電子檔案管理制度流程

精心整理電子檔案管理制度一、總則1、為增強企業(yè)檔案工作，充散發(fā)揮檔案作用，全面提升檔案管理水平，有效地保護及利用電子檔案，為企業(yè)發(fā)展服務，特擬訂本制度。2、企業(yè)電子檔案，是指企業(yè)從事經(jīng)營、管理以及其余各項活動直接形成的對企業(yè)有保留價值的各樣文字、圖表、聲像等不一樣形式的歷史電子文件記錄。3、各部門及各項目包辦人員應保證項目及有關文件的系統(tǒng)完好(各樣附件一律禁止抽存)，項目了案后實時歸檔。4、工作改動或因故辭職時應將經(jīng)辦的文件資料向接手人員交接清楚，不得私自帶走或銷毀。二、歸檔范圍1、企業(yè)資料：規(guī)章制度、資質(zhì)證書、宣傳資料、合同檔案等資料。2、技術資料：設計規(guī)范、產(chǎn)品施工圖、項目資料。3、模板資料：文字類、圖紙類及程序類資料。4、學習資料：念書、技術及拓展學習資料。三、文件資料的采集管理1、企業(yè)指定專人負責電子檔案的管理。2、文件資料的采集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，嚴格依據(jù)本制度的“文件分類及編號方法”進行分類、編號，每周一上午將上周文件資料交管理負責人進行歸檔儲存。3、一項工作由幾個部門參加辦理的，在工作中形成的文件資料，由主辦部門或人員采集，會議文件由行政部采集。精心整理四、歸檔要求(一)文件的登記1、歸檔前應由文件形成部門依據(jù)規(guī)定的項目對電子文件的真切性、完好性和有效性進行查驗，并由負責人簽訂審查建議，查驗和審查結果填入《歸檔電子文件移交、接收查驗登記表》(見附錄A表A.1)。2、歸檔電子文件應以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁(見附錄B的表B.1)，以各文件夾為單位填寫續(xù)頁(見附錄B的表B.2)。3、電子文件登記表為樹式鏈接，在上司電子文件登記表中成立鏈接，經(jīng)過鼠標點擊可查察下級電子文件登記表。4、電子文件登記表應與電子文件同時保留。(二)文件分類及編號方法1、檔案管理負責人依據(jù)“附錄C”對文件進行分類。2、電子文件底稿代碼：M(manuscript)—底稿性電子文件；U(unofficial)—非正式電子文件；F(formal)—正式電子文件。3、電子文件類型代碼：T（text）—文本文件；I（image）—圖像文件；C（chart）—圖形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—聲音文件；H(hypermedia)—超媒體鏈結文件；P（program）—程序言件；D（data）—數(shù)據(jù)文件。(三)文件格式規(guī)定1、文字型電子文件以WORD、PDF、TXT為通用格式。2、掃描型及圖片型電子文件以JPEG、JPG為通用格式。3、視頻和多媒體電子文件以FLASH、AVI、WMV、ASF、MPEG、MOV、RM、RMVB、WAV、MIDI、WMA為通用格式。4、音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。精心整理5、關于非以上通用格式的電子文件，如沒法變換為通用格式且在存檔電腦上沒法打開，則一定在存檔電腦上安裝有關軟件。(四)注意事項1、檔案質(zhì)量總的要求是：依據(jù)文件的形成規(guī)律和特色，保持文件之間的有機聯(lián)系，差別不一樣的價值，便于保留和利用。2、歸檔的文件資料均應齊備完好。3、檔案文件資料應差別不一樣狀況進行擺列，密不行分的文件資料應依序擺列在一同，即正件在前，附件在后；底稿在前，定稿在后；其余文件資料依其形成規(guī)律或特色，應保持文件之間的親密聯(lián)系并進行系統(tǒng)的擺列。五、檔案管理人員職責1、依據(jù)有關規(guī)定做好文件資料的采集、整理、分類、歸檔等工作。2、依據(jù)歸檔范圍、要求，將文件資料準時歸檔。3、工作人員應該遵紀守紀、忠于職責，努力保護企業(yè)檔案的完好與安全。六、檔案的利用1、企業(yè)檔案只有企業(yè)內(nèi)部人員能夠借閱，借閱者需填寫《歸檔電子文件借閱單》(見附錄D的表D.1)，報主管人員同意后，方可借閱。未經(jīng)同意，任何部門或人員不允許私自復制電子文件。2、借閱時，應由檔案管理人員將資料拷貝件寄存在共享文檔各借閱人專用文件夾，借閱人應在當日將借閱檔案剪切另存，免得增添共享文檔的負擔。3、檔案禁止轉(zhuǎn)借，一定專人專用。七、檔案的安全管理1、檔案管理人員應付儲藏電子檔案的專用電腦設置用戶名及密碼，填寫《檔案電腦用戶名及密碼登記表》(見附錄E的表E.1),并提交總經(jīng)理存案。2、檔案電腦密碼應3個月改正一次。精心整理3、檔案管理人員應付波及企業(yè)機密的文件夾進行加密，填寫《加密文件登記表》(見附錄A附錄E的表E.2),并提交總經(jīng)理存案。表A.1歸檔電子文件移交、接收查驗登記表移交、接收查驗日期查驗結果查驗項目移交部門接收部門病毒查驗真切性查驗完好性查驗有效性查驗文件格式查驗需采集軟件及說明查驗填表人（署名）審查人（署名）備注附錄B表B.1歸檔電子文件登記表（首頁）文件夾名稱形成時間能否加密登記人員鏈接備注精心整理附錄B表B.2歸檔電子文件登記表（續(xù)頁）文件編號文件名稱文件稿文件類登記人員鏈接備注形成時間能否加密本代碼別代碼附錄C歸檔計算機各盤分類附錄D表D.1歸檔電子文件借閱單借閱人借閱時間借閱用途借閱文件編號借閱文件名稱文件底稿代碼文件類型代碼借閱文件能否加密主管人員建議日期：經(jīng)辦人（