做好新時期辦公室行政管理工作的思考

做好新時期辦公室行政管理工作的思考摘要:辦公室行政管理工作是確保單位工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證?闡述了辦公室工作的重要地位?工作職能,并就做好辦公室行政管理工作提出了建議?

關(guān)鍵詞:辦公室;行政管理;服務(wù)

辦公室作為一個綜合的?全面的辦事機(jī)構(gòu),既擔(dān)負(fù)著執(zhí)行?調(diào)研?智囊等宏觀管理職能,又擔(dān)負(fù)著文件起草?督辦協(xié)調(diào)?業(yè)務(wù)接待?通訊收發(fā)等微觀服務(wù)任務(wù),是一個單位承上啟下?協(xié)調(diào)左右?聯(lián)系內(nèi)外的“樞紐?新的形勢對辦公室強(qiáng)化政務(wù)?搞好事務(wù)?規(guī)范服務(wù)等方面提出了更高的要求?結(jié)合工作實(shí)際,筆者就做好新時期的辦公室行政管理工作進(jìn)行了一些思考?

1充分認(rèn)識辦公室工作的重要地位

辦公室是一個單位的“窗口”,地位和作用非常重要?作為辦公室人員,必須充分認(rèn)識辦公室的地位和作用,適應(yīng)新的形勢和任務(wù)的需要,努力提高服務(wù)政府工作的綜合素質(zhì)?一方面,從辦公室的地位看,辦公室是綜合性辦事部門,是保持一個單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“橋梁”和“紐帶”,大量地?經(jīng)常性地聯(lián)系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進(jìn)行的?行政管理崗位往往被設(shè)在辦公室的“窗口”位置上,它擔(dān)負(fù)著日常的辦公室事務(wù)工作,盡管大多是瑣碎的事務(wù)?重復(fù)的服務(wù),然而人們往往從這個“窗口”來看待和評價單位的工作?比如,習(xí)以為常的電話接轉(zhuǎn),看似很簡單,但它卻是代表著聯(lián)系內(nèi)外?左右的單位第一形象,它有上級指示?有各種問訊?有情況反映等等,只有做到了既了解單位的整體基本情況,又注意講話的態(tài)度?藝術(shù),才能使來電者滿意?信服?因此它不僅代表和影響辦公室的工作,而且直接影響到單位的形象和威信?

另一方面,從提高辦公室整體效率看,機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門只負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作,而每一項(xiàng)工作的各個環(huán)節(jié)的合理?準(zhǔn)確?及時的銜接,都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)?處理?解決?只有找準(zhǔn)?認(rèn)識到行政管理工作特定的位置和職能,才能牢固樹立全方位服務(wù)觀念,積極努力?耐心細(xì)致地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)?為機(jī)關(guān)服務(wù)?為基層服務(wù).以良好的“窗口”形象,提高辦事效率,促進(jìn)辦公室的各項(xiàng)工作有序開展?

2正確把握辦公室的行政管理職能

從行政管理的角度來看,辦公室面對的工作主要是上級部門以及本單位下達(dá)的各項(xiàng)行政工作,面對的人員主要是領(lǐng)導(dǎo)和各部門工作人員?辦公室的行政管理職能主要有四個方面?

(1)助手作用?辦公室對上級機(jī)關(guān)的部署結(jié)合本單位領(lǐng)導(dǎo)的意見貫徹執(zhí)行并組織實(shí)施和檢查落實(shí)執(zhí)行結(jié)果,對加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理?維護(hù)正常工作秩序?保證工作質(zhì)量起到組織?執(zhí)行的重要作用?

(2)參謀作用?辦公室人員要經(jīng)常深入工作一線,了解基層情況并聽取意見?總結(jié)經(jīng)驗(yàn)?提出改革建議,及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報并提出建設(shè)性參考意見,作好領(lǐng)導(dǎo)參謀?

(3)協(xié)調(diào)作用?辦公室在管理工作中的確需要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作,以維持正常的工作秩序,及時轉(zhuǎn)達(dá)傳送上級主管部門以及本單位領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)指示精神,主動協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系?起著承上啟下?聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用?

(4)保障作用?既要保證上級主管部門以及本單位分派和布置的各項(xiàng)具體事務(wù)工作及時有效地完成,保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的重大問題,又要同單位內(nèi)各部門建立良好的工作關(guān)系,傾聽他們的意見,充分調(diào)動員工的積極性,齊心協(xié)力完成各項(xiàng)任務(wù)?3辦公室工作要處理3個矛盾

一是大局和小局的矛盾?辦公室作為一個綜合部門,其性質(zhì)和其他部門的區(qū)別主要體現(xiàn)在服務(wù)性上?這就要求辦公室把“一切服從大局,一切服務(wù)大局”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),當(dāng)部門工作與機(jī)關(guān)的整體工作?小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時候,自覺地做到小局服從大局?局部服從整體?同時盡力做好小局工作,因?yàn)樾【止ぷ魇亲龊么缶止ぷ鞯幕A(chǔ)和前提?

二是主動和被動的矛盾?辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動性,但要做好辦公室工作,又必須發(fā)揮主動性,善于在被動中求主動,變被動為主動?對一些常規(guī)性?規(guī)律性?階段性等確定性工作,不要消極等待,要主動著手,提前準(zhǔn)備?對領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)?應(yīng)急事件和突發(fā)事件等非確定性工作,要有靈活的應(yīng)變能力,做到忙而不亂?同時要積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路,想領(lǐng)導(dǎo)之所想,謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀,把問題想在前面,把工作做在前頭,主動做好超前服務(wù)?

三是“過”與“不及”的矛盾?為領(lǐng)導(dǎo)出主意?當(dāng)參謀,一定要把握“度”,掌握分寸?辦公室在領(lǐng)導(dǎo)決策中處于輔助和從屬地位,不能缺位,也不能越位?要想領(lǐng)導(dǎo)之所想,急領(lǐng)導(dǎo)之所急,要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供盡可能多的背景資料,但不能越俎代庖?要積極諫言,但不能瞎摻和?

4做好辦公室行政管理工作的關(guān)鍵

發(fā)揮好辦公室的整體功能,關(guān)鍵要提高辦公室人員的整體素質(zhì),培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)?在行政管理崗位上必須做到忠于職守?善于思考?勇于創(chuàng)新?樂于奉獻(xiàn)?

第一,要增強(qiáng)服務(wù)意識,敢于面對矛盾和問題?在繁雜的事務(wù)中保持頭腦清醒,對工作認(rèn)真負(fù)責(zé),甘于吃苦,樂于奉獻(xiàn),講究原則性?規(guī)范性?要保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致?一絲不茍的作風(fēng),嚴(yán)格用各種紀(jì)律和規(guī)章制度要求自己?無論是大事?小事,都要時刻堅(jiān)持認(rèn)真細(xì)致的原則,做到不漏辦?不誤辦?不錯辦?

第二,要努力提高能力,主動適應(yīng)辦公室工作的新要求?辦公室工作面廣,綜合性強(qiáng),行政管理人員不僅要正確高效地處理好日常事務(wù),還要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀?助手?要始終保持良好的工作心態(tài),在被動服務(wù)中尋找主動,探索做好行政事務(wù)工作的新路子,要注重對新知識?新問題的學(xué)習(xí)研究,在規(guī)范服務(wù)?搞好事務(wù)上要主動去想?主動去做?

第三,要強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)觀念,注重與同事建立良好的合作關(guān)系?辦公室工作雖然各有分工,各有職責(zé),工作中有些是能依靠個人力量完成的,但更多的要依靠群體的力量合作完成?因此,要保證辦公室的整體合力,必須建立起同事間良好的工作關(guān)系,最大限度地發(fā)揮潛在能力?辦公室工作“事無巨細(xì)皆大事”,工作分工不分家,要取別人之長補(bǔ)自己之短,多與其他同事溝通,在完成自己本職工作的同時,做好與其他同志的協(xié)調(diào)銜接,集思廣益,共同進(jìn)步,提高工作質(zhì)量和效率?公司行政辦公室工作職責(zé)一、負(fù)責(zé)公司本部的行政管理和日常事務(wù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好各部門之間的綜合協(xié)調(diào)，加強(qiáng)對各項(xiàng)工作的督促和檢查，建立并完善各項(xiàng)規(guī)章制度，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化管理。二、負(fù)責(zé)公司的公文、資料、信息和宣傳報道工作，溝通內(nèi)外聯(lián)系，保證上情下達(dá)和下情上報。三、負(fù)責(zé)公司來往文電的處理和文書檔案的管理工作，負(fù)責(zé)對會議、文件決定的事項(xiàng)進(jìn)行催辦、查辦和落實(shí)。所謂敬業(yè)意識，也就是人們平常所說的干一行、愛一行、專一行，這是做好工作的前提。首先是要愛這一行，喜歡這一行，要有濃厚的興趣，帶著感情去做這項(xiàng)工作。辦公室主任的工作，即辛苦又枯燥，沒有一定的愛心，沒有濃厚的興趣，沒有誠摯的感情，是做不好的。應(yīng)該看到，辦公室主任是個很重要的崗位。能夠?yàn)檎绢I(lǐng)導(dǎo)和同志們服務(wù)，是一件很光榮的事。對于這樣一項(xiàng)重要而又有意義的工作，不能妄自菲薄，不能見異思遷，而要懷著強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，全身心投入進(jìn)去，努力把工作干好。其次要鉆這一行，專這一行。第一個“鉆”是鉆研的“鉆”，就是要鉆進(jìn)去，潛心研究；第二個專是專業(yè)的“?！?，就是通過鉆研學(xué)習(xí)達(dá)到很高的專業(yè)水平。有人說辦公室主任無非是一些服務(wù)性工作，專業(yè)性不強(qiáng)，不需要很高的專業(yè)水平，這是不正確的。沒有一定的專業(yè)知識，盡管有良好的愿望，工作也是干不好的。例如，交通管理的各項(xiàng)法規(guī)，公文寫作的各項(xiàng)知識，后勤設(shè)施的使用保養(yǎng)知識，怎樣使我們的工作保持與日俱進(jìn)的狀態(tài)等等，這些都不得是一個辦公室主任應(yīng)該了解、熟悉和掌握的。只有這樣，才能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，才能在工作中有所建樹。而要做到這一點(diǎn)，就必須認(rèn)真學(xué)習(xí)，刻苦鉆研不斷提高思想政治工作水平和專業(yè)水平，增強(qiáng)使命感和工作能力。二、要樹立公樸意識公仆意識，也可以說是服務(wù)意識，就是要當(dāng)上級領(lǐng)導(dǎo)的公仆，當(dāng)好廣大職工的公仆，當(dāng)好司乘人員的公仆，全心全意地為他們服務(wù)。當(dāng)好“公仆”要做到“三心”、“四勤”。“三心”是熱心、誠心、耐心，“四勤”是腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。熱心，就是要有一付熱心腸，滿腔熱情地服務(wù)，自學(xué)自愿地服務(wù)，盡心盡力地服務(wù)。當(dāng)辦公室主任，不是為了應(yīng)付差事，不能敷衍了事，得過且過，當(dāng)一天和尚撞一天鐘，而是要認(rèn)真負(fù)責(zé)、積極努力、克已奉公埋頭苦干，以濃厚的興趣、高度的熱情、負(fù)責(zé)的精神，去干好每一項(xiàng)工作。誠心，就是要有一顆真誠的心，真心實(shí)意地、實(shí)實(shí)在在地干事情，不弄虛作假，不懈怠，不自滿。一方面，我們反映情況、提供資料，要實(shí)事求是，真實(shí)可靠，有一是一，有二是二，不能瞎估計(jì)，想當(dāng)然，含糊其詞，似是而非，以免貽誤工作。耐心，就是不怕麻煩，不辭辛苦，謙虛謹(jǐn)慎，不驕不躁。辦公室的工作單調(diào)而瑣碎，而是要對全站職工服務(wù)，難免有眾口難調(diào)的現(xiàn)象出現(xiàn)，所以當(dāng)好辦公室主任要有較高的涵養(yǎng)，要有毅力，有韌性，有忍辱負(fù)重的精神。接受任務(wù)、聽取意見、匯報情況、開展工作，都必須有耐心，不可急躁冒進(jìn)，不可粗枝大葉，更不可三天打魚兩天曬網(wǎng)。腦勤，就是要勤于動腦，善于思考。如何使我們的工作適應(yīng)形勢發(fā)展，體現(xiàn)時代特征，更有針對性和實(shí)效性；怎樣在工作用中貫徹“三個代表”重要思想，怎樣為經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個中心服務(wù)，為實(shí)現(xiàn)全面建設(shè)小康社會這個宏偉目標(biāo)服務(wù)；怎樣才能做到貼近實(shí)際、貼近生活、貼近職工，所有這此問題都不得是我們應(yīng)該經(jīng)?？紤]的。嘴勤，包括兩個方面，一方面要多請示匯報，及時得到領(lǐng)導(dǎo)的指示、支持和幫助；一方面要多做宣傳工作。宣傳先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，宣傳交通戰(zhàn)線廣大職工的感人事跡，爭取廣泛的社會不良分子同和輿論支持。手勤，就是要勤于動手動筆寫文章，這是辦公室主任的一項(xiàng)基本功。工作總結(jié)、情況匯報、調(diào)研文章、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗(yàn)等等，都是勤于動手撰寫，不能懶惰。腿勤，要邁開雙腿，不辭辛苦在上跑下跑。上跑就是往領(lǐng)導(dǎo)同志那跑，及是請示工作、匯報情況、征求意見；下跑就是深入職工中搞好調(diào)查研究，了解情況、發(fā)現(xiàn)典型、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，掌握第一手材料；左跑右跑就是踴躍兄弟單位勤聯(lián)系、多溝通、學(xué)習(xí)優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，不斷改進(jìn)自身工作。三、要樹立奉獻(xiàn)意識實(shí)實(shí)在在地說，當(dāng)好一名辦公室主任是不容易的。上呈下達(dá)、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、調(diào)查研究、撰寫文稿、謀劃工作、制訂計(jì)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、請示匯報，后勤服務(wù)，工作具價格政策而繁雜，平凡而枯燥。我們所做的工作大者無形的，不像工人生產(chǎn)一件產(chǎn)品就是一件產(chǎn)品，也不像農(nóng)民春天播下種子，秋天收獲糧食。為趕寫一篇文稿往往要加班熬夜甚至通宵達(dá)旦，為了組織好一次會議或開展好一項(xiàng)活動不知要說多少話、跑多少腿。所以我們必須樹立無私奉獻(xiàn)的意識，不計(jì)名利，不講報酬，任勞任怨，甘于奉獻(xiàn)，在辦公室主任這個平凡的崗位上做出不平凡的成績來。辦公室主任職責(zé)說明

崗位名稱：

辦公室主任

崗位編號：直屬上級：

總經(jīng)理

所屬部門：

辦公室

崗位設(shè)置目的

全面負(fù)責(zé)公司日常行政工作

工作內(nèi)容：

1．協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督、檢查各項(xiàng)管理制度及會議決定的執(zhí)行情況；

2．負(fù)責(zé)制定、執(zhí)行和修正公司的各項(xiàng)管理制度；

3．負(fù)責(zé)公司日常行政事務(wù)管理、配套服務(wù)和協(xié)調(diào)處理工作；

4．負(fù)責(zé)公司定期和年度考核的組織實(shí)施工作；

5．負(fù)責(zé)對外簽訂各類合同文稿的審核工作；

6．根據(jù)公司及各部室的用人計(jì)劃組織招聘工作，審核員工崗位調(diào)整方案；

7．總體負(fù)責(zé)公司的質(zhì)量認(rèn)證工作；

8．負(fù)責(zé)公司內(nèi)外的接待、來訪和協(xié)調(diào)工作，對提出的問題和意見及時解決或上報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；

權(quán)限與責(zé)任：

1．權(quán)限：

1)對公司管理制度的提案權(quán)；

2)對公司管理制度的執(zhí)行權(quán)；

3)對公司管理制度的監(jiān)控權(quán)。

2．責(zé)任：

1)對年度工作計(jì)劃的完成負(fù)責(zé)；

2)對本部門各項(xiàng)工作的有效性負(fù)責(zé)；

3)對公司的人事工作負(fù)責(zé)；

4)對公司各項(xiàng)行政工作的完成負(fù)責(zé)。

所受上級的指導(dǎo)：總經(jīng)理

同級溝通：通寶集團(tuán)人力資源部、國際實(shí)業(yè)人力資源部、國際置地各部室、外部相關(guān)部門

所予下級的指導(dǎo)：國瑞物業(yè)公司經(jīng)理、供熱中心經(jīng)理

崗位資格要求：

*教育背景：

管理類或經(jīng)濟(jì)類相關(guān)專業(yè)大學(xué)本科以上學(xué)歷；

經(jīng)驗(yàn)：

5年以上行政或經(jīng)濟(jì)類工作經(jīng)驗(yàn)，3年以上同行業(yè)行政或經(jīng)濟(jì)類管理工作經(jīng)驗(yàn)。

崗位技能要求：

*專業(yè)知識：

掌握管理類和經(jīng)濟(jì)類相關(guān)知識，熟練掌握國家有關(guān)法律、法規(guī)及管理規(guī)定；

*能力與技能：

*較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)能力、管理能力、組織協(xié)調(diào)能力、團(tuán)隊(duì)管理經(jīng)驗(yàn)和解決問題的能力。公司行政管理之辦公室管理制度（一）規(guī)章概述

辦公室是公司的重要的綜合管理部門，有的稱為辦公廳，有的稱為綜合部，有的稱為行政管理部，有的叫做秘書處，等等。名稱雖然不同，但職能基本差不多，都是公司的行政事務(wù)的綜合協(xié)調(diào)部門。歸納起來，辦公室的職責(zé)主要是三個方面：一是協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的行政關(guān)系，為各部門的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供相應(yīng)的服務(wù)；二是對外代表公司處理相關(guān)行政事務(wù)，是宣傳公司、推廣公司的重要的部門；三是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，對行政指令起到上傳下達(dá)的作用。辦公室不僅是公司形象的體現(xiàn)，也是公司管理水平的體現(xiàn)。因此，加強(qiáng)對辦公室事務(wù)的管理，是公司管理的基礎(chǔ)工作。

辦公室工作千頭萬緒，涉及公司的方方面面，文書檔案通常是辦公室必管的內(nèi)容；機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)、后勤服務(wù)有的是辦公室的工作內(nèi)容，有的可能有獨(dú)立的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)；為公司高級管理人員提供工作服務(wù)條件，比如車輛的安排、秘書、生活接待等也是辦公室的職責(zé)。因此，辦公室管理制度是綜合性的，機(jī)關(guān)的全部可能都是它的工作范圍。各公司要根據(jù)本公司的辦公室的職責(zé)、權(quán)限，制定相應(yīng)的系列管理辦法，以便于做好辦公室的管理工作。

（二）主要內(nèi)容

辦公室管理制度的主要內(nèi)容，一般要通過若干獨(dú)立的規(guī)章制度反映出來。從通常的辦公室的職能考慮，主要管理辦法有以下幾個方面：

1．辦公室管理辦法；

2．辦公室主任崗位責(zé)任管理辦法；

3．值班室管理辦法；

4．值班管理辦法；

5．公司圖書管理辦法；

6．公司電算中心管理辦法；

7．計(jì)算機(jī)安全管理辦法；

8．公司衛(wèi)生、安全管理辦法等。

（三）制作要求

制定辦公室管理制度要求根據(jù)不同崗位做出相應(yīng)的規(guī)范性要求，力求使每個員工都能按照規(guī)范的要求履行各自的職責(zé)，保證公司的辦公活動正常、順利地開展。由于不同崗位的要求不同，所以通常不可能用一部統(tǒng)一的規(guī)章約束各個方面的工作，因此，實(shí)際操作中，可以由各個部門根據(jù)各自的職責(zé)范圍提出相應(yīng)的管理辦法，然后匯編起來供員工遵守執(zhí)行。

（四）范本

格式一________公司辦公室管理辦法

年月日（）辦字第號

1．為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，制定本辦法。

2．辦公室主任對辦公室管理負(fù)有直接的責(zé)任。

3．本辦法所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發(fā)管理等。

4．檔案管理

（說明：寫明檔案管理的基本要求、職責(zé)、責(zé)任等）

5．印鑒管理

（說明：寫明印鑒的刻制、使用、保管等內(nèi)容）

6．公文打印管理

（說明：寫明公文打印管理的程序、印刷質(zhì)量等內(nèi)容）

7．用品管理

（說明：寫明用品管理的原則、人員、程序等）

8．庫房管理

（說明：寫明庫房保管人的權(quán)限、職責(zé)、安全防火防盜等）

9．報刊及郵發(fā)管理

（說明：寫明相關(guān)的要求）

10．辦公室接待事務(wù)管理

（說明：寫明接待的標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容）

11．辦公室對外聯(lián)絡(luò)

（說明：寫明對外聯(lián)絡(luò)的批準(zhǔn)程序、費(fèi)用的審批等）

12．辦公室其他事務(wù)的管理

13．辦公室衛(wèi)生管理

13．1辦公室負(fù)責(zé)保持全公司公共場所的整潔、衛(wèi)生，定期打掃；

13．2公司領(lǐng)導(dǎo)的辦公室的衛(wèi)生由后勤辦負(fù)責(zé)；

13．3辦公室應(yīng)定期組織開展全公司的衛(wèi)生檢查，保持良好的辦公條件。

14．辦公室各部門可根據(jù)本辦法制定相應(yīng)的工作細(xì)則和崗位責(zé)任。

15．本辦法自發(fā)布之日起施行。

格式二________公司辦公室主任工作責(zé)任管理辦法

年月日（）辦字第號

1．辦公室主任應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)督促、檢查行政部門對國家的方針政策、上級指示和經(jīng)理辦公會議決定的貫徹執(zhí)行。

2．定期組織收集、分析、綜合公司生產(chǎn)、行政各方面的情況，主動做好典型經(jīng)驗(yàn)的調(diào)查總結(jié)，及時向董事長、總經(jīng)理匯報、請示工作，并定期向上級書面匯報。

3．根據(jù)總經(jīng)理提出的指示，負(fù)責(zé)組織總經(jīng)理主持的工作會議，安排做好會務(wù)工作。

4．負(fù)責(zé)起草總經(jīng)理授意的綜合性工作計(jì)劃、總結(jié)和工作報告，主動為總經(jīng)理當(dāng)好參謀。

5．組織起草總公司文件（對各職能科室以公司名義起草的文件負(fù)責(zé)審核），做好公司文件的編號、打印、發(fā)放以及行政文件的立卷、歸檔、保管工作。

6．組織做好公司印鑒和介紹信的使用保管、函電收發(fā)和報刊收訂分發(fā)工作，及時編寫公司大事記。

7．會同其他部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)安排涉及多部門領(lǐng)導(dǎo)參加的各種會議。

8．組織做好來客接待和車輛的管理工作。

9．指導(dǎo)做好電話話務(wù)與機(jī)線維修工作。

10．根據(jù)總經(jīng)理提出的方針目標(biāo)要求，及時編制本室方針目標(biāo)，并組織檢查、診斷、落實(shí)。

11．負(fù)責(zé)公司辦公用房的分配調(diào)整及辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)的制定和管理，并對辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)化及各科室文明辦公進(jìn)行檢查督促。

12．負(fù)責(zé)完成總經(jīng)理臨時交辦的各項(xiàng)任務(wù)。

13．辦公室主任職權(quán)

13．1有權(quán)向公司各部門索取必要的資料和情況；

13．2對公司經(jīng)理會議決議和經(jīng)理指示的貫徹執(zhí)行情況，有權(quán)檢查督促；

13．3有權(quán)催促各部門按時按要求完成上級機(jī)關(guān)下達(dá)的工作任務(wù)；

13．4有權(quán)督促各部門及時做好文件、資料的立卷、歸檔工作；

13．5有權(quán)按公司的指示協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系；

13．6有權(quán)安排調(diào)度車輛的使用；

13．7對各科室以公司名義起草的文件有審核和校正權(quán)；

13．8對不符合上級規(guī)定或質(zhì)量不高、效果不大的文件、資料有權(quán)拒絕打印發(fā)放；

13．9對要求多部門領(lǐng)導(dǎo)參加的會議有綜合平衡或精簡壓縮的權(quán)力；13．10有權(quán)根據(jù)公司總經(jīng)理的指示，對辦公用房進(jìn)行分配和調(diào)整，對辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行檢查、督促。

14．辦公室主任職責(zé)

14．1對得知生產(chǎn)行政工作出現(xiàn)異常情況，未能及時向總經(jīng)理反映，以致造成重大損失負(fù)責(zé)；

14．2對公司行文發(fā)生差錯、收集與整理的資料失實(shí)造成嚴(yán)重后果負(fù)責(zé)；

14．3對機(jī)密文件和文書檔案管理不嚴(yán)，發(fā)生失密、泄密或丟失、損壞負(fù)責(zé)；

14．4對公文、函件、報刊、電報傳遞不及時或發(fā)生丟失、誤傳現(xiàn)象，影響工作負(fù)責(zé)；

14．5對印鑒、介紹信管理不嚴(yán)，使用不當(dāng)造成不良后果負(fù)責(zé)；

14．6對所屬服務(wù)工作質(zhì)量差，造成不良影響負(fù)責(zé)；

14．7對本室所屬崗位發(fā)生設(shè)備、人身、交通、火災(zāi)事故負(fù)責(zé)；

14．8對未及時根據(jù)公司方針目標(biāo)要求編制好本室方針目標(biāo)以及未及時檢查、診斷和落實(shí)負(fù)責(zé)。

15．本辦法自發(fā)布之日起施行。

格式三________公司值班室管理辦法

年月日（）辦字第號

1．堅(jiān)守工作崗位，不得擅離職守，不做與值班無關(guān)的事項(xiàng)。

2．熟悉業(yè)務(wù)，認(rèn)真鉆研，提高業(yè)務(wù)水平，文明值班，積極妥善地處理好職責(zé)范圍內(nèi)的一切業(yè)務(wù)。

3．重大、緊急和超出職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)，應(yīng)及時向上級業(yè)務(wù)指揮部門、公司領(lǐng)導(dǎo)匯報和請示，以便把工作做好。

4．加強(qiáng)安全責(zé)任，保守機(jī)密，不得向無關(guān)人員泄露有關(guān)公司內(nèi)部的情況。

5．維護(hù)好室內(nèi)秩序，做到整潔衛(wèi)生，禁止在工作時間大聲喧嘩，無關(guān)人員不得隨便進(jìn)入該室。愛護(hù)公物，杜絕浪費(fèi)。

6．堅(jiān)持批評與自我批評，團(tuán)結(jié)互助，互相尊重。

7．遇有特殊情況需換班或代班者必須經(jīng)室主任或值班主管同意，否則責(zé)任自負(fù)。

8．按規(guī)定時間交接班，不得遲到早退，并在交班前寫好值班記錄，以便分清責(zé)任。

9．本辦法自公布之日起施行。

格式四________公司值班管理辦法

年月日（）辦字第號

1．為完善值班管理制度，做好值班工作，制定本辦法。

2．公司于節(jié)假日及工作時間以外辦理一切事務(wù)，除由主管人員在各自職守內(nèi)負(fù)責(zé)外，應(yīng)另派員工值班處理下列事項(xiàng)：

2．1臨時發(fā)生事件及各項(xiàng)必要措施；

2．2指揮監(jiān)督保安人員及值勤工人；

2．3預(yù)防災(zāi)害、盜竊及其他危機(jī)事項(xiàng)；

2．4隨時注意安全措施與公務(wù)保密；

2．5公司交辦的各項(xiàng)事宜。

3．本公司員工值班，其時間規(guī)定如下：

3．1自星期一至星期六每日下午下班時起至次日上午上班時間止。

3．2例假日：日班上午8時起至下午5時止（可隨辦公時間的變更而變更）；夜班下午5時半起至次日上午8時止。

4．員工值班安排表由各部門編排，于上月底公布并通知值班人員按時值班。并應(yīng)配置值日牌，寫明值班員工的姓名懸掛于明顯地方。

5．值班員工應(yīng)按照規(guī)定時間在指定場所連續(xù)執(zhí)行任務(wù)，不得中途停歇或隨意外出，并須在本公司或工廠內(nèi)所指定的地方食宿。

6．值班員工遇有事情發(fā)生可先行處理，事后再行報告。如遇其職權(quán)不能處理的，應(yīng)立即通報并請示主管領(lǐng)導(dǎo)辦理。

7．值班員工收到電文應(yīng)分別依下列方式處理：

7．1屬于職權(quán)范圍內(nèi)的可即時處理；

7．2非職權(quán)所及，視其性質(zhì)應(yīng)立即聯(lián)系有關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理；

7．3密件或限時信件應(yīng)立即原封保管，于上班時呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；

7．4值班員工應(yīng)將值班時所處理的事項(xiàng)填寫報告表，于交班后送主管領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)呈檢查，報告表另定。

8．值班員工如遇緊急事件處理得當(dāng)，使公司減少損失者，公司視其情節(jié)給予嘉獎。

9．值班員工在值班時間內(nèi)，擅離職守應(yīng)給予記大過處分；因情節(jié)嚴(yán)重造成損失者，從重論處。

10．值班員工因病和其他原因不能值班的，應(yīng)先行請假或請其他員工代理并呈準(zhǔn)，出差時亦同，代理者應(yīng)負(fù)一切責(zé)任。

11．本公司員工值班可領(lǐng)取值班津貼，其標(biāo)準(zhǔn)另定。

12．本辦法自發(fā)布之日起施行。

格式五________公司前臺值班管理辦法

年月日（）辦字第號

1．本辦法適用于公司前臺接待工作。

2．前臺及各樓層值班人員，統(tǒng)稱值班員。

3．值班員上班須著工作裝、化淡妝。

4．值班員要按以下程序工作：8時15分到公司，穿工作服，檢查打卡機(jī)，8時30分收卡。由公司派車接送上班的員工，因堵車或其他非主觀原因不能準(zhǔn)時上班的，不以遲到論，但要注明原因。

5．值班員對待員工或其他客人，要禮貌大方，熱情周到，對來訪高層領(lǐng)導(dǎo)的客人，要問清事先有無預(yù)約，并主動通知被找領(lǐng)導(dǎo)；客人到領(lǐng)導(dǎo)辦公室后，應(yīng)主動遞送茶水；客人離開后，應(yīng)及時收拾茶杯。

6．各樓層的值班員，應(yīng)視本樓層的具體情況，參照前臺的工作程序做好工作。值班員要保持會議室的整潔，早晚各檢查一次。

7．會議室開會時，應(yīng)事先做好清潔工作，并主動給參加會議的人員倒茶水。會議結(jié)束后，立即清理會議室。

8．值班員應(yīng)推遲30分鐘下班，各樓層值班員下班前應(yīng)先關(guān)好空調(diào)整機(jī)并檢查各辦公室，發(fā)現(xiàn)里面沒有人時，應(yīng)鎖門關(guān)燈，做到人離燈滅。如有員工確因工作需要須加班時，要告知其離開時通知前臺。當(dāng)天值班的前臺值班員，亦應(yīng)在員工下班后巡邏樓層，確保安全后，方可離開。

9．值班員違反本辦法或其他與其本職工作相關(guān)的工作制度的，視情節(jié)給予其批評，或處________元以上________元以下罰款；屢教不改的，扣除當(dāng)月獎金直至給予辭退處理。

10．本辦法自發(fā)布之日起施行。

格式六________公司電算中心管理辦法

年月日（）辦字第號

1．為了維護(hù)公司電算中心工作秩序，做好電腦保密工作，制定本辦法。

2．本辦法適用公司電算中心及其員工。各部門應(yīng)當(dāng)參照本辦法，制定本部門的電腦管理細(xì)則，報總公司電算中心備案。

3．電算中心員工應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，禁止非電算中心人員進(jìn)入電算中心。輸入電腦的信息屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向任何人提供、泄露。違者視情節(jié)輕重給予處理。

4．電算中心員工必須按照要求和規(guī)定，科學(xué)地采集、輸入、輸出信息，為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門決策提供信息資料。采集、輸入信息以及時、準(zhǔn)確、全面為原則。

5．信息載體必須安全存放、保管、防止丟失或失效。任何人不得將信息載體帶出電算中心。

6．電算中心員工應(yīng)愛護(hù)各種設(shè)備，降低消耗、費(fèi)用。對各種設(shè)備應(yīng)按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時報請維修，以免影響工作。

7．電算中心應(yīng)每月統(tǒng)計(jì)核算費(fèi)用上報辦公室，同時抄報財(cái)務(wù)部。

8．嚴(yán)禁將電腦用于私人學(xué)習(xí)或玩游戲。違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理或行政處分；屢教不改者予以除名。

9．電算中心設(shè)備應(yīng)由專業(yè)人員操作、使用。禁止非專業(yè)人員操作、使用，否則造成設(shè)備損壞的應(yīng)照價賠償。

10．本辦法自發(fā)布之日起施行。

格式七_(dá)_______公司計(jì)算機(jī)安全管理辦法

年月日（）辦字第號

1．總則

為加強(qiáng)對公司計(jì)算機(jī)的安全管理，防止泄密，維護(hù)公司利益，制定本辦法。

2．適用范圍

本辦法涉及的計(jì)算機(jī)設(shè)備，包括電算中心計(jì)算機(jī)設(shè)備及由電算中心負(fù)責(zé)安裝在其他部門或單位的計(jì)算機(jī)設(shè)備。

3．病毒防護(hù)要求

3．1裝有軟驅(qū)的微機(jī)一律不得入網(wǎng)；

3．2對于聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，任何人在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，不得向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)拷入軟件或文檔；

3．3對于尚未聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，其軟件的安裝由電算中心負(fù)責(zé)；

3．4任何計(jì)算機(jī)需安裝軟件時，由相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人提出書面報告，經(jīng)經(jīng)理同意后，由電算中心負(fù)責(zé)安裝；

3．5所有計(jì)算機(jī)不得安裝游戲軟件；

3．6數(shù)據(jù)的備份由相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人管理，備份用的軟盤由專業(yè)負(fù)責(zé)人提供；

3．7軟盤在使用前，必須確保無病毒；

3．8使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)機(jī)；

3．9任何人未經(jīng)保管人同意，不得使用他人的計(jì)算機(jī)；

4．病毒防范措施

4．1由電算中心指定專人負(fù)責(zé)電算中心管轄范圍內(nèi)所有計(jì)算機(jī)的病毒檢測和清理工作；

4．2由電算中心起草防病毒作業(yè)計(jì)劃（含檢測周期、時間、方式、工具及責(zé)任人），報電算中心經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施；

4．3由各專業(yè)負(fù)責(zé)人和電算中心的專人，根據(jù)上述作業(yè)計(jì)劃按時（每周最少一次）進(jìn)行檢測工作，并填寫檢測記錄；

4．4由電算中心經(jīng)理負(fù)責(zé)對防病毒措施的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督。

5．硬件保護(hù)及保養(yǎng)要求

5．1除電算中心負(fù)責(zé)硬件維護(hù)的人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的計(jì)算機(jī)或相關(guān)的設(shè)備；

5．2硬件維護(hù)人員在拆卸計(jì)算機(jī)時，必須采取必要的防靜電措施；

5．3硬件維護(hù)人員在作業(yè)完成后或準(zhǔn)備離去時，必須將所拆卸的設(shè)備復(fù)原；

5．4要求各專業(yè)負(fù)責(zé)人認(rèn)真落實(shí)所轄計(jì)算機(jī)及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任；

5．5要求各專業(yè)負(fù)責(zé)人采取必要措施，確保所用的計(jì)算機(jī)及外設(shè)始終處于整潔和良好的狀態(tài)；

5．6所有帶鎖的計(jì)算機(jī)，在使用完畢或離去前必須上鎖；

5．7對于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電繼電保護(hù)電源。

6．硬件防范措施

6．1各單位所轄計(jì)算機(jī)的使用、清洗和保養(yǎng)工作，由相應(yīng)專業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。

6．2各專業(yè)負(fù)責(zé)人必須經(jīng)常檢查所轄計(jì)算機(jī)及外設(shè)的狀況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。

7．獎懲辦法

由于計(jì)算機(jī)設(shè)備已逐步成為我們工作中必不可少的重要工具，因此，電算中心決定將計(jì)算機(jī)的管理納入對各專業(yè)負(fù)責(zé)人的考核范圍，并將嚴(yán)格實(shí)行。

7．1凡