工程項(xiàng)目文件管理及工程保密措施

工程項(xiàng)目文件管理及工程保密措施1.文件管理原則（1）工程中所有的問(wèn)題的確定均須以相關(guān)單位共同簽字或蓋章確認(rèn)的書面形式（即文檔）為準(zhǔn)。（2）確保項(xiàng)目文檔能夠及時(shí)準(zhǔn)確的記錄參建各方在整個(gè)施工過(guò)程中每一道工序，每一事件都有可追溯性。（3）文檔管理員作為單位間文件來(lái)往的唯一窗口，所有文檔必須通過(guò)文檔管理員進(jìn)行收發(fā)，不得直接將文件遞交到收件單位相關(guān)部門或人員的收發(fā)文件。（4）建立文檔的收發(fā)簽字制度，對(duì)收發(fā)的每一份文檔都要有記錄及收發(fā)人員的簽字，以確保文檔的可追溯性。（5）每份文檔應(yīng)該只能圍繞一個(gè)主題，文件在收發(fā)前應(yīng)由發(fā)件單位的文檔管理人員按照甲方或管理公司規(guī)定的編碼規(guī)則進(jìn)行文件編號(hào)，以確保各方收到的文件編號(hào)一致，便于以后進(jìn)行查閱。（6）每份文檔在發(fā)出時(shí)都應(yīng)附按照建設(shè)方或管理公司規(guī)定格式的《收發(fā)文處理記錄》，注明文件的收發(fā)時(shí)間、統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)件人、收件人及抄送單位等，并由發(fā)文單位確認(rèn)的簽發(fā)人簽字提送。（7）按照甲方或管理公司要求提送相關(guān)各方至少1份文件。（8）所有的文檔使用中文作為基本語(yǔ)言，如管理公司或AA現(xiàn)場(chǎng)代表需要，還應(yīng)提供英文版本的資料，操作和維護(hù)手冊(cè)應(yīng)同時(shí)提供中文和英文版。如果中文版資料與英文版資料中有沖突，以中文版為準(zhǔn)。2.文件類別及使用說(shuō)明序號(hào)文件類別使用說(shuō)明1信函普通事件相互通報(bào)聯(lián)系2備忘錄施工過(guò)程的具體告知，無(wú)需回復(fù)，只作為備忘記錄3信息要求表涉及到工程做法、設(shè)計(jì)方案或措施的澄清

4工程審驗(yàn)申請(qǐng)表方案、計(jì)劃書、計(jì)算書、深化設(shè)計(jì)圖紙、產(chǎn)品資料或樣品報(bào)審用5施工項(xiàng)目管理日?qǐng)?bào)每天項(xiàng)目管理報(bào)告6工程查驗(yàn)及缺失改善通知單對(duì)于業(yè)主、管理公司及監(jiān)理公司工程查驗(yàn)情況提出工程缺失改善通知后整改情況的回復(fù)7文件處理發(fā)放單作為文件發(fā)放處理的記錄8信函匯總表對(duì)于信函通告事件的匯總，便于追溯9備忘錄匯總表對(duì)于備忘事件的匯總，便于追溯10信息要求匯總表對(duì)于施工過(guò)程中需要各方進(jìn)行澄清的事件匯總，便于追溯11送審計(jì)劃表進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審用12圖件控管總表報(bào)送圖紙審查用13送審圖紙審驗(yàn)總表報(bào)審圖紙情況的匯總14施工材料/構(gòu)配件/設(shè)備送審表施工材料/構(gòu)配件/設(shè)備送審用15工程查驗(yàn)及缺失改善通知控管匯總表對(duì)于施工過(guò)程中工程查驗(yàn)及工程缺失改善情況的匯總，便于追溯，檢查16工程變更申請(qǐng)單（DCR）和工程變更通知單（DCN）用于工程變更報(bào)審17施工變更匯總表用于工程變更匯總18工作指示單用于施工中具體指令和要求19文件接收記錄用于接收文件20項(xiàng)目付款申請(qǐng)請(qǐng)款用表21會(huì)議簽到單會(huì)議簽到用22會(huì)議議程用于會(huì)議通知23傳真函以傳真的形式送出的信函24移交單移交施工區(qū)域，工作面，材料、設(shè)備或構(gòu)配件3.文件收發(fā)文管理流程在XX薄膜晶體管液晶顯示器件（TFT-LCD）項(xiàng)目的文件管理過(guò)程中，制度和流程的建立是關(guān)鍵的步驟，為加強(qiáng)與建設(shè)方和管理方在文檔交流方面的有效對(duì)接，我單位在公司自身文檔管理流程的基礎(chǔ)上，參考學(xué)習(xí)建設(shè)方和管理方先進(jìn)的管理流程和模式，盡量讓本項(xiàng)目的文件管理流程和模式與建設(shè)方和管理方的管理模式保持一致，以便于建設(shè)方和管理方的溝通和管理。3.1文件收文流程收文流程備注備注對(duì)分發(fā)各部門的文件予聯(lián)透用編號(hào)登記.確保文件的互控性和可迫期性.母及卻泉料方尤其是業(yè)主方知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的修蕾文件除按照幌施文檔存檔文件外，相關(guān)文件只傳聞?不坡放，仞案保田京東方的相關(guān)如?識(shí)產(chǎn)權(quán)的專有性3.2文件發(fā)文流程發(fā)文流程塾專訃分包單位

或目各職能部門總包項(xiàng)目文檔管理員明氏經(jīng)理收立單位.備注投照!11主或黃理小司的要求準(zhǔn)號(hào)相莊柑效匿文件修改文付又件■史&正

追回施波審核利作交件友交單復(fù)印拷貝芾他處理*屈穗存檔文叫發(fā)文!E

存檔4.文件保密制度我單位將嚴(yán)格遵守業(yè)主對(duì)資料的保密要求，所有有關(guān)本工程的資料包括文件、圖紙、規(guī)范等，均不用于本工程以外的地方。未經(jīng)業(yè)主的書面同意，禁止復(fù)印圖紙和向第三方擴(kuò)散。待工程竣工后交回全部圖紙及相應(yīng)設(shè)計(jì)文件。我單位的管理人員及分包商人員，凡因?yàn)楣ぷ髀氊?zé)而必須知悉保密資料的，均承擔(dān)相應(yīng)的保密責(zé)任，不得泄露給第三方知悉。5.文件保密措施5.1文檔控制保密措施（1）嚴(yán)格遵守文件（包括傳真、電子文檔）登記和保密制度。秘密文件存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，計(jì)算機(jī)中的秘密文件必須設(shè)置口令，并將口令報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理。不準(zhǔn)帶機(jī)密文件到與工作無(wú)關(guān)的場(chǎng)所。不得在公共場(chǎng)所談?wù)撁孛苁马?xiàng)和交接秘密文件。

（2）嚴(yán)格遵守秘密文件、資料、檔案的管理制度。資料、檔案，須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。按規(guī)定辦理借閱登記手續(xù)方可借閱。有保密要求文件只允許當(dāng)場(chǎng)借閱，不允許帶出文檔管理室。（3）秘密文件、資料不準(zhǔn)私自翻印、復(fù)印、摘錄和外傳。因工作需要翻印、復(fù)制時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理。復(fù)制件應(yīng)按照文件、資料的密級(jí)規(guī)定管理。不得在公開(kāi)發(fā)表的文章中引用秘密文件和資料。（4）會(huì)議工作人員不得隨意傳播會(huì)議內(nèi)容，特別是涉及人事、機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目、成果、建議書和有爭(zhēng)議的問(wèn)題等。會(huì)議記錄（或錄音）要集中管理，不得外借。（5）屬于保密級(jí)別的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由文檔管理員執(zhí)行。（6）屬于保密級(jí)別的文件只允許傳閱，不得復(fù)印，傳閱工作由文檔管理員專人執(zhí)行。（7）對(duì)于密級(jí)文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施：1）非經(jīng)中心主任批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄；2）收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔(dān)任，并采取必要的安全措施；3）在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存。通訊保密措施不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露關(guān)于AA項(xiàng)目方面的秘密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)擁?xiàng)目秘密，不準(zhǔn)通過(guò)其他方式傳遞項(xiàng)目秘密。會(huì)議保密措施（1）選擇具備保密條件的會(huì)議場(chǎng)所，涉及需要進(jìn)行保密議題討論的會(huì)議應(yīng)提前清空會(huì)議室鄰近辦公室人員并鎖門；（2）根據(jù)工作需要，限定參加會(huì)議人員的范圍，對(duì)參加涉及密級(jí)事項(xiàng)會(huì)議的人員由項(xiàng)目經(jīng)理與會(huì)議召開(kāi)方負(fù)責(zé)人共同予以指定；（3）依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議文件；（4）確定會(huì)議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。（5）保密會(huì)議前所有人員手機(jī)放于桌面并派專人檢查是否予以關(guān)機(jī)。宣傳報(bào)道保密措施（1）我單位所有關(guān)于本工程的宣傳資料的內(nèi)容報(bào)道前報(bào)管理公司及AA項(xiàng)目代表審核，通過(guò)后方可報(bào)道。（2）組織到本工程的參觀、考察及交流等活動(dòng)前將活動(dòng)的內(nèi)容，時(shí)間，路線，保密措施等書面