部門職責(zé)梳理-財(cái)務(wù)管理

部門職責(zé)梳理主講人：年月內(nèi)容提要一、部門職能二、相關(guān)術(shù)語三、部門職責(zé)梳理的目的與作用四、部門職責(zé)梳理的方法與步驟五、部門職責(zé)說明書六、職位設(shè)置七、部門職責(zé)梳理說明一、部門職能職能劃分職能歸并設(shè)置部門部門部門職能的不同方面及特點(diǎn)方面特點(diǎn)部門職能?反映部門的本質(zhì)職能、根本任務(wù)?在格式上用一句話表示即可?任何時(shí)候都不能因各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)意愿而改變主要職能?按行業(yè)慣例或傳統(tǒng)基本上不能變更的職能?不因上級(jí)或部門負(fù)責(zé)人變更而變化?如有變動(dòng)，則會(huì)形成行業(yè)的革命性變化兼管職能?可以在不同部門之間改變責(zé)任范圍的職能?往往屬于邊界或相關(guān)職能?其內(nèi)容可由管理高層按一定程序增減?任何部門的兼管職能都不應(yīng)過多、過濫界定部門職能和管轄范圍1．互不重疊

“政出多門”是管理的大忌；各部門之間應(yīng)有固定分工，所管事務(wù)在時(shí)間、范圍上都不能重疊。2．不留空白

不同部門的職能互不一樣，但各部門之間的職能必須互相銜接，即企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)所需要的一切職能都要有相應(yīng)的部門負(fù)責(zé)，不能留下任何空白。3．權(quán)責(zé)一致

各部門所擁有的權(quán)力和應(yīng)負(fù)的責(zé)任務(wù)必一致，避免有責(zé)無權(quán)或有權(quán)無責(zé)。4．切忌交叉

不能有兩個(gè)職能相似的部門。5．界定具體根據(jù)既定的部門職能，由相關(guān)人員或機(jī)構(gòu)作出具體、明確的界定；有關(guān)部門之間的職能銜接，也需要作出清楚的界定。如無爭(zhēng)議，即寫出界定方案，報(bào)共同上級(jí)和有關(guān)部門存檔；有爭(zhēng)議，則由共同上級(jí)裁決后做出界定方案，并報(bào)有關(guān)部門存檔。6．保持穩(wěn)定

沒有新情況發(fā)生，舊的界定永遠(yuǎn)有效。應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，不要隨意改變；必須改變時(shí)，應(yīng)明確通報(bào)相關(guān)部門人員知道。結(jié)合部門基礎(chǔ)職能和在關(guān)鍵流程中承擔(dān)的職責(zé)，制定明晰的部門職責(zé)關(guān)鍵流程預(yù)算管理流程培訓(xùn)管理流程采購管理流程……部門職責(zé)基礎(chǔ)職能財(cái)務(wù)管理職能人力資源管理職能……績效管理流程營銷管理職能例如：維護(hù)客戶關(guān)系，以保持和提升公司在客戶中的形象。是指為了在某個(gè)關(guān)鍵成果領(lǐng)域取得成果而完成的一系列任務(wù)的集合，它常常用行動(dòng)加上行動(dòng)的目標(biāo)來加以表達(dá)。例如：批準(zhǔn)……事項(xiàng)的權(quán)限是指為了保證職責(zé)的有效履行，必須具備的，對(duì)某事項(xiàng)進(jìn)行決策的范圍和程度。權(quán)限二、相關(guān)術(shù)語職責(zé)例如：董事會(huì)秘書行政秘書是組織機(jī)構(gòu)的基本單位，職位存在的目的是因?yàn)樗麄兪锹鋵?shí)組織使命的具體承擔(dān)者，并為人與工作之間架設(shè)了橋梁。有時(shí)也稱之為崗位。職位例如：總監(jiān)、經(jīng)理職務(wù)指承擔(dān)某種工作的人被賦予的頭銜，職位是對(duì)工作而言，職務(wù)是對(duì)人而言的。職務(wù)例如：管理類、技術(shù)類一組基本特征相同，但知識(shí)與技能水平要求、復(fù)雜性及職責(zé)不同的職位。二、相關(guān)術(shù)語職位類別三、部門職責(zé)梳理的目的與作用組織設(shè)計(jì)與優(yōu)化公司級(jí)KRA/KPI部門級(jí)KRA/KPI職位級(jí)KRA/KPI績效考核部門職責(zé)梳理職位分析職位價(jià)值評(píng)估動(dòng)態(tài)薪酬系統(tǒng)外部市場(chǎng)分析部門職責(zé)、權(quán)限在組織設(shè)計(jì)中位居于核心位置；部門這一層次的職責(zé)最容易出現(xiàn)交叉、模糊；通過制作部門職責(zé)、權(quán)限的過程，去思考、學(xué)習(xí)，把工作職責(zé)弄清楚；部門職責(zé)、權(quán)限的梳理直接影響下一階段的職位分析和評(píng)估、薪酬、考核等工作；明確部門職責(zé)，將組織壓力層層傳遞下去；明確部門職責(zé)、權(quán)限，有利于提高管理人員責(zé)任意識(shí)、是管理工作規(guī)范化的要求；部門職責(zé)梳理的目的和作用四、部門職責(zé)梳理的步聚與方法設(shè)計(jì)步驟詳細(xì)說明部門負(fù)責(zé)人對(duì)收集到的信息進(jìn)行分析分解、審查和重新組合按部門職責(zé)權(quán)限表的標(biāo)準(zhǔn)格式填上自己所獲知的信息邏輯性檢查組織一級(jí)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行集體研討原有部門書面信息部門內(nèi)部人員提供的信息部門直接上司及相關(guān)部門提供的信息收集、分析部門相關(guān)信息部門職責(zé)、權(quán)限描述部門職責(zé)、權(quán)限研討方法部門負(fù)責(zé)人收集相關(guān)部門討論羅列分析法圖表規(guī)范法集體研討法設(shè)計(jì)步驟詳細(xì)說明1、畫出本部門及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的職位圖1、對(duì)本部門的工作進(jìn)行分析，歸納出幾大重要方面2、對(duì)重要方面進(jìn)行詳細(xì)的職責(zé)描述1、對(duì)部門名稱、部門定編人數(shù)、所屬部門及制定者、生效日期進(jìn)行描述部門組織職位架構(gòu)設(shè)置部門主要職責(zé)描述部門負(fù)責(zé)人權(quán)限描述1、對(duì)本部門的每一重要工作的業(yè)務(wù)權(quán)限進(jìn)行描述基本信息描述四、部門職責(zé)梳理的步聚與方法五、部門職責(zé)說明書部門職責(zé)說明書是組織管理的基礎(chǔ)性文件，是將本部門在公司中所承擔(dān)的主要職責(zé)和權(quán)限用規(guī)范的語言界定并形成文本。實(shí)質(zhì)分工與合作橫向與縱向作用職責(zé)清晰以及職責(zé)的進(jìn)一步分解六、職位設(shè)置職位設(shè)置原則職位設(shè)置原則一般性原則：應(yīng)基于正常情況的考慮，不能基于例外情況。例如，90%情況下這個(gè)職位需要多少工作量，多少工作強(qiáng)度。因事設(shè)職原則：從“理清該做的事”開始，“以事定職、以職定人”。設(shè)置職位既要著眼于企業(yè)現(xiàn)實(shí)，又要著眼于企業(yè)發(fā)展。按照企業(yè)各部門職責(zé)范圍劃定職位，而不應(yīng)因人設(shè)職；職位和人應(yīng)是設(shè)置和配置的關(guān)系，而不能顛倒。整分合原則：在企業(yè)組織整體規(guī)劃下應(yīng)實(shí)現(xiàn)職位的明確分工，又在分工基礎(chǔ)上有效地綜合，使各職位職責(zé)明確又能上下左右之間同步協(xié)調(diào)，以發(fā)揮最大的企業(yè)效能?？蛻魧?dǎo)向原則：應(yīng)該滿足特定的內(nèi)部和外部顧客的需求。最少職位數(shù)原則：

既考慮到最大限度地節(jié)約人力成本，又要盡可能地縮短職位之間信息傳遞時(shí)間，提高組織的戰(zhàn)斗力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。規(guī)范化原則：

職位名稱及職責(zé)范圍均應(yīng)規(guī)范。對(duì)企業(yè)腦力勞動(dòng)的職位規(guī)范不宜過細(xì)，應(yīng)強(qiáng)調(diào)留有創(chuàng)新的余地。六、職位設(shè)置職位設(shè)置規(guī)范職位設(shè)置規(guī)范1、等同于職務(wù)如：部門經(jīng)理/負(fù)責(zé)人2、和職稱等級(jí)混淆如：會(huì)計(jì)師3、和工作性質(zhì)混淆如：技術(shù)管理4、和身份混淆如：工人、職員錯(cuò)誤設(shè)置限定詞+名詞如：人力資源部經(jīng)理財(cái)務(wù)部經(jīng)理銷售代表軟件工程師成本會(huì)計(jì)辦公室文員招聘專員賣場(chǎng)主管

………………規(guī)范設(shè)置部門職位體系圖：財(cái)務(wù)部經(jīng)理核算會(huì)計(jì)管理會(huì)計(jì)結(jié)算會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)總監(jiān)出納七、部門職責(zé)梳理說明部門名稱：財(cái)務(wù)部

直接上級(jí)：財(cái)務(wù)總監(jiān)制

定：審

核：批

準(zhǔn)：生效日期：部門基本信息及職位體系：七、部門職責(zé)梳理說明部門主要職責(zé)：用一句話概述部門的職責(zé)范圍

例：財(cái)務(wù)部部門主要職責(zé)

負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算工作，在公司經(jīng)營過程實(shí)施財(cái)務(wù)監(jiān)督、稽核、審計(jì)、審查、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，為合法、有效經(jīng)營提供保障。工作領(lǐng)域：按工作性質(zhì)將本部門工作劃分為幾大塊內(nèi)容部門職責(zé)描述：例：財(cái)務(wù)管理/會(huì)計(jì)核算/預(yù)算管理/資金管理/……練習(xí)：

1.目前的工作領(lǐng)域；

2.在部門職能范圍內(nèi)應(yīng)有的工作領(lǐng)域。做……什么……以/使/確?！瓕徍烁鞑块T人力資源需求保證各部門人力資源的合理配置描述格式：動(dòng)詞+內(nèi)容+目的七、部門職責(zé)梳理說明部門職責(zé)描述：主要工作職責(zé)描述：部門職責(zé)的核心內(nèi)容動(dòng)詞舉例決策或設(shè)定目標(biāo)批準(zhǔn)

指導(dǎo)

授權(quán)

建立

制訂規(guī)劃

決定

準(zhǔn)備 預(yù)備

發(fā)展執(zhí)行管理達(dá)成

增進(jìn)

評(píng)估

建立

贏得評(píng)定

吸引

限制

確保

維護(hù)評(píng)估 衡量

監(jiān)控

取得 認(rèn)同

審核

找出設(shè)定

執(zhí)行

指明

改善

標(biāo)準(zhǔn)化專業(yè)與支援分析

辨明

界定

建議 提議

促使建議

預(yù)測(cè)

協(xié)調(diào)

解釋

支援特定性或基層工作檢查 檢驗(yàn)

執(zhí)行 履行

對(duì)照

提出

分配處理

收集 匯集

生產(chǎn) 制造

分發(fā)

進(jìn)行提供

獲得

提交

操作 執(zhí)行

供應(yīng)一般性管理

聯(lián)系

協(xié)助

控制

監(jiān)督 協(xié)調(diào)正向目的反向目的支持目的確?！ＷC……促進(jìn)……提高……提升……完善……防止……避免……防范……致使……作為……支持……提供……利于……幫助……實(shí)現(xiàn)……控制……目的舉例序號(hào)工作領(lǐng)域主要工作職責(zé)描述1組織管理1）制定運(yùn)營中心各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度/會(huì)計(jì)核算制度/流程，規(guī)范財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算；2）執(zhí)行并監(jiān)督各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度/流程和會(huì)計(jì)核算制度/流程的執(zhí)行情況，使相關(guān)制度/流程能夠有效執(zhí)行；3）制定并組織實(shí)施運(yùn)營中心年度/月度財(cái)務(wù)工作規(guī)劃和計(jì)劃，確保運(yùn)營中心目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；4）負(fù)責(zé)本部門員工的培訓(xùn)、考核，不斷提升員工的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)；2管理會(huì)計(jì)5）編制運(yùn)營中心月度財(cái)務(wù)分析報(bào)告，為集團(tuán)和運(yùn)營中心經(jīng)營決策提供依據(jù)；6）負(fù)責(zé)新投資項(xiàng)目的財(cái)務(wù)分析報(bào)告，為投資決策提供依據(jù)；7）負(fù)責(zé)采購合同、銷售合同、租賃合同的有關(guān)財(cái)務(wù)部分的審核，確保財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)減低到最小；8）與銀行保持良好的溝通，配合集團(tuán)的資金籌措和融資計(jì)劃；9）向業(yè)務(wù)部門提供各類臨時(shí)性的財(cái)務(wù)分析及數(shù)據(jù)，為經(jīng)營決策提供依據(jù)；3會(huì)計(jì)核算10）負(fù)責(zé)產(chǎn)品成本核算，保證提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)；11）負(fù)責(zé)銷售核算，為集團(tuán)和中心制定銷售策略提供依據(jù)；12）負(fù)責(zé)經(jīng)營費(fèi)用核算，對(duì)經(jīng)營費(fèi)用變動(dòng)情況進(jìn)行分析，為公司合理控制費(fèi)用支出提供依據(jù)；13）負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)核算，折舊計(jì)提，為會(huì)計(jì)核算提供依據(jù)；14）負(fù)責(zé)公司應(yīng)收、應(yīng)付款核算，確保準(zhǔn)確無誤；4預(yù)算管理15）安排、匯總月度資金預(yù)算，為合理控制費(fèi)用支出提供依據(jù)；16）組織、編制運(yùn)營中心年度預(yù)算工作，作為下年實(shí)際執(zhí)行的參照；17）審核、分析、反饋預(yù)算執(zhí)行情況，以便檢討并調(diào)整業(yè)務(wù)的發(fā)展；18）編制年度預(yù)算外的新項(xiàng)目的財(cái)務(wù)預(yù)算，保證新項(xiàng)目在預(yù)算控制下順利執(zhí)行；七、部門職責(zé)梳理說明示例詳細(xì)描述部門負(fù)責(zé)人在工作、任務(wù)活動(dòng)過程中的業(yè)務(wù)權(quán)限；業(yè)務(wù)權(quán)限包括：擬制（執(zhí)行）、審核、復(fù)審/審議、批準(zhǔn)/簽發(fā)例如：工作事項(xiàng)擬制/執(zhí)行審核復(fù)審/審議批準(zhǔn)/簽發(fā)部門人員需求申請(qǐng)用人部門主管招聘專員人力資源部經(jīng)理總經(jīng)理工作權(quán)限描述：七、部門職責(zé)梳理說明序號(hào)工作事項(xiàng)擬制（執(zhí)行）審核復(fù)審/審議批準(zhǔn)/簽發(fā)1編制記帳憑證核算會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)經(jīng)理2編制財(cái)務(wù)報(bào)表核算會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)經(jīng)理行政副總裁3編制年度財(cái)務(wù)預(yù)算財(cái)務(wù)經(jīng)理行政副總裁集團(tuán)執(zhí)行副總裁4編制財(cái)務(wù)規(guī)章制度財(cái)務(wù)經(jīng)理行政副總裁5稅務(wù)報(bào)表、發(fā)票購買管理會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)經(jīng)理行政副總裁6合同評(píng)審業(yè)務(wù)部門財(cái)務(wù)經(jīng)理行政副總裁7編制存貨報(bào)廢申請(qǐng)表核算會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)經(jīng)理行政副總裁8編制固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表核算會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)經(jīng)理行政副總裁9編制固定資產(chǎn)盤盈、盤虧報(bào)告核算會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)經(jīng)理行政副總裁10銷售人員傭金計(jì)提業(yè)務(wù)部門經(jīng)理結(jié)算會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)經(jīng)理行政副總裁10客戶服務(wù)費(fèi)減免業(yè)務(wù)部門經(jīng)理結(jié)算會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)經(jīng)理行政