物業(yè)檔案資料的建立與管理制度

物業(yè)檔案資料的建立與管理制度檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分，科學、規(guī)范的檔案管理能有效的為各項管理工作提供指引和服務。根據(jù)金沙咀國際廣場物業(yè)特點，結合傳統(tǒng)檔案管理方法和電腦數(shù)據(jù)庫管理新方法、新手段，對小區(qū)檔案資料實行“科學化、系統(tǒng)化、電腦化、有序化和集中化”的管理。所有物業(yè)員工都必須遵守《物業(yè)檔案資料的建立與管理》對物業(yè)檔案資料實行有效的管理。部門架構董事長物業(yè)經(jīng)理檔案管理員檔案資料建立、管理流程圖收集：工程技術、維修、改造資料；智能化系統(tǒng)技術資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料、證件、購/租房合同、裝修審批表；歷次管理活動書面、音像資料等整理分類：技術資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料；管理規(guī)章及內(nèi)部管理制度；歷次管理工作資料、記錄；業(yè)主文件、通知、活動記錄；財務帳表及分布方案歸檔：按公司《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》建立建立原始檔案資料庫及輸入電腦，建立電子檔案資料庫利用：按權限借用及網(wǎng)上查詢，借用時登記，使用后立即歸還一、檔案資料的建立（一）檔案的建立與收集、設立金沙咀國際廣場檔案資料管理室，采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段，建立相應的規(guī)章制度，對所有檔案進行嚴格管理。、堅持來源廣、內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容，在物業(yè)管理的實際工作中從需要出發(fā)，擴大信息資料的來源渠道。、辦理好物業(yè)整體接管移交時各類原始檔案資料的移交和收集。、后期管理中，加強質量記錄，做好后續(xù)資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到到一花一木的養(yǎng)護都有詳盡的檔案資料收集。（二）檔案資料的整理與分類整理的重點是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點進行集中管理和科學分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。、檔案資料的整理1累、整理和移交，在積累過程中要做好原始文件的登記工作；2關人員的職責范圍，并作為考核的依據(jù)；3456）、收集后的所有信息，統(tǒng)一由金沙咀國際廣場檔案管理員集中整理。2、檔案資料的分類凡牽涉到具體工程項目的立項申請、批復、有關證照及合同、協(xié)議等均歸入所屬基礎資料檔案，但有關公司、分部的此類文件歸入文書檔案、合同檔案。1）、移交資料項目資料名稱1、批準文件2、用地批準文件小區(qū)規(guī)劃資料3、投資許可證、規(guī)劃許可證、開工許可證4、拆遷安置資料5、規(guī)劃平面圖6、業(yè)主/物業(yè)使用人姓名、產(chǎn)權、居住辦公位置、建筑面積清單1、竣工圖：總平面圖、建筑、結構、設備及附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙2、地質勘查報告、工程建設投標文件,工程前期基礎性文件3、工程合同及竣工報告4、工程預決算5、圖紙會審記錄6、工程設計變更通知及技術核定單（包括質量事故處理記錄）7、隱蔽工程驗收簽證

8、沉降觀察記錄工程技術資料9、竣工驗收證明書10、鋼材、水泥等主要材料的質量保證書11、新材料、構配件的鑒定合格證書12、水、電、空調、衛(wèi)生器具、電梯等設備的檢驗合格證書13、砂漿、混凝土試塊試壓報告14、供水、空調的試壓報告

15、園林綠化圖紙和清單16、設備清單、設備供貨合同，設備安裝調試記錄，使用注意事項、說明、質保書和保修單17、工程監(jiān)理報告2）、日常物業(yè)管理檔案資料項目資料名稱物業(yè)管理小區(qū)基本資料業(yè)主/物業(yè)使用人資料用戶須知；用戶基本資料；物品出入登記卡用戶裝修申請表；報建批文；裝修工程圖紙；裝修施工安全責裝修資料任書；裝修施工人員出入證；施工單位營業(yè)執(zhí)照；裝修巡查記錄；裝修驗收記錄維修資料修繕計劃與方案；維修申報表；維修服務派工單；維修回訪記錄；公共設施維修記錄綠化養(yǎng)護資料綠化檢查記錄；綠化養(yǎng)護記錄；禮儀擺花協(xié)議清潔、保潔資料清潔服務整改通知單；保潔日檢記錄消防管理資料消防巡視記錄；消防設施檢查記錄；動火作業(yè)審批表；消防設施運行記錄；火災隱患整改通知日常巡查記錄；交接班記錄；查崗記錄；閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄治安交通管理資料像帶；緊急事件處理記錄；車輛管理記錄；護衛(wèi)巡邏簽到表；安全隱患整改通知；車輛進出管理記錄設備管理資料設備臺帳；設備維修保養(yǎng)計劃與申請報告；設備維修保養(yǎng)記錄；設備運行記錄；設備維修分包協(xié)議；設備檢查記錄員工管理資料員工個人資料；聘用表；員工培訓計劃；員工培訓記錄；員工業(yè)績考核及獎罰記錄；員工內(nèi)務管理服務質量反饋資料服務質量回訪記錄；用戶意見調查、統(tǒng)計記錄；用戶投訴及處理記錄小區(qū)文化資料小區(qū)文化活動計劃及實施情況記錄；小區(qū)文化活動圖片及錄像記錄；傳媒報導資料；文化活動場所、設施臺帳及使用記錄政府部門相關文件、法規(guī)、法律辦公大樓物業(yè)中心有關文件、通知、函件行政文件資料辦公大樓物業(yè)中心規(guī)章制度、通知、通報等文件辦公大樓物業(yè)中心接待、參觀記錄辦公大樓物業(yè)中心榮譽檔案附表一：建筑整體移交驗收表建筑名稱物業(yè)管理單位竣工驗收日期開工日期建設單位移交驗收日期監(jiān)理單位占地面積設計單位建筑面積施工單位附表二：建筑物及公用設施工程名稱開工日期竣工驗收日期移交驗收日期占地面積建筑面積移交內(nèi)容建筑物公用設施、設備及公共場所建筑物清單份張有線電視竣工圖套張單體建筑竣工圖套張公用設備清單份張單體結構竣工圖套張公用設施清單份張單體結構給排水竣工圖套張電話系統(tǒng)竣工圖套張單體電氣竣工圖套張公共場地清單套張單體設備竣工圖套張綠化工程竣工圖套張單體暖通竣工圖套張室外工程竣工圖套張中心規(guī)劃圖套張鑰匙移交數(shù)套竣工總平面圖套張其他移交負責人：接收負責人：備注：(三)檔案管理體系圖文介紹小區(qū)概況及基本情況

辦公區(qū)概貌附屬設施房屋資料建筑本體資料

接管驗收資料平面圖用戶資料

用戶資料金沙綠化工程資料咀綠化人員資料植被分布資料國際綠化管理資料綠化養(yǎng)護資料

廣場檔秩序系統(tǒng)資料秩序管理資料秩序人員資料

案秩序巡查資料

資料管清潔保潔管理資料理清潔保潔資料

清潔保潔資料分清潔保潔人員資料類安全管理、設備管日常管理資料理、環(huán)境管理、文檔管理、日常工作計劃文件維護數(shù)據(jù)庫備份數(shù)據(jù)庫分析系統(tǒng)維護管理

數(shù)據(jù)整理二、檔案管理制度檔案管理制度是以金沙咀國際廣場的特點為基礎，根據(jù)國家、高要市有關物業(yè)管理法規(guī)，提煉形成金沙咀國際廣場物業(yè)管理制度，使各管理項目有章可循，有規(guī)可依，有據(jù)可查，保證各項工作的順利進行，確保工作目標的全面實現(xiàn)。檔案管理制度框架用戶服務指南公眾制度外部制度政府法規(guī)文件其他文件檔案管理員工守則制度框人力資源管理制度架行政管理制度內(nèi)部制度財務管理制度各部門管理制度小區(qū)項目工程圖紙物品驗收及移交管理（一）檔案資料的歸檔管理、文件（包括印制品和音像制品等）材料的歸檔范圍：凡是反映公司活動和基本歷史面貌，具有查考利用價值的文件材料均應歸檔，不能有各部門保管，應直接交存檔案室。l書信、日記、會議材料、圖像、錄像等內(nèi)容；案、聲像檔案、紀檢檔案、審計檔案等；、歸檔要求：自己材料書寫，如碳素墨水、藍黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、復寫紙等書寫材料；等）完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收；910（（（（（（名稱及備份時間。、歸檔時間：部門負責人審定后，由檔案部門歸檔。、歸檔份數(shù)：、不歸檔文件材料的范圍：（重要法規(guī)性文件、（主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）；6監(jiān)督和檢查。（二）檔案資料的保管1庫存檔雙軌制。2、存放檔案必須有專用柜、架，檔案管理員應編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案總目錄,并按內(nèi)容、部門、年度、保存期限及保密程度的分類順序進行組卷、逐一編號,登記造冊、編制目以便于管理和查看。業(yè)主/物業(yè)使用人檔案資料的分類原則是組團按柜、每棟按位、每單元按盒、每戶按冊建擋。3、必須維護檔案的完整性（質量上的完整和數(shù)量上的完整）、安全性（物質的安全和法律的安全）。4、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認真檢查其修改、補充情況，底圖存放以平放為宜；5、存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盤和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時采取譯制、拷貝；6做到賬冊相符。對破損或載體變質檔案，要及時進行修補和復制，經(jīng)常進行蟲害消殺；7、為保證檔案的安全和完善,檔案室應隨時保持干燥、通風、清潔,并加裝防盜門和防盜網(wǎng)。同時配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等,確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。8、聲像檔案的保管如下：1）、按不同類別和載體使用不同的裝具，分別排列保存；2）、照片檔案一般放在相冊中，錄音帶、錄像帶、磁盤宜放在專用聲像檔案柜或密封盒中，豎放遠離磁場。（三）檔案資料借閱和復制管理物業(yè)中心所有工作人員都必須嚴格遵守公司保密制度有關規(guī)定，保守公司檔案秘密。物業(yè)中心所有工作人員都有保護檔案權利和義務；經(jīng)批準授權后都有借閱檔案、復制檔案的權利。、檔案資料的借閱1/物業(yè)使用人和管理服務中心利益影響較大的檔案應加密保存。這些檔案在電腦中按授權級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱；）、嚴格檔案的出、入室規(guī)定：出室必須由具備資格的人員經(jīng)審批登記后方可借出；入室時，須由專人進行檢查，若有破損，立即修復，并按規(guī)定追究有關人員責任。檔案管理人員應及時收回在外文件，嚴防文件流失；）、物業(yè)中心人員查閱檔案，都必須辦理登記手續(xù)。檔案管理員必須將借閱情況存檔，同時將其輸入電腦中保存；（110天，確實因工作需要不能按時歸還者，應辦理延期手續(xù)；（2（310借檔案一律歸還檔案室；1124小時內(nèi)歸還，如不及時歸還，所造成的后果由借閱人員負責。2、檔案復制管理123（四）電腦化的管理為保證電腦網(wǎng)絡系統(tǒng)的正常運行，保證檔案資料數(shù)據(jù)的安全、真實、可靠，采取如下措施進行管理：、各主管部門，建立自身的網(wǎng)絡管理制度，負責對其所屬部門的檔案工作實行監(jiān)督、指導，實行分級管理。、檔案管理員必須做到檔案信息錄入化、檔案智能檢索化、利用光盤實現(xiàn)檔案的全文存儲。、對電腦系統(tǒng)進行定期維護，為不同的操作人員設置不同的授權代碼，防止檔案資料的流失；定期組織管理人員、使用人員及操作人員進行系統(tǒng)使用及安全信息的培訓，制訂嚴格的系統(tǒng)管理規(guī)定，隨時監(jiān)督電腦使用人員的執(zhí)行情況。、定期對系統(tǒng)使用人員進行培訓最新的安全技術培訓，實現(xiàn)安全管理，有效降低網(wǎng)絡信息系統(tǒng)的運行風險。、對操作和使用人員進行控制，當有授權的員工離職或改變工作崗位時，要及時進行安全系統(tǒng)的更新維護。6、通過定期將相關系統(tǒng)備份磁盤、配備良好的服務器電源保護等措施確保系統(tǒng)的可靠性和檔案資料數(shù)據(jù)的完整。（五）檔案鑒定和銷毀1、檔案的鑒定1管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負責；2（l（3（（45要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規(guī)定鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，單位應及時責成有關人員和部門負責修改、補充。2、銷毀檔