深圳市銘晨社工服務(wù)中心行政管理制度

#/10深圳市銘晨社工服務(wù)中心行政管理制度1.0總則目的：為讓各位員工更好在銘晨社工展現(xiàn)自我的風(fēng)采，盡快地適應(yīng)銘晨，順利的展開工作，結(jié)合機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，制訂本制度。管理部門：人力資源部負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)的管理。適應(yīng)范圍：本制度適用于機(jī)構(gòu)全體員工。辦公紀(jì)律機(jī)構(gòu)辦公布局、辦公設(shè)施及座位由人力資源部負(fù)責(zé)規(guī)劃和布置。辦公區(qū)及桌面具體要求未經(jīng)人力資源部許可，員工不得擅自挪動(dòng)辦公設(shè)備或設(shè)施；文件柜上不得擺放雜物，由人力資源部統(tǒng)一規(guī)定擺放位置；廢紙簍要求擺放在桌下的走道內(nèi)側(cè)或不顯眼處，不得放在走道旁；雨傘不得擺放在辦公區(qū)；辦公桌面要求簡單整齊，統(tǒng)一美觀。員工下班或外出離開公司時(shí)，要求桌面整潔，將重要資料鎖入抽屜,座椅推進(jìn)辦公桌。2.3.1每天提前幾分鐘到崗，做好工作前的準(zhǔn)備；員工上班必須配戴工作牌，洽談工作時(shí)，也須配戴工作牌。工作牌應(yīng)正面朝外戴于胸前，保持干凈、完整，不得放置于襯衣口袋內(nèi)或用外衣遮擋。發(fā)現(xiàn)破損或遺失，應(yīng)及時(shí)申請更換和補(bǔ)發(fā)。工作牌遺失，每次收取工本費(fèi)5（待定）元。員工因公外出，須填寫《公出單》，由部門負(fù)責(zé)人簽字審批后交考勤負(fù)責(zé)人（前臺(tái)綜合文員統(tǒng)一管理），如果部門負(fù)責(zé)人不在可由人力資源部負(fù)責(zé)人代簽；總干事、副干事外出請知會(huì)人力資源部。員工因私外出，須提供《請假卡》，具體詳見公司相關(guān)考勤規(guī)定。員工因公外出返回公司后，由人力資源部前臺(tái)綜合文員在《公出單》上登記返回時(shí)間。員工著裝要求整潔，有重要會(huì)議或會(huì)見客戶及對外相關(guān)活動(dòng)，要求員工著機(jī)構(gòu)統(tǒng)一服裝。員工著裝要求大方得體、正式莊重，與辦公環(huán)境協(xié)調(diào)工作語言要求：同事見面問候：“你好！”“早上好！”“下午好！”“晚上好！”請求同事幫助：“xxx請求你給與支持！”“能請你幫個(gè)忙嗎！”回報(bào)同事支持：“謝謝！有你的支持真好！”2.3.8.4接聽電話（三聲之內(nèi)）：“您好！銘晨社工，請問有什么可以幫到您？”同事不在場：“抱歉他不在，方便我?guī)湍D(zhuǎn)達(dá)嗎？”客戶咨詢電話：“您說的事情很關(guān)鍵，我將馬上與同事協(xié)商，XX分鐘后回復(fù)您”同事之間產(chǎn)生不同觀點(diǎn)的沖突：“我有一個(gè)想法，你可以參考一下”“我倒是這么想，你看有沒有參考意義”提倡鼓勵(lì)同事，贊美同事如：“你一定行！”“你太棒了！只有你才能做到”“有你做同事是我的榮幸！”提倡交流與個(gè)人技能提升和機(jī)構(gòu)經(jīng)營改善有關(guān)的信息不給自己設(shè)置框框，勇于挑戰(zhàn)自己。2.3.9內(nèi)部溝通：機(jī)構(gòu)提倡各個(gè)部門、崗位之間建立和諧、順暢的工作關(guān)系。員工可以通過以下公開的渠道開展同事間、部門間的溝通協(xié)作。例會(huì)：部門內(nèi)部工作信息交流、業(yè)績輔導(dǎo)、任務(wù)分配、建議提供、機(jī)構(gòu)信息通告?？偢墒滦畔洌ǎ簜€(gè)人建議、疑惑咨詢、投訴、征求意見。公告欄：發(fā)布機(jī)構(gòu)動(dòng)態(tài)、機(jī)構(gòu)新聞、制度規(guī)章、人事任命、操作規(guī)定等。真情園地：鼓勵(lì)同事、感謝同事、生日祝賀、新婚祝賀、員工活動(dòng)等情感表白園地。（待建）銘晨社工簡報(bào)：每月1期，反映社工專業(yè)活動(dòng)，典型個(gè)案，社工知識(shí)，雙工聯(lián)動(dòng)模式等。員工大會(huì)：每年一次，機(jī)構(gòu)高層的開放日直接面對全員的一次交流會(huì)。3.0電話及傳真管理分類及配置機(jī)構(gòu)電話為市內(nèi)電話?；疽蠊珓?wù)電話應(yīng)長話短說、言簡意賅，私人電話不得超過3分鐘。電話用語“您好！銘晨社工”“＊＊正在電話中，有什么可以幫到您，請您留下您的聯(lián)系方式，我們將盡快為您服務(wù)?！薄埃辉谧簧?，。。。。。同上句”，同事不在請代為留言及轉(zhuǎn)告；3.3費(fèi)用管理進(jìn)行總額控制,加強(qiáng)月度費(fèi)用監(jiān)督管理。4.0辦公及勞保用品4.1辦公用品辦公用品分個(gè)人辦公用品和公用辦公用品個(gè)人辦公用品分易耗性個(gè)人辦公用品（筆類/膠水/涂改液/紙類/回形針/訂書針/橡皮擦等）和耐耗性個(gè)人辦公用品（文件夾/文件欄/剪刀/介刀/計(jì)算器/訂書機(jī)/打孔器/起釘器/直尺）；公用辦公用品分易耗性公用辦公用品（紙類/打印墨水/炭粉）和耐耗性公用辦公用品（文件夾/辦公設(shè)施等）。易耗性辦公用品：使用周期短或一次性消耗的辦公用品；耐久性辦公用品：長期使用的辦公用品；易耗性個(gè)人辦公用品實(shí)行崗位定額使用制，12元/月（待定），特殊崗位例外，如文控等可按工作需要適當(dāng)增加。易耗性公用辦公用品按月度計(jì)劃申購領(lǐng)用。耐耗性辦公用品實(shí)行限量使用制。原領(lǐng)用的未核銷收繳時(shí)，不發(fā)放同類用品。員工離職，須退還所領(lǐng)用的耐耗性辦公用品，如有損壞，由人力資源部視具體情況要求給予賠償。公用耐耗性辦公用品由部門負(fù)責(zé)人指定專人領(lǐng)用及保管。個(gè)人辦公用品實(shí)行月度計(jì)劃申購制。由人力資源部綜合文員每月度30日前進(jìn)行次月辦公用品需求分部門統(tǒng)計(jì)，人力資源部負(fù)責(zé)人審核，總干事審批，然后購買。特殊情況視情況而定。勞保用品:指用于公司清潔、環(huán)境維護(hù)等需要的日常用品，勞保用品不得用于私人用途。員工領(lǐng)用辦公及勞保用品時(shí)須按申請計(jì)劃領(lǐng)用，在指定日期以部門為單位領(lǐng)用，領(lǐng)用時(shí)填寫《辦公用品登記表》。辦公用品管理人員（綜合文員負(fù)責(zé)）詳細(xì)填寫物品出入庫登記表，定期進(jìn)行盤點(diǎn)。員工制服管理：發(fā)放對象：社工人員。機(jī)構(gòu)辦公室人員不發(fā)放工作服。制服標(biāo)準(zhǔn)：（待定）新員工入職之日起，由人力資源部根據(jù)崗位不同發(fā)放制服。制服費(fèi)用：每人元，財(cái)務(wù)部分兩期從員工工資中扣除，從入職后的第2個(gè)月開始扣，并由財(cái)務(wù)部出據(jù)收據(jù)給員工。工作滿3年后（不含3年），全部退還制服費(fèi)。制服破損或磨損后，可向人力資源部申請更換，以舊換新，如未到相應(yīng)的退還制服年限，需按照成本價(jià)支付款項(xiàng)。如丟失及人為損壞，由個(gè)人負(fù)責(zé)賠償成本價(jià)后，方可領(lǐng)用新的制服。制服退還：員工離職時(shí)，工作服需清洗干凈退還給公司，財(cái)務(wù)部會(huì)根據(jù)相應(yīng)折舊標(biāo)準(zhǔn)予以扣除折舊額，退還員工制服費(fèi)。制服折舊:（待討論）制強(qiáng)折舊標(biāo)準(zhǔn)及退還制服費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)折舊標(biāo)準(zhǔn)期限工齡應(yīng)扣制服折舊題應(yīng)退制腮款備注6個(gè)月6個(gè)月以下含6個(gè)月1年6個(gè)月以上1年以下含1年1年半1年以上1年半以下含1年半2年1年半以上？年以下含2年M年2年以上多年以下含3年3年后3年以上0不含3年制服采購及管理由人力資源部提出采購申請計(jì)劃，總干事審批后執(zhí)行。前臺(tái)負(fù)責(zé)員工制服的入庫及保管，憑入庫明細(xì)單及發(fā)票辦理報(bào)銷手續(xù)。6.0名片管理名片印制資格部門負(fù)責(zé)人以上員工；對外聯(lián)系較多的部門主管以上員工；公關(guān)人員、社工、外勤行政人員；對有業(yè)務(wù)需要聯(lián)絡(luò)，但頻率不是很多的，可使用公司名片，由人力資源部根據(jù)工作需要統(tǒng)一印制、分配。員工填寫《名片印制申請單》，由部門負(fù)責(zé)人及人力資源部負(fù)責(zé)人審核。特殊情況，報(bào)人力資源部負(fù)責(zé)人審批。由相關(guān)部門于三個(gè)工作日內(nèi)印制完畢并交付使用。名片版本的設(shè)計(jì)和更換（待定）。員工離職，其名片由人力資源部負(fù)責(zé)收回、銷毀。郵寄管理公務(wù)郵寄分包裹、速遞等。包裹：名片等一般物品類；速遞：合同（協(xié)議）、委托書、重要文件、憑證及其它等資料，可用速遞處理；人力資源部（前臺(tái)）應(yīng)做好速遞的登記工作。安全管理樹立安全防范意識(shí)，共同做好保衛(wèi)工作，是每一位員工的義務(wù)和責(zé)任。一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)查問并報(bào)人力資源部。嚴(yán)禁精神病人，酗酒人員等情緒不正常人員進(jìn)入辦公與經(jīng)營區(qū)域；嚴(yán)禁攜帶槍支、彈藥、刀械、危險(xiǎn)品人員進(jìn)入公辦公與經(jīng)營區(qū)域。出入辦公區(qū)域的來客實(shí)行登記制度，嚴(yán)禁閑雜人員進(jìn)入辦公場所。員工下班時(shí)要求關(guān)閉空調(diào)、電腦、電源等，鎖好文件柜、保險(xiǎn)柜和各辦公室的門，關(guān)好窗戶。財(cái)務(wù)人員要嚴(yán)格遵守現(xiàn)金保管制度。員工須妥善保管機(jī)構(gòu)專用鑰匙，不得擅自轉(zhuǎn)交他人。使用機(jī)構(gòu)的貴重物品，如有損壞或遺失，須照價(jià)賠償。私人貴重物品不得存放在機(jī)構(gòu)，如丟失，機(jī)構(gòu)不負(fù)責(zé)任。注意防火、防盜。不能擅接電線。除樓梯口外，公司內(nèi)禁止吸煙。吸煙區(qū)嚴(yán)禁亂扔煙頭。如發(fā)現(xiàn)事故苗頭或聞到異味，必須立即查找處理并及時(shí)報(bào)告人力資源部。員工必須熟記火警電話、訊號(hào)，熟悉走火通道及出口位置，掌握滅火器具的使用方法。在救火過程中聽從消防中心的指揮。如發(fā)生火警，無論程度大小，必須采取以下措施：保持鎮(zhèn)靜，不可驚慌失措；呼喚附近的同事援助并報(bào)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)；直撥火警電話：119，清楚說出火警地點(diǎn)、燃燒物質(zhì)、火勢情況及公司名稱、本人姓名；在不影響人員安全疏散的情況下，把火警現(xiàn)場的所有門窗關(guān)閉，將電源切斷，采取有效措施進(jìn)行補(bǔ)救。切記不可使