職業(yè)健康安全管理體系文件管理控制程序（安全部）

鄭州燃氣股份有限公司職業(yè)健康安全管理體系程序文件A/0PAGE2PAGE1職業(yè)健康安全管理體系文件管理控制程序1目的為保證職業(yè)健康安全管理體系文件（簡稱體系文件）處于受控狀態(tài)，確保有關(guān)場所能夠及時獲得并使用文件有效版本，特制定本程序。2范圍本程序規(guī)定了文件的編寫、編號、審核、發(fā)布、管理、借閱、更改、保管、歸檔、銷毀和評審等內(nèi)容。本程序適用于公司各單位。3術(shù)語職業(yè)健康安全管理體系文件包括內(nèi)部文件、外部文件、記錄文件。3.1內(nèi)部文件（簡稱文件）指公司編制的職業(yè)健康安全管理管理手冊、程序文件、作業(yè)文件。3.2外部文件指國家、部委、地方政府主管部門、行業(yè)協(xié)會、上級單位和華潤燃氣集團公司等機構(gòu)頒布的法規(guī)、文件、技術(shù)標準及管理要求；國際、國家及行業(yè)標準；設(shè)計單位、承包商、制造廠商等單位提供的圖紙、文件、說明書、試驗檢測報告等。3.3記錄文件指公司內(nèi)部用來證明符合職業(yè)健康安全管理標準的各種記錄。4職責4.1安全管理部是職業(yè)健康安全管理體系文件的歸口管理部門，主要職責是：4.1.1負責文件編寫的組織工作，參與文件的審核。4.1.2負責文件標識的管理。4.2標準化工作管理委員會負責審查、批準職業(yè)健康安全管理體系中對公司經(jīng)營管理、技術(shù)管理等方面有重大影響的標準。4.3各專項標準審核小組及審核小組辦公室負責職業(yè)健康安全管理體系中公司管理標準、技術(shù)標準、工作標準的審核、編號、管理工作。4.4各單位負責職責范圍內(nèi)職業(yè)健康安全管理體系文件的編寫和管理工作。5工作程序5.1文件編制與審批5.1.1管理手冊由安全管理部負責組織編制或修訂，管理者代表審核，總經(jīng)理批準實施。5.1.2程序文件由安全管理部按部門職責組織編制或修訂，標準化委員會審核，管理者代表批準。5.1.3作業(yè)文件按公司《標準化管理》、《管理制度（標準）管理》、《技術(shù)標準管理辦法》、《管理制度（標準）文本編寫要求及樣本》、《技術(shù)標準文本格式編寫要求》規(guī)定的要求進行編制、審批。5.1.4基層單位內(nèi)部使用的管理標準由其自行編制，分管副經(jīng)理審核，經(jīng)理批準實施。5.1.5文件的審批應(yīng)填寫《文件編審流轉(zhuǎn)單》。5.2文件的標識5.2.1文件的編號5.2.1.1參照《標準化管理》和《管理制度（標準）管理》執(zhí)行。5.2.1.2對于已經(jīng)通過認證的其它體系，為保證原有體系的正常運行，文件編號可沿用原來的編號。5.2.2文件的修訂狀態(tài)標識由文件的版序（A、B、C、…）、修訂狀態(tài)碼（0、1、2、3、…），以及《文件更改記錄》構(gòu)成，如：A/0、B/1、…等。5.3文件的發(fā)布與發(fā)放5.3.1文件的發(fā)布5.3.1.1管理手冊經(jīng)管理者代表審核、總經(jīng)理批準后發(fā)布。5.3.1.2程序文件經(jīng)相關(guān)主管領(lǐng)導審核、管理者代表批準后發(fā)布；作業(yè)文件由各專項標準審核小組統(tǒng)一審核并發(fā)布。5.3.1.3各單位編寫且只在其內(nèi)部實施的文件，經(jīng)單位負責人審核、其主管領(lǐng)導批準后發(fā)布。5.3.1.4文件發(fā)布的形式為在公司內(nèi)網(wǎng)相應(yīng)板塊予以公布。5.3.1.5文件發(fā)布后，發(fā)布單位應(yīng)建立相應(yīng)的《受控文件清單》，并在發(fā)布后3個工作日內(nèi)將《受控文件清單》報送安全管理部。5.3.1.6安全管理部應(yīng)依據(jù)各單位的《受控文件清單》建立公司的《受控文件清單》。5.3.2文件的發(fā)放5.3.2.1安全管理部根據(jù)文件的使用范圍，負責將發(fā)布的管理手冊和程序文件發(fā)放到各使用單位，并填寫《文件發(fā)放清單》，建立檔案。5.3.2.2作業(yè)文件由發(fā)布單位在公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布后，各單位根據(jù)需要自行下載。從內(nèi)網(wǎng)下載的作業(yè)文件，若使用單位對其進行打印存檔、下發(fā)的，須自行加蓋“受控”標識，進行編號。5.3.2.3文件發(fā)放時，發(fā)放單位必須在發(fā)放文件上加蓋“受控”標識，并進行編號。5.3.2.4各單位對收到的受控文件及本單位自己發(fā)布的受控文件，除機關(guān)存檔外，還應(yīng)下發(fā)至所站一級。每一級單位均應(yīng)建立本級的《受控文件清單》和《文件發(fā)放清單》。5.3.2.5各單位指定的文件管理人員將收到的受控文件及本單位發(fā)布的受控文件登記在《受控文件清單》上，建立本單位的《受控文件清單》。最終的《受控文件清單》上報安全管理部匯總存檔。5.4體系文件的管理5.4.1書面文件的管理5.4.1.1公司內(nèi)部使用的文件均為受控文件；發(fā)給上級領(lǐng)導、主管部門或顧客的文件以及外部文件和記錄文件均為非受控文件。5.4.1.2受控文件應(yīng)編寫發(fā)放編號，并做“受控”標識，非受控文件不做標識。各單位受控文件的發(fā)放編號以數(shù)字表示。5.4.1.3安全管理部負責“受控”、“編號”、“作廢”、“作廢保留”等印章的統(tǒng)一刻制和發(fā)放。5.4.1.4因破損而重新領(lǐng)用的受控文件，發(fā)放編號保持不變，發(fā)放單位收回相應(yīng)的舊文件并銷毀。5.4.1.5因丟失而補發(fā)文件時，由使用單位提出申請，經(jīng)發(fā)放單位核準后補發(fā)新文件，并給予新的發(fā)放編號，并在《文件發(fā)放清單》中進行記錄，注明丟失的文件失效。5.4.1.6工作調(diào)動或離職的員工，在辦理手續(xù)時，必須交回所持有的公司文件，所在單位負責按照《文件發(fā)放清單》進行回收。5.4.1.7外來文件的管理法律法規(guī)、標準規(guī)范等，應(yīng)按公司《適用法律、法規(guī)及其他要求識別、獲取及更新控制程序》等的要求進行收集、歸檔、標識、分發(fā)和更新等控制管理，列入《法律法規(guī)及其它要求清單》。上級的文件、通知，廠商的圖紙、檢驗報告等，需本單位保管的，列入《外來文件登記表》。5.4.2電子文件的管理以電子方式存在的文件，由各單位在各自的職責范圍內(nèi)負責管理。5.4.3記錄文件的管理按照《記錄管理控制程序》執(zhí)行。5.5體系文件的借閱5.5.1各單位內(nèi)部借閱的，由文件管理人員填寫《文件借閱記錄》；公司內(nèi)部各單位之間借閱的，需經(jīng)本單位領(lǐng)導批準；外部單位借閱的，需經(jīng)本單位主管領(lǐng)導批準。5.5.2歸檔后文件的借閱由信息管理部按《檔案工作管理》辦理。5.6文件的更改5.6.1文件需要更改時，由建議更改的單位填寫《文件更改申請單》，說明更改原因，對重要的更改，還應(yīng)附有充分的證據(jù)。文件更改的審核，由建議更改的單位按本程序5.1的規(guī)定執(zhí)行。5.6.2文件更改通過審核后，由文件發(fā)布單位通過公司內(nèi)網(wǎng)下發(fā)《文件更改通知單》，并附文件修改頁。各單位依照通知單統(tǒng)一對本單位使用的文件進行更改。5.6.3文件更改的方式一般采用換頁的方式，各單位的文件管理人員根據(jù)文件修改通知的要求，下載、打印相應(yīng)的文件修改頁進行更換，并確保所有發(fā)放的文件均得到修改。5.7文件的保管和作廢5.7.1文件的保管5.7.1.1各單位文件由本單位指定專人保管。5.7.1.2發(fā)給個人使用的文件，由個人負責保管。5.7.1.3歸檔后的文件由信息管理部檔案室保管。5.7.1.4任何人不得在受控文件上亂涂亂畫及更改，確保文件的清晰、易于識別和檢索。加蓋“受控”標識的文件不準私自外借。5.7.2文件的作廢5.7.2.1對失效的文件，各文件保管部門接到通知后，及時在作廢文件封面上加蓋“作廢”標識。5.7.2.2因法律、法規(guī)和其它方面的原因，作為歷史憑證而保留的任何已作廢的文件，各文件保管部門保留一份，在文件封面上加蓋“作廢保留”標識，將其隔離保存?zhèn)洳?。其余的文件全部加蓋“作廢”標識。5.7.2.3文件作廢后，各單位須及時更新《受控文件清單》，并上報安全管理部。5.8文件的評審5.8.1文件評審的條件當公司的組織機構(gòu)發(fā)生重大變化和調(diào)整時當生產(chǎn)條件和工藝條件發(fā)生重大調(diào)整和變化時內(nèi)部審核以及管理評審對文件提出改進要求時員工的合理化建議每年對文件進行定期評審的要求5.8.2文件評審的開展當發(fā)生符合文件評審的條件時，由文件的發(fā)布單位組織相關(guān)單位對文件進行評審。6相關(guān)文件6.1《標準化管理》6.2《管理制度（標準）管理》6.3《檔案工作管理》6.4《管理評審控制程序》7記錄7.1《文件編審流轉(zhuǎn)單》7.2《受控文件清單》7.3《文件發(fā)放清單》7.4《文件借閱記錄》7.5《文件更改申請單》7.6《文件更改通知單》7.7《外來文件登記表》8流程圖

9檢查與考核由安全管理部組織對該流程的執(zhí)行情況進行檢查，并依據(jù)檢查結(jié)果對相關(guān)單位進行考核。10文件修改文件更改記錄序號更改通知單編號更改日期備注11本標準由安全管理部起草并負責解釋和修訂。起草（修訂）人審核人制定日期修訂記錄

附件1：文件編審流轉(zhuǎn)單編寫單位（簽章）：文件名稱標準號驟步容內(nèi)驟步容內(nèi)編寫人編寫完成時間提交初審時間1初審人初審完成時間提交復審時間2復審人復審完成時間提交小組審核時間3小組審核意見標準審核小組成員簽字審定意見審定人員簽字4發(fā)布時間注：表格中各編審人員必須為本人簽名。說明：1.本檔案需建立到編寫單位。2.保存年限為文件發(fā)布后1年。

附件2：受控文件清單02序號文件名稱文件編號發(fā)布時間發(fā)布單位備注說明：1.本檔案需建立到文件發(fā)布單位。2.保存年限為永久保存。附件3：文件發(fā)放清單03文件名稱發(fā)放部門發(fā)放時間接收部門份數(shù)受控編號接收人（單位）備注說明：1.本檔案需建立到文件發(fā)放單位。2.保存年限為永久保存。附件4：文件借閱記錄04日期文件名稱借閱時間借閱人批準人歸還日期說明：1.本檔案需建立到文件保管單位。2.保存年限為歸還日期后半年。

附件5:文件更改申請單05更改申請人所在部門崗位申請日期文件編號文件名稱更改后文件編號更改后文件名稱更改內(nèi)容及原因申請部門負責人意見主管領(lǐng)導意見相關(guān)部門意見管理者代表意見說明：1.本檔案需建立到文件發(fā)布單位。2.保存年限為文件發(fā)布后1年。

附件6:文件更改通知單06年第號