湖景物業(yè)會(huì)議管理制度

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1、目的

為了提升會(huì)議效率和會(huì)議質(zhì)量，規(guī)范會(huì)議管理，制定本制度。

2、適用范圍適用于公司的各類會(huì)議的管理

3、職責(zé)

行政人事部負(fù)責(zé)公司各類會(huì)議的方案管理、會(huì)議的籌備、組織、會(huì)務(wù)、會(huì)議記錄、總結(jié)等統(tǒng)籌管理。4、會(huì)議要素

4.1會(huì)議地點(diǎn)：公司各種會(huì)議原則上支配在公司會(huì)議室召開，特別狀況另定。

4.2會(huì)議主持人：主持人負(fù)責(zé)提出會(huì)議議題，控制會(huì)議舉行的全過程，如主持人因特別緣由不能主持會(huì)議的，可托付指派專人主持。4.3會(huì)議召集人：召集人按照會(huì)議議題，確定會(huì)議議程、與會(huì)者，負(fù)責(zé)會(huì)議資料預(yù)備及會(huì)議通知（各種會(huì)議通知須在會(huì)議召開前二天發(fā)出）、會(huì)議簽到表及與會(huì)議有關(guān)的一切會(huì)務(wù)工作。

4.4會(huì)議議題：指會(huì)議需解決的中心問題，由主持人負(fù)責(zé)提出、確定。

4.5會(huì)議議程：按照會(huì)議議題、會(huì)議時(shí)光而明確列出會(huì)議議程（即會(huì)議發(fā)展所涉及的發(fā)言內(nèi)容、發(fā)言人、發(fā)言時(shí)光），會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按議程而舉行。4.6會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人可以是召集人或主持人指定專人，除需記錄會(huì)議外，可按照需要做好錄音、攝影、攝像等工作。會(huì)議紀(jì)要必需照實(shí)列清會(huì)議要素及會(huì)議內(nèi)容，會(huì)議紀(jì)要限會(huì)議結(jié)束后一天內(nèi)完成并呈報(bào)主持人審批，主持人審批會(huì)議紀(jì)要限二天內(nèi)完成，后交行政人事部發(fā)文（經(jīng)主持人和參會(huì)人員簽字認(rèn)可后方可發(fā)文）傳遞，或按照支配作好宣揚(yáng)報(bào)道。

4.7會(huì)議經(jīng)費(fèi)：會(huì)議誤餐費(fèi)、租場費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用按《項(xiàng)目費(fèi)用定額表》執(zhí)行。

5、會(huì)議類別會(huì)議分定期召開的會(huì)議和不定期召開的會(huì)議兩大類。定期召開的會(huì)議詳細(xì)見《公司定期召開的例會(huì)狀況表》

6、會(huì)議紀(jì)律

6.1公司各類會(huì)議務(wù)必做到切合實(shí)際需要,做到會(huì)前有預(yù)備,會(huì)議目的、議題明確，會(huì)上有效率，會(huì)后有決議，執(zhí)行會(huì)議打算事項(xiàng)有結(jié)果。6.2各部門召開的會(huì)議若與公司相關(guān)會(huì)議發(fā)生矛盾，執(zhí)行"小會(huì)聽從大會(huì)，局部聽從整體"的原則。

6.3會(huì)議決議采取少數(shù)聽從多數(shù)、局部聽從整體、下級聽從上級的原則，會(huì)議未決議的事項(xiàng)和不同的看法，不得在會(huì)外宣傳。

6.4涉及保密內(nèi)容的會(huì)議，應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行保密措施，包括會(huì)場的挑選、與會(huì)人員的限定、文件資料的保管、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議信息傳遞方式等必需進(jìn)保密。6.5各部門召開會(huì)議需用公司會(huì)議室的，需提前一天向行政人事部口頭或書面申請，以便統(tǒng)籌支配會(huì)議室。

6.6與會(huì)者不得無故缺席、退席、中途離席，如確有特別緣由不能與會(huì)，須向會(huì)議召集人或主持人書面或電話請假（請假須在會(huì)議召開前一天向主持人或召集人申請），由主持人或召集人打算是否準(zhǔn)假，經(jīng)主持人或召集人允許，也可托付代理人參與會(huì)議；

6.7與會(huì)者不準(zhǔn)在會(huì)上議論與議題無關(guān)的事項(xiàng)；6.8與會(huì)者發(fā)言應(yīng)言之有據(jù)、簡潔明白，不行道聽途說、不搞長篇大論；

6.9嚴(yán)禁無理取鬧，嚴(yán)禁人身襲擊；

6.10會(huì)議期間，全部通訊工具應(yīng)調(diào)到無聲狀態(tài)，需征得主持人同意方可接聽電話或復(fù)機(jī)，且須簡短；7、會(huì)議的方案和籌備管理

7.1為避開會(huì)議的過多或重復(fù),公司常常性的會(huì)議一律采取例會(huì)管理,原則上根據(jù)例行規(guī)定的時(shí)光、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開，納入例會(huì)管理的包括總經(jīng)理辦公會(huì)、管理層月度工作例會(huì)、費(fèi)用分析例會(huì)、年中工作總結(jié)會(huì)議、年終工作總結(jié)會(huì)議等。

7.2暫時(shí)性的會(huì)議若涉及多部門或全局，應(yīng)于會(huì)前三天經(jīng)部門報(bào)總經(jīng)理助理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理同意，由行政人事部統(tǒng)一支配，方可召開。7.3全部會(huì)議的主持人、召集人、承辦單位和與會(huì)人員，必需提前做好各類會(huì)議的預(yù)備工作，包括擬定議程、提案、發(fā)言提綱、方案草案等會(huì)議材料（會(huì)議主辦部門應(yīng)在會(huì)議召開前二天發(fā)放會(huì)議資料給與會(huì)者；與會(huì)者應(yīng)按照會(huì)議

議題預(yù)備工作總結(jié)、工作方案或其他相關(guān)資料按時(shí)參會(huì)），落實(shí)會(huì)議時(shí)光、地點(diǎn)、布置會(huì)場，支配茶水、食宿，預(yù)備紀(jì)念品、獎(jiǎng)品，通知參與人員和服務(wù)人員，支配會(huì)議記錄、攝錄，落實(shí)保密、保安措施等。

7.4會(huì)議如需邀請列席人員或新聞?dòng)浾叩瘸鱿?，必需?jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。7.5會(huì)上散發(fā)給公司以外人士的資料，必需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

7.6邀請公司以外人士出席的公司會(huì)議，務(wù)必保證藏匿內(nèi)容是可控的和無負(fù)面影響的。

8、會(huì)議后的處理8.1各類會(huì)議都應(yīng)做好會(huì)議記錄。重要的會(huì)議和涉及多部門或全局性的會(huì)議，可按照主持人看法就會(huì)議主要精神和成績形成紀(jì)要文件，經(jīng)

8.2有效落