸入”按鈕表示確認(rèn)單元格中的數(shù)據(jù)；單擊“編輯公式”按鈕會打開函數(shù)對話框，在對話框中選擇需要的函數(shù)，被選中的函數(shù)會自動插入到當(dāng)前文本中的光標(biāo)位置。編輯欄：用于顯示或編輯活動單元格的內(nèi)容。在單元格內(nèi)輸入或編輯數(shù)據(jù)的同時也會在編輯欄中顯示其內(nèi)容。全選按鈕：單擊全選按鈕會選定當(dāng)前工作表的所有單元格，再次單擊則撤消。列號和行號：列號和行號連接在一起構(gòu)成單元格在工作表中的地址，即坐標(biāo)。描述時先列號后行號。如A1、B5、D20等。列號用字母表示，從A～Z、AA～AZ、BA～BZ、…、IA～I(xiàn)V，共256列。行號用數(shù)字表示，從1～65536。單元格與活動單元格：工作表中行與列圍成的矩形區(qū)域稱為一個表格單元，簡稱單元格。每個單元格都有其固定的地址，用戶可以把數(shù)據(jù)輸入到單元格中保存起來。如果用鼠標(biāo)指針(空心十字形狀)單擊某單元格，使它呈現(xiàn)黑色的邊框，這個單元格就是活動單元格，用戶輸入、編輯數(shù)據(jù)都需要在活動單元格進行，每個單元格最多可以容納32000多個字符。標(biāo)簽滾動按鈕：從左向右依次是翻到第一個工作表、向前翻一個工作表、向后翻一個工作表和翻到最后一個工作表四個按鈕。工作表標(biāo)簽：新建的工作簿系統(tǒng)默認(rèn)提供3個工作表，可以增加工作表數(shù)量，但最多不能超過255個。Excel為每個工作表進行了自動命名。如Sheet1、Sheet2等，用戶可以重新定義工作表名。用鼠標(biāo)左鍵單擊工作表標(biāo)簽可以實現(xiàn)工作表之間的切換，被選中的工作表稱為當(dāng)前工作表，即Excel窗口當(dāng)前顯示的工作表。狀態(tài)欄：用于顯示當(dāng)前命令或操作的有關(guān)信息。

3/9/20236Excel表處理軟件6.2Excel的基本操作

6.2.1工作簿的創(chuàng)建、保存與打開1.工作簿的創(chuàng)建啟動Excel之后，系統(tǒng)首先顯示Excel窗口，并自動建立一個名為“Book1”的空工作簿；也可以在Excel窗口中，單擊“文件”菜單的“新建”命令，在彈出的“新建”對話框中選擇需要的某種模板，以創(chuàng)建基于該模板樣式的工作簿；還可以單擊常用工具欄的“新建”按鈕，創(chuàng)建新工作簿。Excel允許創(chuàng)建多個工作簿，它將按照新建工作簿的順序，分別賦予新工作簿一個臨時的文件名，如Book1、Book2、Book3等，保存工作簿時再重新命名。2.工作簿的保存(1)新工作簿和換名工作簿的保存新工作簿的保存可以單擊工具欄中的“保存”按鈕，或單擊“文件”菜單的“保存”命令。如果把當(dāng)前編輯的工作簿換名保存，需要單擊“文件”菜單的“另存為”命令，它們都會彈出一個“另存為”對話框。在對話框的“保存位置”可以打開下拉列表，從中選擇需要的磁盤及文件夾，系統(tǒng)默認(rèn)是當(dāng)前盤的MyDocuments文件夾。在對話框下方的“文件名”欄中輸入一個新的文件名，因為Excel文件的擴展名默認(rèn)是XLS，因此可以省略。如果需要更改保存的文件類型，可以打開“保存類型”下拉列表，選擇其中的任何一種類型。輸入完畢后單擊“保存”按鈕或按回車鍵。換名工作簿的保存是把當(dāng)前正在編輯的工作簿用另外一個新的文件名保存在磁盤上，不破壞磁盤原文件內(nèi)容，可起到工作簿備份的作用，同時，當(dāng)前窗口打開的是這個新保存的工作簿。(2)舊工作簿的保存如果當(dāng)前編輯的是舊工作簿且不需要換名保存，可以單擊工具欄中的“保存”按鈕，或單擊“文件”菜單的“保存”命令，系統(tǒng)不會出現(xiàn)“另存為”對話框，而直接保存到原來的舊工作簿之中，以新內(nèi)容代替舊內(nèi)容，當(dāng)前編輯狀態(tài)保持不變。

3/9/20237Excel表處理軟件6.2.2輸入數(shù)據(jù)1單元格與單元格區(qū)域的選定Excel啟動之后，光標(biāo)自動定位在第一個工作表Sheet1的A1單元格，它的周圍呈現(xiàn)黑色邊框，稱活動單元格，即當(dāng)前接收輸入數(shù)據(jù)的單元格。(1)活動單元格的選定用鼠標(biāo)左鍵單擊某單元格，光標(biāo)就會立即移到那個單元格，使其變成活動單元格。使用鍵盤的上、下、左、右光標(biāo)移動鍵可以移動光標(biāo)到某一單元格。如果先按住Ctrl鍵不放，再按光標(biāo)移動鍵，光標(biāo)就會按鍵頭指示的方向，跳過中間所有的空單元格而定位到下一個非空單元格，使用這種方法可以把光標(biāo)移到最后一行或最后一列。PgUp鍵和PgDn鍵可以進行上翻屏和下翻屏。(2)單元格區(qū)域的選定選定單元格區(qū)域可以用鼠標(biāo)左鍵單擊起始單元格，然后按住鼠標(biāo)左鍵不放，拖動鼠標(biāo)至終止單元格，釋放左鍵，兩個單元格所圍成的矩形區(qū)域被被選定。也可以單擊起始單元格，按住Shift鍵不放，再單擊終止單元格。如果選定不連續(xù)的單元格，可先按住Ctrl鍵不放，然后再用鼠標(biāo)一個區(qū)域一個區(qū)域的選定。3/9/20239Excel表處理軟件2.輸入數(shù)據(jù)Excel的數(shù)據(jù)類型包括字符型、數(shù)值型、日期型、時間型和邏輯型，另外還可以在單元格輸入批注信息及公式。(1)輸入字符型數(shù)據(jù)字符型數(shù)據(jù)是指首字符為字母、漢字或其他符號組成的字符串，字符數(shù)可達(dá)32000多個，在單元格中默認(rèn)是左對齊。如果輸入的字符數(shù)超出了單元格的顯示寬度仍可繼續(xù)輸入，表面上它會占據(jù)右側(cè)單元格的位置，實際上仍屬本單元格內(nèi)容，一旦確認(rèn)將出現(xiàn)兩種情況：若右側(cè)單元格為空，當(dāng)前輸入的字符照原樣顯示；若右側(cè)單元格非空，超寬的字符就會隱藏，但不會丟失，右側(cè)單元格中的內(nèi)容又會立即恢復(fù)顯示。確認(rèn)輸入的數(shù)據(jù)有幾種操作，可以按光標(biāo)移動鍵、回車鍵或用鼠標(biāo)單擊其他單元格等。有時需要把一些數(shù)字串作為字符型數(shù)據(jù)輸入。如電話號碼、郵政編碼、身份證號碼等。為避免直接輸入這些純數(shù)字串Excel把它當(dāng)作數(shù)值型數(shù)據(jù)，可以在輸入項前面添加撇號或者是=”數(shù)字串”。如’62574832、=”100872”，一旦確認(rèn)，輸入項前后添加的符號會自動取消。3/9/202310Excel表處理軟件(2)輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)可以使用普通記數(shù)法。如256、-16384、3.14。也允許使用科學(xué)記數(shù)法。如1024.768可輸入1.024768E3或者1.024768e3。0.0321可輸入3.21E-2，其中的E3和E-2表示10的3次方和10的-2次方，字母E大小都可以。正數(shù)前面的加號可以省略，負(fù)數(shù)可用一對圓括號代替負(fù)號。如+512可輸入512，-15.8可輸入(15.8)或直接輸入-15.8。數(shù)的前面可以加$或￥符號具有貨幣含義，計算時不受影響。若在數(shù)尾加%符號，表示該數(shù)要除以100。如26.75%，在單元格內(nèi)雖然顯示26.75%，但實際數(shù)值是0.2675。純小數(shù)可以省略小數(shù)點前面的0。如0.384可輸入.384。允許加分節(jié)符。如65536，可輸入65,536。可以用分?jǐn)?shù)形式輸入數(shù)值，但輸入時必須先以零開頭，然后按一下空格鍵，再輸入分?jǐn)?shù)。如02/5、05/12、07/16。輸入的數(shù)值型數(shù)據(jù)在單元格中只保留15位數(shù)字精度，其后的數(shù)字自動為0，并右對齊。(3)輸入日期/時間型數(shù)據(jù)輸入日期型數(shù)據(jù)的常用格式為：年/月/日或年-月-日，如2002/9/1或2002-9-1?？梢允÷阅攴?，如1/5、12-26，在單元格中顯示的結(jié)果為一月五日、十二月二十六日。若在單元格中插入當(dāng)前系統(tǒng)日期可按Ctrl+；(分號)。輸入時間型數(shù)據(jù)的常用格式為：小時分:秒。如518:30、2048:45。若在單元格中插入當(dāng)前系統(tǒng)時間可按Ctrl+Shift+；(分號)。輸入的數(shù)據(jù)在單元格中右對齊。(4)輸入邏輯值型數(shù)據(jù)可以直接輸入邏輯值TRUE(真)或FALSE(假)。一般情況是數(shù)據(jù)之間進行比較運算時，Excel判斷之后，在單元格中自動產(chǎn)生的運算結(jié)果TRUE或FALSE，并居中顯示。

3/9/202311Excel表處理軟件6.2.3輸入公式及函數(shù)1．運算符的使用公式中可以使用圓括號，并允許圓括號嵌套，計算順序是先內(nèi)層后外層。下面是Excel常用的一些運算符。(1)算術(shù)運算符算術(shù)運算符包括：+加、-減、*乘、/除、∧乘冪、%百分比。其運算結(jié)果為數(shù)值型。如A1單元格中輸入=48+7*3-36/2+4∧2，確認(rèn)后，在A1單元格中只顯示67。(2)字符串運算符字符串運算符也稱字符串連接符，用&表示。它用于將2個及2個以上的字符型數(shù)據(jù)按順序連接在一起組成一個字符串?dāng)?shù)據(jù)。如A1單元格輸入的是“計算機”，A2單元格是“應(yīng)用”，A3單元格是“基礎(chǔ)”，若在A4單元格輸入=A1&A2&A3，A4單元格中的結(jié)果就是“計算機應(yīng)用基礎(chǔ)”，其結(jié)果仍是字符型數(shù)據(jù)。(3)比較運算符比較運算符包括：<小于、<=小于或等于、=等于、>=大于或等于、>大于、<>不等于。如=24<32、=45>87，其結(jié)果是邏輯值，TRUE或FALSE。(4)引用運算符引用運算符也稱區(qū)域運算符，用冒號表示。它實際是兩個地址之間的分隔符，表示地址的引用范圍。如A1：B3，它表示以A1為左上角，B3為右下角所圍城的矩形的單元格區(qū)域。

3/9/202313Excel表處理軟件2．地址及函數(shù)的引用公式中允許使用單元格地址和函數(shù)。地址分相對地址和絕對地址，函數(shù)分常用函數(shù)、財務(wù)函數(shù)、邏輯函數(shù)等各種類型。(1)相對地址相對地址是用列號和行號直接表示的地址。如A1、B6、H30等。如果把某個單元格中的公式移到另一個單元格時，在原單元格內(nèi)公式中的地址在新單元格中保持不變。如果復(fù)制單元格中的公式，在復(fù)制的新單元格中，公式中的地址將作相應(yīng)的變化。如C1單元格的公式是=A1+B2，如果把C1單元格公式移到C2，C2單元格公式仍是=A1+B2。若把C1單元格公式復(fù)制到C2，C2單元格中的公式會變成=A2+B3。這是由于把C1單元格公式復(fù)制到C2單元格的過程中，行號加了1，由此引起公式中的行號也自動加1。若將C1單元格公式復(fù)制到E5單元格，E5單元格中的公式就是=C5+D6，列號與行號分別在原來的基礎(chǔ)上加了C1至E5的差值。(2)絕對地址在列號或行號前加$符號的地址稱絕對地址。它的最大特點是在操作過程中公式中的地址始終保持不變，相對地址和絕對地址可以混合使用。如=$A$4-$B$6、=$F7+H$10等。(3)跨工作表的地址表示在當(dāng)前工作表的單元格中引用其他工作表中的單元格地址，首先要輸入被引用的工作表名和一個驚嘆號，然后再輸入那個工作表的單元格地址。如當(dāng)前工作表A3單元格輸入公式=A1+Sheet2!A2，在A3單元格中顯示的就是當(dāng)前工作表的A1與Sheet2工作表的A2單元格中的數(shù)相加后產(chǎn)生的結(jié)果。引用當(dāng)前工作表的單元格地址可以省略工作表名。3/9/202314Excel表處理軟件(4)函數(shù)的使用Excel有400多個函數(shù)。如求和SUM()、求平均數(shù)AVERAGE()、求絕對值A(chǔ)BS()等?？梢栽趩卧裰兄苯虞斎?，也可以利用函數(shù)向?qū)椭斎?。操作方法是在輸入過程中遇到應(yīng)該輸入函數(shù)的地方使光標(biāo)停下來，單擊“插入”菜單的“函數(shù)”命令，在彈出的函數(shù)向?qū)υ捒蛑羞x擇需要的函數(shù)，并在函數(shù)名后面的圓括號內(nèi)填寫必要的一些參數(shù)，然后再確定，Excel會將整個函數(shù)插入到當(dāng)前光標(biāo)位置。如在H10單元格輸入了=SUM(E5:G8)，Excel會把E5至G8單元格區(qū)域的數(shù)相加，把結(jié)果存到H10單元格，此后只要對E5至G8單元格區(qū)域的數(shù)進行了更改，H10單元格的結(jié)果也隨之自動更改。綜合前面介紹的數(shù)據(jù)和公式的輸入，下圖列舉了各類數(shù)據(jù)及公式的某些輸入規(guī)則或顯示格式。示例中有些數(shù)據(jù)已經(jīng)進行過格式化處理，具體操作方法下文介紹。

3/9/202315Excel表處理軟件2)頁邊距選項卡在頁邊距選項卡中，可以設(shè)置打印頁面距紙張上、下、左、右邊界的距離，以及頁眉、頁腳與紙張上、下邊界的距離。如下圖所示。并可選擇頁面位置在頁邊距內(nèi)“水平居中”和“垂直居中”。

3/9/202317Excel表處理軟件3)頁眉/頁腳選項卡(1)系統(tǒng)預(yù)定義設(shè)置的頁眉和頁腳在頁眉/頁腳選項卡的上下兩端各有一個預(yù)覽框，用于顯示系統(tǒng)欲打印的頁眉頁腳內(nèi)容，如左下圖所示?？蓡螕簟撁肌颉撃_’右端的下拉按鈕打開下拉列表，從中選取系統(tǒng)預(yù)定義的頁眉頁腳，它會立即在頁眉頁腳預(yù)覽框中顯示其效果(2)自定義頁眉和頁腳在頁眉/頁腳選項卡中單擊“自定義頁眉”或“自定義頁腳”按鈕，系統(tǒng)會彈出相應(yīng)的對話框，因頁眉和頁腳設(shè)置方法相同，因此下面僅以右下圖所示的頁眉對話框為例。

頁眉對話框中有左、中、右編輯框，它反映了打印輸出時頁眉的內(nèi)容出現(xiàn)在紙張上面的的位置。編輯框中的內(nèi)容可由用戶自行設(shè)計，只要把鼠標(biāo)指針移到需要的編輯框內(nèi)單擊鼠標(biāo)，在該編輯框中就會出現(xiàn)一個光標(biāo)插入點等待用戶的輸入。輸入過程中，如果輸入的不是系統(tǒng)預(yù)定義的代碼，將來打印時系統(tǒng)會照原樣輸出。為方便輸入，可使用編輯框中的7個代碼按鈕，只要單擊某按鈕，該按鈕所定義的代碼就會自動插入到當(dāng)前的光標(biāo)插入點處。如在頁眉中間編輯框內(nèi)輸入“第&[頁碼]頁”，將來打印時會在紙張頁眉中間位置輸出：第1頁、第2頁、第3頁等。頁眉對話框中的7個代碼按鈕含義如下：(從左向右順序)第一個按鈕：系統(tǒng)打開“字體”對話框，定義頁眉的字體、字形、字號等。第二個按鈕：輸入“&[頁碼]”代碼，打印時會在頁眉的相應(yīng)位置加上頁碼。第三個按鈕：輸入“&[總頁數(shù)]”代碼，在相應(yīng)位置加上總計頁數(shù)。第四個按鈕：輸入“&[日期]”代碼，在相應(yīng)位置加上系統(tǒng)當(dāng)前日期。第五個按鈕：輸入“&[時間]”代碼，在相應(yīng)位置加上系統(tǒng)當(dāng)前時間。第六個按鈕：輸入“&[文件]”代碼，在相應(yīng)位置加上當(dāng)前的工作簿名。第七個按鈕：輸入“&[標(biāo)簽名]”代碼，在相應(yīng)位置加上當(dāng)前的工作表名。3/9/202318Excel表處理軟件4)工作表選項卡工作表選項卡如下圖所示。其中：打印區(qū)域：可以不打印整個工作表，而指定只打印某個區(qū)域內(nèi)容。打印標(biāo)題：一張工作表分頁打印時，如果每頁都想打印相同的行標(biāo)題或列標(biāo)題，可以指定工作表中的某行或單獨的某列作為行標(biāo)題和列標(biāo)題。這樣，當(dāng)打印輸出時每一頁上都會出現(xiàn)同一個行標(biāo)題和列標(biāo)題。打?。涸试S選擇打印網(wǎng)格線、行號、單色打印和按草稿方式打印。打印順序：可以選擇先行后列，也可選擇先列后行。主要是控制超寬內(nèi)容的打印順序。超寬內(nèi)容是緊接該頁打?。聪刃泻罅校€是放到最后統(tǒng)一打印各頁的超寬內(nèi)容（即先列后行）。3/9/202319Excel表處理軟件6.3工作表編輯與修飾

6.3.1工作表的編輯1．單元格數(shù)據(jù)的編輯編輯單元格中的數(shù)據(jù)或公式可以采用兩種方法：一是在編輯欄內(nèi)編輯；二是直接在單元格中編輯。(1)在編輯欄內(nèi)進行編輯將光標(biāo)移到需要編輯的單元格，或用鼠標(biāo)左鍵單擊需要編輯的單元格，在編輯欄內(nèi)就會同步顯示單元格中的數(shù)據(jù)或公式，當(dāng)把鼠標(biāo)指針移到編輯欄時，它會變成I形指針，單擊鼠標(biāo)左鍵，使編輯欄內(nèi)的數(shù)據(jù)或公式呈現(xiàn)編輯狀態(tài)，同時在編輯欄內(nèi)出現(xiàn)光標(biāo)插入點，編輯欄左側(cè)顯示3個編輯按鈕(依次為“取消”、“輸入”和“編輯公式”)，用光標(biāo)鍵或單擊鼠標(biāo)左鍵，將插入點放到指定位置，對其內(nèi)容進行增、刪、改操作，完成后單擊“輸入”按鈕或回車鍵。若單擊“取消”按鈕就會放棄剛剛輸入或修改過的字符，使之恢復(fù)原樣。(2)在單元格中進行編輯在單元格中直接對數(shù)據(jù)進行編輯，只要雙擊需要編輯的單元格就可以使之呈現(xiàn)編輯狀態(tài)，完成編輯后按回車鍵或用鼠標(biāo)單擊其他單元格表示確認(rèn)。常用的編輯鍵有：光標(biāo)移動鍵（上、下、左、右四個）、Del鍵(刪除光標(biāo)右側(cè)的字符)、BackSpace鍵(刪除光標(biāo)左側(cè)的字符)、Ins鍵(插入/改寫狀態(tài)的切換)。如果希望一次能夠刪除單元格中的全部或部分內(nèi)容時，先選定單元格，然后單擊“編輯”菜單，在打開的下拉菜單中，把鼠標(biāo)指針移到“清除”選項，在右側(cè)出現(xiàn)的級聯(lián)菜單中可以選擇全部、格式、內(nèi)容、批注。

3/9/202321Excel表處理軟件2．格數(shù)據(jù)的移動與復(fù)制(1)單元格數(shù)據(jù)的移動選定一個單元格或單元格區(qū)域，將鼠標(biāo)指針移到被選定單元格區(qū)域的邊界，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成空心箭頭時，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動鼠標(biāo)，可以看到一個與選定單元格區(qū)域一樣大小的虛線框隨鼠標(biāo)的移動而移動，在移到指定位置時釋放鼠標(biāo)左鍵，原來位置上的數(shù)據(jù)就被移到虛線框所指示的位置。利用工具欄中的“剪切”和“粘貼”按鈕也可以移動數(shù)據(jù)。(2)單元格數(shù)據(jù)的復(fù)制把鼠標(biāo)指針移到被選定單元格區(qū)域的邊界，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成空心箭頭時，按住Ctrl鍵不放，空心箭頭右側(cè)會出現(xiàn)一個“+”號，拖動鼠標(biāo)，可以看到一個與選定單元格區(qū)域一樣大小的虛線框隨鼠標(biāo)的移動而移動，到達(dá)預(yù)定的位置后，先釋放鼠標(biāo)左鍵再松開Ctrl鍵，原來位置中的數(shù)據(jù)就會復(fù)制到虛線框指示的位置。注意：在新位置單元格中公式的相對地址將發(fā)生相應(yīng)的變化。利用工具欄中的“復(fù)制”和“粘貼”按鈕也可以復(fù)制數(shù)據(jù)。

3/9/202322Excel表處理軟件3.刪除與插入單元格(1)刪除單元格選定單元格或單元格區(qū)域，單擊“編輯”菜單的“刪除”命令，系統(tǒng)彈出左下圖所示的刪除對話框，在這個對話框中用戶可以任選其一，然后單擊“確定”按鈕。這種刪除方法是刪除單元格或整行或整列，單元格不存在了，里面的數(shù)據(jù)也就不存在了，其右側(cè)或下方單元格將自動補充過來。(2)插入單元格選定單元格或單元格區(qū)域，單擊“插入”菜單的“單元格”命令，在系統(tǒng)彈出的右下圖所示的插入對話框中，可以選擇“活動單元格右移”、“活動單元格下移”、“整行”或“整列”，然后單擊“確定”按鈕。

3/9/202323Excel表處理軟件3)調(diào)整列寬單元格寬度預(yù)設(shè)四個漢字，但輸入的字符數(shù)可以遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過四個，超寬的字符不會丟失。單元格寬度允許用戶自行調(diào)整，一般常用兩種方法：鼠標(biāo)拖動法和菜單選擇法。(1)鼠標(biāo)拖動法將鼠標(biāo)指針移到列號與列號之間的交界處，使指針變成水平方向的雙向箭頭形狀，然后左右拖動鼠標(biāo)可以改變列的寬度。(2)菜單選擇法選定一列或多列，單擊“格式”菜單，把鼠標(biāo)指針移到“列”選項，其右側(cè)會出現(xiàn)一個下圖所示的級聯(lián)菜單。

列級聯(lián)菜單的5個命令功能如下：列寬：單擊“列寬”命令系統(tǒng)會彈出列寬對話框，在這個對話框中輸入列寬數(shù)，然后單擊“確定”按鈕。最適合的列寬：單擊“最適合的列寬”命令，所有被選定的列都將自動調(diào)整到以本列中最多字符為基準(zhǔn)長度的列寬。隱藏：單擊“隱藏”命令，所有被選定的列包括列號都將隱藏起來，斷續(xù)列號之間以粗實線分隔。如果需要恢復(fù)正常顯示，首先要選定包含分隔線在內(nèi)的連續(xù)列，然后選擇“列”級聯(lián)菜單中的“取消隱藏”命令。標(biāo)準(zhǔn)列寬：單擊“標(biāo)準(zhǔn)列寬”命令，系統(tǒng)會彈出“標(biāo)準(zhǔn)列寬”對話框，輸入字符個數(shù)再單擊“確定”按鈕，對于從來沒有改變過列寬的所有列，都將設(shè)置成指定的列寬。

3/9/202325Excel表處理軟件5．刪除與插入行和列(1)刪除行和列選定一行或多行，或者是選定一列或多列，單擊“編輯”菜單的“刪除”命令，可以刪除選定行或者選定列。(2)插入行和列選定一行或多行，無論被選定行是否為空，單擊“插入”菜單的“行”命令，如下圖所示，可以在選定行上面插入空行，空行數(shù)由選定的行數(shù)決定。選定一列或多列，無論被選定列是否為空，單擊“插入”菜單的“列”命令，可以在選定列左側(cè)插入空列，空列數(shù)由選定的列數(shù)決定。3/9/202326Excel表處理軟件圖案選項卡：如左下圖所示。圖案選項卡中可以設(shè)置單元格底色(即背景顏色)和底色圖案。其中，底色有56種，可任選一種，底色圖案有18種，包括橫格線、網(wǎng)格線等，并可以為底色圖案添加不同的顏色。一個單元格只能設(shè)置一種底色和底色圖案。保護選項卡：如右下圖所示。Excel可以把整個工作表或工作表中的部分內(nèi)容保護起來不允許修改。由于Excel保護對象默認(rèn)是整個工作表，因此用戶選定的單元格區(qū)域也就成為非保護區(qū)，設(shè)置保護的過程實際上就是設(shè)置非保護的過程。操作步驟為：選定單元格區(qū)域(這個區(qū)域?qū)⒉槐槐Ｗo)，再選擇“保護”選項卡，保護選項卡中有“鎖定”和“隱藏”兩個復(fù)選框，若選中鎖定復(fù)選框，系統(tǒng)將保護整個工作表，非保護區(qū)也會變成保護區(qū)，不選鎖定復(fù)選框，選定的非保護區(qū)將不受保護。如果選中隱藏復(fù)選框，將來編輯框內(nèi)再也不會顯示被編輯單元格中的內(nèi)容，使用戶無法判斷單元格中保存的是常量還是公式的計算結(jié)果，起到一定的保密作用，一般情況是兩者都不選，然后單擊保護選項卡的“確定”按鈕。設(shè)置保護后并沒有真正起到保護作用，還必須確認(rèn)保護，單擊“工具”菜單，移動鼠標(biāo)到“保護”選項，其右側(cè)會出現(xiàn)一個級聯(lián)菜單，單擊其中的“保護工作表”命令，系統(tǒng)就會彈出“保護工作表”對話框，在對話框中重復(fù)輸入兩次口令即可確認(rèn)。口令可有可無，如果不設(shè)口令可直接按回車鍵。取消保護是單擊“工具”菜單，選擇“保護”選項，在右側(cè)的級聯(lián)菜單中單擊“撤消工作表保護”命令，系統(tǒng)會彈出“撤消工作表保護”對話框，在對話框中輸入正確的口令確認(rèn)撤消。數(shù)據(jù)在單元格中對齊方式的設(shè)定主要是使用格式欄的4個對齊按鈕：左對齊、居中、右對齊和合并及居中。3/9/202329Excel表處理軟件6.4Excel的工作簿編輯

6.4.1工作表的選定、數(shù)量與更名1.工作表的選定(1)單個工作表的選定用鼠標(biāo)左鍵單擊標(biāo)簽欄中的工作表標(biāo)簽。如果選擇的工作表標(biāo)簽沒有出現(xiàn)在標(biāo)簽欄中，可使用工作表標(biāo)簽滾動按鈕進行前后翻頁，或翻到第一頁或最后一頁，使它出現(xiàn)在標(biāo)簽欄中。被選定的工作表標(biāo)簽背景為白色，未被選定的工作表標(biāo)簽背景為灰色。工作表標(biāo)簽欄中的按鈕如下圖所示。(2)選定多個工作表在工作表標(biāo)簽欄中，單擊某工作表標(biāo)簽，按住Sheft鍵不放，再單擊另一個工作表標(biāo)簽，釋放Sheft鍵，兩個被單擊的工作表標(biāo)簽之間的所有標(biāo)簽都被選定，即選定連續(xù)多個工作表。如果先按住Ctrl鍵不放，再用鼠標(biāo)單擊工作表標(biāo)簽，可選定非連續(xù)的多個工作表標(biāo)簽。取消多個工作表的選定可以用鼠標(biāo)左鍵單擊未被選定的工作表標(biāo)簽，或者把鼠標(biāo)指針移到某個已選定的工作表標(biāo)簽，單擊鼠標(biāo)右鍵，在系統(tǒng)彈出的快捷菜單中選擇“取消成組工作表設(shè)置”選項。選定多個工作表之后，如果在被選定的任一工作表中的單元格輸入或編輯數(shù)據(jù)，將在所有被選定的工作表的相應(yīng)單元格中產(chǎn)生相同的結(jié)果。選定的多個工作表可以刪除、移動、復(fù)制，如果進行插入操作一次會插入多個工作表，其插入的工作表數(shù)量由選定的工作表數(shù)決定。刪除、移動、復(fù)制、插入操作與單個工作表操作方法相同。標(biāo)簽滾動按鈕當(dāng)前工作表標(biāo)簽未被選定的工作表標(biāo)簽3/9/202330Excel表處理軟件2.工作表數(shù)量的設(shè)置Excel為每個打開的工作簿默認(rèn)設(shè)定3個工作表，用戶可以根據(jù)需要減少或增加工作表數(shù)量，最多不能超過255個，工作表數(shù)量的增加將占用更大的內(nèi)存空間。設(shè)定方法是單擊“工具”菜單的“選項”命令，在系統(tǒng)彈出的選項對話框中單擊“常規(guī)”選項卡，如下圖所示。在常規(guī)選項卡中的“新工作簿內(nèi)的工作表數(shù)”欄里輸入數(shù)字，然后單擊“確定”按鈕。在“常規(guī)”選項卡中，可以設(shè)置“列出最近所用文件數(shù)”，如9個（≤9）。一旦確認(rèn)，在以后的Excel窗口中打開“文件”菜單時，在其底部就會列出最近曾經(jīng)打開過的9個文件名，選中其中的某文件即可直接打開它。另外，還可以設(shè)置單元格數(shù)據(jù)的默認(rèn)字體、字號和打開與關(guān)閉文件時的默認(rèn)工作目錄。

3/9/202331Excel表處理軟件3.工作表更名工作表名是創(chuàng)建工作簿的時候Excel自動設(shè)置的，如Sheet1、Sheet2等。用戶可以根據(jù)需要重新命名。用鼠標(biāo)雙擊某工作表標(biāo)簽，或者單擊“格式”菜單的“工作表”選項，在出現(xiàn)的下圖所示的級聯(lián)菜單中，選擇“重命名”命令，該工作表標(biāo)簽背景呈現(xiàn)黑色，即名字被拖黑，可以直接輸入工作表名。除此之外，在級聯(lián)菜單中還可以設(shè)置工作表的隱藏、顯示和工作表的背景圖案。3/9/202332Excel表處理軟件6.4.2工作表的插入與刪除1.插入工作表插入工作表就是在原來工作表數(shù)量的基礎(chǔ)上增加新的工作表。首先選定一個或多個工作表標(biāo)簽，然后單擊“插入”菜單的“工作表”命令，如左下圖所示，系統(tǒng)會在選定的工作表之前插入一個或多個空工作表。2.刪除工作表選定一個或多個工作表標(biāo)簽，單擊“編輯”菜單的“刪除工作表”命令，如右下圖所示，當(dāng)系統(tǒng)彈出提示框時單擊“確定”按鈕，選定的工作表將永久被刪除。

3/9/202333Excel表處理軟件6.4.3工作表的移動與復(fù)制1.移動工作表移動工作表是指當(dāng)前工作簿內(nèi)的工作表可以重新排列順序，也可以把工作表移到另一個工作簿中。如果被移動的工作表與另一個工作簿中的工作表同名，系統(tǒng)會在另一個工作簿把移過來的工作表名字的尾部加上用圓括號括起來的序號以示區(qū)別。(1)工作簿內(nèi)部的移動選定某工作表標(biāo)簽并按住鼠標(biāo)左鍵沿水平方向拖動，這時空心箭頭鼠標(biāo)指針的頭部出現(xiàn)一張小紙片標(biāo)志，同時標(biāo)簽欄頂部也會出現(xiàn)一個倒置的黑色三角形，如下圖所示。在鼠標(biāo)移動過程中，黑色三角形以跳躍方式依次定位在兩個標(biāo)簽之間的交界處，當(dāng)釋放鼠標(biāo)左鍵后，被選定的標(biāo)簽就會插入到該位置，以實現(xiàn)工作表的順序重新排列。

3/9/202334Excel表處理軟件(2)工作簿之間的移動首先打開兩個工作簿，調(diào)整兩個工作簿窗口的尺寸，使兩個工作簿標(biāo)簽欄都顯示在Excel窗口，然后從一個工作簿標(biāo)簽欄中選定并拖動工作表標(biāo)簽至另一個工作簿標(biāo)簽欄的某位置，釋放鼠標(biāo)左鍵，即可實現(xiàn)工作簿之間的工作表移動。左下圖是將工作簿Book1中的工作表Sheet2移到工作簿Book2，并插在Sheet2與Sheet3之間的最后結(jié)果。

2.復(fù)制工作表復(fù)制工作表與移動工作表的操作基本相同，只是在選定某工作表標(biāo)簽之后，按住Ctrl鍵不放再拖動鼠標(biāo)，即可完成工作簿內(nèi)部或工作簿之間的工作表復(fù)制。利用菜單也可以移動或復(fù)制工作表。先打開兩個工作簿，選定某工作簿標(biāo)簽欄中的工作表標(biāo)簽，單擊“編輯”菜單的“移動或復(fù)制工作表”命令，在系統(tǒng)彈出的對話框中進行操作，如右下圖所示。若選中“建立副本”復(fù)選框則是復(fù)制，不選則是移動。

3/9/202335Excel表處理軟件6.5繪制圖表

6.5.1建立嵌入式圖表1.準(zhǔn)備工作圖表源于數(shù)據(jù)，因此首先需要建立數(shù)據(jù)表。本例是以某校某些學(xué)生的考試成績?yōu)轭}材創(chuàng)建的數(shù)據(jù)表。如左下圖所示。建立圖表之前需要選定圖表所用的數(shù)據(jù)，即數(shù)據(jù)表所在的單元格區(qū)域，數(shù)據(jù)表中的一行或一列稱作一個數(shù)據(jù)系列，是指要操作的數(shù)值集，即圖表中要表現(xiàn)的數(shù)據(jù)。如各科的學(xué)習(xí)成績。單元格區(qū)域的選定可以采用兩種方法：一是不選數(shù)據(jù)表的行標(biāo)題和列標(biāo)題，將來建立的圖表中，每個數(shù)據(jù)系列將不出現(xiàn)數(shù)據(jù)表中的行列標(biāo)題，而是用系統(tǒng)默認(rèn)的1、2、3等數(shù)字和系列1、系列2、系列3等代替；二是選定包括行列標(biāo)題在內(nèi)的單元格區(qū)域，這樣構(gòu)造出來的圖表中就會以數(shù)據(jù)表的行列標(biāo)題作為數(shù)據(jù)系列的標(biāo)題。選定單元格區(qū)域時，可以是連續(xù)的區(qū)域，也可以是非連續(xù)的區(qū)域,本例就是選定非連續(xù)的區(qū)域B1:B11和D1:F11(按住Ctrl再拖動鼠標(biāo))，并將人的名字作為行標(biāo)題，“英語、計算機、高數(shù)”作為列標(biāo)題，如右下圖所示。

3/9/202336Excel表處理軟件2.建立圖表單擊“插入”菜單的“圖表”命令，或者單擊工具欄中的“圖表向?qū)А卑粹o，系統(tǒng)都會彈出“圖表向?qū)А睂υ捒?。從這個對話框開始可以連續(xù)進行四個步驟的操作完成圖表的建立。第一步驟：選擇圖表類型在左下圖所示的對話框中有兩個選項卡，選擇“標(biāo)準(zhǔn)類型”選項卡，其左側(cè)“圖表類型”列表中有14種圖表類型，每種圖表類型又包含了若干“子圖表類型”，用戶可以根據(jù)需要在這個對話框中選擇任一種圖表類型及子圖表類型。本例選擇的是“柱形圖”的“三維柱形圖”。也可以選擇“自定義類型”選項卡，它提供了一些非標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型供用戶挑選，如右下圖所示。然后單擊“下一步”按鈕。

3/9/202337Excel表處理軟件第二步驟：選擇圖表源數(shù)據(jù)繼上一步之后，系統(tǒng)彈出圖6.25所示的對話框。

在對話框中有兩個選項卡，選擇“數(shù)據(jù)區(qū)域”選項卡，其下端的“數(shù)據(jù)區(qū)域”文本框中會列出所選數(shù)據(jù)表區(qū)域地址，用戶也可以直接在文本框輸入?yún)^(qū)域地址。在“系列產(chǎn)生在”選項中，可選“行”或“列”，它是指數(shù)據(jù)系列是按行進行組織的還是按列進行組織，即按行作為數(shù)據(jù)系列繪制圖表還是按列作為數(shù)據(jù)系列繪制圖表，本例是以列作為數(shù)據(jù)系列，如左下圖所示。若選擇“系列”選項卡，可以“添加”或“刪除”某些數(shù)據(jù)系列以及設(shè)置其他參數(shù)，如右下圖所示，完成后單擊“下一步”按鈕。

3/9/202338Excel表處理軟件第三步驟：圖表選項繼上一步之后，系統(tǒng)彈出下圖所示的對話框。在對話框中有六個選項卡，選擇“標(biāo)題”選項卡，可以為圖表建立標(biāo)題及X、Y、Z軸標(biāo)題。利用其他選項卡可以設(shè)置X、Y、Z坐標(biāo)軸，主次網(wǎng)格線，圖例的有無及位置，控制數(shù)據(jù)標(biāo)志和數(shù)據(jù)表的顯示。設(shè)置完畢單擊“下一步”按鈕。3/9/202339Excel表處理軟件第四步驟：圖表位置繼上一步之后，系統(tǒng)彈出右下圖所示的對話框。在對話框中可以選擇“作為新工作表插入”，它將把新建的圖表與當(dāng)前所用的工作表分開，圖表放在一個單獨的工作表中，這種圖表稱獨立式圖表。如果選擇“作為其中的對象插入”，它會把新建的圖表與當(dāng)前所用的工作表放在同一個工作表中，這種圖表稱嵌入式圖表。本例選擇的是后者。最后單擊“完成”按鈕。嵌入式圖表建立之后，它被放在當(dāng)前工作表中，圖表區(qū)域周圍的框線上會出現(xiàn)8個黑色的小方塊，可以將鼠標(biāo)指針移到該處拖動鼠標(biāo)改變圖表的高度或?qū)挾?，如果把鼠?biāo)指針移到圖表區(qū)拖動鼠標(biāo)，可以改變圖表的位置。左下圖所示是經(jīng)過簡單的調(diào)整、編輯后顯示的圖表樣式。

3/9/202340Excel表處理軟件6.5.2編輯圖表1.選定圖表及圖表對象圖表分成兩個區(qū)域，一個是“圖表區(qū)”，另一個是“繪圖區(qū)”。用鼠標(biāo)單擊圖表區(qū)的某一點，圖表區(qū)周圍會呈現(xiàn)實線框，并出現(xiàn)8個黑色的小方塊，利用它可以改變整個圖表的大小。如果單擊繪圖區(qū)內(nèi)的某一點，繪圖區(qū)周圍會呈現(xiàn)如下圖所示的虛線框，也出現(xiàn)8個黑色的小方塊。鼠標(biāo)指針移到該處拖動鼠標(biāo)可以改變繪圖區(qū)的大小，鼠標(biāo)指針移到繪圖區(qū)中拖動鼠標(biāo)可改變其位置，但都不能超出圖表區(qū)。整個圖表是由若干圖表對象構(gòu)成，只要用鼠標(biāo)單擊它即可選定。如果被選定的對象是一個區(qū)域，其周圍會出現(xiàn)帶有多個黑色小方塊的虛線框，若是一條直線，兩端各有一個。選定圖表對象的目的是為了對它進行編輯。

3/9/202341Excel表處理軟件2.編輯圖表一般情況，只要選定圖表的任何一個對象，就會出現(xiàn)圖表工具欄。若不出現(xiàn)，可單擊“視圖”菜單“工具欄”級聯(lián)菜單中的“圖表”命令。圖表工具欄如下圖所示。

工具欄按鈕功能如下：圖表對象：當(dāng)選定某一對象時會在該位置顯示其名稱，如“系列軸標(biāo)題”。也可以單擊右側(cè)的下拉按鈕打開下拉列表，從中選擇圖表中的其他對象。設(shè)置選定對象格式：單擊該按鈕可彈出所選對象的格式對話框，對選定對象進行格式設(shè)置。圖表類型：單擊右側(cè)的下拉按鈕打開下拉列表，可選擇其中的某一圖表類型。圖例：圖表中是否顯示圖例。數(shù)據(jù)表：圖表中是否顯示數(shù)據(jù)表。按行：用數(shù)據(jù)表的行作為圖表分類軸（X軸）的數(shù)據(jù)系列。按列：用數(shù)據(jù)表的列作為圖表分類軸（X軸）的數(shù)據(jù)系列。向下斜排文字：選定圖表中的數(shù)據(jù)系列軸或某標(biāo)題時，該按鈕呈現(xiàn)黑色，單擊該按鈕，其標(biāo)題文字將向下斜45ο排列。向上斜排文字：選定圖表中的數(shù)據(jù)系列軸或某標(biāo)題時，該按鈕呈現(xiàn)黑色，單擊該按鈕，其標(biāo)題文字將向上斜45ο排列。

菜單操作如下：首先選定圖表對象，菜單欄的“數(shù)據(jù)”菜單會自動被“圖表”菜單所替代。當(dāng)需要在圖表中插入圖片時，可打開“插入”菜單，選擇“圖片”。對某一對象進行格式設(shè)置時，可選擇“格式”菜單。需要改變圖表類型、數(shù)據(jù)源、圖表選項、位置、添加數(shù)據(jù)、設(shè)置三維視圖格式時，可打開“圖表”菜單。

快捷菜單操作如下：最為簡潔的辦法是使用鼠標(biāo)右鍵單擊某對象，系統(tǒng)會彈出相應(yīng)的快捷菜單，在快捷菜單中選擇需要的命令。工作表中的數(shù)據(jù)表與圖表彼此之間存在著數(shù)據(jù)之間的鏈接關(guān)系，如果用戶對數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)進行了修改，圖表中對應(yīng)的圖形數(shù)據(jù)也將同時發(fā)生變化。如改變數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的大小、添加、刪除等。如果在數(shù)據(jù)表中增加了新的數(shù)據(jù)系列，并希望把它添加到圖表中，首先應(yīng)選定這個新的數(shù)據(jù)系列，然后按住鼠標(biāo)左鍵把它拖到圖表中，釋放鼠標(biāo)左鍵，系統(tǒng)會彈出一個“選擇性粘貼”對話框，在這個對話框中用戶需要確定各個選項。如添加新序列還是新數(shù)據(jù)點，是按行數(shù)據(jù)系列還是按列數(shù)據(jù)系列添加到圖表中等，完成后單擊“確定”按鈕。或者利用“圖表”菜單的“添加數(shù)據(jù)”命令。它們都可以把工作表中任何位置的單元格數(shù)據(jù)或單元格區(qū)域數(shù)據(jù)添加到圖表中。

設(shè)置選定對象格式圖例向下斜排文字?jǐn)?shù)據(jù)表圖表對象按行圖表類型按列向上斜排文字3/9/202342Excel表處理軟件6.6數(shù)據(jù)庫管理

6.6.1數(shù)據(jù)庫的建立1.輸入數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫的建立實際上就是在工作表中建立一個具有固定格式的二維表形式的數(shù)據(jù)表。如右圖所示。數(shù)據(jù)表的第一行是數(shù)據(jù)庫的字段名，如“學(xué)號”、“姓名”等。每一列是一個字段，每列中的數(shù)據(jù)類型必須一致。從第二行開始是數(shù)據(jù)庫記錄，每一行是一條記錄，數(shù)據(jù)庫是由若干記錄構(gòu)成。數(shù)據(jù)庫字段名由用戶自己定義，字段名可用漢字或英文字母開頭，不分字母大小寫，在同一數(shù)據(jù)庫中不能出現(xiàn)相同的字段名。輸入數(shù)據(jù)的操作方法如下：輸入數(shù)據(jù)不一定非從A1單元格開始，可以從工作表的任何單元格開始輸入。1)頭一行分別輸入數(shù)據(jù)庫的所有字段名。如“學(xué)號”、“姓名”、“專業(yè)”等。2)從字段名的下一行開始輸入數(shù)據(jù)庫記錄，在“平均分”下面（G2單元格）輸入=AVERAGE(D2:F2)公式，輸入一條記錄之后，Excel就會自動記住每個字段的數(shù)據(jù)類型及數(shù)據(jù)格式。3)輸入第一條記錄后，從第二條記錄開始可以采用兩種方法輸入記錄。其一是繼續(xù)直接輸入，一直到最后。其二是利用記錄單輸入。3/9/202343Excel表處理軟件用記錄單輸入數(shù)據(jù)的操作如下：(1)選定第一條記錄的任一單元格，單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“記錄單”命令，系統(tǒng)會彈出左下圖所示的對話框。(2)對話框標(biāo)題欄顯示的是工作表的名字，如Sheet1。左側(cè)第一列是系統(tǒng)自動顯示的字段名，其右側(cè)是對應(yīng)的每個記錄的數(shù)據(jù)輸入框，單擊后光標(biāo)停在輸入框內(nèi)即可輸入數(shù)據(jù)，每輸入一個數(shù)據(jù)按一下Tab鍵或用鼠標(biāo)單擊下一個輸入框，平均分不用輸入，系統(tǒng)將按照該單元格中的公式自動計算。最左端顯示的是當(dāng)前是第幾條記錄/共幾條記錄。(3)每輸入完一條記錄可單擊“新建”按鈕，對話框會出現(xiàn)一個空白記錄單，繼續(xù)輸入下一條記錄，依次類推。最后單擊“關(guān)閉”按鈕退出記錄單操作。2.記錄單操作記錄單對話框右側(cè)有一列按鈕，其功能如下：“新建”按鈕：單擊后會出現(xiàn)一個空白記錄單，供輸入下一條記錄?！皠h除”按鈕：單擊可刪除當(dāng)前記錄?！斑€原”按鈕：單擊后可恢復(fù)當(dāng)前修改的記錄，還原成未修改前的數(shù)據(jù)。“上一條”按鈕：單擊后可返回到上一條記錄?！跋乱粭l”按鈕：單擊后可前進到下一條記錄?！皸l件”按鈕：單擊后會出現(xiàn)右圖所示的記錄單對話框，在輸入框中輸入查找記錄的條件。如英語和計算機成績均大于85分，然后單擊“上一條”或“下一條”按鈕，可以查找滿足條件的記錄，每單擊一次繼續(xù)查找下一個?！瓣P(guān)閉”按鈕：單擊后退出記錄單對話框。3/9/202344Excel表處理軟件6.6.2數(shù)據(jù)的排序、篩選和分類匯總1.數(shù)據(jù)的排序首先選定數(shù)據(jù)庫中的任一單元格，單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令，系統(tǒng)會彈出下圖所示的對話框。其中：主要關(guān)鍵字：單擊“主要關(guān)鍵字”左側(cè)的下拉按鈕打開下拉列表，從中選擇某字段名，并選定“遞增”或“遞減”單選項。數(shù)據(jù)庫記錄將按照所選字段的值升序或降序重新進行排序。次要關(guān)鍵字：當(dāng)主要關(guān)鍵字中有多個值相等時，可按次要關(guān)鍵字的值進行排序。第三關(guān)鍵字：當(dāng)次要關(guān)鍵字有多個值再相等時，可按第三關(guān)鍵字的值進行排序。有標(biāo)題行和無標(biāo)題行：選擇有標(biāo)題行時，標(biāo)題行（字段名）本身不參加排序。若選無標(biāo)題行則標(biāo)題行也參加排序。系統(tǒng)默認(rèn)選有標(biāo)題行。

3/9/202345Excel表處理軟件2.數(shù)據(jù)的篩選（1）自動篩選單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“篩選”中的“自動篩選”命令（即打上√），在數(shù)據(jù)庫字段名右側(cè)會出現(xiàn)下拉按鈕。單擊該按鈕會打開下拉列表，如左圖所示。在打開的下拉列表中，選擇“全部”則恢復(fù)顯示全部記錄。選擇“（前10個…）”將彈出一個對話框，可以選擇顯示前10個最大或最小的記錄（也可以不選10個）。若選“（自定義…）”也將彈出一個對話框，如右上圖所示。在對話框中指定篩選條件，如平均分85至90的記錄。其中的“與”是中文的“并且”的意思，“或”是“或者”的意思。單擊“確定”按鈕后即可顯示右下圖所示的結(jié)果。取消自動篩選可單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“篩選”中的“自動篩選”命令（即取消√）。

3/9/202346Excel表處理軟件(2)高級篩選首先在數(shù)據(jù)表以外的單元格輸入篩選條件，字段名單元格在上，條件單元格在下。然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“篩選”右側(cè)級聯(lián)菜單的“高級篩選”命令,系統(tǒng)彈出左下圖所示的對話框。在“數(shù)據(jù)區(qū)域”中指定要篩選的數(shù)據(jù)區(qū)域，在“條件區(qū)域”中輸入給定的條件所在的區(qū)域。本例是Sheet1!$A13:$B$14，即專業(yè)是新聞，并且計算機成績高于85分的記錄。單擊“確定”按鈕，篩選結(jié)果如右下圖所示。取消高級篩選可單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“篩選”右側(cè)級聯(lián)菜單的“全部顯示”命令。

3/9/202347Excel表處理軟件3.數(shù)據(jù)的分類匯總分類匯總是以數(shù)據(jù)庫中的某個字段的值作為分類依據(jù)進行分類，相同的數(shù)據(jù)是一類，然后再選擇以哪個字段并以什么方式進行匯總。匯總不一定完全是求和計算，還可以是求平均值、計數(shù)、最大值、最小值等，最后形成一個匯總表。分類匯總之前，先對分類字段進行排序。如本例的“專業(yè)”字段。然后將光標(biāo)定位在排序后的數(shù)據(jù)庫內(nèi)，單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”命令，系統(tǒng)彈出“分類匯總”對話框，如左下圖所示。在“分類匯總”對話框中，單擊“分類字段”右側(cè)的下拉按鈕打開下拉列表，從中選擇某字段作為分類依據(jù)，如“專業(yè)”字段。再打開“匯總方式”下拉列表，從中可以選擇求和、計數(shù)、平均值、最大值、最小值、…、總體方差。本例選擇“平均值”。在“選定匯總項”下拉列表框中，可選定多個字段進行匯總。本例是英語、計算機、高數(shù)三個字段。單擊“確定”按鈕后，完成匯總操作。系統(tǒng)生成的匯總表如右下圖所示。在匯總表中，單擊左端的“-”按鈕或者“+”按鈕，可以折疊或者展開明細(xì)表。如果需要取消匯總表的顯示，在“分類匯總”對話框中單擊“全部刪除”按鈕即可。

3/9/202348Excel表處理軟件6.6.3數(shù)據(jù)透視表及數(shù)據(jù)透視圖1.數(shù)據(jù)透視表的建立首先建立一個數(shù)據(jù)庫，如左下圖所示。將光標(biāo)定位在數(shù)據(jù)庫的任一單元格，單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“數(shù)據(jù)透視表和圖表報告”命令，系統(tǒng)彈出“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)ЖC-3步驟之1”對話框，如右下圖所示。從該對話框開始，可以進行三個步驟的操作，最終完成數(shù)據(jù)透視表或數(shù)據(jù)透視圖的建立。

3/9/202349Excel表處理軟件在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)ЖC-3步驟之1”對話框中，本例選擇“數(shù)據(jù)透視表”。單擊“下一步”按鈕后，系統(tǒng)又彈出左上圖所示的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)ЖC-3步驟之2”對話框。在“選定區(qū)域”輸入框中輸入數(shù)據(jù)區(qū)域地址，再單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)又彈出右上圖所示的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)ЖC-3步驟之3”對話框。在對話框中，可以單擊“版式”、“選項”、“完成”等按鈕。若單擊“版式”按鈕，系統(tǒng)將彈出的左下圖所示的對話框。在對話框中，可將對話框右端的字段名拖到行、列和數(shù)據(jù)位置。本例是將“性別”字段拖到行，“專業(yè)”字段拖到列，“英語”、“計算機”和“高數(shù)”拖到數(shù)據(jù)位置。單擊“確定”按鈕后又返回“3步驟之3”對話框，再單擊“完成”按鈕。系統(tǒng)建立的透視表結(jié)果如右下圖所示。

3/9/202350Excel表處理軟件2.編輯數(shù)據(jù)透視表在透視表中，用鼠標(biāo)直接拖動“專業(yè)”、“性別”字段名或“數(shù)據(jù)”，移到數(shù)據(jù)透視表中其他位置，可以改變透視表結(jié)構(gòu)。也可單擊它們右側(cè)的下拉按鈕打開下拉列表，從中選擇字段，被選中的字段顯示數(shù)據(jù)，未選中的字段隱藏數(shù)據(jù)。編輯數(shù)據(jù)透視表主要是利用數(shù)據(jù)透視表工具欄，可單擊“視圖”菜單的“工具欄”中的“數(shù)據(jù)透視表”，系統(tǒng)會彈出下圖所示的工具欄。利用數(shù)據(jù)透視表工具欄的按鈕，可以套用數(shù)據(jù)透視表系統(tǒng)預(yù)定義的格式、將數(shù)據(jù)透視表轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)透視圖、建立數(shù)據(jù)透視表、顯示或隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)、更新數(shù)據(jù)、修改匯總方式及隱藏字段或顯示域等。也可以把工具欄下端的字段用鼠標(biāo)拖到數(shù)據(jù)透視表中更改其結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)透視圖的建立可以在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)ЖC-3步驟之1”對話框中，選擇“數(shù)據(jù)透視圖”，然后繼續(xù)后兩步。

3/9/202351Excel表處理軟件LcOgRjUmYp!s&w)z1C4F7JaMdPhSkWnZq$u*x-A2D5H8KbNfQiTlXo#s%v(y0B3E6I9LcOgRjVmYp!t&w)z1C4G7JaMePhSkWnZr$u*x+A2D5H8KcNfQiUlXo#s%v)y0B3F6I9LdOgSjVmYq!t&w-z1D4G7JbMePhTkWnZr$u(x+A2E5H8KcNfRiUlXp#s%v)y0C3F6IaLdOgSjVnYq!t*w-z1D4G8JbMeQhTkWoZr%u(x+B2E5H9KcOfRiUmXp#s&v)z0C3F7IaLdPgSjVnYq$t*w-A1D4G8JbNeQhTlWoZr%u(y+B2E6H9KcOfRjUmXp!s&v)z0C4F7IaMdPgSkVnZq$t*x-A1D5G8KbNeQiTlWo#r%u(y+B3E6H9LcOfRjUmYp!s&w)z0C4F7JaMdPhSkVnZq$u*x-A2D5G8KbNfQiTlXo#r%v(y0B3E6I9LcOgRjVmYp!t&w)z1C4F7JaMePhSkWnZq$u*x+A2D5H8KbNfQiUlXo#s%v(y0B3F6I9LdOgRjVmYq!t&w-z1C4G7JbMePhTkWnZr$u(x+A2E5H8KcNfRiUlXp#s%v)y0B3F6IaLdOgSjVmYq!t*w-z1D4G7JbMeQhTkWoZr$u(x+B2E5H9KcNfRiUmXp#s&v)y0C3F7IaLdPgSjVnYq$t*w-A1D4G8JbMeQhTlWoZr%u(x+B2E6H9KcOfRiUmXp!s&v)z0C3F7IaMdPgSkVnYq$t*x-A1D5G8JbNeQiTlWo#r%u(y+B3E6H9LcOfRjUmXp!s&w)z0C4F7IaMdPhSkVnZq$t*x-A2D5G8KbNeQiTlXo#r%v(y+B3E6I9LcOgRnYq$t*x-A1D5G8JbNeQiTlWo#r%u(y+B2E6H9LcOfRjUmXp!s&w)z0C4F7IaMdPhSkVnZq$t*x-A2D5G8KbNeQiTlXo#r%v(y+B3E6I9LcOgRjUmYp!t&w)z1C4F7JaMdPhSkWnZq$u*x-A2D5H8KbNfQiTlXo#s%v(y0B3E6I9LdOgRjVmYp!t&w-z1C4G7JaMePhTkWnZr$u*x+A2E5H8KcNfQiUlXp#s%v)y0B3F6I9LdOgSjVmYq!t&w-z1D4G7JbMePhTkWoZr$u(x+A2E5H9KcNfRiUlXp#s&v)y0C3F6IaLdPgSjVnYq!t*w-A1D4G8JbMeQhTkWoZr%u(x+B2E5H9KcOfRiUmXp#s&v)z0C3F7IaLdPgSkVnYq$t*w-A1D5G8JbNeQhTlWo#r%u(y+B2E6H9LcOfRjUmXp!s&w)z0C4bMeQhTkWoZr%u(x+B2E5H9KcOfRiUmXp#s&v)z0C3F7IaLdPgSkVnYq$t*w-A1D5G8JbNeQhTlWo#r%u(y+B2E6H9KcOfRjUmXp!s&v)z0C4F7IaMdPgSkVnZq$t*x-A1D5G8KbNeQiTlWo#r%v(y+B3E6H9LcOgRjUmYp!s&w)z1C4F7JaMdPhSkVnZq$u*x-A2D5G8KbNfQiTlXo#r%v(y0B3E6I9LcOgRjVmYp!t&w)z1C4G7JaMePhSkWnZr$u*x+A2D5H8KcNfQiUlXo#s%v)y0B3F6I9LdOgRjVmYq!t&w-z1C4G7JbMePhTkWnZr$u(B3E6I9LcOgRjVmYp!t&w)z1C4G7JaMePhSkWnZr$u*x+A2D5H8KbNfQiUlXo#s%v(y0B3F6I9LdOgRjVmYq!t&w-z1C4G7JbMePhTkWnZr$u(x+A2E5H8KcNfRiUlXp#s%v)y0C3F6IaLdOgSjVnYq!t*w-z1D4G7JbMeQhTkWoZr$u(x+B2E5H9KcNfRiUmXp#s&v)y0C3F7IaLdPgSjVnYq$t*w-A1D4G8JbNeQhTlWoZr%u(y+B2E6H9KcOfRiUmXp!s&v)z0C3F7IaMdPgSkVnYq$t*x-A1D5KcNfRiUmXp#s&v)y0C3F7IaLdPgSjVnYq$t*w-A1D4G8JbNeQhTlWoZr%u(x+B2E6H9KcOfRiUmXp!s&v)z0C3F7IaMdPgSkVnYq$t*x-A1D5G8JbNeQiTlWo#r%u(y+B3E6H9LcOfRjUmYp!s&w)z0C4F7IaMdPhSkVnZq$t*x-A2D5G8KbNeQiTlXo#r%v(y+B3E6I9LcOgRjUmYp!t&w)z1C4F7JaMePhSkWnZq$u*x+A2D5H8KbNfQiTlXo#s%v(y0B3E6I9LdOgRjVmY*x-A2D5G8KbNeQiTlXo#r%v(y+B3E6I9LcOgRjUmYp!t&w)z1C4F7JaMePhSkWnZq$u*x-A2D5H8KbNfQiTlXo#s%v(y0B3E6I9LdOgRjVmYp!t&w-z1C4G7JaMePhTkWnZr$u*x+A2E5H8KcNfQiUlXp#s%v)y0B3F6I9LdOgSjVmYq!t&w-z1D4G7JbMePhTkWoZr$u(x+A2E5H9KcNfRiUlXp#s&v)y0C3F6IaLdPgSjVnYu*x+A2E5H8KcNfQiUlXo#s%v)y0B3F6I9LdOgSjVmYq!t&w-z1D4G7JbMePhTkWoZr$u(x+A2E5H9KcNfRiUlXp#s&v)y0C3F6IaLdPgSjVnYq!t*w-z1D4G8JbMeQhTkWoZr%u(x+B2E5H9KcOf