文秘行政管理能力培養(yǎng)分析

2/2文秘行政管理能力培養(yǎng)分析【摘要】當(dāng)前，企業(yè)對(duì)文秘崗位的重視程度漸漸提升，主要緣由是一名力量素養(yǎng)過硬的文秘可以切實(shí)提高企業(yè)的辦公效率，并且能夠在企業(yè)各個(gè)部門之間的溝通聯(lián)系中發(fā)揮橋梁作用。然而，多數(shù)企業(yè)只是把文秘等同于文職人員，并未充分發(fā)揮文秘崗位在行政管理工作中的作用。消失這種狀況的緣由主要有兩點(diǎn)：首先，文秘的行政管理力量不夠高；其次，企業(yè)在肯定程度上缺乏對(duì)文秘行政管理力量的培訓(xùn)。

【關(guān)鍵詞】文秘；行政管理；力量；培育

1引言

文秘崗位在企業(yè)的運(yùn)行中能夠發(fā)揮出巨大的作用，不僅能夠傳達(dá)上級(jí)支配的各種指示和下級(jí)反饋的工作進(jìn)度，還可以快速地推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度的建立和健全，同時(shí)，能夠促進(jìn)企業(yè)按規(guī)劃快速進(jìn)展，使得企業(yè)的管理水平得到切實(shí)有效的提升。怎樣培育文秘的行政管理力量，已經(jīng)成為企業(yè)迫切需要解決的問題，必需注意文秘行政管理力量的培育，發(fā)揮出文秘的重要價(jià)值。

2文秘的含義和職業(yè)特點(diǎn)

本文所闡述的文秘工作人員，詳細(xì)的工作主要有文字的書寫和日常事務(wù)的接待。文秘的職業(yè)性特點(diǎn)是特別強(qiáng)的，對(duì)于文書的寫作力量有特殊專業(yè)的要求。文秘職業(yè)還具有力量多樣性的特點(diǎn)。文秘工作人員必需具備極強(qiáng)的語言表達(dá)力量，以及出眾的社會(huì)交際力量。此外，文秘職業(yè)具有公共性特點(diǎn)，文秘的工作涵蓋了企業(yè)的全部方面，包括各項(xiàng)對(duì)外事務(wù)的處理、公關(guān)及接待、各個(gè)部門工作之間的溝通和組織協(xié)調(diào)等，因此體現(xiàn)了明顯的公共性。

3文秘行政管理力量培育的意義

3.1有利于文秘工作效率的提高

開展文秘行政管理力量的培育可以使文秘人員學(xué)到更多工作上的方法和技巧，提升多方面力量。在平常的工作當(dāng)中，文秘人員能夠?qū)W(xué)到的行政管理工作的方法和技巧加以應(yīng)用，進(jìn)而可以有效地提高工作效率。文秘常常被當(dāng)作文職人員，不能得到更多關(guān)于行政管理力量的培育，于是主要被支配一些基礎(chǔ)的辦公室工作，這特別不利于提高文秘的工作效率。3.2有利于文秘書寫力量的增加文秘常常從事特別多的書寫工作，由于沒有得到多方面力量的培育，常常會(huì)消失文秘書寫力量比較差，進(jìn)而導(dǎo)致內(nèi)容不落地和空洞的問題。進(jìn)行有效的行政管理力量培育之后，可以顯著提升文秘的理論學(xué)問的深度和廣度，從而使文秘的書寫力量得到提高，進(jìn)而能夠更好地體現(xiàn)出文秘在書寫內(nèi)容優(yōu)化方面的價(jià)值。

3.3有利于文秘服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化

文秘工作具有肯定的特別性，其常常只為了快速完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)，而忽視了文秘應(yīng)具備的服務(wù)意識(shí)。通過加強(qiáng)對(duì)文秘行政管理力量的培育，可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理關(guān)系進(jìn)行特別清楚的區(qū)分，進(jìn)而使其樹立服務(wù)第一的理念。

4文秘行政管理力量培育的措施

4.1加強(qiáng)行政管理學(xué)問培訓(xùn)

文秘行政管理力量的培育當(dāng)中，最基礎(chǔ)的就是加強(qiáng)行政管理學(xué)問的培訓(xùn)，從基礎(chǔ)學(xué)問上提升文秘的行政管理力量。一方面，可以實(shí)行集體上課培訓(xùn)的方式來進(jìn)行。由企業(yè)人資部門來進(jìn)行行政管理學(xué)問培訓(xùn)相關(guān)課件的制作，并交由特地的培訓(xùn)老師來進(jìn)行接下來的課程培訓(xùn)，在課程中讓文秘學(xué)到更多行政管理學(xué)問，從根本上提升其行政管理力量。在文秘完成全部課程的學(xué)習(xí)之后，必需進(jìn)行考試以檢查文秘人員學(xué)習(xí)的成果，考試不合格的文秘將仍參加行政管理學(xué)問培訓(xùn)直至合格，同時(shí)，要切實(shí)落實(shí)好對(duì)培訓(xùn)考核過程的監(jiān)督。另一方面，利用輪崗培訓(xùn)的方法來進(jìn)行。由企業(yè)選出一部分行政管理力量比較突出的負(fù)責(zé)人，作為培訓(xùn)的講師，之后合理制定一套輪崗培訓(xùn)方案并落實(shí)培訓(xùn)，提升文秘人員的行政管理力量。輪崗培訓(xùn)可以實(shí)行責(zé)任制，培訓(xùn)管理人員對(duì)文秘行政管理學(xué)問的考核負(fù)責(zé)，并與績(jī)效掛鉤，所負(fù)責(zé)文秘考核成果良好的進(jìn)行肯定的物質(zhì)嘉獎(jiǎng)，反之，所負(fù)責(zé)文秘考核成果較差的進(jìn)行相應(yīng)的懲罰。

4.2搭建行政管理技能實(shí)踐平臺(tái)

企業(yè)不僅要進(jìn)行行政管理力量學(xué)問方面的培訓(xùn)，還要從實(shí)踐方面進(jìn)行培育。企業(yè)要進(jìn)行行政管理技能實(shí)踐平臺(tái)的建設(shè)，讓文秘在實(shí)踐平臺(tái)上進(jìn)行實(shí)踐。一方面，結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)狀況，賜予符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的文秘工作人員相關(guān)的實(shí)踐崗位，使他們進(jìn)行行政管理技能實(shí)踐。在實(shí)踐過程中，員工可以發(fā)揮自己的主動(dòng)性和樂觀性，開展行政管理工作，從而在實(shí)際工作中培育文秘的行政管理力量。企業(yè)選定負(fù)責(zé)人對(duì)文秘在行政管理實(shí)踐崗位上的詳細(xì)工作表現(xiàn)進(jìn)行績(jī)效打分，結(jié)合文秘在實(shí)際崗位工作開展上消失的缺點(diǎn)，進(jìn)行相應(yīng)的閱歷傳輸，切實(shí)實(shí)現(xiàn)文秘行政管理力量的提升。另一方面，企業(yè)每年要結(jié)合實(shí)際狀況，定期組織行政管理技能競(jìng)賽，進(jìn)行學(xué)問競(jìng)賽和實(shí)戰(zhàn)模擬。在競(jìng)賽過程中，把文秘工作人員分成若干個(gè)小組進(jìn)行競(jìng)賽，由企業(yè)來制定競(jìng)賽規(guī)章，安排小組任務(wù)，最終得分最高的小組為競(jìng)賽冠軍。文秘工作人員能夠通過行政管理技能競(jìng)賽來對(duì)行政管理學(xué)問進(jìn)行熟識(shí)和實(shí)踐，通過隊(duì)員之間的溝通溝通和協(xié)作來完成任務(wù)。通過行政管理技能大賽，既可以為行政管理人員供應(yīng)一個(gè)實(shí)踐行政管理工作的平臺(tái)，還可以讓文秘人員全面熟悉到自己在行政管理工作上的缺陷。然后在后期的實(shí)際工作中不斷地學(xué)習(xí)和提高，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文秘行政管理力量的培育目標(biāo)。

4.3建立行政管理閱歷溝通機(jī)制

行政管理力量能夠通過相互溝通閱歷來培育。對(duì)于企業(yè)來說，建立行政管理閱歷溝通機(jī)制，從而全方位地提高文秘的行政管理力量，能夠有效提升其工作效率。一方面，企業(yè)通過各種互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)建立起行政管理相關(guān)閱歷的溝通平臺(tái)，例如，微信溝通群、百度貼吧、微博話題圈、釘釘群組、oa群組等，借此進(jìn)行行政管理閱歷的溝通。企業(yè)的文秘工作人員能夠在這些平臺(tái)當(dāng)中進(jìn)行實(shí)時(shí)的行政管理閱歷溝通和共享。通過這種渠道來獵取有用的行政管理學(xué)問和技能，在肯定程度上彌補(bǔ)自己在從事行政管理工作中消失的問題，通過同事間的溝通溝通，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)行政管理力量的培育和提升。另一方面，企業(yè)每年定期組織行政管理溝通共享活動(dòng)。企業(yè)利用溝通座談會(huì)、閱歷爭(zhēng)論會(huì)等各種形式的行政管理溝通共享活動(dòng)，提高文秘在行政管理方面的學(xué)問水平和閱歷儲(chǔ)備。文秘通過參加多種多樣的行政管理閱歷溝通共享活動(dòng)，可以切實(shí)提升自身的行政管理力量。

4.4明確定位文秘的行政管理職能

現(xiàn)如今，大部分企業(yè)的文秘常常從事文職工作，不能夠全面地呈現(xiàn)出文秘的職能和職業(yè)特性，導(dǎo)致文秘行政管理工作難以發(fā)揮作用。對(duì)于實(shí)現(xiàn)文秘行政管理力量培育的目標(biāo)來說，必需明確定位文秘的行政管理職能。首先，必需賜予文秘崗位一部分行政管理權(quán)力。在企業(yè)確定好文秘的行政管理職能基礎(chǔ)上，在日常的工作職責(zé)范圍內(nèi)，文秘可以行使行政管理的權(quán)力，推動(dòng)相關(guān)行政管理工作。例如，企業(yè)專題會(huì)議的組織和召開、活動(dòng)的組織分工和開展、辦公室環(huán)境專項(xiàng)問題的整改。通過賜予文秘工作人員一些行政管理權(quán)力，使文秘在行使管理權(quán)力的過程中，提高行政管理水平和力量，從而培育文秘的行政管理力量。其次，制定文秘行政管理工作的績(jī)效考核制度。由于相關(guān)制度的不完善以及職責(zé)劃分的不明確，導(dǎo)致文秘工作局限于基礎(chǔ)的文職內(nèi)容，使得文秘的行政管理價(jià)值無法發(fā)揮。結(jié)合文秘行政管理力量的培育，在日常的工作中制定出一套行政管理工作績(jī)效考核方法，嘉獎(jiǎng)行政管理工作中表現(xiàn)精彩的文秘，反之，對(duì)工作成效不佳的文秘進(jìn)行肯定的懲罰。通過基于績(jī)效考核的獎(jiǎng)懲，能夠充分地激發(fā)文秘的工作樂觀性，使工作人員在企業(yè)中努力作出貢獻(xiàn)，更加深化地參加行政工作，使行政管理工作的效用最大化。

5結(jié)語

當(dāng)前，對(duì)于越來越激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，甚至企業(yè)將來的持續(xù)快速進(jìn)展來說，對(duì)文秘進(jìn)行行政管理力量的培育意義重大。企業(yè)必需結(jié)合文秘工作的詳細(xì)狀況，利用科學(xué)合理的方法進(jìn)行文秘行政管理力量的培育，不僅要從行政管理專業(yè)學(xué)問方面進(jìn)行培訓(xùn)，還要從行政管理工作的實(shí)踐和閱歷溝通等方面進(jìn)行有效培育，從而充分發(fā)揮文秘工作人員的作用和價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

【1】費(fèi)勇軍.淺談提升國(guó)有企業(yè)辦公