Excel在人力資源管理的應用

Excel在人力資源管理中的應用用好工具，高效工作當前1頁，總共43頁。數(shù)據(jù)錄入單元格的引用數(shù)據(jù)有效性條件格式認識Excel函數(shù)Excel函數(shù)的結(jié)構(gòu)常見的幾類函數(shù)應用實例認識數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是什么數(shù)據(jù)透視表的幾個簡單應用實例課程大綱當前2頁，總共43頁。1-1單元格的引用

1.相對引用

相對引用指公式中的單元格位置將隨著公式單元格的位置而改變2.絕對引用

絕對引用是指公式和函數(shù)中的位置是固定不變的.

絕對引用是在列字母和行數(shù)字之前都加上美元符號”$”,如$A$4,$C$63.混合引用GO混合引用是指在一個單元格引用中,既有絕對引用,也有相對引用.例:行變列不變:$A4列變行不變:A$4

當前3頁，總共43頁。1-2數(shù)據(jù)的有效性控制單元格輸入文本長度GO選中區(qū)域---數(shù)據(jù)---數(shù)據(jù)有效性---允許---文本長度可防止身份證/銀行卡號/手機號碼輸入多一位或者少一位數(shù)序列選中區(qū)域---數(shù)據(jù)---數(shù)據(jù)有效性---序列---在“來源”輸入（A,B,C,D)注意逗號要半角格式禁止輸入重復數(shù)據(jù)

=countif(區(qū)域,起始單元格)=1選中區(qū)域---數(shù)據(jù)---數(shù)據(jù)有效性---允許（自定義)---公式填寫=COUNTIF(A:A,A1)=1當前4頁，總共43頁。1-2數(shù)據(jù)的有效性如何取消對于“數(shù)據(jù)有效性”的設置？選中區(qū)域---數(shù)據(jù)---數(shù)據(jù)有效性---允許---任何值GO當前5頁，總共43頁。1-3條件格式利用突出的格式，經(jīng)常能起到提醒的功能如：突出不滿勤的人GO

突出年齡大于30的人等如何取消條件格式？當前6頁，總共43頁。認識Excel函數(shù)當前7頁，總共43頁。2-1EXCEL函數(shù)的結(jié)構(gòu)Excel函數(shù)即是預先定義，執(zhí)行計算、分析等處理數(shù)據(jù)任務的特殊公式。Excel函數(shù)結(jié)構(gòu):也有一些函數(shù)是沒有參數(shù)的,如NOW()左右括號成對出現(xiàn)單一結(jié)構(gòu)嵌套結(jié)構(gòu)參數(shù)與參數(shù)之間使用半角逗號進行分隔當前8頁，總共43頁。

當前9頁，總共43頁。應用實例從身份證號碼提取出生日期

在C2單元格中輸入=MID(B2,7,4)&"-"&MID(B2,11,2)&"-"&MID(B2,13,2)

公式解析：

MID(B2,7,4)表示提取B2單元格中從第7位開始連續(xù)4位的字符，即出生年；

MID(B2,11,2)表示提取B2單元格中從第11位開始連續(xù)2位的字符，即出生月；MID(B2,11,2)表示提取B2單元格中從第13位開始連續(xù)2位的字符，即出生日；在公式中加入&可以用來連接兩個文本字符串。

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當前11頁，總共43頁。常用函數(shù)之查找類函數(shù)函數(shù)VOOKUP=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)(以從8月工資表導入考勤到8月考核表為例）GO當前12頁，總共43頁。常用函數(shù)之查找類函數(shù)函數(shù)VOOKUP選擇區(qū)域里最好不要有合并的單元格（先“取消單元格合并”）如果單元格里有空格，有可能導不出來

（提示：函數(shù)TRIM（A1)可以去除字符串首部和尾部的空格）注意重復的名字查找區(qū)域首列必須含有查找的內(nèi)容（第一個參數(shù)）介紹vookup函數(shù)與IFERROR函數(shù)組合使用(以從8月工資表導入考勤到8月考核表為例）GO=IFERROR(VLOOKUP(A4,'8月工資'!B:F,5,0),0)

如果VOOKUP函數(shù)運行后找不到對應的數(shù)據(jù)，就會顯示為#N/A，IFERROR的作用就是把這些#N/A都變?yōu)榈?個參數(shù)。當前13頁，總共43頁。

當前14頁，總共43頁。

當前15頁，總共43頁。應用實例在C1輸入=A1&"+"&B1如何根據(jù)A1得出B1和C1？在B1輸入=LEFT(A1,FIND("+",A1)-1)分析：思路是從左邊開始，截取“+”號前的位數(shù)。在C1輸入=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND("+",A1))分析：思路是截取“+”號后的位數(shù)。如何根據(jù)A1、B1得出C1？當前16頁，總共43頁。

當前17頁，總共43頁。IF函數(shù)的應用實例區(qū)域段自動算出對應等級=IF(K4>=90,"A",IF(K4>=80,"B",IF(K4>=70,"C","D")))嵌套了兩個IF函數(shù)當前18頁，總共43頁。

當前19頁，總共43頁。應用實例從身份證號碼中提取性別

（身份證倒數(shù)第2位若為偶數(shù)為女性，奇數(shù)為男性）

在C2單元格中輸入=IF(MOD(MID(B2,17,1),2)=1,"男","女")公式分析：

MID(B2,17,1)是從身份證第17位起取1位字符；在本例即為數(shù)字5，MOD函數(shù)就是取余數(shù)的函數(shù)，在本例中就是MOD(5，2),5除以2的余數(shù)，最外面是一個IF函數(shù)，當這個余數(shù)為1時，即為奇數(shù)，奇數(shù)就是男性，否則為女性。

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當前21頁，總共43頁。

當前22頁，總共43頁。常用函數(shù)之日期類函數(shù)DATEDIF函數(shù)常用于計算兩日期的時間差=DATEDIF(較早的日期，較晚的日期，第三個參數(shù)）第三個參數(shù)：“Y”---兩日期間共多少年?！癕”----兩日期間共多少個月?！癉”----兩日期間共多少天?！癕D”是兩日期中天數(shù)的差。忽略日期中的月和年?！癥M”是兩日期中月數(shù)的差。忽略日期中的年。“YD”是兩日期中天數(shù)的差。忽略日期中的年。當前23頁，總共43頁。常用函數(shù)之日期類函數(shù)舉例:算兩個日期間差幾年、幾月、幾日開始時間是2012-2-21結(jié)束時間是2014-2-19C2=DATEDIF(A2,B2,"Y")D2=DATEDIF(A2,B2,"YM")E2=DATEDIF(A2,B2,"MD")F2=DATEDIF(A2,B2,"D")G2=DATEDIF(A2,B2,"M")H2=DATEDIF(A2,B2,“YD")I2=C2&"年"&D2&"個月"I2=DATEDIF(A2,B2,“y”)&“年”&DATEDIF(A2,B2,“ym”)&“個月"當前24頁，總共43頁。常用函數(shù)之日期類函數(shù)應用實例3從出生日得出年齡

在D2單元格中輸入=DATEDIF(C2,NOW(),“y”)

因為從身份證提取出生日的C2=MID(B2,7,4)&"-"&MID(B2,11,2)&"-"&MID(B2,13,2)所以若直接從身份證得出年齡D2=DATEDIF(MID(B2,7,4)&"-"&MID(B2,11,2)&"-"&MID(B2,13,2),NOW(),"y")

當前25頁，總共43頁。應用實例培訓協(xié)議服務期限完成提醒思路：過期了可以顯示“協(xié)議期限完成”沒過期的，顯示“沒過期”=IFERROR(IF(DATEDIF(B2,TODAY(),"d")>=0,"協(xié)議期限完成",),"沒過期")分析：DATEDIF(B2,TODAY(),“d”)可以求出今天到B2的日期共多少天，如果“今天”在B2之前，就會產(chǎn)生錯誤值，如果“今天”在B2之后，這個函數(shù)就會算出B2距離“今天”有多少天。當這個天數(shù)≥0時，就會執(zhí)行IF函數(shù)，顯示“協(xié)議期限完成”，當DATEDIF運行是一個錯誤值時，這時候就執(zhí)行IFERROR函數(shù)，顯示“沒過期”。如果我想到期前一個月就提醒呢？當前26頁，總共43頁。思路：=IFERROR(IF(DATEDIF(TODAY(),B2,"D")<=31,"少于31天后就會過期","多于31天"),"已過期")DATEDIF函數(shù)能運行，說明B2晚于今天能執(zhí)行IF函數(shù)當B2晚于今天≤31天顯示“少于31天后就會過期”當B2晚于今天＞31天顯示“多于31天”不能運行，B2早于今天（培訓期限過期了）DATEDIF函數(shù)會產(chǎn)生錯誤值IF函數(shù)也會產(chǎn)生錯誤值執(zhí)行IFERROR函數(shù)顯示“已過期”當前27頁，總共43頁。

當前28頁，總共43頁。常用函數(shù)之計數(shù)類函數(shù)COUNTIF函數(shù)

COUNTIF(range,criteria)

區(qū)域條件標準是一個數(shù)數(shù)的函數(shù)，可以用于數(shù)出參數(shù)1區(qū)域內(nèi)，符合參數(shù)2的條件的單元格個數(shù)。如：=countif(F3:F10,“女”)

統(tǒng)計F3:F10中女的個數(shù)。

當前29頁，總共43頁。COUNTIF函數(shù)的應用實例應用實例在9月流動表中找出有相同名字的人步驟1：打開9月流動表，找出9月在職的工作表，在姓名右邊新建一列，插入函數(shù)，找到COUNTIF函數(shù)，選擇“確定”。當前30頁，總共43頁。COUNTIF函數(shù)的應用實例步驟2：點擊Range的框格，選中E列，點擊Criteria的框格，點擊E2單元格，點擊“確定”。步驟3：點擊F2單元格，把鼠標移到F2右下角，鼠標箭頭變?yōu)楹谏值臅r候雙擊。這個的意思就是在9月在職的人中只有一個叫嚴邦平的當前31頁，總共43頁。COUNTIF函數(shù)的應用實例步驟4：選中F列---排序與篩序---篩選---點擊F1左上角小箭頭---去掉1前的小勾---確定GO當前32頁，總共43頁。COUNTIF函數(shù)的應用實例統(tǒng)計一定區(qū)間的個數(shù)如：統(tǒng)計9月流動表“9月在職”工作表中，≥50歲以上的人數(shù)：=COUNTIF(F:F,">=50")20歲≤年齡＜40歲的人數(shù)：=COUNTIF(F:F,">=20")-COUNTIF(F:F,">=40")（注意：如果要統(tǒng)計的數(shù)據(jù)是有一個綠色的左角的，

要先選擇要統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，點擊符號，選擇

“轉(zhuǎn)換為數(shù)字”，不然是統(tǒng)計不了個數(shù)的）GO當前33頁，總共43頁。認識數(shù)據(jù)透視表當前34頁，總共43頁。認識數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是一種交互，交叉制作的報表，一組具有多個字段的數(shù)據(jù)進行多立體的分析匯總，用于對多種來源的數(shù)據(jù)進行匯總和分析，從而可以快速合并和比較大量數(shù)據(jù)。當數(shù)據(jù)規(guī)模比較大時，這種分析的意義就顯得尤為突出。說人話一種快速分析數(shù)據(jù)的工具當前35頁，總共43頁。前提這些數(shù)據(jù)使用數(shù)段表進行管理當前36頁，總共43頁。統(tǒng)計9月入職的招聘來源分布統(tǒng)計離職原因分布個數(shù)統(tǒng)計各部門平均工資數(shù)據(jù)透視表可以快速解決這些事情統(tǒng)計各部門學歷分布情況認識數(shù)據(jù)透視表當前37頁，總共43頁。統(tǒng)計9月入職的招聘來源分布步驟1：打開工作表---選擇數(shù)據(jù)來源區(qū)域（A1：i79）---插入---數(shù)據(jù)透視表---確定統(tǒng)計9月入職的招聘來源分布當前38頁，總共43頁。步驟2：把招聘來源拖到下面的“行標簽”框，把序號拖到下面的“數(shù)值”框，就能快速生成下圖。當前39頁，總共43頁。統(tǒng)計離職原因分布個數(shù)同理，可根據(jù)前面介紹的步驟在辭工名單的表格中快速做出離職原因分布的表格GO拖“離職原因”到“行標簽”框，拖“序號”到“數(shù)值”框注意：要留意“數(shù)值”框，是求和，還是計數(shù)，還是其