集團(tuán)公司辦公室2010年述職報告

2010年述職報告

XX-辦公室書目工作職責(zé)2010年工作完成狀況行政工作文書及檔案管理宣揚(yáng)工作黨務(wù)工作工會工作證券事務(wù)工作費(fèi)用限制狀況團(tuán)隊建設(shè)工作職責(zé)負(fù)責(zé)按部門工作職責(zé)要求，組織開展本部門的各項管理工作，并對部門工作負(fù)責(zé)；負(fù)責(zé)擬定公司會議管理、文件管理、檔案管理、接待管理、車輛管理、辦公用品管理、公司印章及法人印章管理制度；負(fù)責(zé)擬定本部門年度及月度工作支配并組織實施；負(fù)責(zé)組織支配董事會、董事會工作會、總經(jīng)理辦公會和其它專題會議，并列席會議，作好會議記錄及整理睬議紀(jì)要；審核以董事會、公司辦公室名義起草的文稿、報告、文件，受理并提請公司領(lǐng)導(dǎo)審批各類文件、報告、請示、建議，公司外來文件批轉(zhuǎn)；負(fù)責(zé)董事會印章及法人印章的管理；負(fù)責(zé)對外公共關(guān)系，搞好公司形象宣揚(yáng)，不斷營造良好的企業(yè)社會環(huán)境；組織實施涉及公司經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益的信息管理制度；負(fù)責(zé)車輛管理和辦公用品費(fèi)用限制；負(fù)責(zé)計算機(jī)的歸口管理；2010年工作完成狀況一、制度建設(shè)為進(jìn)一步規(guī)范管理，組織修訂完善了辦公用品、車輛管理、電話費(fèi)管理、報刊管理、文書檔案管理、印章管理、會務(wù)管理、接待管理、文印管理等相關(guān)行政管理規(guī)范，其中：重點(diǎn)修訂了用車申請、車輛報修程序、修理記錄臺帳、駕駛員值班制度等車輛相關(guān)管理制度；依據(jù)集團(tuán)公司的要求，制訂了公司公務(wù)用車改革方法并組織實施為全面貫徹TS16949質(zhì)量體系和全力協(xié)作公司的認(rèn)證工作，組織下屬修訂了相關(guān)程序文件，如《管理評審程序》、《技術(shù)文件限制程序》，并進(jìn)一步明確本部門的各質(zhì)量指標(biāo)，通過完善本部門各崗位的質(zhì)量指標(biāo)與績效指標(biāo)體系，強(qiáng)化崗位責(zé)任考核，實現(xiàn)管理工作按標(biāo)準(zhǔn)、按規(guī)范、按程序文件運(yùn)作。2010年工作完成狀況二、行政工作秘書工作接要求完成董事會工作會、總經(jīng)理工作會、專項工作會等會議紀(jì)要的整理編制，并完成總經(jīng)理工作報告、集團(tuán)一周工作快報、季度報告等董事長及總經(jīng)理工作報告的撰寫。剛好辦理外來文件和公司內(nèi)部文件的編號、傳閱、發(fā)放、歸檔接待工作接待工作體現(xiàn)辦公室人員的綜合素養(yǎng)，更代表公司的形象，因此，我部門對此特別重視，對接待人員本身素養(yǎng)要求、接待的具體程序、接待紀(jì)律等都作了嚴(yán)格的規(guī)定，今年共接待重要客戶10余次，2010年工作完成狀況二、行政工作（續(xù)）會務(wù)管理和督辦工作公司各類會議較多，通過有效的組織協(xié)調(diào)，對月度生產(chǎn)經(jīng)營分析會、總經(jīng)理辦公會、董事會、股東大會等大小會議進(jìn)行了有序地組織，并按要求編寫了相關(guān)的會議紀(jì)要，會議支配的合理性和會議效率得到提升。督辦和參謀的職能屬辦公室的主要職責(zé)之一，通過《一周重要工作和會議支配》的制發(fā)，親密關(guān)注公司經(jīng)營層重要工作開展進(jìn)度狀況，充分收集公司經(jīng)營信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策供應(yīng)有價值信息和建議，加大督辦力度，參謀作用較之前有了進(jìn)步公司名稱變更相關(guān)事務(wù)的處理因公司名稱變更，我部門完成了公司全稱及證券簡稱的變更以及公司營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、進(jìn)出口資格許可證等相關(guān)工商變更手續(xù)，并完成公司公章、部門公章等相關(guān)印章的變更工作和公司VI變更工作。2010年工作完成狀況二、行政工作（續(xù)）車輛管理車輛管理工作量大、涉及面廣、事項瑣碎，又干脆影響員工的準(zhǔn)時上下班，屬我部門的重點(diǎn)工作之一，自公司搬遷至今的一年多時間里，針對不斷出現(xiàn)的問題制定相應(yīng)的措施和方法，確保員工的正常上下班，主要體現(xiàn)在以下方面：(1)、建立駕駛員值班制度，確保每周周一至周五24小時有駕駛員值班；每周星期六、星期天均有駕駛員值班，全力滿足公司各部門用車需求。(2)、通過實施《駕駛員績效考核方法》，對大客車駕駛員和小車駕駛員分別進(jìn)行考核排名，并依據(jù)獎優(yōu)罰劣的原則實施了相應(yīng)的嘉獎和懲罰，以增加駕駛員的工作責(zé)任心和危機(jī)意識，推行一種競爭上崗、優(yōu)勝劣汰的用人機(jī)制。(3)、建立和完善車輛修理臺帳和進(jìn)一步規(guī)范車輛報修程序，并對車輛修理價格進(jìn)行不定期的調(diào)查，選擇優(yōu)質(zhì)修理中心，確保修理質(zhì)量和費(fèi)用的限制。另外，要求駕駛員對于車輛的小修項目必需首先自己動手，的確不能解決，才能送修理中心修理。(4)、通過實施《駕駛員5S管理考核方法》，按月進(jìn)行考核，增加了駕駛員的5S管理意識，改善了交通車內(nèi)外環(huán)境，為廣袤員工營造了良好的乘車環(huán)境。依據(jù)銀河動力［2010］40號文精神，公司于2010年6月1日正式實施公務(wù)用車制度改革方法,我部門對公司需處理的舊機(jī)動車進(jìn)行了價格評估，并經(jīng)總經(jīng)理辦公會和董事會批準(zhǔn)后組織實施，車輛的過戶、轉(zhuǎn)讓已全部完畢。為實現(xiàn)公司統(tǒng)一作息時間，提高勞動效率，通過廣泛調(diào)研，起草了多種交通車調(diào)整方案及可行性分析報告，供領(lǐng)導(dǎo)決策。2005年，車輛管理工作以推行精細(xì)化管理為思路，制度建設(shè)需更加嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)，駕駛員考核需更加肅穆公正。三、法律事務(wù)

在處理公司為三電擔(dān)保引發(fā)的系列訴訟糾紛中，我部門較好地完成有關(guān)信息的收集及與相關(guān)人員的聯(lián)系工作，為公司領(lǐng)導(dǎo)的決策供應(yīng)了重要信息。四、信息化建設(shè)與管理工作

1、財務(wù)軟件的維護(hù)開發(fā)工作在保證大財務(wù)管理軟件穩(wěn)定運(yùn)行的基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步挖掘和發(fā)揮財務(wù)管理軟件的作用，我部門組織實施了人力資源部在新中大軟件中的應(yīng)用，實現(xiàn)了人力資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的共享2、公司網(wǎng)站建設(shè)工作依據(jù)公司各部門信息化建設(shè)的需求，經(jīng)多家比質(zhì)比價，通過公允競爭與擇優(yōu)選擇的原則確定了網(wǎng)絡(luò)公司，現(xiàn)網(wǎng)站建設(shè)已基本完成，并已于12月1日正式上傳中文版部份。五、文書及檔案管理

依據(jù)文書處理方法規(guī)定的要求和程序，完成董事會文件、機(jī)要文件及上級主管部門等外來文件的收、分、發(fā)、辦理工作，并做好記錄。依據(jù)機(jī)構(gòu)調(diào)整的要求，公司在我部門設(shè)立了綜合檔案室，歸口管理公司的董事會檔案、人事檔案、文書檔案與科技檔案。前三季度，綜合檔案室在做好生產(chǎn)用圖和管理用圖的準(zhǔn)備、曬制、發(fā)放、回收、銷毀和文書、設(shè)備、人事、科技檔案的查閱、利用工作的同時，對2003年度各類文件資料和歷年董事會檔案文件、科技檔案進(jìn)行了整理、接收、歸類、立卷和存檔；同時，修訂了《技術(shù)文件管理程序》、《文書檔案管理方法》、《科技檔案管理方法》，主動準(zhǔn)備2010年6月份質(zhì)量認(rèn)證和9月份TS16949預(yù)審所需資料，并調(diào)整了檔案室布局，使其布局更為合理，管理更為便捷。為避開以往技術(shù)、設(shè)備資料遺失問題的再度發(fā)生，要求檔案管理人員主動關(guān)注公司各部門需歸檔的技術(shù)、設(shè)備等資料，適時提示相關(guān)部門和主動收集各部門需歸檔資料，如今年全部新購的設(shè)備資料在開封時就已將全部資料納入檔案室集中統(tǒng)一管理。六、宣揚(yáng)工作公司目前以出版《XX報》、出刊宣揚(yáng)櫥窗、制作宣揚(yáng)畫冊及建設(shè)公司網(wǎng)站為主要宣揚(yáng)渠道和方式。今年已出版銀河報11期、宣揚(yáng)專欄四期緊緊圍繞公司2010年經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)、TS16949質(zhì)量體系的認(rèn)證、提高執(zhí)行力、節(jié)能降耗，降低生產(chǎn)成本等主題，剛好進(jìn)行了宣揚(yáng)報道。七、黨務(wù)工作

依據(jù)公司機(jī)構(gòu)調(diào)整重新劃分了黨支部，使黨支部的設(shè)置更加符合公司實際，黨委管理組織更為完善；依據(jù)新的形勢，修訂了黨支部目標(biāo)管理考核制度，按月進(jìn)行考核；開展了“創(chuàng)先爭優(yōu)”評比活動，評比表彰了優(yōu)秀黨員；結(jié)合鄧小平誕辰100周年，“七一”期間，我部門受黨委的指示，組織黨員參觀鄧小平故居，使黨員接受了一次生動的黨課教化；今年公司黨委加強(qiáng)了黨員發(fā)展工作，年內(nèi)共吸取發(fā)展了新黨員2名，入黨主動分子20人。復(fù)原重建團(tuán)委是黨委工作的一個重點(diǎn)，黨委辦公室具體開展了團(tuán)員的摸底調(diào)查和登記，并在此基礎(chǔ)上初步完成了團(tuán)委、團(tuán)支部班子的搭建，成立了團(tuán)委籌備小組負(fù)責(zé)團(tuán)委的籌建和日常工作，團(tuán)委籌備小組目前正開展團(tuán)內(nèi)宣揚(yáng)學(xué)習(xí)活動，為明年的正式成立做準(zhǔn)備。到目前為止，團(tuán)委在黨委的領(lǐng)導(dǎo)下，組織開展了青年攝影活動，參與了職工運(yùn)動會，并參與了職工活動中心的日常管理工作。八、工會工作

出臺“七小”競賽方法并組織實施，按季度對“七小”項目評比、頒獎，自該活動開展以來，已有20余個項目獲獎；出臺了公司勞動模范和立功人員評比方法，“五一”期間評比出60余個榮立一二三等功立功人員，并受到公司的表彰；接著進(jìn)行集體合同簽訂的準(zhǔn)備工作；同時，做好工會經(jīng)費(fèi)的管理工作；完成了支配生育工作的交接，組織女職工婦科檢查，并探望住院、工傷、生小孩等職工多人；并協(xié)作龍橋計生辦做好流淌人口建檔等工作。大力開展職工文體活動，年初舉辦了職工迎春文藝演出，組織開展了與正恒動力和龍橋森林消防隊的籃球友情賽；組織舉辦了“五·一”書畫攝影作品展，豐富了員工業(yè)余文化生活；在公司行政領(lǐng)導(dǎo)和后勤部的大力支持下，利用閑置場地改造設(shè)立了職工活動中心，工會投入數(shù)萬元，為員工添置了電視音響、圖書、棋類、乒乓球、臺球等設(shè)備和文件體育用品，10月26日正式對職工開放以來，受到員工的歡迎。九、證券事務(wù)工作

據(jù)《公司法》、《公司章程》及《上市規(guī)則》等上市公司監(jiān)管制度的規(guī)定綻開信息披露工作和投資者關(guān)系管理工作。十、費(fèi)用限制狀況2010年我部門預(yù)算為1613940.40元，實際發(fā)生額為1074337.27元，較支配節(jié)約539603.13元，具體緣由分析如下：(一)差旅費(fèi)已報銷（實際發(fā)生）6515元，較支配超支2515元。二)辦公費(fèi)已報銷85064.54元，較支配超支3034.54元，今年電話及傳真費(fèi)用、手機(jī)費(fèi)及辦公室分解的費(fèi)用超支較多，分別超5343.50元、3650元和5593.80元、辦證費(fèi)沒有預(yù)算，實際發(fā)生了1535.5元(三)宣揚(yáng)費(fèi)已報銷26544.23元，較支配節(jié)約1855.77元，各子項目基本上與支配持平，但通訊員稿費(fèi)超支配2070元，主要是年初開通訊員表彰會，這項費(fèi)用未有預(yù)算。十、費(fèi)用限制狀況（續(xù)）(四)業(yè)務(wù)款待費(fèi)已報銷5023元，較支配超支1023元，主要緣由是財務(wù)入帳時項目有些差異。(五)修理費(fèi)用已報銷211221.82元，較支配節(jié)約64778.18元，這與車輛總數(shù)削減、加強(qiáng)日常保養(yǎng)有關(guān)。(六)運(yùn)輸費(fèi)用已報銷676304.68元，較支配節(jié)約539205.72元，主要緣由是車輛削減導(dǎo)致耗油量下降，另外嚴(yán)格限制過路、停車費(fèi)節(jié)約了49135.20元。(七)消耗材料和交通費(fèi)已報銷（實際發(fā)生）8306.24元，較支配超支4306.24元。(八)車輛保險費(fèi)發(fā)生66679.37元，節(jié)約58130.63元，主要由于保險實惠降低了保費(fèi)，財產(chǎn)保險發(fā)生55357.76元，年初沒有預(yù)算。十一、團(tuán)隊建設(shè)

(一)信息溝通方面每天召集部門人員定時召開晨會，按時召開每月總結(jié)和支配會，一方面，讓部門全體員工了解公司的經(jīng)