酒店管理信息系統(tǒng)

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酒店管理信息系統(tǒng)

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目錄

酒店管理信息系統(tǒng)0一、建立酒店信息管理系統(tǒng)的必要性2二、酒店信息管理系統(tǒng)的業(yè)務流程分析3三、數(shù)據(jù)流程圖4客房管理數(shù)據(jù)流程圖4餐飲部管理數(shù)據(jù)流程圖5購買部管理數(shù)據(jù)流程圖5財務部管理數(shù)據(jù)流程圖5四、數(shù)據(jù)字典6（一）數(shù)據(jù)流的描述6（二）處理規(guī)律的描述9（三）數(shù)據(jù)存儲的描述（以財務報表為例）12（四）外部實體的描述14（五）新系統(tǒng)功能設計14（六）系統(tǒng)運行環(huán)境與數(shù)據(jù)庫設計16（七）輸入/輸出設計19（八）系統(tǒng)實施20五、系統(tǒng)設計總結(jié)20

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一、建立酒店信息管理系統(tǒng)的必要性

近年來，隨著我國改革開放的發(fā)展，國內(nèi)的酒店服務行業(yè)也得到了日新月異的提升?，F(xiàn)代酒店作為一體化的接待場所，是一個旅游城市的窗口，也是當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展的一個縮影。酒店在其運作期間，服務水平的高低，直接影響到酒店的形象和聲譽。這些繁雜工作的核心就是對每天大量的信息（客人、費用、房間等）的正確處理和保存。采用計算機這一現(xiàn)代化工具作為管理的輔助手段是必需的。酒店的管理信息系統(tǒng)，是針對酒店內(nèi)的具體業(yè)務而開發(fā)的，業(yè)務管理以酒店的前臺管理為核心，為用戶提供迅速、高效的服務，減免手工處理的繁瑣與誤差，及時、確鑿地反映酒店的工作狀況、經(jīng)營狀況，從而提高酒店的服務質(zhì)量，并協(xié)同現(xiàn)代化的酒店管理，獲得更好的經(jīng)濟效益。

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二、酒店信息管理系統(tǒng)的業(yè)務流程分析

通過對酒店管理業(yè)務的實際調(diào)查分析，弄清了該酒店日常管理工作的業(yè)務流程和管理功能，系統(tǒng)的業(yè)務流程如下圖：

從業(yè)務流程圖可以看出該酒店的各部門主要有以下幾項管理工作：⑴顧客的訂房要求有三種形式，一是網(wǎng)上訂房，二是電話訂房，三是直接到酒店前臺辦理。

⑵前臺部門首先必需對每一張訂房單進行驗證是否填寫正確。驗證的內(nèi)容包括顧客姓名、身份證號、電話、訂房日期、訂房類型、預訂數(shù)量、入住人數(shù)、退房時間等信息。

⑶前臺將驗證完畢并合格的訂房單交由客房部，由客房部負責接待顧客，當顧客退房時將客房部提供的入住清單數(shù)據(jù)制成退房單一式三份，一份自己部門保管，一份交給顧客，一份交給財務部。⑷酒店客房部工作人員應登記顧客預定房間的初始數(shù)據(jù)并制成入住登記表，并于退房時及時根據(jù)顧客的消費狀況完成入住清單，并將入住清單數(shù)據(jù)提供給前臺。

⑸酒店餐飲部根據(jù)顧客的點餐單提供送餐服務并制作一式三份的消

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費單，一份留底，一份交給顧客，一份交給財務部。

⑹酒店購買部主要協(xié)同餐飲部及客房部的工作制作購買匯總表，及時購買新鮮果蔬肉類蛋類等原料，并及時補充客房部所需的日常生活用品。

⑺酒店財務部負責根據(jù)購買發(fā)票、消費單、退房單制作財務報表。

三、數(shù)據(jù)流程圖

客房管理數(shù)據(jù)流程圖：

餐飲部管理數(shù)據(jù)流程圖：

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購買部管理數(shù)據(jù)流程圖：

財務部管理數(shù)據(jù)流程圖：

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四、數(shù)據(jù)字典（一）數(shù)據(jù)流的描述

數(shù)據(jù)流編號：A-01

數(shù)據(jù)流名稱：訂房申請單

簡述：顧客通過網(wǎng)站、電話、前臺填寫的訂房申請單數(shù)據(jù)流來源：顧客數(shù)據(jù)流去向：前臺審核模塊

數(shù)據(jù)項組成：顧客姓名+身份證號+聯(lián)系電話+訂房日期+訂房類

型+訂房數(shù)量+入住人數(shù)+退房時間

數(shù)據(jù)流量：約50張/日高峰流量：約130張/日

數(shù)據(jù)流編號：A-02數(shù)據(jù)流名稱：合格訂房單

簡述：經(jīng)前臺審核修正的訂房單數(shù)據(jù)流來源：前臺審核模塊數(shù)據(jù)流去向：客房部處理模塊

數(shù)據(jù)項組成：顧客姓名+身份證號+聯(lián)系電話+訂房日期+訂房類

型+訂房數(shù)量+入住人數(shù)+退房時間

數(shù)據(jù)流量：約50張/日高峰流量：約110張/日

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數(shù)據(jù)流編號：A-03數(shù)據(jù)流名稱：不合格訂房單

簡述：經(jīng)前臺審核修正的訂房單數(shù)據(jù)流來源：前臺審核模塊數(shù)據(jù)流去向：客房部處理模塊

數(shù)據(jù)項組成：顧客姓名+身份證號+聯(lián)系電話+訂房日期+訂房類

型+訂房數(shù)量+入住人數(shù)+退房時間

數(shù)據(jù)流量：約30張/日高峰流量：約50張/日

數(shù)據(jù)流編號：A-04數(shù)據(jù)流名稱：點餐單

簡述：顧客填寫的點餐單數(shù)據(jù)流來源：顧客

數(shù)據(jù)流去向：餐飲部處理模塊

數(shù)據(jù)項組成：顧客姓名+房間號+菜名+具體數(shù)量+送餐時間數(shù)據(jù)流量：約45張/日高峰流量：約150張/日

數(shù)據(jù)流編號：A-05數(shù)據(jù)流名稱：購買單1

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簡述：餐飲部提出的購買需求統(tǒng)計單數(shù)據(jù)流來源：餐飲部處理模塊數(shù)據(jù)流去向：購買部處理模塊

數(shù)據(jù)項組成：蔬菜類名+肉類名+調(diào)味料名+出具用品名+具體數(shù)

量

數(shù)據(jù)流量：約10張/日高峰流量：約20張/日

數(shù)據(jù)流編號：A-06數(shù)據(jù)流名稱：購買單2

簡述：客房部提出的購買需求統(tǒng)計單數(shù)據(jù)流來源：客房部處理模塊數(shù)據(jù)流去向：購買部處理模塊

數(shù)據(jù)項組成：衛(wèi)生洗漱用品名+家具用品名+具體數(shù)量數(shù)據(jù)流量：約1張/日高峰流量：約2張/日

數(shù)據(jù)流編號：A-07數(shù)據(jù)流名稱：財務單

簡述：財務部對每天的財務總結(jié)單數(shù)據(jù)流來源：前臺、客房、購買、餐飲部處理模塊數(shù)據(jù)流去向：財務部處理模塊

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數(shù)據(jù)項組成：前臺財務處理+客房財務處理+餐飲財務處理+采

購財務處理

數(shù)據(jù)流量：約8張/日高峰流量：約30張/日

（二）處理規(guī)律的描述

處理規(guī)律編號：B-01處理規(guī)律名稱：前臺審核簡述：審核顧客填寫輸入的數(shù)據(jù)流：訂房申請單

處理描述：審核顧客提交的訂房申請單信息是否完整，酒店現(xiàn)

有房間是否符合顧客要求，若信息不完整或者剩余房間不符合顧客要求則做出相應的協(xié)調(diào)解決方案，更改相關申請單信息，完成訂房申請單的填寫直至完成合格的訂房申請單轉(zhuǎn)給客房部。

輸出的數(shù)據(jù)流：合格訂房申請單處理頻率：118次/日

處理規(guī)律編號：B-02

處理規(guī)律名稱：客房部審核簡述：審核前臺訂房單填寫輸入的數(shù)據(jù)流：訂房單

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處理描述：審核前臺檢查通過的顧客提交的訂房單信息是否完

整，完成訂房單的交接工作，若檢查出訂房單信息不完整或者預定房間不符合顧客要求則在顧客自愿的狀況下協(xié)調(diào)更改房間類型等信息完成訂房單的填寫直至完成合格的訂房單并做好相應的接待工作。

輸出的數(shù)據(jù)流：合格訂房單處理頻率：97次/日

處理規(guī)律編號：B-03

處理規(guī)律名稱：點菜單審核簡述：審核顧客填寫輸入的數(shù)據(jù)流：點菜單

處理描述：審核顧客提交的點菜單信息是否完整，酒店現(xiàn)有餐

飲原材料符合顧客要求，若信息不完整或者剩余原材料不符合顧客要求則在顧客自愿的狀況下協(xié)調(diào)更改訂餐類型等信息完成點菜單的填寫直至完成合格的點菜單以及相應的后續(xù)處理工作。

輸出的數(shù)據(jù)流：合格點菜單處理頻率：108次/日

處理規(guī)律編號：B-04

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處理規(guī)律名稱：購買單1審核簡述：審核餐飲部購買填寫輸入的數(shù)據(jù)流：餐飲部購買單

處理描述：審核餐飲部提交的購買單信息是否完整，酒店現(xiàn)有

餐飲原材料是否符合顧客要求，若信息不完整或者剩余餐飲原材料不符合顧客要求則在與顧客交流協(xié)商，在顧客自愿的狀況下提供其他代替產(chǎn)品，或者與購買部協(xié)調(diào)購買的物質(zhì)。

輸出的數(shù)據(jù)流：合格餐飲部購買單處理頻率：20次/日

處理規(guī)律編號：B-05

處理規(guī)律名稱：購買單2審核簡述：審核客房部購買填寫輸入的數(shù)據(jù)流：客房部購買單

處理描述：審核客房部提交的購買單信息是否完整，酒店現(xiàn)有

客房剩余物質(zhì)是否符合顧客要求，若信息不完整或者剩余物質(zhì)不符合則要求重新填寫，或者與購買部協(xié)調(diào)購買的物質(zhì)。

輸出的數(shù)據(jù)流：合格客房部購買單處理頻率：13次/日

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處理規(guī)律編號：B-06

處理規(guī)律名稱：財務審核

簡述：審核各部門財務填寫輸入的數(shù)據(jù)流：訂房單、點菜單、購買單

處理描述：審核各部門提交的財務審核單信息是否完整，若信

息不完整或者審核單內(nèi)容出現(xiàn)過錯，如數(shù)量不符，名稱不符，款項不符，賬目不符，則要求重新填寫直至完成合格的財務審核單轉(zhuǎn)給財務部留底以及報銷相應的財務工作。

輸出的數(shù)據(jù)流：合格財務報告單處理頻率：37次/日

（三）數(shù)據(jù)存儲的描述

數(shù)據(jù)存儲編號：C-01數(shù)據(jù)存儲名稱：訂房申請表

簡述：記錄酒店客房預定申請狀況

數(shù)據(jù)存儲組成：日期+客房編號+客房類型+客房單位+入住天數(shù)

+客房價格+退房時間

關鍵字：日期+客房類型+客房價格

相關聯(lián)的處理：B-01

數(shù)據(jù)存儲編號：C-02

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數(shù)據(jù)存儲名稱：客房入住狀況表簡述：記錄酒店客房入住狀況

數(shù)據(jù)存儲組成：客房編號+客房類型+客房單價+入住時間+入住

人數(shù)+入住天數(shù)+退房時間

關鍵字：入住日期+客房類型+退房時間

相關聯(lián)的處理：B-02

數(shù)據(jù)存儲編號：C-03

數(shù)據(jù)存儲名稱：餐飲銷售表

簡述：記錄酒店餐飲部支出收入的明細帳數(shù)據(jù)存儲組成：日期++銷售數(shù)量+銷售總價關鍵字：日期+銷售類型+銷售總價

相關聯(lián)的處理：B-03

數(shù)據(jù)存儲編號：C-04數(shù)據(jù)存儲名稱：購買表

簡述：記錄酒店購買支出收入的明細帳

數(shù)據(jù)存儲組成：日期+購買代碼+購買類型+購買數(shù)量+購買單價

+購買總價

關鍵字：日期+購買類型+購買總價

相關聯(lián)的處理：B-04，B-05

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數(shù)據(jù)存儲編號：C-05

數(shù)據(jù)存儲名稱：財務報表

簡述：記錄酒店支出收入的明細帳

數(shù)據(jù)存儲組成：日期+客房售額+購買總價+餐飲售額+其他類型關鍵字：日期+日期+客房售額+購買總價+餐飲售額+其他類型

相關聯(lián)的處理：B-06

（四）外部實體的描述

外部實體編號：D-01外部實體名稱：顧客

簡述：來自全國各地的顧客輸出的數(shù)據(jù)流：A-01、A-03

（五）新系統(tǒng)功能設計

新系統(tǒng)的功能設計是以原系統(tǒng)業(yè)務流程和數(shù)據(jù)流程為依據(jù)

的。為此新系統(tǒng)的功能劃分為數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)查詢、報表輸出和代碼維護四項，如下圖：

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酒店信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)查詢報表輸出代碼維護

數(shù)據(jù)錄入模塊用于錄入顧客辦理訂房業(yè)務的資料和購買部設置的根據(jù)餐飲部和客房部制定的購買單，它是酒店信息管理系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)輸入的模塊，它根據(jù)網(wǎng)上、前臺、電話收集到的訂房信息，記錄每位顧客訂房需要（假使只是預定，可以不填寫具體信息，只留顧客姓名電話、訂房日期、訂房類型、預訂數(shù)量；假使直接是定下來要住宿，則必需輸入顧客的具體信息。）或根據(jù)餐飲部提出的購買需求統(tǒng)計單和客房部提出的購買需求統(tǒng)計單，基于購買發(fā)票，記錄每筆購買的數(shù)據(jù)。

對原系統(tǒng)的訂房單和單據(jù)的審核業(yè)務，就訂房單和單據(jù)格式是否規(guī)范和填寫內(nèi)容是否與顧客相符或與實物數(shù)量相符的審核在新系統(tǒng)中仍由人工完成。

為便利酒店各級管理人員及時了解、把握酒店的每天的工作狀況、經(jīng)營狀況，盡可能為用戶提供迅速、高效的服務，減免手工處理

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的繁瑣與誤差，新系統(tǒng)特別設計了數(shù)據(jù)查詢模塊，并提供多種查詢功能，如每日、每月顧客訂房數(shù)量的查詢、訂房費用的查詢、購買部購買數(shù)量和費用的查詢等。

報表輸出模塊可以完成系統(tǒng)所需的各種報表的計算和打印輸出功能，可輸出《酒店營業(yè)收入日報表》、《某酒店客房部x月份報表》等。

為了統(tǒng)一客房的類型和科學的管理，便利數(shù)據(jù)輸入，根據(jù)客房類型特設計了客房代碼。系統(tǒng)中設計代碼維護模塊的目的是當房間類型和布置發(fā)生變動時及時修改代碼表，可對代碼表進行增加、刪除和修改等處理。購買部購買的產(chǎn)品也如此。

（六）系統(tǒng)運行環(huán)境與數(shù)據(jù)庫設計

系統(tǒng)運行環(huán)境設計為在windows98/2000/XP平臺下運行，程序設計語言選擇??

系統(tǒng)的硬件要求為??

基于上述運行環(huán)境，根據(jù)系統(tǒng)分析，設計了6個數(shù)據(jù)表文件，它們的結(jié)構(gòu)及其說明如下：

1）客房代碼、類型及其特性對照表——kfdm.dbf

字段字段名稱類型寬度小數(shù)說明1KFBHcharacter4客房編號2KFLXcharacter8客房類型3KFDWcharacter2客房單位4BBJnumber40客房不變價格

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5XXJnumber40客房可變價格2)顧客定退房數(shù)據(jù)輸入輔助文件——gksjsr.dbf

字段字段名稱類型寬度小數(shù)說明1KFBHcharacter4客房編號2KFLXcharacter8客房類型3RZSJdate84RZTSnumber405TDSJdate83)每日客房數(shù)據(jù)文件——mrkf.dbf

字段字段名稱類型寬度1RQdate82KFBHcharacter43KFMCcharacter84KFDJnumber405RZRSnumber106RZSJdate87RZTSnumber408TDSJdate84)每日購買數(shù)據(jù)文件——mrcg.dbf

字段字段名稱類型寬度1RQdate82CGDMcharacter2

入住時間入住天數(shù)退房時間小數(shù)說明日期客房編號客房類型客房單價入住人數(shù)入住時間入住天數(shù)退房時間小數(shù)說明日期購買代碼

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3CGLXcharacter4購買類型4CGSLcharacter62購買數(shù)量5CGDJnumber62購買單價6CGZJnumber82購買總價5)每日餐飲數(shù)據(jù)文件——mrcy.dbf

字段字段名稱類型寬度1RQdate82GSDMcharacter43GSLXcharacter84GSSLnumber425RLDMcharacter46RZLXcharacter87RZSLnumber428JYDMcharacter49JYLXcharacter810JYSLnumber426)財務報表數(shù)據(jù)文件--cwbb.dbf

字段字段名稱類型寬度1TJRQdate82KFSEnumber804CGZJnumber825CYSEnumber62

說明日期果蔬代碼果蔬類型果蔬數(shù)量肉類代碼肉質(zhì)類型肉質(zhì)數(shù)量酒飲代碼酒飲類型酒飲數(shù)量說明統(tǒng)計日期客房售額購買總價餐飲售額

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小數(shù)小數(shù)6QTLXnumber42其他類型7)購買報表計算輔助文件——cgbbjs.dbf

字段字段名稱類型寬度小數(shù)說明1CGRQdate8購買日期1CGDMcharacter2購買代碼2CGLXcharacter8購買類型3CGDJnumber62購買單價4CGSLnumber62購買數(shù)量5CGZJnumber82購買總價6LJCGSLnumber1