文件檔案管理制度

——文件檔案管理制度1目的

為加強公司文件檔案管理，有效保護和利用檔案，更好地為企業(yè)建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

2適用范圍

適用于公司各部門及崗位。

3職責

3.1辦公室負責對文件檔案實行集中統(tǒng)一管理。

3.2辦公室負責公司文件檔案的歸檔管理，為各部門提供檔案服務(wù)，負責公司檔案的歸口管理。

3.3檔案管理員工作調(diào)動時，應(yīng)對所保管檔案進行全面核對，確認無誤，由分管領(lǐng)導(dǎo)進行監(jiān)交，辦理檔案移交手續(xù)。

4內(nèi)容

4.1公司文件材料的形成與標識

4.1.1凡是反映企業(yè)工作活動，具有查考利用價值的文書材料，應(yīng)由各部門按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負責收集、整理，及時送交辦公室；

4.1.2公司檔案是指在生產(chǎn)經(jīng)營和管理等活動中形成具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子及其他載體的文件材料，包括文書檔案、會計檔案、科技檔案、電子檔案、聲像檔案等；

4.1.3辦公室負責接收外來文件和各部門遞交的文件材料，按時間順序在材料上標明序號，易于查找；

4.1.4公司檔案設(shè)置十二個一級類目（附表），并根據(jù)檔案特點和保管要求，劃分永久、長期、短期三類歸檔存放；

4.1.50—3類歸檔的文件材料，由相關(guān)人員收集、整理、預(yù)立卷，次年六月底前移交檔案室；

4.1.65—7類（4產(chǎn)品類空缺）設(shè)備檔案要求在重大設(shè)備開箱時，技術(shù)檔案人員必須參加，并對隨機技術(shù)資料進行核對整理歸檔?；椖繖n案從建設(shè)項目的立項開始，檔案部門應(yīng)跟蹤收集，參與項目的初步驗收和竣工驗收，在竣工驗收后三個月內(nèi)交辦公室檔案室。凡歸檔的資料不完整或不正確的工程，不得驗收合格；

4.1.7會計檔案在會計年度終結(jié)后，暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿后由財務(wù)金融部按照歸檔要求整理立卷、裝訂成冊，形成會計檔案保管清冊，編制會計檔案移交目錄移交檔案室統(tǒng)一管理。會計檔案交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在移交清冊上簽名或蓋章；

4.1.8聲像、實物等專門檔案應(yīng)在活動結(jié)束或年底向檔案室移交。

4.1.9重要文件舉例：

（1）上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；

（2）上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；

（3）公司經(jīng)濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議；

（4）會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；

（5）公司制定的計劃、統(tǒng)計、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；

（6）公司的請示與上級批復(fù)文件；

（7）公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告；

（8）公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；

（9）公司內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；

（10）公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動中形成的重要信件、電話記錄，以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；

（11）公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項目的科技文件材料；

（12）公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料；

（13）公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的簡報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

（14）公司制定的章程、制度等文件材料；

（15）公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；

（16）公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；

（17）公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

（18）公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；

（19）公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件。

4.2文件材料的歸檔

4.2.1文書檔案按年度立卷歸檔，各部門在工作中形成的文書材料在次年二月底前全部移交至辦公室統(tǒng)一管理，對重要的檔案資料，拷貝后送交檔案室保管；

4.2.2辦公室對移交的檔案資料必須認真驗收，確保文書材料的完整性；

4.2.3對規(guī)定應(yīng)當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定進行移交集中管理，不得由承辦部門或個人分散保存；

4.2.4歸檔的文件、材料、圖表要求字跡工整、清晰，符合書寫格式，禁止用鉛筆、圓珠筆和純藍墨水等不耐久字跡材料書寫，以保持檔案材料的耐久性；

4.2.5接收檔案要按照移交目錄驗收，做到帳物相符，并辦理移交手續(xù)。個別需要拆封重新整理的，檔案管理員應(yīng)會同相關(guān)經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任；

4.2.6文件材料立卷歸檔后，檔案室應(yīng)及時進行分類、編目、上架；

4.2.7會議召集部門應(yīng)及時通知檔案人員參加基建項目竣工會、設(shè)備開箱交接會，收集項目技術(shù)文件和資料。

4.3文件/檔案的管理

4.3.1檔案柜必須具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害生物和防污染等安全措施；

4.3.2存放檔案必須有專用加鎖柜，箱柜排列要整齊規(guī)范、便于查找；

4.3.3定期檢查檔案的保管狀況，做到帳物相符，對破損檔案及時進行修補、復(fù)制。

4.4文件/檔案的借閱利用

4.4.1借閱者必須嚴格辦理借閱登記手續(xù)，凡要借閱檔案，必須詳細填寫《檔案借閱登記表》，查閱完畢，盡快還回，以防遺失；

4.4.2外單位借用本單位檔案須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，填寫《檔案借用申請表》；

4.4.3按規(guī)定進行檔案查閱、復(fù)制登記手續(xù)，查閱或者復(fù)制檔案的人員嚴禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。

4.5文件/檔案的銷毀

4.5.1根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，應(yīng)當每五年一次，在董事長領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案管理部門和有關(guān)部門專業(yè)人員共同組成鑒定、銷毀小組，對檔案進行鑒定與銷毀；

4.5.2銷毀失去保存價值的檔案，須由鑒定銷毀小組提出意見，填寫《檔案銷毀登記表》，經(jīng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣并簽名以示負責。

4.6文件的管理

4.6.1本公司為確保文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別，由辦公室編制“有效文件清單”，注明其現(xiàn)行修訂狀態(tài)。

4.6.2為確保在使用處可獲得有關(guān)版本適用文件，本公司控制如下：

（1）對于現(xiàn)場需使用的文件，由辦公室負責將文件復(fù)制后發(fā)放到各部門及崗位，并在“文件發(fā)放（回收）登記表”上登記。

（2）文件分“受控”和“非受控”，在發(fā)放前應(yīng)加蓋“受控”章或“非受控”章，并注明發(fā)放號。

（3）“受控”文本僅限本公司內(nèi)部使用，不得隨意借出和復(fù)制，公司內(nèi)不得使用未加蓋“受控”章的復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即收回銷毀。

（4）對“非受控”文本，本公司僅負責在發(fā)放時是最新有效文件，但不再負責更改換版的控制。

（5）因破損而重新領(lǐng)用的新文件分發(fā)號不變，由所屬部門至辦公室辦理補領(lǐng)手續(xù)，并說明原因，在補發(fā)文件時，應(yīng)給新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號作廢，必要時，將作廢文件分發(fā)號通知各部門。

（6）文件的回收也應(yīng)在“文件發(fā)放（回收）登記表”上登記。

4.6.3文件的更改和換版

（1）當文件需要更改時，由文件更改提出部門填寫“文件更改申請/審批單”，說明更改原因和更改內(nèi)容，由原審批人員進行評審和審批，當授權(quán)其他部門審批時，必須提供必需的背景資料。

（2）文件更改批準后，由相關(guān)部門實施更改，對原受控文件逐一進行換頁更改。

（3）文件經(jīng)過多次更改或大幅度更改須進行換版，按相關(guān)制度和條款的規(guī)定重新審批、發(fā)放，并收回舊版本文件。

（4）文件的修訂、評審按《安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作規(guī)程評審和修訂管理規(guī)定》執(zhí)行。

4.6.4文件的作廢

（1）作廢文件由辦公室負責回收，并在作廢文件上加蓋“作廢”章。

（2）作廢文件除留1份存檔外，其余經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后由辦公室銷毀，防止作廢文件的非預(yù)期使用，辦公室在“文件記錄銷毀單”上做好登記。

（3）對留存的作廢文件還應(yīng)加蓋“保留”章。

4.6.5文件各使用部門應(yīng)確保文件清晰、整潔和完好。

5相關(guān)記錄

5.1《文件/檔案借用申請表》

5.2《文件/檔案借閱登記表》

5.3《文件/檔案銷毀登記表》

5.4《有效文件清單》

5.5《文件發(fā)放（回收）登記表》

文件/檔案借用申請表

申請部門：申請日期：借用檔案名稱借用檔